Ajanhallintavinkkejä kiireisille yrittäjille: Kuinka saada enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa

Posted 2 kuukautta sitten by Anastasia Prokofjeva

Yrittäjyys on yksi täyttävistä, mutta vaativimmista ammateista, joka ihmisellä voi olla. Yrityksen omistajana olet vastuussa lähes kaikista yrityksesi tai hankkeesi puolista.

Strategian suunnittelusta ja toteuttamisesta työntekijöiden palkkaamiseen, uusien asiakkaiden hankkimiseen ja kaikkeen muuhun takaosa hallinnolliset tehtävät – ei ole ihme, että yrittäjät kokevat itsensä ylikuormituiksi työtaakkansa vuoksi.

Yrittäjänä tai pienyrityksen omistajana ajanhallinta on ratkaisevan tärkeää tuottavuuden, tehokkuuden ja yleisen menestyksen varmistamiseksi. Mietitkö, kuinka voit parantaa ajanhallintataitojasi parantaaksesi yrityksesi tulosta? Jatka lukemista!

Ainutlaatuiset ajanhallinnan haasteet yrittäjille

Keskustellaan ensin perusasioista – mitä on ajanhallinta? Ajanhallinta auttaa ihmisiä suorittamaan työnsä ajallaan, välttämään häiriötekijöitä ja priorisoimaan tärkeitä tehtäviä tehokkaasti tinkimättä tarjotun työn laadusta.

Mutta miksi ajanhallinta on tärkeää yrittäjille? Ajanhallintataidot ovat elintärkeitä menestyäksesi missä tahansa roolissa, olipa kyseessä tiiminvetäjä tai yksittäinen avustaja. Tämä taitokokonaisuus on kuitenkin luultavasti tärkein osa yrittäjän päivästä päivään työmääränsä ja yhdellä kertaa käyttämänsä hattujen suuren määrän vuoksi.

Mahtavaa 89 % yrittäjistä pitää työtaakkaa liian raskaana. Joten mikä tekee yrittäjän roolista niin haastavan, että ajankäytöstä tulee ongelma? Tässä on se, mitä yrittäjät jongleeraavat, mikä erottaa heidät muusta työvoimasta.

Korkeatasoinen Vastuut

Yrityksen johtaminen on paljon monimutkaisempaa kuin voisi ymmärtää. Yrittäjillä ja yritysten omistajilla on kätensä liiketoiminnan kaikilla osa-alueilla. Joka päivä he voivat siirtyä työnhakijoiden haastattelusta myyntikokoukseen, puheluihin sijoittajien kanssa, uusien asiakkaiden hankkimiseen ja asiakastukiongelmien käsittelyyn.

Pienyrityksessä omistaja on merkittävästi mukana useimmissa osastoissa. päivästä päivään toiminnallisuutta pitäen samalla paikallaan päätöksenteko voima, joka voi vaikuttaa työntekijöihin, tuotteisiin ja asiakkaisiin eri tavoin. Tämä lisää monien pienyritysten omistajien kokemaa stressiä.

Kuinka stressi vaikuttaa pienyritysten omistajien elämään (Lähde: Survey by Truisti)

Ennalta arvaamattomat aikataulut

Yrittäjiä kutsutaan usein "tekijöiksi ja johtajiksi", missä he pitävät korkean tason rooleissa ja muina aikoina ovat haudassa työntekijöidensä kanssa. Tämä kaikki on osa yrityksen pyörittämistä ja voi johtaa arvaamattomaan aikatauluun.

Liiketoiminta voi laskea ja sujua, mikä edellyttää enemmän osallistumista tiettyinä vuodenaikoina ja vähemmän toisinaan. Tämä tekee yrittäjien ja ammattilaisten ajanhallintastrategioista kriittisiä yrityksen menestyksen kannalta.

Ajanhallintavinkkejä yrittäjille

Mietitkö kuinka parantaa yrittäjien ajanhallintaa? Olet oikeassa paikassa!

Tässä on joitain käytännön strategioita, jotka voit ottaa heti käyttöön ja nähdä, kuinka ne parantavat tuottavuuttasi yrityksen omistajana. Saat enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa, koska et yritä keskittyä useaan asiaan kerralla.

Priorisointimenetelmät

Priorisointi on tehokas ajanhallintastrategia. Se auttaa yrittäjiä määrittelemään, mitkä tärkeät tehtävät on suoritettava ensin ja jättää loput sivuun. Erilaiset ajanhallintatyöarkit yksinkertaistavat prosessia.

Näihin menetelmiin kuuluu Priority Matrix (Eisenhower Matrix) -menetelmä, jossa piirretään neliö ja merkitään kaksi ylintä kvadranttia Kiireellinen/Ei kiireellinen ja kaksi alinta Tärkeää/Ei tärkeä.

Kiireellisen ja tärkeän neljänneksen tehtävistä tulee prioriteettikohteita, kun taas Ei kiireellisten ja Ei tärkeitä -neljännesten tehtäviä voidaan delegoida tai lykätä/peruuttaa.

Tämä menetelmä tunnetaan myös ajanhallinnan neljänä kvadranttina. Voit luoda tämän ajanhallintamatriisin käyttämällä muistikirjaa ja kynää tai ladata a valmis alla oleva malli.

Muita priorisointimenetelmiä ovat ABCDE-menetelmä, jossa asetat tehtävät järjestykseen tehdä luettelo niiden tärkeyden perusteella. "A"-tehtävät ovat korkein prioriteetti, "B"-tehtävät ovat sellaisia, jotka tulisi suorittaa, C-tehtävillä on minimaaliset seuraukset, jos niitä ei ole suoritettu, ja niin edelleen.

Tämä menetelmä auttaa yrittäjiä suorittamaan tärkeitä tehtäviä ja vapauttaa aikaa muiden kiireellisten asioiden parissa työskentelemiseen. Lisäksi kuluttaa niin vähän kuin 10-12 minuuttia suunnitella päivääsi voi säästää jopa kaksi tuntia, joten älä aliarvioi sen voimaa tehdä luetteloita.

Ajan esto

Ajan esto on erittäin tehokas strategia päiväsi rakenteen luomiseksi. Se varmistaa, että voit saavuttaa kaiken tarvitsemasi ja asettaa rajoja tietyille kohteille.

Tässä menetelmässä varataan tiettyjä aikalohkoja kullekin tehtävälle sen sijaan, että yritettäisiin jongleerata useita kohteita kerralla ja koskaan saada mitään kokonaan maaliviivan yli.

Voit helposti estää ajan millä tahansa haluamallasi kalenterisovelluksella

Voit esimerkiksi omistaa vuorokauden ensimmäisen tunnin sähköposteihin vastaamiseen, seuraavat kolme tuntia kriittisten tehtävien suorittamiseen ja viimeisen tunnin kokouksiin.

Määräämällä pakko tehdä Yrittäjät ja yritysten omistajat voivat taata, että tärkeät asiat eivät koskaan lipsu halkeamiensa läpi.

valtuuskunta

Delegointi on epäilemättä yksi yrittäjän tehokkaimmista taidoista. Kyky siirtää tärkeitä tehtäviä luotetuille työntekijöille on valtava vahvuus yrityksen omistajana.

Delegointi vähentää työtaakkaasi, rakentaa luottamusta henkilöstöösi ja antaa sinulle enemmän aikaa keskittyä huomiotasi vaativiin liiketoiminta-alueisiin.

Voit delegoida tehtäviä tehokkaasti tarkastelemalla asioita, jotka vievät paljon aikaasi ja energiaasi päivittäin. Voidaanko jokin osa tästä tehtävästä luovuttaa pätevälle työntekijälle? Näin voit vahvistaa tiimisi luottamusta ja taitoja samalla kun optimoit tuottavuuttasi. Se on a win-win!

Muuten, jos käytät Ecwid by Lightspeediä verkkokaupassasi, voit helposti delegoida joitain verkkokauppatehtäviä tiimisi jäsenille. Voit lisätä henkilöstötilejä ja myöntää käyttöoikeuksia varmistaaksesi, että vain valtuutetut työntekijät voivat käyttää arkaluonteisia tietoja ja tärkeitä toimintoja.

Teknologian hyödyntäminen parempaan ajanhallintaan

Miten yrittäjä voi kompensoida ajanhallinnan heikkoutta? Kokeile jotakin yllä mainituista strategioista. Sitoumuksesi tueksi tässä on lisäehdotus.

Koska elämme digitaaliaikaa, teknologialla on merkittävä rooli ajanhallinnassa ja kaiken yrityksen menestyksessä. Onneksi erilaiset työkalut ja teknologiaresurssit voivat tarjota tukea ajanhallinnassa yrittäjille ja pienyrittäjille. Keskustellaan niistä täällä.

Tuottavuussovellukset

Yrityksen omistajana puhelimesi on todennäköisesti kädessäsi koko valveillaoloaikasi, valmiina ottamaan vastaan puheluita, vastaamaan sähköposteihin, ajoittamaan esittelyjä ja paljon muuta. Hyvä uutinen on, että monet tuottavuussovellukset voivat auttaa tekemään päivästäsi tuottavamman. Joitakin suosittuja tuottavuussovelluksia ja resursseja ovat:

Evernote tehokkaaseen muistiinpanojen tekemistä jonka voit jakaa työntekijöiden kanssa
Slack varten tien päällä yhteydenpito henkilöstön ja asiakkaiden kanssa
Zoom kätevään videoneuvotteluun mistä päin maailmaa tahansa
Canva nopeaan ja helppoon ammattimaiseen graafiseen suunnitteluun
Lightspeed-maksut yksinkertaista maksuasetusta varten verkkokaupassa
MileIQ matkojen seurantaan verojen tehostamiseksi
ClickUp projektinhallintaa ja tehtävien organisointia varten.

Evernoten käyttö muistiinpanojen tekemistä ja projektin suunnittelu

Automaatio

Automaatiotyökalut voivat säästää aikaa ja lisätä tuottavuutta työtaakkasi toistuvissa tehtävissä. Tapaamisen tai tapaamisen ajoituksesta laskujen käsittelyyn tai tietojen syöttämiseen automatisointi voi auttaa yksinkertaistamaan työnkulkuasi ja antaa sinun keskittyä todellisiin tehtäviin.

Tässä on myös verkkokauppaalustalla rooli. Esimerkiksi Lightspeedin Ecwid automatisoi varastonhallinta ja Tilausta Käsitellään, mikä helpottaa yritysten verkkokauppojen hallintaa. Integraatioilla suosittujen kanssa rahdinkuljettajat ja maksuväylät, voit keskittyä muihin liiketoimintasi osa-alueisiin ja tarjota asiakkaille saumattoman ostokokemuksen.

Ecwid lähettää sinulle vähävarainen ilmoitukset automaattisesti, joten voit täyttää tuotteet ajoissa

Yleisten ajanhallinnan haasteiden voittaminen

Ajanhallinta yrittäjille ja yritysten omistajille voi olla haaste, koska heidän on käytettävä niin paljon hattuja. Vahvuutesi ja heikkoutesi tunnustaminen voi kuitenkin auttaa ymmärtämään, mihin sinun on keskitettävä voimasi ja mihin tarvitset tukea delegoinnin kautta.

Näin voit ratkaista tehokkaasti monia ajanhallintaan liittyviä haasteita.

Häiriöiden torjunta

Työskenteletpä sitten kotoa tai toimistossa, häiriötekijöitä on joka kulman takana. Niiden ennakointi voi auttaa vähentämään niiden voimaa ja poistamaan keskittymisen. Suosittelemme poistamaan puhelimen ja sähköpostin ilmoitukset käytöstä työskennellessäsi.

Tekijän raportin mukaan Taloustieteellinen vaikutus, häiriötekijöistä toipuminen on yksi viidestä yleisimmästä keskittymiskyvyn menettämisen syistä. Keskiverto yhdysvaltalaisen tietotyöntekijän häiriötekijöistä toipumiseen käytetty aika on yhteensä 127 tuntia vuodessa. Kuvittele, mitä voisit saavuttaa ylimääräisellä 127 tunnilla keskeytyksettä!

Vuotuiset keskittymiskyvyttömyydet ja vastaavat taloudelliset kustannukset henkilöä kohden (Lähde: Economist Impactin raportti)

Suunnittele päiväsi käyttämällä yllä mainitsemiamme aikalohkoja, jotta tiedät tarkalleen, kuinka paljon aikaa sinulla on tiettyjen tehtävien suorittamiseen. Pidä taukoja keskittyäksesi uudelleen, kävele ulos keskittää uudelleen, ja aseta rajat henkilöstön kanssa, kun sinun täytyy solmia ja saada asiat tehtyä.

priorisointi Työelämä Balance

Tiesitkö, että 70 % yrittäjistä kokee burnoutin? puutteen vuoksi työelämä tasapaino?

Työelämä tasapaino jää usein sivuun pienyritysten omistajille, kun he keskittyvät yrityksen kasvattamiseen ja kaikkeen siihen liittyvään. Mielenterveytesi ei kuitenkaan koskaan saisi jäädä taka-alalle urasi vuoksi.

Jatka terveellisen priorisoimista työelämä tasapainottaa asettamalla säännölliset työajat, jotta et ole jatkuvasti työntekijöiden ja asiakkaiden käytettävissä. Luo johdonmukainen päivittäinen rutiini, johon kuuluu viettää aikaa rakkaiden kanssa, treenata ja harrastaa harrastuksia tai intohimoja.

Voit myös käyttää ajan esto menetelmä henkilökohtaisiin tehtäviin, kuten aamiainen perheen kanssa, koulu pudotus, an tunnin mittainen harjoitustuntia tai jotain muuta henkilökohtaisessa elämässäsi.

Paketoida

Yrityksen pyörittäminen ei ole helppoa, mutta yrittäjien ajanhallintataidot mahdollistavat tiimisi ja yrityksesi tuottavuuden ja tehokkuuden säilyttäen samalla terveen työelämä saldo.

Se vaatii suunnittelua, strategiaa ja vaivaa, mutta lopputulos johtaa tyydyttävämpään uraan, joka vaatii vähemmän energiaa ja aikaa. Mikä voisi olla sen parempaa?

Author

Anastasia Prokofjeva on sisällöntuottaja Ecwidissä. Hän kirjoittaa verkkomarkkinoinnista ja promootiosta tehdäkseen yrittäjien päivittäisistä rutiineista helpompaa ja palkitsevampaa. Hänellä on myös pehmeä paikka kissoille, suklaalle ja kombuchan tekemiseen kotona.