Petty Cash: Ορισμός, Παραδείγματα, Τύποι και Οδηγός

Αναρτήθηκε 7 μήνες πριν by Μαξ Κομόνοφ

Στον πολυσύχναστο κόσμο των επιχειρήσεων, η αποτελεσματικότητα είναι το κλειδί, και μερικές φορές, είναι τα μικρά πράγματα που μπορούν να κάνουν τη μεγάλη διαφορά. Ας εισαγάγουμε τα μικρά μετρητά, μια μέτρια πτυχή της διαχείρισης χρημάτων που, όταν εφαρμοστεί με σύνεση, μπορεί να φέρει επανάσταση στον τρόπο μικρής κλίμακας διεκπεραιώνονται τα έξοδα.

Τι είναι τα ψιλά μετρητά και πώς βοηθούν στη διαχείριση μικρών, καθημερινών δαπανών σε μια επιχείρηση;

Μικρά μετρητά είναι το μικροσκοπικό άθροισμα εταιρικών κεφαλαίων που κρατούνται σε αποθεματικό για την πληρωμή απρόβλεπτων ή μικρών δαπανών που δεν δικαιολογούν τη χρήση πιστωτικής κάρτας ή τη σύνταξη επιταγής.

Τα μικρά μετρητά συνήθως φυλάσσονται σε κλειδωμένο συρτάρι ή κουτί, αλλά είναι εύκολα προσβάσιμα και εγγυώνται εύκολη και γρήγορη πληρωμή για τους κανονικούς λογαριασμούς.

Σκεφτείτε το ως υπερήρωα του γραφείου ή της επιχείρησης. Φανταστείτε το γραφείο ή την επιχείρησή σας είναι μια πολυσύχναστη μικρή πόλη, και κάθε μέρα, υπάρχουν μικροσκοπικές αλλά σημαντικές συναλλαγές συμβαίνει — όπως αγοράζοντας αυτά πολύ αναγκαία προμήθειες καφέ ή αντικατάσταση σπασμένου συρραπτικού. Αντί να χρησιμοποιούμε έναν τεράστιο, επίσημο προϋπολογισμό για αυτά τα μικρά έξοδα, έχουμε κάτι σαν ένα «μαγικό πορτοφόλι» που ονομάζεται petty cash.

Τα ψιλά μετρητά είναι σαν το ταμείο έκτακτης ανάγκης της πόλης για ανηλίκους έξοδα — είναι γρήγορο, εύκολο και διατηρεί τα πάντα ομαλά χωρίς την ανάγκη πολλών εγγράφων.

Όταν προκύπτει ένα μικρό κόστος, μπορείτε απλά να αντλήσετε από τα ασήμαντα μετρητά για να το χειριστείτε γρήγορα. Υπάρχει δεν χρειάζονται μακροχρόνιες διαδικασίες έγκρισης ή σωρούς γραφειοκρατίας-μικροπρεπής Τα μετρητά παρέχουν γρήγορες, εύκολες λύσεις για να διατηρήσετε την ομαλή και αποτελεσματική λειτουργία ενός γραφείου ή μιας επιχείρησης!

Σημαντικές πληροφορίες για το Petty Cash

Όπως αναφέρθηκε στην προηγούμενη ενότητα, τα μικρά μετρητά λειτουργούν ως καθορισμένο ποσό μετρητών που φυλάσσεται σε ασφαλή τοποθεσία, που συχνά διαχειρίζεται ένα υπεύθυνο άτομο ή τμήμα. Όταν προκύπτει ένα έξοδο, καταβάλλεται από αυτό το ταμείο και τηρούνται αρχεία για την παρακολούθηση της χρήσης.

Προσβασιμότητα: Μικρά μετρητά είναι στρατηγική διαχείριση μετρητών ή μια μικρή ποσότητα άμεσα διαθέσιμα μετρητά για απρόβλεπτες δαπάνες.
Χρήση: Μπορεί να εφαρμοστεί σε μια σειρά από δευτερεύοντα έξοδα, όπως λουλούδια, προμήθειες γραφείου, επαγγελματικές κάρτες, γεύματα εργαζομένων που σερβίρονται και αποζημίωση εξόδων υπαλλήλου.
Τμηματική κατανομή: Για να απλοποιηθεί η διαχείριση των δαπανών, οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις ενδέχεται να διαθέτουν ξεχωριστά κεφάλαια μικρομετρητών για κάθε τμήμα.
Συμφιλίωση: Όλες οι συναλλαγές που αφορούν μικρο μετρητά τεκμηριώνονται στους χρηματοοικονομικούς λογαριασμούς της εταιρείας και υπόκεινται σε περιοδικές συμφωνίες.
Κανόνες και έλεγχοι: Για να αποφευχθεί η κακή χρήση, υπάρχουν συνήθως οδηγίες σχετικά με τον τρόπο χειρισμού των μικρομετρητών. Αυτό περιλαμβάνει την τήρηση αποδείξεων, την τεκμηρίωση κάθε συναλλαγής και την τακτική συμφωνία του κεφαλαίου για τη διασφάλιση της ακρίβειας.

Πλεονεκτήματα του Petty Cash

Τα μικρά μετρητά προσφέρουν πολλά πλεονεκτήματα που είναι ιδιαίτερα ωφέλιμα για τη διαχείριση μικρής κλίμακας συναλλαγές αποτελεσματικά. Ακολουθούν ορισμένα βασικά οφέλη και πλεονεκτήματα των μικρομετρητών:

Γρήγορο και βολικό

Είναι ο ευκολότερος τρόπος να πληρώσετε για μικρούς, απρόβλεπτους λογαριασμούς, επειδή είναι γρήγορος και βολικός. Είναι ιδανικό για την πληρωμή του φιλοδωρήματος ενός διανομέα ή ενός υπαλλήλου αργά την νύχτα κόστος ταξί.

Μειώνει τις ταλαιπωρίες αποζημίωσης:

Τα μικρά μετρητά απομακρύνουν την ταλαιπωρία των εργαζομένων που πρέπει να πληρώσουν που σχετίζονται με την εργασία έξοδα από την τσέπη και μετά ζητήστε αποζημίωση.

Τακτικές μικρές δαπάνες:

Είναι χρήσιμο για τακτικές ανάγκες, όπως είδη καθαρισμού, γάλα γραφείου και γραμματόσημα.

Καταστάσεις έκτακτης ανάγκης:

Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, εάν δεν υπάρχει αρκετή αλλαγή στο ταμείο, μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν μικρά μετρητά για την παροχή αλλαγών στους καταναλωτές.

Πρακτικό Παράδειγμα Μικρομετρητών

Σκεφτείτε ένα μικροσκοπικό γραφείο όπου ο διοικητικός βοηθός πληρώνει για τον καφέ και τα σνακ της εβδομαδιαίας συνάντησης της ομάδας με ασήμαντα μετρητά. Χρησιμοποιεί επίσης χρήματα για να αγοράσει ένα μικρό μπουκέτο λουλούδια και μια κάρτα γενεθλίων για μια κολλητή.

Αποζημιώνει σε έναν εργαζόμενο ένα κόμιστρο ταξί που πληρώθηκε στο α που σχετίζονται με την εργασία παραγγελία αργότερα μέσα στον μήνα. Κουπόνια μικρομετρητών, στα οποία αναφέρονται το ποσό που δαπανήθηκε, ο λόγος για την αγορά και το άτομο που το έκανε, χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση όλων αυτών των δαπανών.

Ακολουθούν ορισμένες συνήθεις περιπτώσεις αγορών μικρών μετρητών:

Είδη γραφείου: Στυλό, γόμες, συρραπτικά και άλλα ελάχιστα αλλά απαραίτητα είδη γραφείου.
Φαγητό και ποτά: Καφές, καραμέλες, σνακ ή γεύματα που απευθύνονται σε μέλη του προσωπικού.
Δώρα και κάρτες: Λουλούδια, κάρτες γενεθλίων ή άλλα μικρά δώρα για μέλη του προσωπικού ή πελάτες είναι παραδείγματα δώρων και καρτών.
Έξοδα μεταφοράς: Για γρήγορες επαγγελματικές εκδρομές ή θελήματα, χρεώνεται τιμή ταξί ή αυτοκινήτου.

Πώς τα μικρά μετρητά μπορούν να χωρέσουν σε διαφορετικούς τύπους επιχειρήσεων

Τα μικρά μετρητά είναι πράγματι ένα ευέλικτο εργαλείο που μπορεί να είναι επωφελές για μια ποικιλία επιχειρήσεων, αλλά η καταλληλότητά του εξαρτάται από το μέγεθος και τη φύση της επιχείρησης.

Μικρές Επιχειρήσεις

Ιδανικό για μικρές επιχειρήσεις με τακτική μικρό δολάριο συναλλαγές. Είναι χρήσιμο για την πληρωμή μικρού κόστους όπως χαρτικά, καφέ για συσκέψεις ή απρόβλεπτη συντήρηση.

Μεσαίου μεγέθους Επιχειρήσεις

Ιδανικό για μεσαίου μεγέθους εταιρείες που θέλουν μια αποτελεσματική λύση για την αντιμετώπιση μικρών δαπανών χωρίς να περιλαμβάνουν παραδοσιακές διαδικασίες προμηθειών. Παρέχει γρήγορη πρόσβαση σε χρήματα για μικρές απαιτήσεις, γεγονός που συμβάλλει διατήρηση της λειτουργικής αποτελεσματικότητας και την ευτυχία των εργαζομένων.

Μεγάλες Επιχειρήσεις

Παρόλο που είναι λιγότερο διαδεδομένο, ορισμένα τμήματα ή περιοχές σε τεράστιες επιχειρήσεις ενδέχεται να εξακολουθούν να χρησιμοποιούν ασήμαντα μετρητά. Τα ασήμαντα μετρητά, για παράδειγμα, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για μικρά είδη γραφείου, διασκέδαση πελατών ή έξοδα ταξιδιού.

Μη Κερδοσκοπικά και Εκπαιδευτικά Ιδρύματα

Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί και τα σχολεία χρησιμοποιούν επίσης συχνά ασήμαντα μετρητά για τη διαχείριση μικρών δαπανών που σχετίζονται με εκδηλώσεις, προμήθειες ή από μέρα σε μέρα λειτουργίες.

Τύποι Μικρομετρητών

Συνολικά Petty Cash

Αυτός ο λογαριασμός προορίζεται για σποραδικά, μικροσκοπικά έξοδα, όπως προμήθειες γραφείου, ταχυδρομικά έξοδα και μικρές αποζημιώσεις εργαζομένων. Περιλαμβάνει κανονικά προϊόντα που μπορούν να αγοραστούν χωρίς πιστωτική κάρτα ή επιταγή.

Προκαταβολή Πετί Μετρητά

Προκαταβολές ψιλά μετρητά αναπληρώνεται σε τακτική βάση και διατηρεί ένα καθορισμένο χρηματικό ποσό. Χρησιμοποιείται συχνά για ορισμένους στόχους, όπως η πληρωμή των δαπανών για επαγγελματικά ταξίδια των εργαζομένων. Κάθε φορά που το ταμείο εξαντλείται, αναπληρώνεται στο προκαθορισμένο ποσό.

Έκτακτης ανάγκης Μικρά Μετρητά

Προορισμένο για απρόβλεπτες δαπάνες, αυτό το ταμείο προορίζεται για άμεσες ανάγκες όπως η αντικατάσταση ενός σπασμένου παραθύρου ή η επισκευή ενός κατεστραμμένου εκτυπωτή. Εγγυάται ότι οι επείγουσες απαιτήσεις σε μετρητά μπορούν να ικανοποιηθούν αμέσως.

Διακριτικά Μικρά Μετρητά

Αυτά τα χρήματα, τα οποία διαχειρίζονται κατά την κρίση του διευθυντή ή του προϊσταμένου, χρησιμοποιούνται για ανταμοιβές εργαζομένων ή απρόβλεπτα έξοδα. Ξοδεύοντας την ελευθερία σε μη προϋπολογιζόμενη γίνονται δυνατές μικρές αγορές.

Συνοψίζοντας, τα κεφάλαια ασήμαντων μετρητών διατίθενται σε διάφορες μορφές που βοηθούν τις εταιρείες να χειρίζονται αποτελεσματικά μικρής κλίμακας δαπάνες, που εγγυώνται ότι μπορούν να πληρώσουν για τακτικά έξοδα, έξοδα έκτακτης ανάγκης, επιστροφές για ταξίδια και προαιρετικές αγορές εγκαίρως.

Πώς μπορούμε να παρακολουθούμε τα ψιλά μετρητά;

Η παρακολούθηση μικρομετρητών συνεπάγεται μια σειρά από διαδικασίες και βέλτιστες πρακτικές για τη διασφάλιση της σωστής λογιστικής και τη μείωση της πιθανότητας κατάχρησης. Δείτε πώς οι εταιρείες μπορούν να παρακολουθούν και να διαχειρίζονται τα μικρά μετρητά αποτελεσματικά:

Φύλακας Μικρομετρητών

Το άτομο που ορίζεται ως «θεματοφύλακας» των μικρομετρητών είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση του ταμείου μικρομετρητών. Αυτό το άτομο παρακολουθεί κάθε πληρωμή και συμπληρώνει τον λογαριασμό όπως απαιτείται.

Τεκμηρίωση και Τήρηση αρχείων

Πολλές επιχειρήσεις θέλουν αποδείξεις για κάθε πληρωμή που γίνεται. Μερικοί άνθρωποι παρακολουθούν ποιος ξόδεψε τα χρήματα και αναλύουν τα έξοδά τους χρησιμοποιώντας κουπόνια μικρομετρητών, τα οποία είναι διαθέσιμα από καταστήματα ειδών γραφείου.

Μητρώο πληρωμών

Οι συναλλαγές μπορεί περιστασιακά να καταγράφονται χρησιμοποιώντας ένα απλό αρχείο καταγραφής πληρωμών. Η παρακολούθηση μικρομετρητών θα πρέπει να είναι τόσο περίπλοκη όσο και οι υπόλοιπες διαδικασίες της εταιρείας.

Ρόλος μικρομετρητών στο ηλεκτρονικό εμπόριο και τη λειτουργία ενός ηλεκτρονικού καταστήματος με υποστήριξη Ecwid

Ακόμα κι αν διαχειρίζεστε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα, μπορεί να έχετε μικρά έξοδα που απαιτούν μικρά μετρητά. Για παράδειγμα, η αγορά υλικών συσκευασίας ή ειδών γραφείου που δεν συνδέονται άμεσα με ηλεκτρονικές συναλλαγές.

Έχοντας ασήμαντα μετρητά στη διάθεσή σας, σας επιτρέπει να αντιμετωπίζετε μικρές ανάγκες γρήγορα χωρίς να διακόπτετε τη ροή εργασιών ηλεκτρονικού εμπορίου σας.

Ενώ το Ecwid, ή η προτιμώμενη πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου σας, διαχειρίζεται ψηφιακές συναλλαγές και πωλήσεις, τα ασήμαντα μετρητά καλύπτουν καθημερινά έξοδα που υποστηρίζουν αυτές τις λειτουργίες.

Για παράδειγμα, αγορά υλικά συσκευασίας ή χειρισμός απροσδόκητων μικρών εξόδων αποστολής και παράδοσης.

Διατηρώντας το σύστημα μικρομετρητών σας οργανωμένο παράλληλα με τις λειτουργίες σας στο Ecwid, διασφαλίζετε ότι τόσο οι φυσικές όσο και οι ψηφιακές συναλλαγές σας είναι καλή διαχείριση. Αυτός ο συντονισμός βοηθά στη διατήρηση της ομαλής λειτουργίας, της ακριβούς τήρησης βιβλίων και της συνολικής οικονομικής σαφήνειας.

Σχετικά με το Συγγραφέας

Η Max εργάζεται στον κλάδο του ηλεκτρονικού εμπορίου τα τελευταία έξι χρόνια βοηθώντας τις επωνυμίες να καθιερώσουν και να αναβαθμίσουν το μάρκετινγκ περιεχομένου και το SEO. Παρόλα αυτά, έχει εμπειρία στην επιχειρηματικότητα. Είναι συγγραφέας μυθοπλασίας στον ελεύθερο χρόνο του.