Cassa di risparmio: definizione, esempi, tipi e guida

Inviato 7 mesi fa by Massimo Komonov

Nel frenetico mondo degli affari, l'efficienza è fondamentale e, a volte, sono le piccole cose a fare una grande differenza. Introduciamo la cassa comune, un aspetto modesto della gestione del denaro che, se applicato saggiamente, può rivoluzionare il modo in cui su piccola scala le spese vengono gestite.

Cos'è la cassa piccola e come aiuta a gestire le piccole spese quotidiane all'interno di un'azienda?

La cassa è la piccola somma di denaro contante che viene tenuta in riserva per pagare spese impreviste o di piccola entità che non giustificano l'utilizzo di una carta di credito o l'emissione di un assegno.

Di solito, la cassa viene tenuta in un cassetto o in una scatola chiusi a chiave, ma è facilmente accessibile e garantisce un pagamento facile e rapido delle bollette ordinarie.

Pensalo come il supereroe dell'ufficio o dell'azienda. Immagina che il tuo ufficio o la tua azienda siano una piccola città in fermento, e ogni giorno ci sono piccole ma importanti transazioni accadendo—come comprando quelli tanto necessaria forniture di caffè o la sostituzione di una spillatrice rotta. Invece di usare un budget enorme e formale per queste piccole spese, abbiamo qualcosa di simile a un "portafoglio magico" chiamato cassa per piccole spese.

La cassa è come il fondo di emergenza della città per i minori spese—è veloce, semplice e fa sì che tutto funzioni senza intoppi, senza bisogno di molta burocrazia.

Quando si presenta una spesa minore, puoi semplicemente attingere dalla cassa per gestirla rapidamente. C'è non c'è bisogno di lunghi processi di approvazione o di montagne di scartoffie-trascurabile cash fornisce soluzioni rapide e semplici per far sì che un ufficio o un'attività funzionino senza intoppi ed in modo efficiente!

Informazioni importanti sul fondo cassa

Come accennato nella sezione precedente, la cassa piccola funziona come una quantità designata di denaro contante che viene tenuta in un luogo sicuro, spesso gestito da una persona o un dipartimento responsabile. Quando si verifica una spesa, questa viene pagata da questo fondo e vengono tenuti dei registri per tracciare l'utilizzo.

Accessibilità: La cassa è gestione strategica della liquidità oppure una piccola quantità di denaro contante prontamente disponibile per spese impreviste.
Impiego: Può essere applicato a una serie di spese minori, tra cui fiori, materiale per ufficio, biglietti da visita, pranzi per i dipendenti forniti da catering e rimborsi spese per i dipendenti.
Assegnazione dipartimentale:Per semplificare la gestione delle spese, le aziende più grandi potrebbero disporre di fondi di cassa separati per ogni reparto.
Riconciliazione: Tutte le transazioni che coinvolgono la cassa sono documentate nei conti finanziari della società e sono soggette a riconciliazioni periodiche.
Regole e controlli: Per prevenire un uso improprio, in genere ci sono delle linee guida su come gestire il fondo cassa. Ciò include conservare le ricevute, documentare ogni transazione e riconciliare regolarmente il fondo per garantirne l'accuratezza.

Vantaggi del fondo cassa

La cassa ordinaria offre diversi vantaggi che sono particolarmente utili per la gestione su piccola scala transazioni in modo efficiente. Ecco alcuni benefici e vantaggi chiave del fondo cassa:

Veloce e conveniente

È il modo più semplice per pagare piccole bollette impreviste perché è veloce e comodo. È ideale per pagare la mancia di un fattorino o di un dipendente. a tarda notte costo del taxi.

Riduce i problemi di rimborso:

La cassa elimina il fastidio per i dipendenti di dover pagare legato al lavoro sostenere le spese direttamente e poi richiederne il rimborso.

Spese minori regolari:

È utile per le necessità quotidiane, come prodotti per la pulizia, latte per l'ufficio e francobolli.

Situazioni di emergenza:

In caso di emergenza, se non c'è abbastanza resto nella cassa, è possibile utilizzare anche la cassa piccola per dare il resto ai consumatori.

Esempio pratico di cassa piccola

Considerate un piccolo ufficio in cui l'assistente amministrativa paga il caffè e gli spuntini della riunione settimanale del team con la cassa ordinaria. Utilizza i soldi anche per acquistare un piccolo mazzo di fiori e un biglietto di auguri per un collega.

Rimborsa un lavoratore per la corsa in taxi pagata su un legato al lavoro commissioni più avanti nel mese. I buoni cassa, che elencano l'importo speso, il motivo dell'acquisto e la persona che lo ha effettuato, vengono utilizzati per tenere traccia di tutti questi costi.

Di seguito sono riportati alcuni casi comuni di piccoli acquisti in contanti:

Articoli per ufficio: Penne, gomme, spillatrici e altri piccoli ma necessari articoli per ufficio.
Cibo e bevande: Caffè, caramelle, snack o pasti forniti ai membri dello staff.
Regali e biglietti: Esempi di regali e biglietti sono fiori, biglietti di auguri di compleanno o altri piccoli regali per dipendenti o clienti.
Spese di trasporto: Per brevi spostamenti di lavoro o commissioni, verrà applicata una tariffa taxi o auto.

Come la cassa può adattarsi a diversi tipi di attività

La cassa ordinaria è in effetti uno strumento versatile che può rivelarsi utile per diverse attività, ma la sua idoneità dipende dalle dimensioni e dalla natura dell'attività stessa.

Le piccole imprese

Ideale per piccole imprese con regolare piccolo-dollaro transazioni. È utile per pagare piccole spese come cancelleria, caffè per riunioni o manutenzione imprevista.

Di medie dimensioni Aziende

Ideale per di medie dimensioni aziende che desiderano una soluzione efficiente per gestire piccole spese senza coinvolgere le tradizionali procedure di approvvigionamento. Fornisce un rapido accesso al denaro per piccole richieste, il che contribuisce a mantenere l'efficacia operativa e la felicità dei dipendenti.

Grandi Corporazioni

Anche se è meno diffuso, alcune divisioni o aree all'interno di grandi aziende potrebbero comunque utilizzare la cassa di piccole dimensioni. La cassa di piccole dimensioni, ad esempio, può essere utilizzata per piccole forniture per ufficio, intrattenimento dei clienti o spese di viaggio.

Organizzazioni non profit e istituzioni educative

Le organizzazioni non profit e le scuole spesso utilizzano anche la cassa per gestire piccole spese relative ad eventi, forniture o giorno per giorno operazioni.

Tipi di cassa piccola

Totale cassa piccola

Questo account è destinato a spese sporadiche e di piccole dimensioni come forniture per ufficio, spese postali e piccoli rimborsi ai dipendenti. Include prodotti regolari che possono essere acquistati senza carta di credito o assegno.

Cassa di cassa di anticipo

Cassa di risparmio viene ricaricato regolarmente e mantiene una quantità di denaro stabilita. Viene utilizzato frequentemente per determinati obiettivi, come il pagamento delle spese di viaggio dei dipendenti. Ogni volta che il fondo si esaurisce, viene ripristinato fino all'importo prestabilito.

Cassa di emergenza

Accantonato per spese impreviste, questo fondo è destinato a necessità immediate come la sostituzione di una finestra rotta o la riparazione di una stampante danneggiata. Garantisce che le urgenti esigenze di cassa possano essere soddisfatte immediatamente.

Cassa di risparmio discrezionale

Questo denaro, che viene gestito a discrezione del manager o del supervisore, viene utilizzato per premi ai dipendenti o spese impreviste. Libertà di spesa su non preventivato è possibile effettuare piccoli acquisti.

Riassumendo, i fondi di cassa si presentano in una varietà di forme che aiutano le aziende a gestire efficacemente su piccola scala spese, garantendo la possibilità di pagare puntualmente le spese ordinarie, le spese di emergenza, i rimborsi per i viaggi e gli acquisti discrezionali.

Come possiamo tenere traccia del piccolo denaro contante?

Il monitoraggio del piccolo contante comporta una serie di procedure e best practice per garantire una corretta contabilità e ridurre la possibilità di abusi. Ecco come le aziende possono monitorare e gestire in modo efficiente il piccolo contante:

Addetto alla cassa

La persona designata come "custode" del fondo cassa è responsabile della gestione del fondo cassa. Questa persona tiene traccia di ogni pagamento e ricarica il conto come richiesto.

Documentazione e Tenuta dei registri

Molte aziende vogliono le ricevute per ogni pagamento effettuato. Alcune persone tengono traccia di chi ha speso i soldi e specificano le spese utilizzando buoni cassa, disponibili nei negozi di forniture per ufficio.

Registro pagamenti

Le transazioni possono occasionalmente essere registrate utilizzando un semplice registro dei pagamenti. Il monitoraggio del fondo cassa dovrebbe essere sofisticato come il resto dei processi aziendali.

Ruolo del fondo cassa nell'e-commerce e gestione di un negozio online basato su Ecwid

Anche se gestisci un negozio online, potresti comunque avere piccole spese che richiedono denaro contante. Ad esempio, l'acquisto di materiali di imballaggio o forniture per ufficio che non sono direttamente collegate a transazioni online.

Avere a disposizione una certa liquidità ti consente di far fronte rapidamente a piccole necessità senza interrompere il flusso di lavoro del tuo e-commerce.

Mentre Ecwid, o la piattaforma di e-commerce da te preferita, gestisce le transazioni e le vendite digitali, la cassa copre le spese quotidiane necessarie a supportare queste operazioni.

Ad esempio, l'acquisto materiali da imballaggio o gestire piccole spese impreviste per la spedizione e la consegna.

Mantenendo il tuo sistema di cassa organizzato insieme alle tue operazioni Ecwid, ti assicuri che sia le tue transazioni fisiche che quelle digitali siano ben gestito. Questo coordinamento contribuisce a mantenere operazioni fluide, una contabilità accurata e una chiarezza finanziaria complessiva.

Circa l'autore

Max lavora nel settore dell'e-commerce da sei anni, aiutando i marchi a stabilire e migliorare il content marketing e la SEO. Nonostante ciò, ha esperienza con l'imprenditoria. Nel tempo libero è uno scrittore di narrativa.