Συμβουλές διαχείρισης χρόνου για πολυάσχολους επιχειρηματίες: Πώς να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο

Αναγν. 13 min

Η επιχειρηματικότητα είναι μια από τις πιο ικανοποιητικές αλλά απαιτητικές σταδιοδρομίες που μπορεί να έχει ένα άτομο. Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, είστε υπεύθυνος για σχεδόν κάθε πτυχή της εταιρείας ή της επιχείρησής σας.

Από τον σχεδιασμό και την εκτέλεση μιας στρατηγικής μέχρι την πρόσληψη υπαλλήλων, την απόκτηση νέων πελατών και όλα τα άλλα back end διοικητικά καθήκοντα — δεν είναι περίεργο που οι επιχειρηματίες αισθάνονται συγκλονισμένοι από τον φόρτο εργασίας τους.

Ως επιχειρηματίας ή ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, η διαχείριση του χρόνου είναι κρίσιμη για τη διασφάλιση της παραγωγικότητας, της αποτελεσματικότητας και της συνολικής επιτυχίας. Αναρωτιέστε πώς μπορείτε να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας στη διαχείριση του χρόνου για να βελτιώσετε τα αποτελέσματα της εταιρείας σας; Συνέχισε να διαβάζεις!

Μοναδικές Προκλήσεις Διαχείρισης Χρόνου για Επιχειρηματίες

Ας συζητήσουμε πρώτα τα βασικά — τι είναι η διαχείριση χρόνου; Ως δεξιότητα, η διαχείριση χρόνου βοηθά τα άτομα να ολοκληρώσουν την εργασία τους εγκαίρως, να αποφύγουν περισπασμούς και να ιεραρχήσουν αποτελεσματικά κρίσιμες εργασίες χωρίς ποτέ να θυσιάσουν την ποιότητα της παρεχόμενης εργασίας.

Γιατί όμως είναι σημαντική η διαχείριση χρόνου για τους επιχειρηματίες; Οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία σε οποιονδήποτε ρόλο, είτε είναι αρχηγός ομάδας είτε μεμονωμένος συνεισφέρων. Ωστόσο, αυτό το σύνολο δεξιοτήτων είναι αναμφισβήτητα το πιο σημαντικό μέρος ενός επιχειρηματία από μέρα σε μέρα λόγω του φόρτου εργασίας τους και του τεράστιου αριθμού των καπέλων που φορούν ταυτόχρονα.

Μια επιβλητική Το 89% των επιχειρηματιών βλέπουν τον φόρτο εργασίας τους πολύ βαρύ. Λοιπόν, τι κάνει τον επιχειρηματικό ρόλο τόσο δύσκολο ώστε η διαχείριση του χρόνου να γίνεται ζήτημα; Να τι ταχυδακτυλουργούν οι επιχειρηματίες που τους ξεχωρίζει από το υπόλοιπο εργατικό δυναμικό.

Υψηλό επίπεδο Αρμοδιότητες

Το να διευθύνεις μια εταιρεία είναι πολύ πιο περίπλοκο από ό,τι μπορεί να φανταστεί κανείς. Οι επιχειρηματίες και οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων έχουν τα χέρια τους σε κάθε πτυχή της επιχείρησης. Κάθε μέρα, μπορεί να περάσουν από τη συνέντευξη από υποψηφίους για εργασία σε μια συνάντηση πωλήσεων, τις κλήσεις με επενδυτές, την ενσωμάτωση νέων πελατών και τον χειρισμό ζητημάτων υποστήριξης πελατών.

Σε μια μικρή επιχείρηση, ο ιδιοκτήτης συμμετέχει σημαντικά στα περισσότερα τμήματα». από μέρα σε μέρα λειτουργικότητα ενώ κρατάτε ταυτόχρονα λήψη αποφάσεων δύναμη που μπορεί να επηρεάσει τους εργαζόμενους, τα προϊόντα και τους πελάτες με διαφορετικούς τρόπους. Αυτό συμβάλλει στο άγχος που βιώνουν πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων.

Πώς το άγχος επηρεάζει τη ζωή των ιδιοκτητών μικρών επιχειρήσεων (Πηγή: Έρευνα από Αλήθεια)

Απρόβλεπτα χρονοδιαγράμματα

Οι επιχειρηματίες αποκαλούνται συχνά «δημιουργοί και διαχειριστές», όπου κατέχουν υψηλού επιπέδου ρόλους και, άλλες φορές, βρίσκονται στα χαρακώματα με τους υπαλλήλους τους. Όλα αυτά αποτελούν μέρος της λειτουργίας μιας επιχείρησης και μπορεί να δημιουργήσει ένα απρόβλεπτο χρονοδιάγραμμα.

Οι επιχειρηματικές δραστηριότητες μπορεί να έχουν άμπωτη και ροή, απαιτώντας περισσότερη συμμετοχή σε ορισμένες εποχές και λιγότερη σε άλλες. Αυτό καθιστά τις στρατηγικές διαχείρισης χρόνου για επιχειρηματίες και επαγγελματίες κρίσιμες για την επιτυχία της εταιρείας.

Συμβουλές διαχείρισης χρόνου για επιχειρηματίες

Αναρωτιέστε πώς να βελτιώσετε τη διαχείριση χρόνου για τους επιχειρηματίες; Είστε στο σωστό μέρος!

Ακολουθούν ορισμένες πρακτικές στρατηγικές που μπορείτε να εφαρμόσετε αμέσως και να δείτε πώς βελτιώνουν την παραγωγικότητά σας ως ιδιοκτήτη επιχείρησης. Θα μπορείτε να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο, επειδή δεν θα προσπαθήσετε να εστιάσετε σε πολλά πράγματα ταυτόχρονα.

Μέθοδοι ιεράρχησης προτεραιοτήτων

Η ιεράρχηση είναι μια αποτελεσματική στρατηγική διαχείρισης χρόνου. Βοηθά τους επιχειρηματίες να καθορίσουν ποιες σημαντικές εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν πρώτα και να αφήσουν στην άκρη τα υπόλοιπα. Διάφορα φύλλα εργασίας διαχείρισης χρόνου απλοποιούν τη διαδικασία.

Αυτές οι μέθοδοι περιλαμβάνουν τη μέθοδο Πίνακα Προτεραιότητας (Μήτρα Αϊζενχάουερ), όπου σχεδιάζετε ένα τετράγωνο και επισημαίνετε τα δύο πάνω τεταρτημόρια Επείγον/Μη Επείγον και τα δύο κάτω Σημαντικά/Μη Σημαντικά.

Οι εργασίες στα Επείγοντα και Σημαντικά τεταρτημόρια γίνονται τα στοιχεία προτεραιότητας, ενώ εκείνα στα Μη Επείγοντα και Μη Σημαντικά τεταρτημόρια μπορούν να ανατεθούν ή να καθυστερήσουν/ακυρωθούν.

Αυτή η μέθοδος είναι επίσης γνωστή ως τα τέσσερα τεταρτημόρια διαχείρισης χρόνου. Μπορείτε να δημιουργήσετε αυτήν τη μήτρα διαχείρισης χρόνου χρησιμοποιώντας σημειωματάριο και στυλό ή να πραγματοποιήσετε λήψη α Έτοιμο πρότυπο παρακάτω.

Άλλες μέθοδοι ιεράρχησης περιλαμβάνουν τη μέθοδο ABCDE, όπου κατατάσσετε τις εργασίες στο δικό σας να κάνω λίστα με βάση τη σημασία τους. Οι εργασίες «Α» είναι η υψηλότερη προτεραιότητα, οι εργασίες «Β» είναι αυτές που πρέπει να ολοκληρωθούν, οι εργασίες «Γ» έχουν ελάχιστες συνέπειες αν δεν ολοκληρωθούν, και ούτω καθεξής.

Αυτή η μέθοδος βοηθά τους επιχειρηματίες να ολοκληρώσουν βασικές εργασίες, ελευθερώνοντας τον χρόνο τους για να εργαστούν σε άλλα πιεστικά αντικείμενα. Επιπλέον, ξοδεύοντας τόσο λίγα όσο 10-12 λεπτά προγραμματίζοντας τη μέρα σας μπορεί να εξοικονομήσει έως και δύο ώρες, οπότε μην υποτιμάτε τη δύναμη του να κάνω και ζήστε μια μοναδική ταξιδιωτική εμπειρία.

Αποκλεισμός χρόνου

Το κλείδωμα χρόνου είναι μια εξαιρετικά αποτελεσματική στρατηγική για την παροχή δομής στην ημέρα σας. Εξασφαλίζει ότι μπορείτε να επιτύχετε όλα όσα χρειάζεστε, ενώ θέτετε όρια και όρια σε ορισμένα αντικείμενα.

Αυτή η μέθοδος περιλαμβάνει την αφαίρεση συγκεκριμένων τμημάτων χρόνου για κάθε εργασία αντί να προσπαθείτε να κάνετε ταχυδακτυλουργικά πολλά αντικείμενα ταυτόχρονα και ποτέ να μην ξεπεράσετε τίποτα εντελώς από τη γραμμή τερματισμού.

Μπορείτε εύκολα να αποκλείσετε το χρόνο χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε εφαρμογή ημερολογίου προτιμάτε

Για παράδειγμα, μπορείτε να αφιερώσετε την πρώτη ώρα της ημέρας σας για να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις επόμενες τρεις ώρες στην ολοκλήρωση κρίσιμων εργασιών και την τελευταία ώρα σε συσκέψεις.

Με την ανάθεση πρέπει να κάνω αντικείμενα μέσα στο δικό τους χρονικό διάστημα κάθε μέρα, οι επιχειρηματίες και οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να εγγυηθούν ότι τα κρίσιμα πράγματα δεν ξεφεύγουν ποτέ.

Αντιπροσωπεία

Η ανάθεση είναι αναμφισβήτητα μία από τις πιο αποτελεσματικές δεξιότητες ενός επιχειρηματία. Η ικανότητα να μεταβιβάζεις σημαντικά καθήκοντα σε αξιόπιστους υπαλλήλους είναι μια τεράστια δύναμη ως ιδιοκτήτης επιχείρησης.

Η ανάθεση μειώνει τον φόρτο εργασίας σας, δημιουργεί εμπιστοσύνη στο προσωπικό σας και σας επιτρέπει να έχετε περισσότερο χρόνο για να αφιερώσετε σε τομείς της επιχείρησης που χρειάζονται την προσοχή σας.

Για να αναθέσετε αποτελεσματικά εργασίες, δείτε τα αντικείμενα που σας καταλαμβάνουν πολύ χρόνο και ενέργεια καθημερινά. Μπορεί να παραδοθεί οποιοδήποτε μέρος αυτής της εργασίας σε έναν εξειδικευμένο υπάλληλο; Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ενισχύσετε την αυτοπεποίθηση και τις δεξιότητες της ομάδας σας βελτιστοποιώντας παράλληλα την παραγωγικότητά σας. Είναι ένα win-win!

Παρεμπιπτόντως, εάν χρησιμοποιείτε το Ecwid by Lightspeed για το ηλεκτρονικό σας κατάστημα, μπορείτε εύκολα να αναθέσετε ορισμένες εργασίες στο ηλεκτρονικό κατάστημα στα μέλη της ομάδας σας. Μπορείτε να προσθέσετε λογαριασμούς προσωπικού και να εκχωρήσετε άδειες για να διασφαλίσετε ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι έχουν πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες και κρίσιμες λειτουργίες.

Αξιοποιώντας την τεχνολογία για καλύτερη διαχείριση χρόνου

Πώς μπορεί ένας επιχειρηματίας να αντισταθμίσει μια αδυναμία διαχείρισης χρόνου; Δοκιμάστε μία από τις στρατηγικές που αναφέρονται παραπάνω. Για να υποστηρίξετε τη δέσμευσή σας, ακολουθεί μια πρόσθετη πρόταση.

Επειδή ζούμε σε μια ψηφιακή εποχή, η τεχνολογία παίζει σημαντικό ρόλο στη διαχείριση του χρόνου και στην πρωταρχική επιτυχία κάθε επιχείρησης. Ευτυχώς, διάφορα εργαλεία και τεχνολογικοί πόροι μπορούν να προσφέρουν υποστήριξη στη διαχείριση χρόνου για επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων. Ας τα συζητήσουμε εδώ.

Εφαρμογές παραγωγικότητας

Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, το τηλέφωνό σας πιθανότατα μένει στα χέρια σας όλες τις ώρες που είστε ξύπνιοι, έτοιμο να δεχτεί κλήσεις, να απαντήσει σε email, να προγραμματίσει επιδείξεις και πολλά άλλα. Τα καλά νέα είναι ότι πολλές εφαρμογές παραγωγικότητας μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε τη μέρα σας πιο παραγωγική. Μερικές από τις δημοφιλείς εφαρμογές και πόρους παραγωγικότητας περιλαμβάνουν:

Evernote για αποτελεσματικό κρατάω σημειώσεις που μπορείτε να μοιραστείτε με τους υπαλλήλους
Χαλαρός για εν κινήσει επικοινωνία με το προσωπικό και τους πελάτες
Ζουμ για βολική τηλεδιάσκεψη από οπουδήποτε στον κόσμο
Canva για γρήγορες και εύκολες δυνατότητες επαγγελματικής σχεδίασης γραφικών
Πληρωμές Lightspeed για μια απλή ρύθμιση πληρωμής σε ηλεκτρονικό κατάστημα
MileIQ για παρακολούθηση ταξιδιών για εξορθολογισμό των φόρων
ClickUp για διαχείριση έργου και οργάνωση εργασιών.

Χρήση του Evernote για κρατάω σημειώσεις και τον προγραμματισμό του έργου

Αυτοματοποίηση

Τα εργαλεία αυτοματισμού μπορούν να σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο και να αυξήσετε την παραγωγικότητα για επαναλαμβανόμενες εργασίες στο φόρτο εργασίας σας. Από τον προγραμματισμό ραντεβού ή συσκέψεων έως την επεξεργασία τιμολογίων ή την εισαγωγή δεδομένων, η αυτοματοποίηση μπορεί να βοηθήσει στην απλοποίηση των ροών εργασίας σας και να σας επιτρέψει να εστιάσετε στις εργασίες που έχουν πραγματικά σημασία.

Εδώ παίζει ρόλο και μια πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου. Για παράδειγμα, το Ecwid by Lightspeed αυτοματοποιεί διαχείριση αποθεμάτων και Επεξεργασία παραγγελίας, διευκολύνοντας τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται τα ηλεκτρονικά τους καταστήματα. Με ενσωματώσεις με δημοφιλή μεταφορείς και μέθοδοι πληρωμής, μπορείτε να εστιάσετε σε άλλες πτυχές της επιχείρησής σας προσφέροντας στους πελάτες μια απρόσκοπτη εμπειρία αγορών.

Ο Ecwid σας στέλνει χαμηλό απόθεμα ειδοποιήσεις αυτόματα, ώστε να μπορείτε να ανανεώνετε τα προϊόντα εγκαίρως

Ξεπερνώντας τις κοινές προκλήσεις διαχείρισης χρόνου

Η διαχείριση χρόνου για επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορεί να είναι μια πρόκληση, καθώς πρέπει να φορούν τόσα πολλά καπέλα. Ωστόσο, η αναγνώριση των δυνατών και των αδυναμιών σας μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε πού πρέπει να επικεντρώσετε τις προσπάθειές σας και πού χρειάζεστε υποστήριξη μέσω της ανάθεσης.

Δείτε πώς μπορείτε να λύσετε αποτελεσματικά πολλές προκλήσεις που σχετίζονται με τη διαχείριση χρόνου.

Καταπολέμηση περισπασμών

Είτε εργάζεστε από το σπίτι είτε σε ένα περιβάλλον γραφείου, οι περισπασμοί είναι σε κάθε γωνία. Η πρόβλεψή τους μπορεί να μειώσει τη δύναμή τους και να αφαιρέσει την εστίασή σας. Συνιστούμε να απενεργοποιείτε τις ειδοποιήσεις στο τηλέφωνο και στο email σας καθώς εργάζεστε.

Σύμφωνα με έκθεση του Economist Impact, η ανάκτηση από περισπασμούς είναι μία από τις πέντε κορυφαίες αιτίες απώλειας της εστίασης. Για έναν μέσο εργάτη γνώσεων στις ΗΠΑ, ο χρόνος που αφιερώνεται για να αναπηδήσει από περισπασμούς ανέρχεται σε 127 ώρες ετησίως. Φανταστείτε τι θα μπορούσατε να πετύχετε με επιπλέον 127 ώρες αδιάκοπης εργασίας!

Ετήσιες ώρες χαμένης εστίασης και ισοδύναμο οικονομικό κόστος ανά άτομο (Πηγή: έκθεση του Economist Impact)

Προγραμματίστε την ημέρα σας χρησιμοποιώντας τα χρονικά τετράγωνα που αναφέραμε παραπάνω, ώστε να γνωρίζετε ακριβώς τι χρόνο κατανομής έχετε για να ολοκληρώσετε συγκεκριμένες εργασίες. Κάντε διαλείμματα για να επαναπροσδιορίσετε το μυαλό σας, περπατήστε έξω εκ νέου κέντρο, και βάλτε όρια με το προσωπικό όταν πρέπει να λυγίσετε και να κάνετε τα πράγματα.

ιεράρχηση Εργασία-Ζωή Υπόλοιπο

Καταλάβατε ότι το 70% των επιχειρηματιών βιώνουν εξουθένωση λόγω έλλειψης εργασία-ζωή ισορροπία;

Εργασία-ζωή Η ισορροπία συχνά πέφτει στο περιθώριο για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, καθώς επικεντρώνονται στην ανάπτυξη μιας επιχείρησης και ό,τι αυτό συνεπάγεται. Ωστόσο, η ψυχική σας υγεία δεν πρέπει ποτέ να βρίσκεται σε δεύτερη μοίρα για χάρη της καριέρας σας.

Συνεχίστε να δίνετε προτεραιότητα σε ένα υγιές εργασία-ζωή ισορροπία ορίζοντας τακτικές ώρες εργασίας, ώστε να μην είστε συνεχώς διαθέσιμοι σε υπαλλήλους και πελάτες. Δημιουργήστε μια συνεπή καθημερινή ρουτίνα που περιλαμβάνει να περνάτε χρόνο με αγαπημένα πρόσωπα, να ασκείτε και να επιδιώκετε χόμπι ή πάθη.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το φραγμός χρόνου μέθοδος για προσωπικές εργασίες, όπως πρωινό με την οικογένειά σας, σχολείο απόθεση, an ωριαία μάθημα προπόνησης ή οτιδήποτε άλλο στην προσωπική σας ζωή.

Τύλιξε

Η λειτουργία μιας επιχείρησης δεν είναι εύκολο κατόρθωμα, αλλά οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου για τους επιχειρηματίες καθιστούν δυνατό να είστε πιο παραγωγικοί και αποτελεσματικοί για την ομάδα και την επιχείρησή σας, διατηρώντας παράλληλα μια υγιή εργασία-ζωή ισορροπία.

Χρειάζεται σχεδιασμός, στρατηγική και προσπάθεια, αλλά το αποτέλεσμα θα οδηγήσει σε μια πιο ικανοποιητική καριέρα που απαιτεί λιγότερη ενέργεια και χρόνο. Τι καλύτερο από αυτό;

Πουλήστε online

Με το Ecwid Ecommerce, μπορείτε εύκολα να πουλήσετε οπουδήποτε, σε οποιονδήποτε — στο διαδίκτυο και σε όλο τον κόσμο.

Αγορά

Πώληση στο Διαδίκτυο

25 Ιουλίου 2024

Σχετικά με τον Συγγραφέα

Η Αναστασία Προκόφιεβα είναι συγγραφέας περιεχομένου στο Ecwid. Γράφει για το διαδικτυακό μάρκετινγκ και την προώθηση για να κάνει την καθημερινή ρουτίνα των επιχειρηματιών ευκολότερη και πιο ικανοποιητική. Έχει επίσης ένα μαλακό σημείο για γάτες, σοκολάτα και παρασκευή κομπούχα στο σπίτι.