Småpenge: Definition, eksempler, typer og vejledning

Sendt 5 måneder siden by Max Komonov

I erhvervslivets travle verden er effektivitet nøglen, og nogle gange er det de små ting, der kan gøre en stor forskel. Lad os introducere småpenge, et beskedent aspekt af pengestyring, der, når det anvendes klogt, kan revolutionere måden små udgifter håndteres.

Hvad er småpenge, og hvordan hjælper det med at håndtere små, daglige udgifter i en virksomhed?

Småpenge er den lille sum af faste midler, der holdes i reserve til at betale for uforudsete eller små omkostninger, der ikke retfærdiggør brug af et kreditkort eller udskrivning af en check.

Småpenge opbevares normalt i en aflåst skuffe eller kasse, men de er let tilgængelige og garanterer nem og hurtig betaling for almindelige regninger.

Tænk på det som superhelten på kontoret eller i virksomheden. Forestil dig, at dit kontor eller din virksomhed er en travl lille by, og hver dag er der små, men vigtige transaktioner sker - ligesom at købe dem meget tiltrængt kaffeforsyninger eller udskiftning af en ødelagt hæftemaskine. I stedet for at bruge et stort, formelt budget til disse små udgifter, har vi noget, der ligner en "magisk tegnebog", kaldet småpenge.

Småpenge er som byens nødkasse for mindreårige udgifter - det er hurtigt, nemt og holder alt kørende uden behov for en masse papirarbejde.

Når en mindre udgift dukker op, kan du blot trække på småpengene for at håndtere det hurtigt. Der er intet behov for lange godkendelsesprocesser eller masser af papirarbejde- smålig cash giver hurtige, nemme løsninger til at holde et kontor eller en virksomhed kørende problemfrit og effektivt!

Vigtig information om småpenge

Som nævnt i det foregående afsnit fungerer småpenge som et udpeget kontantbeløb, der opbevares på et sikkert sted, ofte administreret af en ansvarlig person eller afdeling. Når der opstår en udgift, udbetales den fra denne fond, og der føres optegnelser for at spore brugen.

Tilgængelighed: Småpenge er strategisk kontantstyring eller en lille mængde let tilgængelige kontanter til uforudsete omkostninger.
Brug: Det kan anvendes på en række mindre udgifter, herunder blomster, kontorartikler, visitkort, medarbejderfrokoster, der er forplejning, og medarbejderudgiftsgodtgørelse.
Afdelingsfordeling: For at forenkle udgiftsstyringen kan større virksomheder have separate småpenge for hver afdeling.
Afstemning: Alle transaktioner, der involverer småpenge, er dokumenteret på virksomhedens finansielle konti, og de er underlagt periodiske afstemninger.
Regler og kontroller: For at forhindre misbrug er der typisk retningslinjer for, hvordan småpenge skal håndteres. Dette inkluderer at opbevare kvitteringer, dokumentere hver transaktion og regelmæssigt afstemme fonden for at sikre nøjagtighed.

Fordele ved småpenge

Småpenge byder på adskillige fordele, som er særligt gavnlige til at administrere små transaktioner effektivt. Her er nogle vigtige fordele og fordele ved småpenge:

Hurtig og praktisk

Det er den nemmeste måde at betale for små, uforudsete regninger, fordi det er hurtigt og bekvemt. Den er ideel til at betale for en leveringspersons drikkepenge eller en medarbejders sen aften taxa omkostninger.

Reducerer refusionsbesvær:

Småpenge fjerner besværet med, at medarbejderne skal betale for arbejdsrelateret udgifter op af lommen og derefter anmode om refusion.

Almindelige mindre udlæg:

Det er nyttigt til almindelige fornødenheder som rengøringsartikler, kontormælk og frimærker.

Nødsituationer:

I en nødsituation, hvis der ikke er nok vekslepenge i kassen, kan småpenge også bruges til at skaffe vekslepenge til forbrugerne.

Praktisk eksempel på småpenge

Overvej et lille kontor, hvor den administrative assistent betaler for det ugentlige teammødes kaffe og snacks med småpenge. Hun bruger også penge til at købe en lille buket blomster og et fødselsdagskort til en kollega.

Hun refunderer en arbejder for en taxa betalt på en arbejdsrelateret ærinde senere på måneden. Småpengekuponer, som viser det brugte beløb, årsagen til købet og den person, der har lavet det, bruges til at spore alle disse omkostninger.

Følgende er nogle almindelige tilfælde af små kontantkøb:

Kontorvarer: Kuglepenne, viskelædere, hæftemaskiner og andre små, endnu nødvendige kontorartikler.
Mad og drikkevarer: Kaffe, slik, snacks eller måltider, der er tilgodeset personalemedlemmer.
Gaver og kort: Blomster, fødselsdagskort eller andre små gaver til medarbejdere eller kunder er eksempler på gaver og kort.
Transportudgifter: For hurtige forretningsudflugter eller ærinder opkræves en taxa eller bilpris.

Hvordan småpenge kan passe ind i forskellige typer virksomheder

Småpenge er faktisk et alsidigt værktøj, der kan være gavnligt for en række forskellige virksomheder, men dets egnethed afhænger af virksomhedens størrelse og art.

Små virksomheder

Ideel til små virksomheder med regelmæssige små-dollar transaktioner. Det er nyttigt til at betale for små omkostninger som papirvarer, kaffe til møder eller uforudset vedligeholdelse.

Mellemstørrelse Virksomheder

Ideel til mellemstørrelse virksomheder, der ønsker en effektiv løsning til at håndtere små udgifter uden at involvere traditionelle indkøbsprocedurer. Giver hurtig adgang til penge for små krav, hvilket bidrager til opretholdelse af operationel effektivitet og medarbejderglæde.

Store selskaber

Selvom det er mindre udbredt, kan nogle divisioner eller områder inden for store virksomheder stadig bruge småpenge. Småpenge kan for eksempel bruges til små kontorartikler, klientunderholdning eller rejseudgifter.

Nonprofitorganisationer og uddannelsesinstitutioner

Nonprofitorganisationer og skoler bruger også ofte småpenge til at administrere små udgifter i forbindelse med begivenheder, forsyninger eller dag til dag operationer.

Typer af småpenge

Samlet småpenge

Denne konto er beregnet til sporadiske, små omkostninger som kontorartikler, portoomkostninger og små personalegodtgørelser. Det inkluderer almindelige produkter, der kan købes uden kreditkort eller check.

Forskud Petty Cash

Forskud småpenge bliver genopfyldt med jævne mellemrum og beholder et fast beløb. Det bruges ofte til visse formål, såsom at betale medarbejdernes forretningsrejseudgifter. Når fonden løber tør, fyldes den op til det forudbestemte beløb.

Nødpenge

Afsat til uforudsete omkostninger er denne fond beregnet til umiddelbare behov som at udskifte et knust vindue eller reparere en beskadiget printer. Det garanterer, at presserende kontantbehov kan opfyldes med det samme.

Skønsmæssig småpenge

Disse penge, som administreres efter lederens eller supervisors skøn, bruges til medarbejderbelønninger eller uforudsete udgifter. At bruge friheden på ikke forudbudgetteret mindre indkøb er muliggjort.

For at opsummere, kommer småpengemidler i en række forskellige former, der hjælper virksomheder med at håndtere effektivt små udgifter, der garanterer, at de kan betale for almindelige udgifter, nødudgifter, refusion for rejser og skønsmæssige køb til tiden.

Hvordan kan vi spore småpenge?

Sporing af småpenge indebærer en række procedurer og bedste praksis for at sikre korrekt bogføring og reducere muligheden for misbrug. Sådan kan virksomheder spore og administrere små kontanter effektivt:

Petty Cash Keeper

Den person, der er udpeget som "depotholder" for småpenge, er ansvarlig for at administrere småkassen. Denne person holder styr på hver betaling og topper kontoen efter behov.

Dokumentation og Journalføring

Mange virksomheder vil have kvitteringer for hver betaling. Nogle mennesker sporer, hvem der har brugt pengene og specificerer deres udgifter ved hjælp af småpengekuponer, som er tilgængelige fra kontorartikler.

Betalingslog

Transaktioner kan lejlighedsvis registreres ved hjælp af en simpel betalingslog. Sporing af småpenge skal være lige så sofistikeret som resten af virksomhedens processer.

Småpengerolle i e-handel og drift af en Ecwid-drevet onlinebutik

Selvom du driver en onlinebutik, har du muligvis stadig små udgifter, der kræver småpenge. For eksempel køb af emballagematerialer eller kontorartikler, der ikke er direkte knyttet til onlinetransaktioner.

At have småpenge ved hånden giver dig mulighed for hurtigt at løse mindre behov uden at forstyrre din e-handelsarbejdsgang.

Mens Ecwid, eller din foretrukne e-handelsplatform, administrerer digitale transaktioner og salg, dækker småpenge daglige udgifter, der understøtter disse operationer.

For eksempel at købe emballagematerialer eller håndtering af uventede små udgifter til forsendelse og levering.

Ved at holde dit småkassesystem organiseret sammen med dine Ecwid-operationer sikrer du, at både dine fysiske og digitale transaktioner er godt forvaltet. Denne koordinering hjælper med at opretholde problemfri drift, nøjagtig bogføring og overordnet økonomisk klarhed.

Om forfatteren

Max har arbejdet i e-handelsindustrien i de sidste seks år med at hjælpe brands med at etablere og øge niveauet for content marketing og SEO. På trods af det har han erfaring med iværksætteri. Han er skønlitterær forfatter i sin fritid.