илюстрация на кран със златни монети, изливащи се от него

Дребни пари: определение, примери, видове и ръководство

10 мин. Четене

В оживения свят на бизнеса ефективността е ключова и понякога малките неща могат да направят голяма разлика. Нека представим дребни пари, скромен аспект на управлението на парите, който, когато се прилага разумно, може да революционизира начина, по който в малък мащаб разходите се обработват.

Какво представляват дребните пари и как те помагат за управлението на дребни, ежедневни разходи в бизнеса?

Дребни пари са малката сума твърди средства, които се държат в резерв за плащане на непредвидени или малки разходи, които не оправдават използването на кредитна карта или изписването на чек.

Дребните пари обикновено се съхраняват в заключено чекмедже или кутия, но са лесно достъпни и гарантират лесно и бързо плащане на редовни сметки.

Мислете за него като за офис или бизнес супергерой. Представете си, че вашият офис или бизнес е оживен малък град и всеки ден има малки, но важни транзакции случва се - като купуване на тези много необходима консумативи за кафе или подмяна на счупен телбод. Вместо да използваме огромен официален бюджет за тези малки разходи, имаме нещо като „вълшебен портфейл“, наречен дребни пари.

Дребните пари са като градския спешен фонд за непълнолетни разходи - това е бързо, лесно и поддържа всичко да работи гладко без нужда от много документи.

Когато възникне малък разход, можете просто да изтеглите от дребните пари, за да се справите бързо с него. има няма нужда от дълги процеси на одобрение или купища документи— дребен парите в брой осигуряват бързи и лесни решения за безпроблемно и ефективно функциониране на офис или бизнес!

Важна информация за дребни пари

Както бе споменато в предишния раздел, дребните пари работят като определена сума в брой, която се съхранява на сигурно място, често управлявана от отговорно лице или отдел. Когато възникне разход, той се изплаща от този фонд и се съхраняват записи за проследяване на използването.

Достъпност: Дребни пари са стратегическо управление на парични средства или малко количество лесно достъпни пари за непредвидени разходи.
употреба: Може да се приложи към редица дребни разходи, включително цветя, офис консумативи, визитни картички, обяд на служителите, които се сервират, и възстановяване на разходи на служители.
Отделно разпределение: За да се опрости управлението на разходите, по-големите предприятия могат да имат отделни касови фондове за всеки отдел.
помирение: Всички транзакции, включващи дребни пари, се документират във финансовите сметки на компанията и подлежат на периодични равнения.
Правила и контроли: За да се предотврати злоупотреба, обикновено има насоки за това как трябва да се работи с дребни пари. Това включва съхраняване на разписки, документиране на всяка транзакция и редовно съгласуване на фонда, за да се гарантира точност.

Предимства на дребните пари

Дребните пари предлагат няколко предимства, които са особено полезни за управлението в малък мащаб транзакции ефективно. Ето някои основни ползи и предимства на дребните пари:

Бързо и удобно

Това е най-лесният начин да платите за малки, непредвидени сметки, защото е бърз и удобен. Идеален е за плащане на бакшиш на доставчик или на служител късна нощ цена на таксито.

Намалява проблемите с възстановяването:

Дребните пари премахват проблемите на служителите, за които трябва да плащат свързано с работата разходи от джоба си и след това поискайте възстановяване.

Редовни незначителни разходи:

Полезно е за обичайните нужди като почистващи препарати, офис мляко и печати.

Извънредни ситуации:

При спешни случаи, ако няма достатъчно ресто в касата, дребните пари също могат да се използват за осигуряване на ресто за потребителите.

Практически пример за дребни пари

Помислете за малък офис, където административният асистент плаща кафето и закуските за седмичната среща на екипа с дребни пари. Тя също използва пари, за да купи малък букет цветя и картичка за рожден ден на колега.

Тя възстановява на работник таксата за такси, платена на a свързано с работата поръчка по-късно през месеца. Ваучерите за дребни пари, в които е посочена изразходваната сума, причината за покупката и лицето, което я е направило, се използват за проследяване на всички тези разходи.

Следват някои често срещани случаи на малки покупки в брой:

Офис стоки: Химикалки, гуми, телбоди и други дребни, но необходими офис стоки.
храна и напитки: Кафе, бонбони, закуски или ястия, които се сервират за членове на персонала.
Подаръци и картички: Цветя, картички за рожден ден или други малки подаръци за служители или клиенти са примери за подаръци и картички.
Транспортни разходи: За бързи бизнес екскурзии или поръчки се таксува цена за такси или автомобил.

Как дребните пари могат да се вместят в различни видове бизнес

Дребните пари наистина са универсален инструмент, който може да бъде от полза за различни бизнеси, но неговата пригодност зависи от размера и естеството на бизнеса.

малките и средни предприятия

Идеален за малки фирми с редовни малък долар сделки. Полезно е за плащане на малки разходи като канцеларски материали, кафе за срещи или непредвидена поддръжка.

Среден размер Бизнеси

Идеален за среден размер компании, които искат ефективно решение за справяне с малки разходи, без да включват традиционни процедури за обществени поръчки. Дава бърз достъп до пари за малки изисквания, което допринася за поддържане на оперативна ефективност и щастието на служителите.

Големи корпорации

Въпреки че е по-малко разпространено, някои подразделения или области в рамките на огромен бизнес все още могат да използват дребни пари. Дребни пари, например, могат да се използват за малки офис консумативи, забавление на клиенти или пътни разходи.

Организации с нестопанска цел и образователни институции

Организациите с нестопанска цел и училищата също често използват дребни пари, за да управляват малки разходи, свързани със събития, доставки или ден за ден оперативна дейност.

Видове дребни пари

Като цяло дребни пари

Тази сметка е предназначена за спорадични, малки разходи като офис консумативи, пощенски разходи и малки възстановявания на служители. Включва обикновени продукти, които могат да бъдат закупени без кредитна карта или чек.

Авансови дребни пари

Авансови дребни пари се презарежда редовно и запазва определена сума пари. Често се използва за определени цели, като например плащане на разходите за служебни пътувания на служителите. Когато фондът се изчерпи, той се попълва до предварително определената сума.

Спешни дребни пари

Заделен за непредвидени разходи, този фонд е предназначен за незабавни нужди като смяна на счупен прозорец или поправка на повреден принтер. Той гарантира, че спешните парични нужди могат да бъдат задоволени веднага.

Дискреционни дребни пари

Тези пари, които се управляват по преценка на мениджъра или ръководителя, се използват за награди на служителите или непредвидени разходи. Прекарване на свободата на без предварително бюджетиране малки покупки са възможни.

За да обобщим, дребните парични средства идват в различни форми, които помагат на компаниите да боравят ефективно в малък мащаб разходи, гарантирайки, че могат да плащат навреме редовни разходи, спешни разходи, възстановявания на пътни разходи и покупки по преценка.

Как можем да проследим дребни пари?

Проследяването на дребни пари включва редица процедури и най-добри практики, за да се гарантира правилно счетоводство и да се намали възможността от злоупотреби. Ето как компаниите могат да проследяват и управляват ефективно дребни пари:

Дребни каси

Лицето, определено като „пазител“ на дребни пари, отговаря за управлението на дребния паричен фонд. Това лице следи всяко плащане и допълва сметката според изискванията.

Документация и Водене на отчетност

Много фирми искат разписки за всяко извършено плащане. Някои хора проследяват кой е похарчил парите и описват разходите си с помощта на ваучери за дребни пари, които се предлагат в магазините за офис консумативи.

Дневник на плащанията

Понякога транзакциите могат да се записват с помощта на директен регистър на плащанията. Проследяването на дребни пари трябва да бъде толкова сложно, колкото и останалите процеси на компанията.

Роля на дребни пари в електронната търговия и управление на онлайн магазин, поддържан от Ecwid

Дори ако управлявате онлайн магазин, пак може да имате малки разходи, които изискват дребни пари. Например закупуване на опаковъчни материали или офис консумативи, които не са пряко свързани с онлайн транзакции.

Наличието на дребни пари ви позволява бързо да се справите с незначителни нужди, без да прекъсвате работния процес на електронната си търговия.

Докато Ecwid или предпочитаната от вас платформа за електронна търговия управлява цифрови транзакции и продажби, дребните пари покриват ежедневните разходи, които поддържат тези операции.

Например, купуване опаковъчни материали или обработка на неочаквани малки разходи за транспорт и доставка.

Като поддържате вашата система за дребни пари организирана заедно с вашите операции в Ecwid, вие гарантирате, че вашите физически и цифрови транзакции са добре управляван. Тази координация помага за поддържане на гладки операции, точно счетоводство и цялостна финансова яснота.

Продавайте онлайн

С Ecwid Ecommerce можете лесно да продавате навсякъде и на всеки - в интернет и по целия свят.

Как да започнем

Април 15, 2024

За автора

Макс работи в индустрията за електронна търговия през последните шест години, като помага на марките да установят и подобрят маркетинга на съдържанието и SEO. Въпреки това има опит в предприемачеството. В свободното си време се занимава с белетристика.