Tipy na řízení času pro zaneprázdněné podnikatele: Jak toho stihnout více za méně času

13 min čtení

Podnikání je jednou z nejnaplňujících, ale zároveň nejnáročnějších profesí, které člověk může mít. Jako majitel firmy máte na starosti téměř každý aspekt vaší společnosti nebo podniku.

Od plánování a realizace strategie po najímání zaměstnanců, získávání nových klientů a tak dále back-end administrativní úkoly — není divu, že se podnikatelé cítí zavaleni svou pracovní zátěží.

Jako podnikatel nebo vlastník malé firmy je řízení času zásadní pro zajištění produktivity, efektivity a celkového úspěchu. Zajímá vás, jak můžete zlepšit své dovednosti v oblasti time managementu, abyste zlepšili hospodářský výsledek vaší společnosti? Pokračujte ve čtení!

Jedinečné výzvy pro řízení času pro podnikatele

Pojďme si nejprve probrat základy — co je time management? Time management jako dovednost pomáhá jednotlivcům dokončit práci včas, vyhnout se rozptylování a efektivně upřednostňovat kritické úkoly, aniž by kdy došlo ke ztrátě kvality poskytované práce.

Proč je ale time management pro podnikatele důležitý? Dovednosti řízení času jsou zásadní pro úspěch v jakékoli roli, ať už jde o vedoucího týmu nebo individuálního přispěvatele. Tato sada dovedností je však pravděpodobně nejdůležitější součástí podnikatelské činnosti ze dne na den kvůli jejich pracovnímu vytížení a velkému počtu klobouků, které nosí najednou.

Ohromující 89 % podnikatelů vidí svou pracovní zátěž jako příliš velkou. V čem je tedy podnikatelská role tak náročná, že se řízení času stává problémem? Zde je to, co podnikatelé žonglují, co je odlišuje od zbytku pracovní síly.

Vysoká úroveň Odpovědnost

Vedení společnosti je mnohem složitější, než by se mohlo zdát. Podnikatelé a majitelé firem mají ruce ve všech aspektech podnikání. V kterýkoli den mohou přejít od pohovorů s uchazeči o zaměstnání k obchodní schůzce, hovorům s investory, náboru nových zákazníků a řešení problémů se zákaznickou podporou.

V malé firmě se majitel významně podílí na většině oddělení ze dne na den funkčnost při současném držení rozhodování moc, která může ovlivnit zaměstnance, produkty a zákazníky různými způsoby. To přispívá ke stresu mnoha majitelů malých podniků.

Jak stres ovlivňuje životy vlastníků malých podniků (Zdroj: Průzkum podle Trustista)

Nepředvídatelné plány

Podnikatelé jsou často nazýváni „tvůrci a manažeři“, kde působí na vysoké úrovni role a jindy jsou v zákopech se svými zaměstnanci. To vše je součástí podnikání a může vést k nepředvídatelnému rozvrhu.

Obchodní operace mohou ubývat a odcházet, což vyžaduje větší zapojení v některých obdobích a méně v jiných. Díky tomu jsou strategie řízení času pro podnikatele a profesionály zásadní pro úspěch společnosti.

Tipy na řízení času pro podnikatele

Zajímá vás, jak zlepšit time management pro podnikatele? Jste na správném místě!

Zde je několik praktických strategií, které můžete okamžitě implementovat, a uvidíte, jak zlepší vaši produktivitu jako vlastníka firmy. Budete schopni stihnout více za kratší dobu, protože se nebudete snažit soustředit na více věcí najednou.

Prioritizační metody

Stanovení priorit je efektivní strategie řízení času. Pomáhá podnikatelům definovat, jaké důležité úkoly je třeba splnit jako první, a zbytek nechat stranou. Různé pracovní listy pro správu času celý proces zjednodušují.

Mezi tyto metody patří metoda matice priority (Eisenhowerova matice), kde nakreslíte čtverec a označíte dva horní kvadranty Naléhavé/Nenaléhavé a spodní dva Důležité/Nedůležité.

Úkoly v kvadrantech Naléhavé a Důležité se stávají prioritními položkami, zatímco úkoly v kvadrantech Není naléhavé a Není důležité lze delegovat nebo zpozdit/zrušit.

Tato metoda je také známá jako čtyři kvadranty řízení času. Tuto matici řízení času můžete vytvořit pomocí poznámkového bloku a pera nebo si stáhnout a hotový šablona níže.

Mezi další metody stanovení priority patří metoda ABCDE, kdy úkoly řadíte podle sebe úkolů seznam podle jejich důležitosti. Úkoly „A“ mají nejvyšší prioritu, úkoly „B“ jsou ty, které by měly být dokončeny, úkoly „C“ mají minimální důsledky, pokud nejsou dokončeny, atd.

Tato metoda pomáhá podnikatelům plnit základní úkoly a uvolňuje jim čas na práci na jiných naléhavých položkách. Navíc utrácet co nejméně 10-12 minut plánování vašeho dne může ušetřit až dvě hodiny, takže nepodceňujte sílu úkolů seznamy.

Blokování času

Blokování času je vysoce efektivní strategie pro zajištění struktury vašeho dne. Zajišťuje, že můžete splnit vše, co potřebujete, a zároveň nastavit hranice a limity pro určité položky.

Tato metoda zahrnuje vyčlenění konkrétních bloků času pro každý úkol, spíše než se snažit žonglovat s více položkami najednou a nikdy nic nedotáhnout úplně do cíle.

Časový blok můžete snadno zablokovat pomocí libovolné aplikace kalendáře, kterou preferujete

První hodinu svého dne můžete například věnovat odpovídání na e-maily, další tři hodiny dokončení důležitých úkolů a poslední hodinu schůzkám.

Přiřazením muset udělat podnikatelé a majitelé firem mohou každý den zaručit, že kritické věci nikdy neproklouznou.

Delegace

Delegování je pravděpodobně jednou z nejúčinnějších dovedností podnikatele. Schopnost předávat důležité úkoly důvěryhodným zaměstnancům je obrovskou silou majitele firmy.

Delegování snižuje vaši pracovní zátěž, buduje důvěru ve vaše zaměstnance a umožňuje vám mít více času věnovat se oblastem podnikání, které vyžadují vaši pozornost.

Chcete-li efektivně delegovat úkoly, podívejte se na položky, které vám denně zabírají hodně času a energie. Lze některé části tohoto úkolu předat kvalifikovanému zaměstnanci? Můžete tak posílit sebevědomí a dovednosti svého týmu a zároveň optimalizovat svou produktivitu. Je to a win-win!

Mimochodem, pokud používáte Ecwid by Lightspeed pro svůj internetový obchod, můžete některé úkoly online obchodu snadno delegovat na členy svého týmu. Můžete přidat účty zaměstnanců a udělit oprávnění, abyste zajistili, že pouze oprávnění zaměstnanci budou mít přístup k citlivým informacím a důležitým funkcím.

Využití technologie pro lepší řízení času

Jak může podnikatel kompenzovat slabost time managementu? Vyzkoušejte některou z výše zmíněných strategií. Na podporu vašeho závazku je zde další návrh.

Protože žijeme v digitální době, technologie hraje významnou roli v řízení času a zastřešujícím úspěchu jakéhokoli podnikání. Naštěstí různé nástroje a technologické zdroje mohou nabídnout podporu v time managementu pro podnikatele a majitele malých podniků. Pojďme o nich diskutovat zde.

Aplikace pro produktivitu

Jako majitel firmy máte telefon pravděpodobně v ruce po celou dobu bdění, připravený přijímat hovory, odpovídat na e-maily, plánovat ukázky a další. Dobrou zprávou je, že mnoho aplikací pro zvýšení produktivity může pomoci zvýšit produktivitu vašeho dne. Mezi oblíbené aplikace a zdroje produktivity patří:

Evernote pro efektivní psaní poznámek které můžete sdílet se zaměstnanci
Slack for na cestách komunikace s personálem a klienty
Zoom pro pohodlné videokonference odkudkoli na světě
Canva pro rychlé a snadné možnosti profesionálního grafického designu
Lightspeed platby pro jednoduché nastavení platby v internetovém obchodě
MileIQ pro sledování cestování za účelem zefektivnění daní
ClickUp pro řízení projektů a organizaci úkolů.

Používání Evernote pro psaní poznámek a plánování projektu

Automatizace

Automatizační nástroje mohou pomoci ušetřit čas a zvýšit produktivitu pro opakující se úkoly ve vaší pracovní zátěži. Od plánování schůzek nebo schůzek až po zpracování faktur nebo zadávání dat vám automatizace může pomoci zjednodušit vaše pracovní postupy a umožnit vám soustředit se na úkoly, na kterých skutečně záleží.

Zde také hraje roli platforma elektronického obchodu. Automatizuje například Ecwid od Lightspeed řízení zásob a zpracování objednávky, což firmám usnadňuje správu jejich internetových obchodů. S integrací s populární přepravní dopravci a platební brány, můžete se zaměřit na jiné aspekty svého podnikání a zároveň nabídnout zákazníkům bezproblémové nakupování.

Ecwid vás posílá nízké zásoby upozornění automaticky, takže produkty můžete naskladnit včas

Překonání běžných výzev v řízení času

Time management pro podnikatele a majitele firem může být výzvou, protože musí nosit tolik klobouků. Uznání vašich silných a slabých stránek vám však může pomoci pochopit, kam musíte zaměřit své úsilí a kam potřebujete podporu prostřednictvím delegování.

Zde je návod, jak efektivně vyřešit mnoho problémů spojených s time managementem.

Boj proti rozptýlení

Ať už pracujete z domova nebo v kanceláři, rozptýlení jsou za každým rohem. Předvídání jim může pomoci snížit jejich sílu a odstranit vaši pozornost. Při práci doporučujeme vypnout upozornění na telefonu a e-mailu.

Podle zprávy od Ekonomův dopad, zotavení z rozptýlení je jednou z pěti hlavních příčin ztráty soustředění. Pro průměrného amerického znalostního pracovníka se doba strávená odrazem od rušivých vlivů přidává až 127 hodin ročně. Představte si, čeho byste mohli dosáhnout se 127 hodinami nepřetržité práce navíc!

Roční hodiny ztraceného soustředění a ekvivalentní ekonomické náklady na osobu (Zdroj: zpráva Economist Impact)

Naplánujte si den pomocí časových bloků, které jsme zmínili výše, abyste přesně věděli, jaké časové limity máte na dokončení konkrétních úkolů. Udělejte si přestávky, abyste znovu soustředili svou mysl, jděte ven znovu vycentrovat, a nastavit hranice se zaměstnanci, když se potřebujete připoutat a dokončit věci.

upřednostnění Pracovní život Zůstatek

Uvědomili jste si, že 70 % podnikatelů zažívá syndrom vyhoření? kvůli nedostatku pracovní život vyvážit?

Pracovní život rovnováha často upadá pro majitele malých podniků, protože se zaměřují na růst podniku a vše, co s tím souvisí. Vaše duševní zdraví by však nikdy nemělo ustoupit do pozadí kvůli vaší kariéře.

Pokračujte v upřednostňování zdraví pracovní život vyvážení nastavením pravidelné pracovní doby, abyste nebyli neustále k dispozici zaměstnancům a zákazníkům. Vytvořte si konzistentní denní rutinu zahrnující trávení času s blízkými, cvičení a sledování koníčků nebo vášní.

Můžete také použít časové blokování metoda pro osobní úkoly, jako je snídaně s rodinou, škola odchod, an hodinový cvičení nebo cokoli jiného ve vašem osobním životě.

Zabalit

Vedení firmy není snadný úkol, ale dovednosti v oblasti time managementu pro podnikatele umožňují být produktivnější a efektivnější pro váš tým a vaši firmu a zároveň udržovat zdravý životní styl. pracovní život váhy.

Vyžaduje to plánování, strategii a úsilí, ale výsledek povede k naplňující kariéře, která vyžaduje méně energie a času. Co může být lepšího?

Prodávejte online

S Ecwid Ecommerce můžete snadno prodávat kdekoli a komukoli – přes internet a po celém světě.

Začínáme

Prodej online

25. 2024

O autorovi

Anastasia Prokofieva je autorkou obsahu ve společnosti Ecwid. Píše o online marketingu a propagaci, aby podnikatelům usnadnila jejich každodenní rutinu a byla přínosnější. Má také slabost pro kočky, čokoládu a domácí výrobu kombuchy.