eine Abbildung eines Wasserhahns, aus dem Goldmünzen fließen

Portokasse: Definition, Beispiele, Arten und Leitfaden

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In der hektischen Geschäftswelt ist Effizienz der Schlüssel, und manchmal sind es die kleinen Dinge, die einen großen Unterschied machen können. Lassen Sie uns Portokassen einführen, einen bescheidenen Aspekt des Geldmanagements, der, wenn er klug eingesetzt wird, die Art und Weise revolutionieren kann, wie kleine Ausgaben werden bewältigt.

Was ist Portokasse und wie hilft sie bei der Verwaltung kleiner, alltäglicher Ausgaben in einem Unternehmen?

Die Portokasse ist ein kleiner Firmengeldbetrag, der als Reserve für unvorhergesehene oder kleine Kosten gehalten wird, für die die Verwendung einer Kreditkarte oder das Ausstellen eines Schecks nicht gerechtfertigt ist.

Die Portokasse wird zwar meist in einer verschlossenen Schublade oder Box aufbewahrt, ist jedoch leicht zugänglich und gewährleistet eine einfache und schnelle Bezahlung regelmäßiger Rechnungen.

Betrachten Sie es als den Büro- oder Geschäftssuperhelden. Stellen Sie sich vor, Ihr Büro oder Geschäft ist eine geschäftige kleine Stadt, und jeden Tag gibt es kleine, aber wichtige Transaktionen passiert – wie den Kauf dieser dringend benötigt Kaffeevorräte oder das Ersetzen eines kaputten Hefters. Anstatt für diese kleinen Ausgaben ein riesiges, formelles Budget zu verwenden, haben wir so etwas wie eine „magische Geldbörse“, die Portokasse.

Die Portokasse ist wie der Notfallfonds der Stadt für kleinere Ausgaben – es ist schnell, einfach und sorgt für einen reibungslosen Ablauf ohne viel Papierkram.

Wenn eine kleine Ausgabe anfällt, können Sie einfach aus der Portokasse schöpfen, um sie schnell zu begleichen. Es gibt keine langwierigen Genehmigungsverfahren oder Unmengen an Papierkram nötig-belanglos cash bietet schnelle, einfache Lösungen, um einen reibungslosen und effizienten Büro- oder Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten!

Wichtige Informationen zur Portokasse

Wie im vorherigen Abschnitt erwähnt, handelt es sich bei der Portokasse um einen bestimmten Bargeldbetrag, der an einem sicheren Ort aufbewahrt und häufig von einer verantwortlichen Person oder Abteilung verwaltet wird. Wenn eine Ausgabe anfällt, wird sie aus diesem Fonds ausgezahlt und es werden Aufzeichnungen geführt, um die Verwendung zu verfolgen.

Zugänglichkeit: Die Portokasse ist Strategisches Cash Management oder eine kleine Menge an sofort verfügbarem Bargeld für unvorhergesehene Kosten.
Anwendungsbereich: Es kann auf eine Reihe kleinerer Ausgaben angewendet werden, darunter Blumen, Büromaterial, Visitenkarten, Mittagessen für Mitarbeiter und die Erstattung von Mitarbeiterausgaben.
Abteilungszuordnung: Um die Ausgabenverwaltung zu vereinfachen, verfügen größere Unternehmen möglicherweise für jede Abteilung über separate Portokassen.
Versöhnung: Sämtliche Transaktionen mit Bargeld werden in den Finanzkonten des Unternehmens dokumentiert und unterliegen regelmäßigen Abstimmungen.
Regeln und Kontrollen: Um Missbrauch zu verhindern, gibt es in der Regel Richtlinien für den Umgang mit Bargeld. Dazu gehört das Aufbewahren von Quittungen, das Dokumentieren jeder Transaktion und der regelmäßige Abgleich des Fonds, um die Richtigkeit sicherzustellen.

Vorteile der Portokasse

Die Portokasse bietet mehrere Vorteile, die insbesondere für die Verwaltung von Vorteil sind kleine Transaktionen effizient. Hier sind einige wichtige Vorteile und Nutzen der Portokasse:

Schnell und bequem

Es ist die einfachste Möglichkeit, kleine, unvorhergesehene Rechnungen zu bezahlen, weil es schnell und bequem ist. Es ist ideal, um das Trinkgeld eines Zustellers oder die spät in der Nacht Taxikosten.

Reduziert den Aufwand bei der Rückerstattung:

Die Portokasse erspart den Mitarbeitern den Aufwand für die Bezahlung von arbeitsbezogen Kosten aus eigener Tasche bezahlen und anschließend eine Erstattung beantragen.

Regelmäßige kleinere Ausgaben:

Es ist hilfreich für Dinge des täglichen Bedarfs wie Reinigungsmittel, Milch fürs Büro und Briefmarken.

Notfallsituationen:

Im Notfall, wenn nicht genügend Wechselgeld in der Kasse vorhanden ist, kann auch die Portokasse als Wechselgeldquelle für den Verbraucher genutzt werden.

Praktisches Beispiel für Portokasse

Stellen Sie sich ein kleines Büro vor, in dem die Verwaltungsassistentin den Kaffee und die Snacks für das wöchentliche Teammeeting aus der Portokasse bezahlt. Sie verwendet das Geld auch, um einen kleinen Blumenstrauß und eine Geburtstagskarte für einen Kollegen zu kaufen.

Sie erstattet einem Arbeitnehmer die Taxifahrt, die er am arbeitsbezogen Besorgung später im Monat. Portokassenbelege, auf denen der ausgegebene Betrag, der Grund für den Einkauf und die Person, die ihn getätigt hat, aufgeführt sind, werden verwendet, um alle diese Kosten zu erfassen.

Im Folgenden sind einige gängige Beispiele für kleine Barkäufe aufgeführt:

Büroartikel: Stifte, Radiergummis, Hefter und andere kleine, aber notwendige Büroartikel.
Essen und Trinken: Kaffee, Süßigkeiten, Snacks oder Mahlzeiten, die für die Mitarbeiter bereitgestellt werden.
Geschenke und Karten: Blumen, Geburtstagskarten oder andere kleine Geschenke für Mitarbeiter oder Kunden sind Beispiele für Geschenke und Karten.
Transportkosten: Für schnelle Geschäftsausflüge oder Besorgungen wird ein Taxi- oder Autotarif berechnet.

Wie Portokassen in verschiedene Arten von Unternehmen passen können

Die Portokasse ist in der Tat ein vielseitiges Instrument, das für viele Unternehmen von Nutzen sein kann. Ihre Eignung hängt jedoch von der Größe und Art des Unternehmens ab.

Für kleine Unternehmen

Ideal für kleine Unternehmen mit regelmäßigen Kleindollar Transaktionen. Es ist nützlich, um kleine Kosten wie Büromaterial, Kaffee für Besprechungen oder unvorhergesehene Wartungsarbeiten zu bezahlen.

Mittelgroße Unternehmen

Ideal für mittelgroße Unternehmen, die eine effiziente Lösung für kleine Ausgaben suchen, ohne traditionelle Beschaffungsverfahren zu nutzen. Bietet schnellen Zugang zu Geld für kleine Anforderungen, was dazu beiträgt, Aufrechterhaltung der betrieblichen Effizienz und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Große Unternehmen

Obwohl es weniger verbreitet ist, können einige Abteilungen oder Bereiche innerhalb großer Unternehmen immer noch Portokassen verwenden. Portokassen können beispielsweise für kleine Büromaterialien, Kundenunterhaltung oder Reisekosten verwendet werden.

Gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen

Gemeinnützige Organisationen und Schulen nutzen die Portokasse häufig auch für kleinere Ausgaben im Zusammenhang mit Veranstaltungen, Lieferungen oder Täglich, von Tag zu Tag Operationen.

Arten von Portokassen

Portokasse insgesamt

Dieses Konto ist für gelegentlich anfallende, kleine Kosten wie Büromaterial, Portokosten und kleine Mitarbeiterentschädigungen vorgesehen. Es umfasst reguläre Produkte, die ohne Kreditkarte oder Scheck gekauft werden können.

Kleingeldvorschuss

Kleingeldvorschuss wird regelmäßig aufgefüllt und behält einen festgelegten Geldbetrag. Er wird häufig für bestimmte Zwecke verwendet, beispielsweise zur Bezahlung der Geschäftsreisekosten von Mitarbeitern. Wenn der Fonds zur Neige geht, wird er auf den festgelegten Betrag aufgefüllt.

Notfall-Portokasse

Dieser für unvorhergesehene Kosten zurückgelegte Fonds ist für unmittelbare Bedürfnisse wie den Austausch eines kaputten Fensters oder die Reparatur eines beschädigten Druckers vorgesehen. Er garantiert, dass dringender Bargeldbedarf sofort gedeckt werden kann.

Diskretionäre Portokasse

Dieses Geld, das nach Ermessen des Managers oder Vorgesetzten verwaltet wird, wird für Mitarbeiterprämien oder unvorhergesehene Ausgaben verwendet. Die Freiheit, Geld auszugeben, nicht im Voraus budgetiert Kleinere Einkäufe werden ermöglicht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es verschiedene Formen von Portokassen gibt, die Unternehmen bei der effektiven Handhabung unterstützen kleine Ausgaben und garantiert, dass sie regelmäßige Ausgaben, Notfallausgaben, Reisekostenerstattungen und nicht notwendige Anschaffungen rechtzeitig bezahlen können.

Wie können wir Bargeldbestände nachverfolgen?

Die Nachverfolgung von Kleingeld erfordert eine Reihe von Verfahren und bewährten Praktiken, um eine korrekte Verbuchung zu gewährleisten und die Möglichkeit von Missbrauch zu verringern. So können Unternehmen Kleingeld effizient nachverfolgen und verwalten:

Verwalter der Portokasse

Die als „Verwalter“ der Portokasse benannte Person ist für die Verwaltung der Portokasse verantwortlich. Diese Person verfolgt jede Zahlung und füllt das Konto bei Bedarf auf.

Dokumentation u Aufzeichnungen

Viele Unternehmen möchten für jede geleistete Zahlung Belege haben. Manche verfolgen, wer das Geld ausgegeben hat, und führen Einzelaufstellungen ihrer Ausgaben mithilfe von Portokassenbelegen auf, die in Geschäften für Bürobedarf erhältlich sind.

Zahlungsprotokoll

Transaktionen können gelegentlich mithilfe eines einfachen Zahlungsprotokolls aufgezeichnet werden. Die Nachverfolgung von Kleingeldbeträgen sollte ebenso ausgefeilt sein wie die übrigen Prozesse des Unternehmens.

Die Rolle der Portokasse im E-Commerce und beim Betrieb eines von Ecwid betriebenen Online-Shops

Auch wenn Sie einen Online-Shop betreiben, fallen möglicherweise kleinere Ausgaben an, die Bargeld erfordern. Dies kann beispielsweise der Kauf von Verpackungsmaterial oder Büromaterial sein, das nicht direkt mit Online-Transaktionen in Zusammenhang steht.

Wenn Sie über ausreichend Bargeld verfügen, können Sie kleinere Bedürfnisse schnell decken, ohne Ihren E-Commerce-Workflow zu unterbrechen.

Während Ecwid oder die E-Commerce-Plattform Ihrer Wahl digitale Transaktionen und Verkäufe verwaltet, deckt die Portokasse die alltäglichen Ausgaben ab, die diese Vorgänge unterstützen.

Zum Beispiel der Kauf Verpackungsmaterialien oder die Bewältigung unerwarteter kleiner Kosten für Versand und Lieferung.

Indem Sie Ihr Portokassensystem parallel zu Ihren Ecwid-Operationen organisieren, stellen Sie sicher, dass sowohl Ihre physischen als auch Ihre digitalen Transaktionen gut gemanagt. Diese Koordination trägt dazu bei, einen reibungslosen Betriebsablauf, eine genaue Buchführung und insgesamt klare finanzielle Verhältnisse aufrechtzuerhalten.

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Los geht´s

15. April 2024

Über den Autor

Max arbeitet seit sechs Jahren in der E-Commerce-Branche und hilft Marken dabei, Content-Marketing und SEO aufzubauen und zu verbessern. Darüber hinaus hat er Erfahrung mit Unternehmertum. In seiner Freizeit ist er Romanautor.