Sådan ansætter og administrerer du personale til din voksende onlinebutik

24 min læses

Selvom det er en fantastisk præstation at have din egen butik, kommer den med sit eget sæt udfordringer. Mange af disse udfordringer kunne løses med nogle ekstra hænder. Faktisk kan det at have et team af effektive, passionerede medarbejdere gøre hele forskellen for at skalere din succes.

Der er nogle enkle strategier, der kan hjælpe med at sikre, at din ansættelsesproces forløber uden problemer, og at dit team arbejder upåklageligt sammen. I dette blogindlæg vil vi undersøge præcis, hvordan du kan rekruttere personale til din voksende e-handelsvirksomhed, mens du også administrerer dem effektivt, når de er ombord.

Ansættelse af ansatte

Når det kommer til at ansætte medarbejdere, er det første spørgsmål, du skal stille dig selv, "Hvem skal jeg ansætte?"

Du har sandsynligvis først brug for et ekstra par hænder til at administrere din onlinebutik, som at spore nye ordrer, chatte med kunder og opdatere lagerbeholdning. Hvis du selv fremstiller dine produkter, vil du sandsynligvis også have en assistent til at tage sig af bag scenen logistik. Du har muligvis også brug for hjælp til markedsføring af dine produkter.

Afhængigt af hvilken slags rolle du søger at ansætte til, kan du overveje at ansætte en ekstern medarbejder. Lad os tale mere om det.

Skal du ansætte fjernmedarbejdere?

Du tror måske, at have en in-house team er den eneste mulighed, men at ansætte fjernmedarbejdere kan være en meget mere fleksibel og omkostningseffektiv opløsning.

Mens du måske har brug for on-site medarbejdere til nogle opgaver (som håndtering af forsendelse), kan mange opgaver nemt udføres fra ethvert sted med de rigtige værktøjer. Tænk på al den tid og energi, du sparer ved ikke at skulle bekymre dig om at finde nogen i nærheden til virtuelle opgaver, såsom marketing eller kunde service.

Ansættelse af fjernmedarbejdere giver flere fordele for en virksomhed i vækst:

Lavere kontorleje,
Adgang til en bedre talentmasse fra hele verden,
Lavere lønninger, hvis du ansætter folk fra steder med lavere leveomkostninger,
Spar pendlertid for medarbejderne.

Plus, et stigende antal mennesker foretrækker at arbejde fjernt. Faktisk, 87 % af medarbejderne benytter muligheden for at arbejde på afstand når det tilbydes.

Hvis du driver en Ecwid-butik, kan du bevilge dit personale tilpasset adgang til din netbutik. På denne måde kan dine medarbejdere administrere din butik hvor som helst, uanset hvor de befinder sig.

Overvej at ansætte eksterne medarbejdere til virtuelle roller, især hvis du er i en by eller region med begrænset lokalt talent. Der er nogle udfordringer, især med at opbygge en virksomhedskultur, men omkostningsfordelene og større talentmasse kompenserer for det.

Hvis du er i tvivl om at ansætte fjernmedarbejdere, anbefaler vi, at du lytter til vores podcast med Kevin Urrutia. Som en serieiværksætter, der optrådte i Forbes og Adweek, ved han en ting eller to om at bygge og skalere fjernhold. Han deler sine tips om at ansætte og træne dit eget team samt organisere en ekstern workflow fra bunden.

Ecwiden E-Commerce show · Sådan opbygger og skalerer du et eksternt team

Når du har besluttet dig for, hvilken slags arbejdere du vil ansætte, skal du finde ud af, hvor du kan finde dem.

Hvad skal man se efter hos nye medarbejdere

36 % af dårlige ansættelser ske på grund af en dårlig færdighedsmatch. 30 % sker, fordi arbejdsgivere er uklare i deres kommunikation om præstationsmål.

Før du begynder at skrive dine jobannoncer, skal du derfor være krystalklar omkring dine krav. Du ønsker en balance mellem hårde færdigheder og personlighed.

Hvis du driver en nichevirksomhed, så kig efter nogen, der forstår nichen lige så godt eller endda bedre end dig.

For hver rolle, du ansætter til, skal du angive følgende:

Må have færdigheder: Eventuelle færdigheder, der er afgørende for at få arbejdet gjort. For eksempel, hvis du ansætter en programmør, vil du måske liste alle de sprog/teknologier, som du kræver, at personen skal kende.
Rart at have færdigheder: Andre færdigheder, der supplerer må have færdigheder ovenfor. For eksempel for en backend-programmør, der har front-end udviklingsevner er rart, men ikke nødvendigt.
Ønskede egenskaber: Nævn alle de kvaliteter, du ønsker i din nye ansættelse. Prioriter kvaliteter, der er essentielle for jobbet, samt kvaliteter, der ville passe godt ind i din forretningskultur.
Kulturpasning: Angiv væsentlige egenskaber, uddannelses- og beskæftigelsesbaggrund, hobbyer og alt andet, der garanterer, at medarbejderen passer ind i din virksomhedskultur. Kulturel pasform ignoreres ofte, men er det kritisk for succes, både dine og de nye medarbejderes.

Du kan oprette et regneark, hvor du angiver den rolle, kvaliteter, færdigheder, du ønsker, i rækkefølge efter deres prioritet. Du kan derefter bruge det som en guide til at evaluere hver ansøgning.

Det er også nyttigt at bruge en formular til kandidatevaluering at rangere kandidatens overordnede kvalifikationer til stillingen. Ved hjælp af denne formular kan du holde styr på ansøgere og sammenligne kandidater.

Apropos kulturel pasform, så er en samtale den ideelle ramme for både dig og en kandidat til at stifte bekendtskab med og vurdere kompatibilitet. Sigt efter at lære om en kandidats værdier, mål og tilgange, mens du hjælper dem med at forstå din virksomheds vision, mission og planer for fremtiden.

Vær opmærksom på kandidatens røde flag

Når du overvejer en potentiel ansættelse, skal du være opmærksom på eventuelle røde flag, der kan dukke op under et interview. Stol på din mavefornemmelse, hvis noget ikke føles rigtigt. Her er nogle punkter, du skal være opmærksom på:

Manglen på spørgsmål: Stilhed kunne indikere enten uinteresse, arrogance eller frygt for at afsløre sårbarheder.
Afvisning af at diskutere svagheder: Dette kan afspejle lavt ydmygheds- eller bevidsthedsniveau.
Upunktlighed: Selvom der kan være gyldige grunde til at komme for sent, kan det også pege på, at personen er uorganiseret.
At være uforberedt: En god kandidat bør forstå jobkravene og have et grundlæggende kendskab til virksomheden inden samtalen.
Ikke at være fleksibel: Hvis interviewpersonen protesterer, når den præsenteres for potentielle ansvarsområder, er de måske ikke villige til at leve op til dine standarder.

Hvor finder man nye medarbejdere

Når det kommer til headhunting, så gør dit bedste for at udnytte alle tilgængelige kanaler, fra konventionelle jobwebsteder til Facebook-grupper, nyhedsbreve og begivenheder, hvor du annoncerer for din virksomhed.

Du vil gerne finde nogen, der vil være i stand til at forstå de specifikke detaljer i dit produkt, så din mission er at finde en passioneret entusiast med erfaring i din niche. Se i online- og offline-fællesskaber, hvor folk diskuterer bestemte produkter, der ligner dine egne (f.eks. fiskefans, strikkeelskere og boligindretninger).

Job bestyrelser
Traditionelle jobtavler som Indeed og CareerBuilder er populære muligheder for små virksomheder. Du kan opslå en jobannonce og/eller søge efter tilgængelige CV'er på disse platforme.

Opslå en stillingsopslag på CareerBuilder

En anden mulighed er et jobboard som ZipRecruiter, der giver dig mulighed for at slå en ny stilling op og dele den på mere end 100 andre jobsider.

Vi har allerede talt om vigtigheden af at ansætte en kulturel pasform, så vi anbefaler også at tjekke CareerBliss ud. Dette websted fokuserer på virksomhedskultur for at hjælpe jobsøgende med at finde arbejde.

Selvom disse jobtavler tilbyder enorm rækkevidde, gør de det også svært for din fortegnelse at skille sig ud. Plus, den store størrelse af disse platforme betyder, at du kan få nogle uønskede ansøgere.

Niche jobtavler
Niche job boards ligner traditionelle job boards, bortset fra at de fokuserer på en specifik niche eller demografi. CollegeRecruiter, for eksempel, er målrettet mod nyuddannede universitetsuddannede, mens FlexJobs er for folk, der leder efter fjernarbejde.

Nogle andre niche job boards er GoodFoodJobs (fødevareindustrien), HealthcareJobsite (sundhedsindustrien), SalesJobs.com (sælgere), Wellfound (startups og teknologivirksomheder) og utallige andre.

Hvis du fokuserer på fjernmedarbejdere, er websteder som FlexJobs, We Work Remotely, Skip The Drive og Remote OK gode steder at tjekke ud. Du kan også sende din annonce på fjernarbejde-fokuseret nyhedsbreve såsom Remotive.

LinkedIn og Facebook
LinkedIn er et populært alternativ til traditionelle jobtavler. Med 900 millioner brugere, det er det største professionelle netværk i verden. Det giver arbejdsgivere adgang til en pulje af fagfolk med relevante færdigheder og erfaring, hvilket gør det nemmere at finde de rigtige kandidater til jobbet.

Du kan sende en annonce på LinkedIn eller søge efter de rigtige kandidater. Du kan også gennemgå CV'er og profiler, netværke med andre virksomheder og udforske potentielle medarbejdere i dit lokalområde.

Hvis du leder efter rekrutter, der ikke nødvendigvis aktivt søger et job, kan du overveje at oprette forbindelse til dem via Facebook. Det er gratis at slå dine jobannoncer op, men du kan øge eksponeringen ved at bruge betalte muligheder. Derudover er det en glimrende mulighed for at lære potentielle kandidater bedre at kende.

Online-samfund
De fleste små virksomheder finder nye medarbejdere gennem jobannoncer eller genoptager søgninger på disse jobtavler. Ud over disse kan du også poste dine jobannoncer på ukonventionelle medier såsom HackerNews' månedlige "Who is Hiring"-tråde (fantastisk til at ansætte programmører og designere), Reddits /r/ForHire-fællesskab og endda Craigslist (til lokale ansættelser).

Uden for jobtavler, fællesskaber og nyhedsbreve kan du overveje at ansætte rekrutterere, deltage i jobmesser, kontakte dit lokale universitets beskæftigelsescenter eller sende annoncer i lokale aviser. Der er en overflod af måder at finde folk, der passer til de stillinger, du har brug for, og din arbejdskultur.

Sådan skriver du en overbevisende jobannonce

Hvis du driver en lille virksomhed, konkurrerer du måske mod større, rigere virksomheder om talent. En dygtig medarbejder vil spørge: "Hvorfor skal jeg arbejde for dig?"

En stærk annonce er et stærkt overtalelsesværktøj til at interessere folk i dit job. Denne annonce er en ansøgers første introduktion til din virksomhed. Hvis du kan gøre indtryk, vil du uden tvivl øge kvaliteten og mængden af ansøgninger, du får.

Din jobannonce skal besvare tre spørgsmål:

Hvad indebærer jobbet?
Hvordan man ansøger?
Hvorfor skal en kandidat søge dette job?

At skrive en overbevisende jobannonce starter med at forstå din virksomheds behov og den type person, du ønsker at tiltrække.

Angiv kvalifikationer, ansvar og forventninger for at vejlede potentielle ansøgere.
Sørg for, at din annonce er klar og kortfattet med en tiltalende overskrift og letlæseligt formatering.
Fremhæv, hvordan jobbet kan tilbyde professionel vækst eller unikke fordele, der skiller sig ud fra andre virksomheder for at tiltrække kvalificerede kandidater.
Sørg for at inkludere en direkte opfordring til handling for folk at ansøge.

For inspiration kan du slå op på succesfulde jobannoncer på platforme som f.eks. Indeed.

Eller du kan tænke på andre måder at kommunikere dine jobspecifikationer på. For eksempel viser Target en video af en af deres medarbejdere i deres stillingsopslag:

Hvis du ved, hvad du vil have ud af en nyansættelse, burde det være nemt nok at skrive en overbevisende liste. Du kan også sikre, at dit jobopslag skiller sig ud ved at bruge et engagerende sprog og bruge søgeord, der er målrettet mod de rigtige personer.

Du bør også gøre dig klart, hvorfor nogen skal arbejde for din virksomhed. For en lille virksomhed kan dette være særligt svært. Det meste af tiden kan du ikke tilbyde den samme kompensation som dine større konkurrenter, og du har heller ikke mærkenavnet som en Fortune 1000-virksomhed.

Hvad går du i din favør? Din lille størrelse, fleksibilitet, frihed og kultur.

Prøv at understrege din arbejdskultur, og hvad der gør din virksomhed speciel. Lav en præsentation, der understreger dine værdier (dvs. et "kulturdæk", her er en af Netflix or Patagonia).

Omfavn din størrelse og de fordele, den giver. Du vil tiltrække medarbejdere, der værdsætter frihed og individualitet mere end lønpakker, når du er ærlig og positiv.

Uanset hvor stor din virksomhed er, vil du se, at ansøgninger ruller ind, hvis din jobannonce er overbevisende. Når du har en god pulje af kandidater, kan du afholde samtaler og evaluere hver ansøger baseret på de krav, du har skitseret tidligere.

Husk: det er ulovligt at diskriminere baseret på alder, race, tro, farve, religion, national oprindelse, køn og andre kategorier, der er beskyttet af lovene i dit land. Undgå at stille spørgsmål om disse områder. Hvis du vil sikre dig, at du ikke diskriminerer, skal du dobbelttjekke de love, der er specificeret af dit land.

Når du har fundet den rigtige pasform, så kom med et bud!

Derefter skal du lære at styre nye medarbejdere.

Sådan administrerer du nye medarbejdere

At ansætte en ny medarbejder er kun en brik i puslespillet. Du skal også ombord, administrere og lede dem til at levere deres bedst mulige arbejde.

Nyansatte ombord

Personale-onboarding er den proces, hvorigennem nye medarbejdere lærer om virksomheden og deres nye job. Dette inkluderer deres pligter, hvem de vil arbejde med, og hvilke computerprogrammer de skal bruge for at udmærke sig i deres arbejde.

Store organisationer har typisk formelle onboarding- og træningsprogrammer for nyansatte. Små virksomheder er dog ofte ombord på folk på en fra sag til sag grundlag.

Her er nogle startpunkter for at få nye ansættelser til din onlinebutik:

Vurder medarbejderens tidligere erfaring og viden om dine forretningsprocesser og teknologier.
Spørg medarbejderen om deres mangler (med hensyn til viden og færdigheder) i forhold til deres stilling i din virksomhed.
Introducer medarbejderen til nøglepersoner i og uden for din organisation (såsom leverandører), som er relateret til deres arbejde.

I stedet for at udvikle en fuldt ud kød onboarding-program, prøv at lære af hver enkelt medarbejder. Identificer deres svagheder og huller i viden. Du kan derefter tilføje svar til onboarding-programmet for den nye medarbejder og fremtidige ansættelser.

Lav noter i Google Docs eller Notion for at oprette instruktioner eller en medarbejderhåndbog. Med nogle skriftlige retningslinjer behøver du ikke forklare reglerne igen og igen. Dine nye medarbejdere skal bruge lidt tid til at lære ins og outs, samt have en reference, når de glemmer specifikke detaljer. Du kan også arbejde med mange ikke-permanent freelancere, at du kan give håndbogen til vejledning.

Pronto Marketings medarbejderhåndbog

medarbejderhåndbog formidler organisationens standarddriftsprocedurer, retningslinjer og politikker samt dens mission, vision og værdier. Det hjælper med at skabe et beskæftigelsesbrand, der afspejler organisationens kultur og principper.

Når du stoler på deres karakter og evner, kan du give medarbejderen adgang til vigtige værktøjer og konti. En del af dit arbejde foregår online, så dit team skal vide om de nødvendige sikkerhedstip for at forblive sikre mod svindel, hackerangreb og tab af data.

Hvis du bruger Ecwid, kan du nemt give nye medarbejdere tilpassede tilladelser til din butik afhængigt af deres rolle. For eksempel kan du give din marketingspecialist specifik adgang til fanerne Marketing og Rapporter i Ecwid-administratoren. Eller lad din butikschef håndtere salg og katalog. Du vil være i stand til at begrænse adgangen til Ecwid-værktøjer, som de ikke kræver.

På denne måde kan dine medarbejdere udføre deres opgaver mere effektivt, mens du har ro i sindet ved at vide, at alle følsomme data kun er begrænset til autoriseret personale.

Butikschefer, opfyldelsesoperatører, designere, marketingchefer og andre relaterede medarbejdere kan bruge deres tilpassede personalekonti til at administrere salg, opdatere produktdetaljer, ændre sporingskoder og forberede ordrer. Lær mere om administration af personalekonti i vores Help Center.

Vælg, hvilke tilladelser du vil give dine teammedlemmer

Uddelegering af arbejde gennem Ecwid kan frigøre en masse tid og hjælpe dig med at fokusere på mere strategiske områder af din virksomhed.

Succesfuld onboarding vil give nye medarbejdere de værktøjer og den viden, de har brug for for at få succes på deres job. Ud over introduktionsfasen er der dog en række ting, du skal gøre for at holde medarbejderne glade og produktive.

Indstil kommunikationsprotokoller tidligt

Kommunikation rangerer rutinemæssigt nær toppen af "ønskelige egenskaber"-listen for nye medarbejdere.

Det er lige meget hvilken rolle du ansætter til, du skal sætte kommunikationsstandarder tidligt, især med fjernansættelser. Gør det klart, hvor ofte og gennem hvilke kanaler du forventer, at dine nyansatte kommunikerer med dig. Øv det samme selv, da kommunikationsstandarder normalt er fastsat af ledelsen.

Brug de rigtige værktøjer til kommunikation - e-mail, Zoom, Slack eller integrerede projektstyringsværktøjer. For bedste praksis henvises til artiklen om Society for Human Resource Management (SHRM) om styring af organisatorisk kommunikation.

Etabler processer til at løse problemer

Uanset hvilken slags butik du driver, vil du uundgåeligt have problemer at løse, såsom kundeklager, forbedringer af forretningsprocesser eller problemer med produkter og leverandører. Du skal etablere klare processer til at identificere og håndtere disse problemer.

Du kan prøve et trindelt system, hvor du adskiller problemer i tre kategorier baseret på vigtighed. For hver af disse kategorier skal du klart identificere, hvilke kommunikationskanaler der skal bruges til problemløsning:

Missionskritisk problemer: Som når dit websted går ned, eller du modtager en større klage fra en høj værdi kunde. Du kan bruge telefon/videoopkald og instant messengers til at kommunikere sådanne presserende problemer.
Vigtige, men ikke presserende problemer: For eksempel hvis en almindelig kunde klager eller har et markedsføringsspørgsmål. Disse kan normalt håndteres inden for 24-48 timer. Brug e-mail, instant messengers eller chatværktøjer til at kommunikere.
Generelle spørgsmål: Dem, der ikke har brug for øjeblikkelig løsning, såsom at ændre webstedets tema eller en produktkopi. De har normalt ikke en hård deadline. Kommuniker disse problemer via e-mail eller ved hjælp af organisatoriske værktøjer, såsom Trello eller Asana.

Tjek hvordan Slack bygget en selvbetjening værktøj i Slack for at gøre indberetning af et problem ligetil.

Slack-medarbejdere bruger dette værktøj til at rapportere et problem på platformen

Bare rolig, dette er blot et eksempel! Du behøver ikke oprette den samme proces for din virksomhed. Bare sørg for, at du har en proces til rapportering og løsning af problemer, der både er praktisk for medarbejderne og hjælper med at løse kundeklager hurtigt.

Fokus på teambuilding

Evnen til at arbejde godt med et team rangerer deroppe ved siden af "kommunikation" som en må have dygtighed for medarbejderne. I en meget samarbejdende virksomhed som e-handel bliver teamwork så meget desto vigtigere for succes.

Nogle måder, du kan bygge dit team på, er at:

Gå foran med et godt eksempel. Skab et miljø, hvor du opfordrer til bidrag fra alle teammedlemmer, uanset deres anciennitet eller rolle.
Brug samarbejdsværktøjer Asana, Basecamp og andre for at give medarbejderne et klart overblik over hvert projekt.
Opsætning teamfokuseret spil og aktiviteter at opbygge holdånd og udvikle en følelse af kammeratskab. De behøver ikke at handle om træningsmotivation el ledelse - bare have det sjovt sammen og gøre det mindeværdigt.
Kommuniker tydeligt og regelmæssigt med alle medlemmer af din organisation. Opsætning en på en møder med hvert teammedlem på en konsekvent basis.

Fremhæv din kultur

Din kultur er "limet", der binder din organisation sammen. Selvom det er svært at kvantificere, kultur - den værdier og ideer, der styrer din forretning — er afgørende for vækst.

For eksempel øver vi på Ecwid by Lightspeed "Ingen skyldkultur." Vi forstår, at ingen kommer til at arbejde med den hensigt at gøre en dårlig kvalitet job. Så hvis noget går galt, handler det ikke om fingerpeger men afsløre og rette den organisatoriske mangel.

"No blame culture" hjælper med at pleje sunde arbejdsrelationer mellem teammedlemmer og fremmer proaktiv adfærd. Hvis du allerede har et eget hold, bør du prøve det!

Det er virksomheder med en stærk kultur gladere. Glade virksomheder har større succes. Forskning viser at virksomheder med stærke top-down kulturel ledelse, dvs. stifter-ledet virksomheder, har en tendens til at klare sig bedre end andre.

Du kan ikke kunstigt skabe en kultur – dig nødt til at lade det komme organisk frem fra dine mennesker og dit miljø. Dit mål som virksomhedsleder er at vejlede medarbejderne og afstemme kulturen med din vision.

Evaluer alle dine beslutninger i kultursammenhæng. Hvem skal ansætte, hvilken slags marketingkampagner der skal køres, hvilke produkter der skal sættes på hylde - alt af disse skal komme organisk fra din virksomheds kultur.

Fokuser på at opbygge en god kultur, og du vil have en arbejdsplads fyldt med glade, motiverede mennesker.

Wrap Up

Når det kommer til at ansætte og administrere personale til en onlinebutik, bør du tage dig tid til at lave en overbevisende jobannonce, etablere klare forventninger og skabe effektive onboarding-processer.

At have en stærk forretningskultur er med til at skabe et sammenhængende arbejdsmiljø, hvor alle er på samme side og arbejder sammen mod fælles mål. Det hjælper også med at motivere medarbejderne, øge produktiviteten og tiltrække toptalenter. En stærk virksomhedskultur kan også skabe loyalitet blandt medarbejderne, hvilket fører til bedre kundeoplevelser og højere lønsomhed for virksomheden.

Med disse trin som en del af din proces, vil du være godt på vej til at opnå varig vækst for din virksomhed.

Sælg online

Med Ecwid Ecommerce kan du nemt sælge hvor som helst, til hvem som helst - på tværs af internettet og rundt om i verden.

Kom i gang

Sælger online

Mar 30, 2023

Om forfatteren

Jesse er Marketing Manager hos Ecwid og har beskæftiget sig med e-handel og internet marketing siden 2006. Han har erfaring med PPC, SEO, konverteringsoptimering og elsker at arbejde med iværksættere for at gøre deres drømme til virkelighed.