Petty Cash: meghatározás, példák, típusok és útmutató

Posted 5 hónap by Max Komonov

Az üzleti élet nyüzsgő világában a hatékonyság kulcsfontosságú, és néha az apróságok is nagy változást hozhatnak. Mutassuk be a készpénzt, a pénzkezelés egy szerény aspektusát, amely okosan alkalmazva forradalmasíthatja az utat. kisléptékű a kiadásokat kezelik.

Mi az a kispénz, és hogyan segíti a kisebb, mindennapi kiadások kezelését egy vállalkozáson belül?

A készpénz a szilárd pénzeszközök apró összege, amelyet tartalékban tartanak olyan előre nem látható vagy kis költségek fedezésére, amelyek nem indokolják a hitelkártya használatát vagy a csekk írását.

A készpénzt általában zárt fiókban vagy dobozban tárolják, de könnyen hozzáférhető, és garantálja a rendszeres számlák egyszerű és gyors fizetését.

Gondoljon rá, mint az irodai vagy üzleti szuperhősre. Képzelje el, hogy irodája vagy üzlete egy nyüzsgő kis város, és minden nap vannak apró, de fontos tranzakciók történik – mint megvenni azokat nagy szükség kávé kellékek vagy törött tűzőgép cseréje. Ahelyett, hogy hatalmas, formális költségvetést használnánk fel ezekre a kis kiadásokra, van valami „varázspénztárcánk”, amit aprópénznek neveznek.

A készpénz olyan, mint a város kiskorúak segélyalapja költségek – ez gyors, egyszerű, és minden zökkenőmentesen működik anélkül, hogy sok papírmunkára lenne szüksége.

Ha kisebb kiadás merül fel, egyszerűen lehívhatja az apró készpénzt, hogy gyorsan kezelje. Van nincs szükség hosszadalmas jóváhagyási folyamatokra vagy rengeteg papírmunkára-piti A készpénz gyors, egyszerű megoldásokat kínál egy iroda vagy vállalkozás zökkenőmentes és hatékony működéséhez!

Fontos információk a Petty Cash-ről

Amint azt az előző részben említettük, a készpénz meghatározott mennyiségű készpénzként működik, amelyet biztonságos helyen tárolnak, és gyakran egy felelős személy vagy osztály kezel. Ha kiadás merül fel, azt ebből az alapból fizetik ki, és nyilvántartást vezetnek a felhasználás nyomon követésére.

Megközelíthetőség:: A kispénz az stratégiai készpénzkezelés vagy egy kis mennyiségű, könnyen elérhető készpénz előre nem látható költségek fedezésére.
Használat: Számos kisebb kiadásra alkalmazható, ideértve a virágokat, irodaszereket, névjegykártyákat, az alkalmazotti ebédet, amelyet ellátnak, és a munkavállalói költségtérítést.
Osztályi kiosztás: A kiadások kezelésének egyszerűsítése érdekében a nagyobb vállalkozások minden részleghez külön pénzalappal rendelkezhetnek.
Egyeztetés: Minden aprópénzt érintő tranzakció dokumentálva van a társaság pénzügyi számláin, és időszakonként egyeztetésre kerül.
Szabályok és ellenőrzések: A visszaélések megelőzése érdekében általában vannak irányelvek arra vonatkozóan, hogyan kell kezelni a kispénzt. Ez magában foglalja a bizonylatok megőrzését, az egyes tranzakciók dokumentálását és az alap rendszeres egyeztetését a pontosság biztosítása érdekében.

A Petty Cash előnyei

A kispénz számos előnnyel jár, amelyek különösen előnyösek a kezelés szempontjából kisléptékű tranzakciókat hatékonyan lebonyolítani. Íme néhány fő előnye és előnyei a kispénznek:

Gyors és kényelmes

Ez a legegyszerűbb módja apró, előre nem látható számlák fizetésének, mert gyors és kényelmes. Ideális a kézbesítő vagy az alkalmazott hálapénz fizetésére késő este taxi költség.

Csökkenti a visszatérítési nehézségeket:

A kispénz megszünteti az alkalmazottak fizetési nehézségeit munkával kapcsolatos költségtérítést, majd kérjen visszatérítést.

Rendszeres kisebb kiadások:

Hasznos olyan rendszeres szükségletek esetén, mint a tisztítószerek, az irodai tej és a bélyegek.

Vészhelyzetek:

Sürgős esetben, ha nincs elegendő aprópénz a kasszában, aprópénz is felhasználható a fogyasztók pénzének biztosítására.

A Petty Cash gyakorlati példája

Vegyünk egy apró irodát, ahol az adminisztratív asszisztens készpénzzel fizeti a heti csapattalálkozó kávéját és uzsonnáját. Pénzből vásárol egy kis virágcsokrot és egy születésnapi kártyát egy munkatársának.

Megtéríti egy dolgozónak a taxi viteldíját, amelyet a munkával kapcsolatos megbízás a hónap későbbi szakaszában. Mindezen költségek nyomon követésére a készpénzes utalványok szolgálnak, amelyeken feltüntetik az elköltött összeget, a vásárlás okát és a vásárlást végző személyt.

Íme néhány gyakori eset a kisebb készpénzes vásárlásokra:

Irodai áruk: Tollak, radírok, tűzők és egyéb apró, de szükséges irodai cikkek.
Ételek és italok: Kávé, cukorkák, rágcsálnivalók vagy ételek, amelyek a személyzet tagjai számára készültek.
Ajándékok és kártyák: A virágok, születésnapi képeslapok vagy más apró ajándékok a személyzet tagjainak vagy az ügyfeleknek az ajándékok és kártyák példái.
Szállítási költségek: Gyors üzleti kirándulások vagy megbízások esetén taxi vagy autó árat számítanak fel.

Hogyan illeszthető be a kispénz a különböző típusú vállalkozásokba

A készpénz valóban sokoldalú eszköz, amely számos vállalkozás számára előnyös lehet, de alkalmassága a vállalkozás méretétől és jellegétől függ.

Kisvállalkozások

Ideális rendszeres kisvállalkozások számára kisdolláros tranzakciók. Hasznos kis költségek, például írószerek, találkozókhoz szükséges kávé vagy előre nem látható karbantartás esetén.

Közepes méretű Üzletek

Ideális közepes méretű olyan cégek, amelyek hatékony megoldást szeretnének a kis kiadások kezelésére a hagyományos beszerzési eljárások bevonása nélkül. Gyors hozzáférést biztosít a pénzhez kis igények mellett, ami hozzájárul a működési hatékonyság fenntartása és az alkalmazottak boldogsága.

Nagyvállalatok

Noha kevésbé elterjedt, a hatalmas vállalkozások egyes részlegei vagy területei továbbra is használhatnak aprópénzt. A készpénzt például kisebb irodaszerekre, ügyfelek szórakoztatására vagy utazási költségekre lehet használni.

Nonprofit szervezetek és oktatási intézmények

A nonprofit szervezetek és az iskolák gyakran aprópénzt is használnak az eseményekkel, felszerelésekkel, ill napról napra műveleteket.

A Petty Cash fajtái

Összességében Petty Cash

Ez a számla szórványos, apró költségekre van kijelölve, például irodaszerek, postai költségek és kisebb alkalmazotti költségtérítések. Ide tartoznak a szokásos termékek, amelyek hitelkártya vagy csekk nélkül vásárolhatók meg.

Előleg Petty Cash

Kispénz előleg rendszeresen újratöltik, és egy meghatározott mennyiségű pénzt tárol. Gyakran használják bizonyos célokra, például az alkalmazottak üzleti utazási költségeinek kifizetésére. Amikor az alap kifogy, azt az előre meghatározott összegig feltöltik.

Sürgősségi Petty Cash

Előre nem látható költségekre félretéve ezt az alapot olyan azonnali szükségletekre szánják, mint egy betört ablak cseréje vagy egy sérült nyomtató javítása. Garantálja, hogy a sürgős készpénzigények azonnal kielégíthetők.

Diszkrecionális Petty Cash

Ezt a pénzt, amelyet a vezető vagy a felettes belátása szerint kezel, az alkalmazottak jutalmazására vagy előre nem látható kiadásokra fordítják. A szabadság kiadása nem előre költségvetésben kisebb vásárlások is lehetségesek.

Összefoglalva, az aprópénzes alapok különféle formákban jelennek meg, amelyek segítik a vállalatokat a hatékony kezelésben kisléptékű kiadásokat, garantálva, hogy a rendszeres kiadásokat, a rendkívüli kiadásokat, az utazási költségtérítéseket és a diszkrecionális vásárlásokat időben ki tudják fizetni.

Hogyan követhetjük nyomon a Petty Cash-t?

A kispénz-követés számos eljárást és bevált gyakorlatot foglal magában, amelyek garantálják a helyes elszámolást és csökkentik a visszaélések lehetőségét. A cégek a következőképpen követhetik nyomon és kezelhetik hatékonyan a kisméretű készpénzt:

Petty Cash Keeper

A pénzalap kezelését a készpénz „letétkezelõjeként” megjelölt személy látja el. Ez a személy minden kifizetést nyomon követ, és szükség szerint feltölti a számlát.

Dokumentáció és Nyilvántartás

Sok vállalkozás minden egyes befizetésről nyugtát szeretne. Vannak, akik nyomon követik, hogy ki költötte el a pénzt, és kiadásaikat az irodaszerboltokban beszerezhető aprópénzes utalványok segítségével tételesen sorolják fel.

Fizetési napló

A tranzakciókat esetenként egy egyszerű fizetési napló segítségével rögzíthetjük. A kispénz-követésnek ugyanolyan kifinomultnak kell lennie, mint a vállalat többi folyamatának.

Kispénzes szerep az e-kereskedelemben és egy Ecwid által működtetett online áruház vezetése

Még ha webáruházat is üzemeltet, akkor is lehetnek kisebb kiadásai, amelyek csekély készpénzt igényelnek. Például olyan csomagolóanyagok vagy irodai kellékek vásárlása, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül az online tranzakciókhoz.

A kéznél lévő aprópénz lehetővé teszi a kisebb igények gyors kielégítését anélkül, hogy megzavarná az e-kereskedelmi munkafolyamatot.

Míg az Ecwid vagy az Ön preferált e-kereskedelmi platformja kezeli a digitális tranzakciókat és értékesítéseket, a kispénz fedezi az ezeket a műveleteket támogató mindennapi kiadásokat.

Például a vásárlás csomagoló anyagok vagy váratlan kis szállítási és szállítási költségek kezelése.

Azáltal, hogy az Ecwid-műveletekkel párhuzamosan rendszerezetten tartja a készpénzrendszerét, biztosítja, hogy mind a fizikai, mind a digitális tranzakciók jól menedzselt. Ez a koordináció segít fenntartani a zavartalan működést, a pontos könyvelést és az általános pénzügyi átláthatóságot.

A szerzőről

Max az elmúlt hat évben az e-kereskedelmi iparágban dolgozik, és segíti a márkákat a tartalommarketing és SEO létrehozásában és szintre emelésében. Ennek ellenére van tapasztalata a vállalkozói tevékenységben. Szabadidejében szépirodalmi író.