Λογιστική και Λογιστική Μικρών Επιχειρήσεων 101 για το ηλεκτρονικό εμπόριο

Αναγν. 10 min

Ανεξάρτητα από το αν αποφασίσετε να αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες αυτήν την πτυχή της επιχείρησής σας ή να ακολουθήσετε μια προσέγγιση πιο DIY, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε όταν πρόκειται για τη λογιστική και τη λογιστική των μικρών επιχειρήσεων.

Από τη δημιουργία επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού έως την προετοιμασία για τη φορολογική περίοδο, η γνώση των βασικών στοιχείων σχετικά με την οικονομική πλευρά της λειτουργίας σας μπορεί να κάνει τη ζωή σας πολύ λιγότερη αγχωτικό – και μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να βελτιστοποιήσετε την επιχείρησή σας.

Δημιουργήστε έναν επιχειρησιακό τραπεζικό λογαριασμό

Η δημιουργία ενός ξεχωριστού τραπεζικού λογαριασμού επιχείρησης είναι το πρώτο βήμα προς αυτή την κατεύθυνση χωρίς ταλαιπωρία λογιστική για τη μικρή επιχείρησή σας.

Όχι μόνο κάνει πολύ πιο εύκολο να παρακολουθείτε που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις έξοδα, αλλά εάν είστε επιχειρηματική οντότητα εκτός από ατομική επιχείρηση (δηλαδή LLC, εταιρεία, εταιρική σχέση κ.λπ.) απαιτείται νομικά να διαθέτετε έναν αποκλειστικό επιχειρηματικό τραπεζικό λογαριασμό.

Είναι καλή ιδέα να έχετε δύο τύπους λογαριασμών:

Ελεγχος: Για επιχειρηματικά έξοδα όπως απόθεμα, ταξίδια, έξοδα αποστολής, προμήθειες συσκευασίαςΚ.λπ.
Οικονομίες: Για την απόκρυψη κερδών και ενός ποσοστού των κερδών σας για φόρος χρόνο.

Όταν επιλέγετε μια τράπεζα για την επιχείρησή σας, φροντίστε να εξετάσετε τις διαφορετικές δομές προμηθειών, τις απαιτήσεις υπολοίπου και, για λόγους ευκολίας, την εγγύτητα με τον τόπο διαμονής σας. Κάποιες κρατικές τράπεζες προσφέρουν δωρεάν τραπεζικούς λογαριασμούς επιχειρήσεων, αλλά φροντίστε να διαβάσετε τα ψιλά γράμματα.

Έχετε επίσης υπόψη την ενσωμάτωση. Εάν πρόκειται να συνδέσετε τους λογαριασμούς της επιχείρησής σας με ένα λογιστικό λογισμικό, να γνωρίζετε ότι ορισμένες μικρότερες, τοπικές τράπεζες δεν έχουν τη δυνατότητα να ενσωματωθούν με αυτά τα εργαλεία.

Πριν πάτε στην τράπεζα, βεβαιωθείτε ότι έχετε μαζί σας τα απαιτούμενα έγγραφα, όπως:

καθιερωμένη εταιρική επωνυμία
τον αριθμό φορολογικού μητρώου
προσωπική ταυτότητα.

Παρακολούθηση των Εξόδων σας

Στη συνέχεια, θα θελήσετε να καθορίσετε πώς θα τεκμηριώσετε τα έξοδα της επιχείρησής σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε στενά τα περιθώριά σας και κόστος – και διευκολύνει επίσης πολύ τον φορολογικό χρόνο.

Μέρος αυτού σημαίνει να διατηρείτε οργανωμένες τις αποδείξεις και τα τιμολόγιά σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε κρατήσει αποδείξεις από:

Έξοδα γραφείου: ποιο ποσοστό του σπιτιού σας χρησιμοποιείτε για επαγγελματικούς λόγους ή εάν έχετε εξωτερικό γραφείο, αποδείξεις που σχετίζονται με αυτό το έξοδο
Χιλιόμετρα ή έξοδα οχήματος: Μπορείτε να αφαιρέσετε τα ετήσια χιλιόμετρα που βάζετε στο αυτοκίνητό σας για επαγγελματικά ταξίδια (θα λάβετε α κρατική εντολή ποσοστό), ή μπορείτε να αφαιρέσετε ένα ποσοστό των συνολικών ετήσιων εξόδων του οχήματός σας (όπως αλλαγές λαδιών, βενζίνης κ.λπ.)
Ταξίδι: Κόστος ξενοδοχείων, φαγητού και μεταφοράς από τα επαγγελματικά σας ταξίδια
Γεύματα/Ψυχαγωγία: Επαγγελματικές συναντήσεις για μεσημεριανό γεύμα, για παράδειγμα – απλώς φροντίστε να σημειώσετε με ποιον συναντηθήκατε στο πίσω μέρος.

Η τεκμηρίωση είναι απαραίτητη για την αξιοπιστία παρακολούθηση εξόδων. Είτε χρησιμοποιείτε απλούς φακέλους για να κρατάτε τις αποδείξεις μαζί είτε μια διαδικτυακή λύση όπως Επέκταση, φροντίστε να κρατάτε πάντα οργανωμένες τις αποδείξεις σας. Εάν ποτέ υποβληθείτε σε έλεγχο από την IRS, θα θέλουν να δουν τη λεπτομερή διαδρομή χαρτιού σας.

Πηγή εικόνας: Expensify

Για να κάνετε αυτή τη διαδικασία λίγο πιο απλή, μπορείτε να κάνετε κάποια προληπτικά βήματα για την τεκμηρίωση και την αποθήκευση. Λάβετε υπόψη τις ακόλουθες συμβουλές:

Κρατήστε ένα αρχείο καταγραφής χιλιομέτρων στο αυτοκίνητό σας, ώστε να μπορείτε να τεκμηριώσετε τα μίλια που διανύσατε (και τον προορισμό σας) αμέσως. Ένας απλός μηνιαίος προγραμματιστής λειτουργεί καλά για αυτό.
Κρατήστε ένα μικρό φάκελο για ακορντεόν στο αυτοκίνητο ή την τσάντα ταξιδιού σας με τμήματα σημειωμένα για διαφορετικούς τύπους αποδείξεων. Αυτό μειώνει τον κίνδυνο να καταστραφούν ή να χαθούν κατά τη διάρκεια του ταξιδιού.
Μία φορά το μήνα, ελέγχετε τα σύνολα των αποδείξεων με την κίνηση του τραπεζικού λογαριασμού σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν αποκλίσεις.

Εάν μπορείτε να κάνετε αυτά τα βήματα προς την ακρίβεια τήρηση αρχείων, θα διευκολύνετε τον εαυτό σας (ή τον λογιστή σας) όταν συναρμολογείτε παρθένα, χωρίς λάθη βιβλία.

Τήρηση λογιστικών βιβλίων

Στη συνέχεια, ας μιλήσουμε για την τήρηση βιβλίων.

Η τήρηση λογιστικών βιβλίων είναι η καθημερινή διαδικασία καταγραφής των επιχειρηματικών εξόδων και συναλλαγών και η συμφωνία τους με τις τραπεζικές καταστάσεις. Σε αντίθεση με τη λογιστική, η οποία εξετάζει τους αριθμούς από μια πιο μεγέθυνση για ανάλυση, αυτό το μέρος της διαδικασίας έχει να κάνει με τη διασφάλιση της σωστής τεκμηρίωσης.

Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να το προσεγγίσετε:

Εργαστείτε με ένα τοπικός λογιστής/λογιστήςποιος το χειρίζεται για σένα.
Προσέγγιση DIY, που σημαίνει χρήση υπολογιστικού φύλλου ή βασισμένο σε σύννεφο λύση όπως WAVE.

Η σωστή επιλογή για εσάς εξαρτάται από το εύρος ζώνης και την ικανότητά σας. Αν σας τρομάζει αυτή η πτυχή της επιχείρησής σας ή απλά δεν έχετε χρόνο να αφιερώσετε που σχετίζονται με την τήρηση βιβλίων καθήκοντα, η εξωτερική ανάθεση αυτής της εργασίας σε έναν επαγγελματία σας βοηθά να διασφαλίσετε ότι δεν ανακατεύεστε όταν φτάσει η ώρα της φορολογίας. Εάν αισθάνεστε άνετα να αναλάβετε το προβάδισμα στους αριθμούς, εδώ είναι μερικά βασικά που θα θέλετε να έχετε υπόψη κατά την προετοιμασία των βιβλίων σας:

Εισπρακτέοι και πληρωτέοι λογαριασμοί: Τι σας οφείλουν οι πελάτες, καθώς και τι οφείλετε σε άλλους
Έσοδα και έξοδα: Όλες οι συναλλαγές, συμπεριλαμβανομένων των πωλήσεων και του κόστους που σχετίζονται με την επιχειρηματική δραστηριότητα
Καταγραφή εμπορευμάτων: Λεπτομερής ανάλυση των ποσοτήτων αποθεμάτων, ημερομηνίες αγοράς, ημερομηνίες πώλησης κ.λπ.

Είναι σημαντικό να διατηρείτε τα βιβλία σας τόσο ακριβή και up-to-ημερομηνία όσο το δυνατόν, καθώς αυτοί οι αριθμοί θα σας βοηθήσουν να λάβετε πιο ενημερωμένες επιχειρηματικές αποφάσεις.

Κατανόηση των φορολογικών σας απαιτήσεων

Για πολλούς ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, το φορολογική πλευρά της επιχείρησης μπορεί να είναι αρκετά εκφοβιστικό. Αλλά με το σωστό ποσό εξοικονόμησης και προσεκτική τήρηση λογιστικών βιβλίων, μπορεί πραγματικά να είναι πολύ απλό.

Για την αυτοαπασχολούμενος πλήθος (ατομικοί ιδιοκτήτες, LLC και συνεργασίες), θα διεκδικήσετε επιχειρηματικό εισόδημα στην προσωπική σας φορολογική δήλωση. Οι εταιρείες διαφέρουν στο ότι λειτουργούν ως ξεχωριστές οντότητες, επομένως οι απαιτήσεις κατάθεσης είναι λίγο διαφορετικές.

Εάν κερδίζετε περισσότερα από 1,000 $ ετησίως, θα σας ζητηθεί να κάνετε εκτιμώμενες τριμηνιαίες πληρωμές φόρων. Για να υπολογίσετε τις τριμηνιαίες πληρωμές σας, είναι καλή ιδέα να ανατρέξετε στις καταθέσεις του περασμένου έτους ως οδηγό εάν η επιχείρησή σας έχει παραμείνει ίδια. Εάν όχι, θα θελήσετε να υπολογίσετε το αναμενόμενο εισόδημά σας μείον τις κρατήσεις για το έτος. Εάν βρίσκεστε στις ΗΠΑ, θα ολοκληρώσετε ένα 1040-ΕΣ φύλλο εργασίας

Συνολικά, θα θελήσετε να προγραμματίσετε να αφήσετε στην άκρη ένα μέρος των κερδών σας φορολογικός χρόνος.

Πόσα; Μια ασφαλής εμβέλεια είναι 30-40%, σύμφωνα με το Wall Street Journal. Είναι καλύτερα να εξοικονομήσετε περισσότερα από όσα χρειάζεστε αντί να προσπαθήσετε να βρείτε αυτά που οφείλετε κατά τη φορολογία.

Παρακολούθηση βασικών αριθμών

Ενώ ολοκληρώνετε τη λογιστική σας εργασία, θα θέλετε να κάνετε κάποια ανάλυση για να παρακολουθείτε τους βασικούς αριθμούς και να αναζητάτε τάσεις και μοτίβα που μπορούν να σας βοηθήσουν να βελτιώσετε την επιχείρηση. Μερικοί βασικοί δείκτες απόδοσης που πρέπει να παρακολουθείτε περιλαμβάνουν:

Μικτά περιθώρια: Αυτό το ποσοστό θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τα περιθώρια κέρδους σας και να κατανοήσετε σταθερά πόσα πραγματικά κερδίζετε από τα προϊόντα σας. Για να υπολογίσετε το μεικτό περιθώριο κέρδους, χρησιμοποιήστε τον τύπο: Μικτό περιθώριο (%) = (Έσοδα — κόστος πωληθέντων αγαθών) / έσοδα

Μηνιαίες εκπτώσεις: Αναζητήστε μοτίβα που σας βοηθούν να εντοπίσετε αργούς και πολυάσχολους μήνες. Χρησιμοποιήστε αυτά τα δεδομένα για να ενημερώσετε τη στρατηγική μάρκετινγκ και διαφήμισης.

Απόδοση επένδυσης μάρκετινγκ: Παρακολουθήστε την απόδοση της επένδυσής σας από τις διάφορες προσπάθειες μάρκετινγκ για να μάθετε ποια κανάλια και πλατφόρμες παράγουν τα καλύτερα αποτελέσματα. Προχωρώντας προς τα εμπρός, ξοδέψτε περισσότερα στα κανάλια που έχουν τις υψηλότερες αποδόσεις και κόψτε τις με χαμηλές επιδόσεις.

Τα καλά νέα είναι ότι ο Ecwid έχει αναλυτικά εκθέσεις πωλήσεων ενσωματωμένο στην πλατφόρμα, όπως μπορείτε να δείτε παρακάτω:

Απλά θυμηθείτε: Οι αριθμοί δεν λένε ψέματα. Ανατρέξτε σε αυτά τα βασικά στοιχεία όταν αξιολογείτε σε ποια προϊόντα ξαναεφοδιάζω, αυξήσεις τιμών, έξοδα αποστολής/συσκευασίας και άλλα.

Λογιστική και Λογιστική Μικρών Επιχειρήσεων: Πιο εύκολο από όσο νομίζετε

Με τις κατάλληλες οικονομικές πληροφορίες και ένα εξαιρετικό προϊόν, μπορείτε να αναπτύξετε μια ακμάζουσα μικρή επιχείρηση σε ελάχιστο χρόνο. Αν κάνεις το τήρηση αρχείων τον εαυτό σας ή το αναθέτετε σε έναν ειδικό, παρακολουθήστε τους βασικούς αριθμούς και τις αναφορές που θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε την απόδοση της επέμβασης σας.

Θέλετε περισσότερο περιεχόμενο από την οικονομική πλευρά της μικρής επιχείρησής σας; Αναχωρώ:

Πουλήστε online

Με το Ecwid Ecommerce, μπορείτε εύκολα να πουλήσετε οπουδήποτε, σε οποιονδήποτε — στο διαδίκτυο και σε όλο τον κόσμο.

Αγορά

Πώληση στο Διαδίκτυο Χρηματοδότηση Επιχειρήσεων

2 Απριλίου 2020

Σχετικά με τον Συγγραφέα

Η Aniqa, CFO στην Ecwid, έχει βοηθήσει τις εταιρείες να επιτύχουν τους επιθυμητούς οικονομικούς και επιχειρηματικούς στόχους με έμφαση στη συμμόρφωση και τη λειτουργική αριστεία. Εκτός δουλειάς της αρέσει η εσωτερική διακόσμηση και τα ταξίδια σε όλο τον κόσμο.