Contabilidad básica para pequeñas empresas y comercio electrónico

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Independientemente de si decide externalizar este aspecto de su negocio o adoptar un enfoque más de bricolaje, hay algunas cosas que debe tener en cuenta cuando se trata de la contabilidad de pequeñas empresas.

Desde establecer una cuenta bancaria comercial hasta prepararse para la temporada de impuestos, conocer los conceptos básicos sobre el aspecto financiero de su operación puede hacer que su vida sea mucho más sencilla. estresante y También puede ayudarle a optimizar su negocio.

Abrir una cuenta bancaria comercial

Abrir una cuenta bancaria comercial separada es el primer paso hacia sin problemas Contabilidad para su pequeña empresa.

No solo hace que sea mucho más fácil realizar un seguimiento de su relacionado al negocio gastos, pero si usted es una entidad comercial que no es un propietario único (es decir, una LLC, corporación, sociedad, etc.), está legalmente obligado a tener una cuenta bancaria comercial dedicada.

Es una buena idea tener dos tipos de cuentas:

Comprobación: Para gastos de negocio como inventario, viajes, costos de envío, suministros de embalaje, etc.
Ahorros: Para guardar ganancias y un porcentaje de sus ganancias para deuda en las transacciones.

Al elegir un banco para su empresa, asegúrese de examinar sus diferentes estructuras de tarifas, requisitos de saldo y, para mayor comodidad, la proximidad a su lugar de residencia. Algunos bancos estatales ofrecen Cuentas bancarias comerciales gratuitas, pero asegúrese de leer la letra pequeña.

Tenga en cuenta también la integración. Si va a vincular las cuentas de su empresa a un software de contabilidad, tenga en cuenta que algunos bancos locales más pequeños no tienen la capacidad de integrarse con estas herramientas.

Antes de ir al banco, asegúrese de tener consigo la documentación requerida, como:

nombre comercial establecido
Identificación del impuesto
identificación personal.

Seguimiento de sus gastos

A continuación, deberá determinar cómo documentará los gastos de su empresa. Esto le ayudará a controlar de cerca sus márgenes y costos–y También hace que la época de impuestos sea mucho más fácil.

Parte de esto implica mantener organizados los recibos y las facturas. Asegúrese de conservar los recibos generados por:

Gastos de oficina: Qué porcentaje de su casa utiliza para negocios o, si tiene una oficina externa, recibos relacionados con ese gasto
Kilometraje o gastos del vehículo: Puedes deducir el kilometraje anual que recorras con tu coche para viajes de negocios (obtendrás un ordenado por el estado tasa), o puede deducir un porcentaje de sus gastos anuales totales del vehículo (como cambios de aceite, gasolina, etc.)
Viajes:Costos de hoteles, comida y transporte de sus viajes de negocios
Comidas/Entretenimiento: Reuniones de negocios para almuerzos, para ejemplo-solo Asegúrate de anotar con quién te reuniste en la parte posterior.

La documentación es esencial para una gestión confiable seguimiento de gastos. Ya sea que uses carpetas simples para mantener tus recibos juntos o una solución en línea como ExpensifyAsegúrate de mantener siempre organizados tus recibos. Si alguna vez te audita el IRS, querrán ver tu registro detallado en papel.

Fuente de la imagen: Expensify

Para simplificar un poco este proceso, puede tomar algunas medidas proactivas para documentar y almacenar. Tenga en cuenta los siguientes consejos:

Lleva un registro del kilometraje en tu coche para poder documentar los kilómetros recorridos (y tu destino) de inmediato. Un planificador mensual sencillo funciona bien para esto.
Lleva en el coche o en el bolso de viaje una pequeña carpeta con compartimentos marcados para los distintos tipos de recibos. Esto reduce el riesgo de que se dañen o se pierdan durante el viaje.
Una vez al mes, compare los totales de sus recibos con su extracto bancario para asegurarse de que no haya discrepancias.

Si puede seguir estos pasos para lograr una visión precisa mantenimiento de registros, Esto hará que sea más fácil para usted (o para su contador) ensamblar un equipo impecable. sin errores libros.

Registros

A continuación, hablemos de la contabilidad.

La contabilidad es el proceso diario de registrar los gastos y transacciones de la empresa y conciliarlos con los extractos bancarios. A diferencia de la contabilidad, que analiza los números desde una perspectiva más amplia para su análisis, esta parte del proceso consiste en garantizar la documentación correcta.

Hay un par de formas diferentes de abordarlo:

Trabaje con un Contador/contador local¿Quién lo maneja por usted?
Enfoque de bricolaje, lo que significa utilizar una hoja de cálculo o basado en la nube solución como Trenzado.

La opción adecuada para usted depende de su ancho de banda y capacidad. Si se siente intimidado por este aspecto de su negocio o simplemente no tiene tiempo para dedicarle relacionado con la contabilidad Si bien es cierto que la subcontratación de este trabajo a un profesional le ayudará a asegurarse de que no tenga problemas cuando llegue el momento de pagar los impuestos. Si se siente cómodo tomando la iniciativa con los números, aquí hay algunos aspectos básicos que debe tener en cuenta al preparar sus libros:

Cuentas por cobrar y pagar: Lo que los clientes le deben a usted, así como lo que usted le debe a los demás
Ingresos y gastos: Todas las transacciones, incluidas las ventas y los costos asociados con la realización de negocios.
Inventario: Desglose detallado de cantidades de stock, fechas de compra, fechas de venta, etc.

Es importante mantener sus libros con la mayor precisión posible. hasta a la fecha tanto como sea posible, ya que estos números le ayudarán a tomar decisiones comerciales más informadas.

Entendiendo sus requisitos fiscales

Para muchos propietarios de pequeñas empresas, la lado fiscal El proceso de administrar un negocio puede ser bastante intimidante, pero con la cantidad adecuada de ahorro y una contabilidad cuidadosa, en realidad puede ser bastante sencillo.

Para el un trabajador por cuenta propia Si eres un empresario individual, una sociedad de responsabilidad limitada o una sociedad colectiva, deberás declarar los ingresos de la empresa en tu declaración de impuestos personal. Las corporaciones son diferentes porque funcionan como entidades separadas, por lo que los requisitos de presentación son un poco diferentes.

Si gana más de $1,000 por año, deberá realizar pagos de impuestos trimestrales estimados. Para calcular sus pagos trimestrales, es una buena idea consultar las declaraciones del año pasado como guía si su negocio se ha mantenido igual. De lo contrario, deberá estimar sus ingresos esperados menos las deducciones para el año. Si se encuentra en los EE. UU., deberá completar un formulario de impuestos. 1040-ES hoja de cálculo.

En general, querrás planificar reservar una parte de tus ganancias para declarar los impuestos.

¿Cuánto? Un rango seguro es 30-40%, según el Wall Street JournalEs mejor ahorrar más de lo que necesitas en lugar de tener que esforzarte para reunir lo que debes al momento de pagar impuestos.

Monitorizar números clave

Mientras realiza su trabajo de contabilidad, deberá realizar algunos análisis para monitorear los números clave y buscar tendencias y patrones que puedan ayudarlo a mejorar el negocio. Algunos indicadores clave de desempeño que debe tener en cuenta incluyen:

Márgenes brutos: Este porcentaje te ayudará a controlar tus márgenes y a tener una idea clara de cuánto estás ganando realmente con tus productos. Para calcular el margen bruto, utiliza la fórmula: Margen bruto (%) = (Ingresos – costo de los bienes vendidos) / ingresos

Ventas mensuales: Busque patrones que le ayuden a identificar los meses de baja actividad y los meses de mayor actividad. Utilice estos datos para orientar su estrategia de marketing y publicidad.

Retorno de la inversión en marketing: Realice un seguimiento del retorno de la inversión de sus diferentes iniciativas de marketing para averiguar qué canales y plataformas están produciendo los mejores resultados. En el futuro, invierta más en los canales que generan los mayores retornos y elimine los de bajo rendimiento.

La buena noticia es que Ecwid tiene información detallada informes de ventas integrado en la plataforma, como puedes ver a continuación:

Recuerde: los números no mienten. Vuelva a consultar estas cifras clave al evaluar qué productos comprar. repoblar, aumentos de precios, gastos de envío/embalaje y más.

Contabilidad y contabilidad para pequeñas empresas: más fácil de lo que cree

Con la información financiera correcta y un producto estelar, puede hacer crecer una pequeña empresa próspera en muy poco tiempo. Si está haciendo lo siguiente: Mantenimiento de registros Ya sea que lo haga usted mismo o lo subcontrate a un experto, esté al tanto de los números e informes clave que lo ayudarán a comprender cómo está funcionando su operación.

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Apr 2, 2020

Acerca del autor.

Aniqa, directora financiera de Ecwid, ha ayudado a las empresas a alcanzar los objetivos financieros y comerciales deseados, centrándose en el cumplimiento normativo y la excelencia operativa. Fuera del trabajo, le encanta el diseño de interiores y viajar por el mundo.