Petty Cash: Definice, příklady, typy a průvodce

Publikováno 5 měsíci by Max Komonov

V uspěchaném světě podnikání je efektivita klíčová a někdy jsou to maličkosti, které mohou udělat velký rozdíl. Představme si drobné peníze, skromný aspekt hospodaření s penězi, který při rozumném použití může změnit způsob small-scale výdaje jsou řešeny.

Co jsou drobné peníze a jak pomáhají zvládat malé, každodenní výdaje v rámci firmy?

Drobná hotovost je malá suma pevných finančních prostředků, které jsou drženy v rezervě na zaplacení nepředvídaných nebo malých nákladů, které neospravedlňují používání kreditní karty nebo vypisování šeku.

Drobné peníze jsou obvykle uloženy v uzamčené zásuvce nebo krabici, ale jsou snadno dostupné a zajišťují snadné a rychlé platby za běžné účty.

Představte si to jako kancelářský nebo obchodní superhrdina. Představte si, že vaše kancelář nebo firma je rušné malé město a každý den probíhají drobné, ale důležité transakce děje – jako kupovat ty tolik potřebné zásoby kávy nebo výměna rozbité sešívačky. Namísto použití obrovského formálního rozpočtu na tyto malé výdaje máme něco jako „kouzelnou peněženku“ zvanou drobné.

Drobné peníze jsou jako městský pohotovostní fond pro nezletilé výdaje – to je rychlé, snadné a vše běží hladce bez nutnosti spousty papírování.

Když se objeví menší výdaj, můžete jednoduše čerpat z drobných, abyste to mohli rychle zvládnout. Tady je není potřeba zdlouhavých schvalovacích procesů nebo hromady papírování— malicherné hotovost poskytuje rychlá a snadná řešení, jak udržet kancelář nebo firmu v hladkém a efektivním provozu!

Důležité informace o drobné hotovosti

Jak bylo zmíněno v předchozí části, drobné peníze fungují jako určené množství hotovosti, které je uchováváno na bezpečném místě, často spravované odpovědnou osobou nebo oddělením. Když vznikne výdaj, je vyplacen z tohoto fondu a jsou vedeny záznamy pro sledování využití.

Přístupnost: Drobné peníze jsou strategické řízení hotovosti nebo malé množství snadno dostupné hotovosti na nepředvídané náklady.
Používání: Lze jej použít na řadu menších výdajů, včetně květin, kancelářských potřeb, vizitek, obědů zaměstnanců, které jsou zajištěny, a náhrady výdajů zaměstnanců.
Oddělení přidělení: Aby se zjednodušila správa výdajů, mohou mít větší podniky samostatné peněžní fondy pro každé oddělení.
Smíření: Všechny transakce zahrnující hotovostní peníze jsou zdokumentovány na finančních účtech společnosti a podléhají pravidelnému odsouhlasování.
Pravidla a kontroly: Aby se zabránilo zneužití, obvykle existují pokyny, jak by se mělo nakládat s drobnými penězi. To zahrnuje uchovávání účtenek, dokumentaci každé transakce a pravidelné odsouhlasování fondu, aby byla zajištěna přesnost.

Výhody drobné hotovosti

Peněžní hotovost nabízí několik výhod, které jsou zvláště výhodné pro správu small-scale transakce efektivně. Zde jsou některé klíčové výhody a výhody drobných peněz:

Rychlé a pohodlné

Je to nejjednodušší způsob, jak zaplatit za malé, nepředvídané účty, protože je rychlý a pohodlný. Je ideální pro zaplacení spropitného doručovatele nebo zaměstnance pozdě v noci náklady na taxi.

Snižuje potíže s proplácením:

Drobná hotovost odstraňuje potíže se zaměstnanci, kteří za ně musí platit propojené s prací výdaje z vlastní kapsy a poté požádat o proplacení.

Pravidelné drobné výdaje:

Je to užitečné pro běžné potřeby, jako jsou čisticí prostředky, kancelářské mléko a razítka.

Mimořádné situace:

V případě nouze, pokud na pokladně není dostatek drobných, lze k obstarání drobných pro spotřebitele použít i drobné.

Praktický příklad drobné hotovosti

Představte si malou kancelář, kde administrativní asistent platí za týdenní týmovou schůzku kávu a občerstvení drobnými penězi. Za peníze také koupí malou kytici květin a přání k narozeninám pro kolegyni z práce.

Proplácí pracovníkovi jízdné za taxi zaplacené dne a propojené s prací pochůzka později v měsíci. Ke sledování všech těchto nákladů se používají drobné peněžní poukázky, na kterých je uvedena utracená částka, důvod nákupu a osoba, která jej provedla.

Níže jsou uvedeny některé běžné případy malých nákupů v hotovosti:

Kancelářské zboží: Pera, gumy, sešívačky a další málo, ale potřebné kancelářské potřeby.
Jídlo a pití: Káva, bonbóny, svačiny nebo jídla pro zaměstnance.
Dárky a karty: Květiny, přání k narozeninám nebo jiné drobné dárky pro zaměstnance nebo klienty jsou příklady dárků a přání.
Náklady na dopravu: Pro rychlé obchodní exkurze nebo pochůzky se účtuje cena za taxi nebo auto.

Jak se drobné peníze hodí do různých typů podniků

Drobná hotovost je skutečně všestranným nástrojem, který může být prospěšný pro různé podniky, ale jeho vhodnost závisí na velikosti a povaze podnikání.

malé a střední podniky

Ideální pro malé firmy s pravidelným malý dolar transakce. Je to užitečné pro placení malých nákladů, jako jsou papírnictví, káva na jednání nebo nepředvídaná údržba.

Střední Firmy

Ideální pro středně velký společnosti, které chtějí efektivní řešení pro řešení malých výdajů bez použití tradičních postupů zadávání zakázek. Poskytuje rychlý přístup k penězům za malé nároky, což přispívá k udržení provozní účinnosti a spokojenost zaměstnanců.

Velké korporace

I když je to méně rozšířené, některé divize nebo oblasti v rámci velkých podniků mohou stále používat drobné peníze. Drobné peníze lze například použít na drobné kancelářské potřeby, zábavu klientů nebo cestovní výdaje.

Neziskové a vzdělávací instituce

Neziskovky a školy také často využívají drobné ke správě drobných výdajů souvisejících s akcemi, zásobováním, popř ze dne na den operace.

Druhy drobné hotovosti

Celkově Petty Cash

Tento účet je určen pro sporadické, drobné náklady, jako jsou kancelářské potřeby, poštovní náklady a drobné náhrady zaměstnancům. Zahrnuje běžné produkty, které lze zakoupit bez kreditní karty nebo šeku.

Imprest Petty Cash

Zálohovat drobné se pravidelně doplňuje a drží stanovené množství peněz. Často se používá pro určité cíle, jako je placení výdajů zaměstnanců na služební cesty. Kdykoli dojde fond, je doplňován na předem stanovenou částku.

Pohotovostní drobné

Tento fond vyčleněný na nepředvídané náklady je určen na okamžité potřeby, jako je výměna rozbitého okna nebo oprava poškozené tiskárny. Zaručuje, že naléhavé požadavky na hotovost mohou být uspokojeny okamžitě.

Diskrétní drobné peníze

Tyto peníze, které jsou spravovány podle uvážení manažera nebo nadřízeného, se používají na odměny zaměstnanců nebo na nepředvídané výdaje. Utrácet svobodu nepředběžně rozpočtované jsou možné drobné nákupy.

Stručně řečeno, drobné peněžní prostředky přicházejí v různých formách, které pomáhají společnostem efektivně nakládat small-scale výdaje, zaručující, že budou moci včas uhradit pravidelné výdaje, mimořádné výdaje, náhrady za cestu a nákupy podle vlastního uvážení.

Jak můžeme sledovat drobné peníze?

Sledování drobné hotovosti zahrnuje řadu postupů a osvědčených postupů, které zaručují správné účetnictví a snižují možnost zneužití. Zde je návod, jak mohou společnosti efektivně sledovat a spravovat malé peníze:

Strážce drobné pokladny

Správou pokladního fondu je pověřena osoba určená jako „schovatel“ drobného peněžního hotovosti. Tato osoba sleduje každou platbu a podle potřeby doplní účet.

Dokumentace a Vedení záznamů

Mnoho podniků chce potvrzení o každé provedené platbě. Někteří lidé sledují, kdo peníze utratil, a rozepisují své výdaje pomocí poukázek na drobné, které jsou k dispozici v obchodech s kancelářskými potřebami.

Záznam plateb

Transakce mohou být příležitostně zaznamenány pomocí jednoduchého protokolu plateb. Sledování drobné hotovosti by mělo být stejně propracované jako ostatní procesy společnosti.

Role drobné hotovosti v elektronickém obchodu a provozování online obchodu s technologií Ecwid

I když provozujete internetový obchod, stále můžete mít malé výdaje, které vyžadují drobné peníze. Například nákup obalových materiálů nebo kancelářských potřeb, které nejsou přímo vázány na online transakce.

Mít po ruce drobné peníze vám umožní rychle řešit drobné potřeby, aniž byste narušili pracovní postup elektronického obchodu.

Zatímco Ecwid nebo vaše preferovaná platforma elektronického obchodu spravuje digitální transakce a prodej, drobné peníze pokrývají každodenní výdaje, které tyto operace podporují.

Například nákup obalových materiálů nebo manipulace s neočekávanými malými náklady na dopravu a doručení.

Tím, že budete udržovat svůj systém drobné hotovosti organizovaný spolu s operacemi Ecwid, zajistíte, že vaše fyzické i digitální transakce budou dobře řízené. Tato koordinace pomáhá udržovat hladký provoz, přesné vedení účetnictví a celkovou finanční přehlednost.

O autorovi

Max pracuje v odvětví elektronického obchodu posledních šest let a pomáhá značkám zavádět a zvyšovat obsahový marketing a SEO. Přesto má s podnikáním zkušenosti. Ve volném čase je spisovatelem beletrie.