Tenue de livres et comptabilité pour petites entreprises 101 pour le commerce électronique

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Que vous décidiez d'externaliser cet aspect de votre entreprise ou d'adopter une approche plus DIY, vous devez être conscient de certaines choses en matière de tenue de livres et de comptabilité pour les petites entreprises.

De l'ouverture d'un compte bancaire professionnel à la préparation de la saison des impôts, connaître les bases de l'aspect financier de vos opérations peut vous simplifier la vie. stressant – et peut également vous aider à optimiser votre entreprise.

Créer un compte bancaire professionnel

La création d'un compte bancaire professionnel distinct est la toute première étape vers sans tracas comptabilité de votre petite entreprise.

Non seulement cela facilite beaucoup le suivi de votre lié aux affaires dépenses, mais si vous êtes une entité commerciale autre qu'un propriétaire unique (c'est-à-dire LLC, société, société de personnes, etc.), vous êtes légalement tenu d'avoir un compte bancaire professionnel dédié.

C'est une bonne idée d'avoir deux types de comptes :

Vérification: Pour dépenses d'entreprise comme l'inventaire, les déplacements, les frais d'expédition, fournitures d'emballage, etc.
Économies: Pour cacher des bénéfices et un pourcentage de vos gains pour impôt le temps.

Lorsque vous choisissez une banque pour votre entreprise, assurez-vous d’examiner ses différentes structures de frais, ses exigences de solde et, pour plus de commodité, sa proximité avec votre lieu de résidence. Certaines banques d'État proposent comptes bancaires professionnels gratuits, mais assurez-vous de lire les petits caractères.

Gardez également à l’esprit l’intégration. Si vous envisagez de lier vos comptes professionnels à un logiciel de comptabilité, sachez que certaines petites banques locales n'ont pas la capacité de s'intégrer à ces outils.

Avant de vous rendre à la banque, assurez-vous d'avoir avec vous les documents requis, tels que :

nom commercial établi
identifiant fiscal
identification personnelle.

Suivi de vos dépenses

Ensuite, vous souhaiterez déterminer comment vous documenterez vos dépenses professionnelles. Cela vous aidera à garder un œil attentif sur vos marges et les coûts – et cela rend également la période des impôts beaucoup plus facile.

Cela signifie en partie organiser vos reçus et vos factures. Assurez-vous de conserver les reçus provenant de :

Frais de bureau : quel pourcentage de votre maison vous utilisez à des fins professionnelles, ou si vous avez un bureau externe, les reçus liés à cette dépense
Frais kilométriques ou de véhicule : Vous pouvez déduire le kilométrage annuel que vous consacrez à votre voiture pour vos déplacements professionnels (vous bénéficierez d'une mandaté par l'État taux), ou vous pouvez déduire un pourcentage de vos dépenses annuelles totales liées au véhicule (comme les vidanges d'huile, l'essence, etc.)
Voyage: Frais d'hôtel, de nourriture et de transport liés à votre voyage d'affaires
Repas/Divertissement : Réunions d'affaires pour le déjeuner, pour exemple-juste assurez-vous de noter qui vous avez rencontré au dos.

La documentation est essentielle pour un suivi des dépenses. Que vous utilisiez de simples dossiers pour conserver vos reçus ensemble ou une solution en ligne comme Expensify, assurez-vous de toujours garder vos reçus organisés. Si jamais vous êtes audité par l’IRS, ils voudront voir votre trace écrite détaillée.

Source de l'image : Expensifier

Pour rendre ce processus un peu plus simple, vous pouvez prendre quelques mesures proactives en matière de documentation et de stockage. Tenez compte des conseils suivants :

Tenez un journal de kilométrage dans votre voiture afin de pouvoir documenter immédiatement les kilomètres parcourus (et votre destination). Un simple planificateur mensuel fonctionne bien pour cela.
Conservez un petit dossier accordéon dans votre voiture ou votre sac de voyage avec des sections marquées pour différents types de reçus. Cela réduit le risque qu’ils soient endommagés ou perdus pendant le voyage.
Une fois par mois, vérifiez le total de vos reçus par rapport à votre relevé bancaire pour vous assurer qu’il n’y a pas d’écarts.

Si vous pouvez suivre ces étapes pour obtenir des informations précises tenue de dossiers, vous faciliterez la tâche (ou à votre comptable) lors de l'assemblage d'un produit impeccable, sans erreur livres.

Tenue de livre, tenue de paie

Parlons ensuite de la comptabilité.

La tenue de livres est le processus quotidien consistant à enregistrer les dépenses et les transactions professionnelles et à les rapprocher des relevés bancaires. Contrairement à la comptabilité, qui examine les chiffres sous un angle plus zoomé pour les analyser, cette partie du processus consiste à garantir une documentation correcte.

Vous pouvez l’aborder de différentes manières :

Travailler avec un comptable/comptable localqui s'en occupe pour vous.
Approche DIY, ce qui signifie utiliser une feuille de calcul ou infonuagique solution comme Vague.

La bonne option pour vous dépend de votre bande passante et de vos capacités. Si vous êtes intimidé par cet aspect de votre entreprise ou si vous n'avez tout simplement pas de temps à consacrer lié à la comptabilité tâches, l'externalisation de ce travail à un professionnel vous permet de vous assurer de ne pas vous précipiter lorsque l'heure des impôts arrive. Si vous vous sentez à l'aise de prendre les devants en matière de chiffres, voici quelques principes de base que vous devrez garder à l'esprit lors de la préparation de vos livres :

Comptes à recevoir et à payer : Ce que les clients vous doivent, ainsi que ce que vous devez aux autres
Revenus et dépenses : Toutes les transactions, y compris les ventes et les coûts associés aux activités commerciales
Inventaire: Répartition détaillée des quantités de stock, dates d'achat, dates de vente, etc.

Il est important de garder vos livres aussi précis et mise à jour autant que possible, car ces chiffres vous aideront à prendre des décisions commerciales plus éclairées.

Comprendre vos exigences fiscales

Pour de nombreux propriétaires de petites entreprises, le côté fiscal de l'entreprise peut être assez intimidant. Mais avec le bon montant d’épargne et une comptabilité minutieuse, cela peut en réalité être assez simple.

Pour le travailleur indépendant foule (entrepreneurs individuels, SARL et sociétés de personnes), vous réclamerez des revenus d'entreprise dans votre déclaration de revenus personnelle. Les sociétés sont différentes dans le sens où elles fonctionnent comme des entités distinctes, les exigences de dépôt sont donc un peu différentes.

Si vous gagnez plus de 1,000 XNUMX $ par an, vous devrez effectuer des paiements d'impôts trimestriels estimés. Pour calculer vos paiements trimestriels, c'est une bonne idée de vous référer aux déclarations de l'année dernière comme guide si votre entreprise est restée la même. Sinon, vous souhaiterez estimer votre revenu prévu moins les déductions pour l’année. Si vous êtes aux États-Unis, vous remplirez un 1040-ES feuille de travail.

Dans l'ensemble, vous devrez prévoir de mettre de côté une partie de vos revenus pour le temps des impôts.

Combien? Une plage sûre est 30 à 40%, selon le Wall Street Journal. Il est préférable d’épargner plus que ce dont vous avez besoin plutôt que de devoir vous démener pour retrouver ce que vous devez au moment des impôts.

Surveiller les numéros clés

Pendant que vous effectuez votre travail de comptabilité, vous souhaiterez effectuer des analyses pour surveiller les chiffres clés et rechercher des tendances et des modèles qui peuvent vous aider à améliorer l'entreprise. Voici quelques indicateurs de performance clés à surveiller :

Marges brutes : Ce pourcentage vous aidera à surveiller vos marges et à bien comprendre combien vous gagnez réellement grâce à vos produits. Pour calculer la marge brute, utilisez la formule : Marge brute (%) = (Revenu — coût des marchandises vendues) / chiffre d'affaires

Ventes mensuelles: Recherchez des modèles qui vous aident à repérer les mois lents et les mois chargés. Utilisez ces données pour éclairer votre stratégie marketing et publicitaire.

Retour sur investissement marketing : Suivez le retour sur investissement de vos différents efforts marketing pour découvrir quels canaux et plateformes produisent les meilleurs résultats. À l’avenir, dépensez davantage sur les canaux qui génèrent les rendements les plus élevés et supprimez les peu performants.

La bonne nouvelle est qu'Ecwid a détaillé des rapports de ventes intégré à la plateforme, comme vous pouvez le voir ci-dessous :

N'oubliez pas : les chiffres ne mentent pas. Référez-vous à ces chiffres clés pour évaluer les produits à réapprovisionner, augmentations de prix, frais d'expédition/d'emballage, etc.

Tenue de livres et comptabilité pour petites entreprises : plus simple que vous ne le pensez

Avec les bonnes informations financières et un produit exceptionnel, vous pouvez développer une petite entreprise prospère en un rien de temps. Si vous faites le tenue de dossiers vous-même ou si vous l'externalisez à un expert, gardez le pouls des chiffres et des rapports clés qui vous aideront à comprendre les performances de votre opération.

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2 avril 2020

A propos de l'auteure

Aniqa, CFO chez Ecwid, a aidé les entreprises à atteindre les objectifs financiers et commerciaux souhaités en mettant l'accent sur la conformité et l'excellence opérationnelle. En dehors de son travail, elle aime la décoration d'intérieur et les voyages à travers le monde.