Gmail: Cómo redactar y gestionar correos electrónicos como un profesional

Publicado Hace años 3 by Max Komonov

¿Temes tener que escribir y enviar correos electrónicos? ¿Sientes que no lo estás haciendo correctamente o que tus mensajes no llegan a la persona correcta? Si es así, no te preocupes, ¡no estás solo! Muchas personas consideran que enviar correos electrónicos es una tarea difícil.

Pero con un poco de práctica y utilizando algunos de los consejos y trucos que compartiremos contigo en esta publicación del blog, ¡puedes convertirte en un profesional del correo electrónico en poco tiempo!

¿Qué es Gmail?

Primero, comencemos con lo básico. Gmail es un servicio de correo electrónico gratuito ofrecido por Google. Puedes usarlo para enviar y recibir correos electrónicos desde cuentas personales y comerciales.

Además, Gmail ofrece varias funciones que hacen que la gestión de tus correos electrónicos sea más sencilla, entre ellas:

La capacidad de crear carpetas para organizar sus correos electrónicos.
La capacidad de etiquetar sus correos electrónicos
La capacidad de buscar correos electrónicos específicos
La capacidad de crear firmas
La capacidad de programar correos electrónicos

Cómo configurar una cuenta de Gmail

Para utilizar Gmail, necesitarás crear una cuenta cuenta de googleUna vez que haya creado una cuenta, podrá acceder a Gmail visitando mail.google.com.

Una vez que haya creado una cuenta, se le solicitará que proporcione información básica, que incluye:

Nombre completo
Dirección de correo electrónico
Tu contraseña
El país en el que vives

Crear una cuenta de Google

Cómo enviar un correo electrónico en Gmail

Ahora que hemos cubierto los aspectos básicos, hablemos sobre cómo enviar correos electrónicos en Gmail. El proceso de envío de un correo electrónico es relativamente simple:

Primero, redacta tu mensaje en la ventana “Redactar”
Introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario en el campo “Para”
Introduzca el asunto de su mensaje en el campo “Asunto”
Escribe tu mensaje en el cuerpo del correo electrónico.
Haga clic en el botón “Enviar”
También puede agregar archivos adjuntos a sus correos electrónicos haciendo clic en la pestaña “Archivos adjuntos” y seleccionando el archivo que desea adjuntar.

Cómo filtrar correos electrónicos en Gmail

Una de las funciones más valiosas de Gmail es su capacidad para filtrar correos electrónicos. Esto significa que puedes crear reglas que determinen cómo se debe tratar un correo electrónico.

Por ejemplo, puedes crear un filtro que archive automáticamente todos tus correos electrónicos antiguos o uno que etiquete todos tus mensajes con una etiqueta específica.

Haga clic en el Filtros y direcciones bloqueadas pestaña en el Ajustes para crear un filtro.

Cómo enviar un correo electrónico cifrado en Gmail

Gmail también te permite enviar correos electrónicos cifrados. Se llama Modo confidencial.

Esto significa que el contenido de su correo electrónico quedará oculto para cualquier persona que intente interceptarlo. También se limitarán las acciones que el destinatario puede realizar con el correo electrónico.

Todo lo que necesitas hacer es hacer clic en el Modo confidencial botón en el Redactar ventana.

Establezca una fecha de vencimiento y active la contraseña para obtener la máxima protección

Cómo recuperar correos electrónicos eliminados de Gmail

Si eliminas un correo electrónico por accidente, no te preocupes: ¡aún puedes recuperarlo! Gmail almacena todos tus correos electrónicos eliminados durante 30 días y puedes acceder a ellos haciendo clic en el botón La Basura carpeta. Si desea eliminar un correo electrónico de forma permanente, selecciónelo y haga clic en el botón Borrar para siempre.

Cómo recuperar la contraseña de Gmail

Si olvidas tu contraseña de Gmail, no te preocupes, ¡puedes recuperarla! Visita https://mail.google.com/ y haga clic en el Olvide la contraseña? Enlace para recuperar su contraseña. Se le solicitará que proporcione cierta información básica, que incluye:

Nombre completo
La dirección de correo electrónico asociada con su cuenta
El país en el que vives

Una vez que haya proporcionado esta información, Google le enviará un enlace que le permitirá restablecer su contraseña.

Cómo crear una firma en Gmail

Una firma es un mensaje breve que se agrega automáticamente al final de todos sus correos electrónicos. Puede crear una firma accediendo a Ajustes y desplazándose hacia abajo hasta el Firma Opción en el Admisiones.

Luego, puede escribir su firma en el campo de texto. También puede agregar una imagen o un enlace a su sitio web. Tenga en cuenta que puede crear varias firmas y alternar entre ellas en el Redactar modo (al escribir un correo electrónico).

¡Importante! ¡No olvides guardar los cambios después de agregar una firma!

Cómo acceder a los correos electrónicos archivados en Gmail

Si desea acceder a los correos electrónicos que ha archivado, deberá buscarlos en el Todo el correo pestaña en tu mano derecha Menú. Esos correos electrónicos tendrán una opción para enviarlos de vuelta a la Bandeja de entrada. O puedes arrastrarlos de vuelta.

Cómo eliminar correos electrónicos antiguos en Gmail

Si desea eliminar correos electrónicos antiguos de su cuenta, deberá filtrarlos realizando una búsqueda con el comando “before:YYYY/DD/MM” (sin comas). Verá la lista de todos los correos electrónicos recibidos antes de la fecha de la consulta. Seleccione todos y luego presione Eliminar - icono de la papelera. Si desea eliminarlos para siempre, vaya a la papelera y elimínelos para siempre.

Cómo cambiar tu dirección de Gmail

Si desea cambiar su dirección de correo electrónico, lo sentimos, no puedesSin embargo, puedes agregar otra dirección de correo electrónico a tu Gmail y enviar mensajes desde otra dirección. Es extraño, pero alguien lo encontró útil.

Para agregar otro correo electrónico, vaya a Ajustes y Mi Cuenta .

Cómo seleccionar todos los correos electrónicos en Gmail

Si desea seleccionar todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada, puede hacerlo haciendo clic en el Seleccionar todo Botón en la barra de herramientas. Esto seleccionará todos los correos electrónicos de la página. Pero verá un mensaje en la parte superior de la página que dice "Se seleccionaron las 50 conversaciones de esta página" (pueden ser más, según la configuración de la longitud de la página). Cerca de ahí, Google le sugerirá que seleccione otros mensajes que estén más allá de esa lista. Hágalo.

Luego podrás eliminarlos, moverlos o responderlos todos a la vez.

Cómo programar un correo electrónico en Gmail

Si desea programar un correo electrónico para una fecha posterior, puede hacerlo eligiendo una Programar envío opción cerca del Enviar botón en el Redactar ventana. A continuación, puede introducir la fecha y la hora en que desea que se envíe el correo electrónico. Gmail enviará el correo electrónico a esa hora.

Consejos para gestionar correos electrónicos como un profesional

Ahora que ya sabes todo lo que hay que saber sobre el uso de Gmail,

A continuación se ofrecen algunos consejos para gestionar sus correos electrónicos como un profesional:

Crea carpetas para organizar tus correos electrónicos:Puedes crear carpetas en Gmail para organizar tus correos electrónicos. Esto te permitirá encontrar con mayor facilidad los mensajes que estás buscando.
Utilice etiquetas para marcar correos electrónicos esenciales:Puedes usar etiquetas para marcar correos electrónicos importantes. Esto te permitirá encontrar fácilmente los mensajes a los que necesitas hacer referencia más adelante.
Utilice la barra de búsqueda para encontrar correos electrónicos:La barra de búsqueda se puede utilizar para encontrar correos electrónicos específicos que estás buscando. Esto puede resultar útil si tienes muchos correos electrónicos en tu bandeja de entrada.
Utilice filtros para ordenar sus correos electrónicos automáticamente:Puedes utilizar filtros para ordenar tus correos electrónicos automáticamente. Esto te permitirá encontrar más fácilmente los mensajes que estás buscando.
Bloquear correos electrónicos spam:Puede bloquear los correos electrónicos no deseados agregando la dirección de correo electrónico a la lista de “Remitentes bloqueados”. Esto evitará que los correos electrónicos se envíen a su bandeja de entrada.
permitir dos factores autenticación:Puedes habilitar dos factores Autenticación para aumentar la seguridad de su cuenta de Gmail. Para ello, deberá introducir un código de verificación cada vez que inicie sesión en su cuenta.
Realice una copia de seguridad de sus correos electrónicos:Puedes hacer una copia de seguridad de tus correos electrónicos exportándolos a un archivo o imprimiéndolos. Esto te garantizará tener una copia de tus correos electrónicos si algo le sucede a tu cuenta.
Eliminar correos electrónicos innecesarios:Puedes eliminar correos electrónicos innecesarios para liberar espacio en tu bandeja de entrada. Esto te permitirá encontrar con más facilidad los correos electrónicos que necesitas.
Programar correos electrónicos para que se envíen en una fecha posterior:Puede programar el envío de correos electrónicos en una fecha posterior. Esto puede resultar útil si desea enviar un correo electrónico a una hora específica.
Utilice el “Archivo” para almacenar correos electrónicos antiguos:Puedes usar el “Archivo” para almacenar correos electrónicos antiguos. Esto liberará espacio en tu bandeja de entrada y te permitirá encontrar los correos electrónicos con mayor facilidad.

Consejos para escribir correos electrónicos profesionales en Gmail

Estás en buena racha; ahora compartiremos algunos consejos para mantenerte encaminado en la dirección correcta.

Diríjase siempre al destinatario por su nombre:Al enviar un correo electrónico a un colega o cliente, es importante dirigirse a él por su nombre. Esto demostrará que se toma el tiempo de personalizar su mensaje y que lo respeta como persona.
Sea claro y conciso:Al escribir un correo electrónico, asegúrese de que las oraciones sean breves y concisas. Esto hará que el correo sea más fácil de leer y comprender.
Evite utilizar jerga o lenguaje informal.:El lenguaje coloquial y el informal pueden hacer que su correo electrónico parezca poco profesional. En su lugar, utilice el inglés estándar al escribir correos electrónicos, a menos que esté seguro de que el destinatario estará familiarizado con los términos coloquiales que está utilizando.
Evite utilizar abreviaturas:Las abreviaturas pueden confundir al destinatario y no interpretarse como usted desea. Por lo tanto, es mejor evitar su uso.
Revise su correo electrónico antes de enviarlo:Esto es especialmente importante cuando se envía un correo electrónico a un cliente o colega. Los errores tipográficos y las equivocaciones pueden hacer que parezca poco profesional.
Verifique la dirección de correo electrónico del destinatario:Asegúrese de tener la dirección de correo electrónico correcta antes de enviar su mensaje. Si envía un correo electrónico por accidente a la persona equivocada, puede resultar vergonzoso y dañar su relación con el destinatario.
Formatee su correo electrónico utilizando una fuente estándar:Arial o Times New Roman son buenas opciones. Son fáciles de leer y tienen un aspecto profesional.
Incluya una línea de asunto clara:La línea de asunto de su correo electrónico debe brindarle al destinatario una breve idea de qué trata el mensaje. Esto lo ayudará a decidir si desea leerlo o no.
Termine su correo electrónico con un cierre cortés.:“Atentamente”, “Saludos cordiales” o “Gracias” son todas buenas opciones.

Ahora que sabe cómo escribir correos electrónicos profesionales en Gmail, puede comunicarse con confianza con sus clientes y colegas. Solo asegúrese de seguir estos consejos y estará en el camino correcto para enviar correos electrónicos exitosos.

Los correos electrónicos son importantes para el éxito de un negocio de comercio electrónico

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Sobre el Autor

Max lleva seis años trabajando en el sector del comercio electrónico ayudando a las marcas a establecer y mejorar el marketing de contenidos y el SEO. A pesar de ello, tiene experiencia en emprendimiento. En su tiempo libre escribe ficción.