Nel frenetico mondo degli affari, l'efficienza è fondamentale e, a volte, sono le piccole cose a fare una grande differenza. Introduciamo la cassa comune, un aspetto modesto della gestione del denaro che, se applicato saggiamente, può rivoluzionare il modo in cui
Cos'è la cassa piccola e come aiuta a gestire le piccole spese quotidiane all'interno di un'azienda?
La cassa è la piccola somma di denaro contante che viene tenuta in riserva per pagare spese impreviste o di piccola entità che non giustificano l'utilizzo di una carta di credito o l'emissione di un assegno.
Di solito, la cassa viene tenuta in un cassetto o in una scatola chiusi a chiave, ma è facilmente accessibile e garantisce un pagamento facile e rapido delle bollette ordinarie.
Pensalo come il supereroe dell'ufficio o dell'azienda. Immagina che il tuo ufficio o la tua azienda siano una piccola città in fermento, e ogni giorno ci sono piccole ma importanti transazioni
La cassa è come il fondo di emergenza della città per i minori
Quando si presenta una spesa minore, puoi semplicemente attingere dalla cassa per gestirla rapidamente. C'è non c'è bisogno di lunghi processi di approvazione o di montagne di scartoffie
Informazioni importanti sul fondo cassa
Come accennato nella sezione precedente, la cassa piccola funziona come una quantità designata di denaro contante che viene tenuta in un luogo sicuro, spesso gestito da una persona o un dipartimento responsabile. Quando si verifica una spesa, questa viene pagata da questo fondo e vengono tenuti dei registri per tracciare l'utilizzo.
- Accessibilità: La cassa è gestione strategica della liquidità oppure una piccola quantità di denaro contante prontamente disponibile per spese impreviste.
- Impiego: Può essere applicato a una serie di spese minori, tra cui fiori, materiale per ufficio, biglietti da visita, pranzi per i dipendenti forniti da catering e rimborsi spese per i dipendenti.
- Assegnazione dipartimentale:Per semplificare la gestione delle spese, le aziende più grandi potrebbero disporre di fondi di cassa separati per ogni reparto.
- Riconciliazione: Tutte le transazioni che coinvolgono la cassa sono documentate nei conti finanziari della società e sono soggette a riconciliazioni periodiche.
- Regole e controlli: Per prevenire un uso improprio, in genere ci sono delle linee guida su come gestire il fondo cassa. Ciò include conservare le ricevute, documentare ogni transazione e riconciliare regolarmente il fondo per garantirne l'accuratezza.
Vantaggi del fondo cassa
La cassa ordinaria offre diversi vantaggi che sono particolarmente utili per la gestione
Veloce e conveniente
È il modo più semplice per pagare piccole bollette impreviste perché è veloce e comodo. È ideale per pagare la mancia di un fattorino o di un dipendente.
Riduce i problemi di rimborso:
La cassa elimina il fastidio per i dipendenti di dover pagare
Spese minori regolari:
È utile per le necessità quotidiane, come prodotti per la pulizia, latte per l'ufficio e francobolli.
Situazioni di emergenza:
In caso di emergenza, se non c'è abbastanza resto nella cassa, è possibile utilizzare anche la cassa piccola per dare il resto ai consumatori.
Esempio pratico di cassa piccola
Considerate un piccolo ufficio in cui l'assistente amministrativa paga il caffè e gli spuntini della riunione settimanale del team con la cassa ordinaria. Utilizza i soldi anche per acquistare un piccolo mazzo di fiori e un biglietto di auguri per un collega.
Rimborsa un lavoratore per la corsa in taxi pagata su un
Di seguito sono riportati alcuni casi comuni di piccoli acquisti in contanti:
- Articoli per ufficio: Penne, gomme, spillatrici e altri piccoli ma necessari articoli per ufficio.
- Cibo e bevande: Caffè, caramelle, snack o pasti forniti ai membri dello staff.
- Regali e biglietti: Esempi di regali e biglietti sono fiori, biglietti di auguri di compleanno o altri piccoli regali per dipendenti o clienti.
- Spese di trasporto: Per brevi spostamenti di lavoro o commissioni, verrà applicata una tariffa taxi o auto.
Come la cassa può adattarsi a diversi tipi di attività
La cassa ordinaria è in effetti uno strumento versatile che può rivelarsi utile per diverse attività, ma la sua idoneità dipende dalle dimensioni e dalla natura dell'attività stessa.
Le piccole imprese
Ideale per piccole imprese con regolare
Di medie dimensioni Aziende
Ideale per
Grandi Corporazioni
Anche se è meno diffuso, alcune divisioni o aree all'interno di grandi aziende potrebbero comunque utilizzare la cassa di piccole dimensioni. La cassa di piccole dimensioni, ad esempio, può essere utilizzata per piccole forniture per ufficio, intrattenimento dei clienti o spese di viaggio.
Organizzazioni non profit e istituzioni educative
Le organizzazioni non profit e le scuole spesso utilizzano anche la cassa per gestire piccole spese relative ad eventi, forniture o
Tipi di cassa piccola
Totale cassa piccola
Questo account è destinato a spese sporadiche e di piccole dimensioni come forniture per ufficio, spese postali e piccoli rimborsi ai dipendenti. Include prodotti regolari che possono essere acquistati senza carta di credito o assegno.
Cassa di cassa di anticipo
Cassa di risparmio viene ricaricato regolarmente e mantiene una quantità di denaro stabilita. Viene utilizzato frequentemente per determinati obiettivi, come il pagamento delle spese di viaggio dei dipendenti. Ogni volta che il fondo si esaurisce, viene ripristinato fino all'importo prestabilito.
Cassa di emergenza
Accantonato per spese impreviste, questo fondo è destinato a necessità immediate come la sostituzione di una finestra rotta o la riparazione di una stampante danneggiata. Garantisce che le urgenti esigenze di cassa possano essere soddisfatte immediatamente.
Cassa di risparmio discrezionale
Questo denaro, che viene gestito a discrezione del manager o del supervisore, viene utilizzato per premi ai dipendenti o spese impreviste. Libertà di spesa su
Riassumendo, i fondi di cassa si presentano in una varietà di forme che aiutano le aziende a gestire efficacemente
Come possiamo tenere traccia del piccolo denaro contante?
Il monitoraggio del piccolo contante comporta una serie di procedure e best practice per garantire una corretta contabilità e ridurre la possibilità di abusi. Ecco come le aziende possono monitorare e gestire in modo efficiente il piccolo contante:
Addetto alla cassa
La persona designata come "custode" del fondo cassa è responsabile della gestione del fondo cassa. Questa persona tiene traccia di ogni pagamento e ricarica il conto come richiesto.
Documentazione e Tenuta dei registri
Molte aziende vogliono le ricevute per ogni pagamento effettuato. Alcune persone tengono traccia di chi ha speso i soldi e specificano le spese utilizzando buoni cassa, disponibili nei negozi di forniture per ufficio.
Registro pagamenti
Le transazioni possono occasionalmente essere registrate utilizzando un semplice registro dei pagamenti. Il monitoraggio del fondo cassa dovrebbe essere sofisticato come il resto dei processi aziendali.
Ruolo del fondo cassa nell'e-commerce e gestione di un negozio online basato su Ecwid
Anche se gestisci un negozio online, potresti comunque avere piccole spese che richiedono denaro contante. Ad esempio, l'acquisto di materiali di imballaggio o forniture per ufficio che non sono direttamente collegate a transazioni online.
Avere a disposizione una certa liquidità ti consente di far fronte rapidamente a piccole necessità senza interrompere il flusso di lavoro del tuo e-commerce.
Mentre Ecwid, o la piattaforma di e-commerce da te preferita, gestisce le transazioni e le vendite digitali, la cassa copre le spese quotidiane necessarie a supportare queste operazioni.
Ad esempio, l'acquisto materiali da imballaggio o gestire piccole spese impreviste per la spedizione e la consegna.
Mantenendo il tuo sistema di cassa organizzato insieme alle tue operazioni Ecwid, ti assicuri che sia le tue transazioni fisiche che quelle digitali siano
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