忙しいビジネスの世界では、効率が鍵となりますが、時には小さなことが大きな違いを生むこともあります。賢く活用すれば、お金の管理方法に革命をもたらすことができる、ささやかなお金の管理方法である小口現金について紹介しましょう。
小口現金とは何ですか? また、企業内の小さな日常的な経費の管理にどのように役立ちますか?
小口現金とは、クレジットカードの使用や小切手の使用を正当化しない予期しない費用や少額の費用を支払うために準備金として保持されている、会社の資金のごくわずかな金額のことです。
小口現金は通常、鍵のかかる引き出しや箱に保管されますが、簡単に取り出すことができ、定期的な請求書の支払いを簡単かつ迅速に行うことができます。
オフィスやビジネスのスーパーヒーローとして考えてみましょう。あなたのオフィスやビジネスが賑やかな小さな街で、毎日小さいながらも重要な取引が行われていると想像してください。
小口現金は市の未成年者のための緊急資金のようなもの
ちょっとした出費が生じた場合には、小口現金から引き出すだけですぐに対応できます。 長い承認プロセスや大量の書類作業は不要
小口現金に関する重要な情報
前のセクションで述べたように、小口現金は、多くの場合、責任者または部門によって管理され、安全な場所に保管される指定金額の現金として機能します。費用が発生すると、この資金から支払われ、使用状況を追跡するための記録が保持されます。
- ユーザー補助: 小口現金は 戦略的キャッシュマネジメント または、予期せぬ費用に備えて、すぐに使える少額の現金。
- 使用法: 花束、事務用品、名刺、ケータリングによる従業員の昼食、従業員の経費精算など、さまざまな少額の経費に適用できます。
- 部門別割り当て: 支出管理を簡素化するために、大企業では部門ごとに小口現金を別々に持つ場合があります。
- 和解小口現金に関わるすべての取引は会社の財務帳簿に記録され、定期的に照合されます。
- ルールとコントロール: 不正使用を防ぐために、小口現金の取り扱いに関するガイドラインが一般的に存在します。これには、領収書の保管、各取引の記録、正確性を確保するための定期的な資金調整などが含まれます。
小口現金の利点
小口現金には、特に管理に有益ないくつかの利点があります。
早くて便利
迅速で便利なので、予期せぬ少額の支払いに最も簡単な方法です。配達員へのチップや従業員へのチップの支払いに最適です。
払い戻しの手間を軽減:
小口現金は従業員が支払う手間を省きます
定期的な小額支出:
掃除用品、オフィスの牛乳、切手などの日常必需品に役立ちます。
緊急事態：
緊急時にレジに小銭が足りない場合は、小口現金を利用して消費者に小銭を提供することもできます。
小口現金の実例
小さなオフィスで、管理アシスタントが毎週のチーム会議のコーヒーとスナックの代金を小銭で支払っているとします。彼女はまた、同僚のために小さな花束と誕生日カードを買うのにもお金を使っています。
彼女は労働者にタクシー代を払い戻す。
小額現金購入の一般的な例を以下に示します。
- オフィス用品: ペン、消しゴム、ホッチキス、その他、ちょっとした必需品の事務用品。
- 食べ物や飲み物: スタッフ向けに提供されるコーヒー、キャンディー、スナック、または食事。
- ギフトとカードギフトやカードの例としては、スタッフや顧客への花や誕生日カード、その他のちょっとした贈り物などがあります。
- 交通費: 短時間の出張や用事の場合は、タクシーまたは自動車の料金がかかります。
小口現金がさまざまなビジネスにどのように適合するか
小口現金は確かにさまざまなビジネスに役立つ多目的ツールですが、その適合性はビジネスの規模と性質によって異なります。
中小企業
定期的に
中型 事業
対象デバイス
大企業
あまり一般的ではありませんが、大企業内の一部の部門やエリアでは、依然として小口現金が使用されている場合があります。たとえば、小口現金は、小さな事務用品、顧客の娯楽、または旅費に使用できます。
非営利団体および教育機関
非営利団体や学校でも、イベントや備品、または
小口現金の種類
小口現金総額
この口座は、事務用品、郵便料金、少額の従業員への払い戻しなど、散発的で少額の費用に充てられます。クレジットカードや小切手を使わずに購入できる通常の商品も含まれます。
現金出納帳
小口現金の差し入れ 定期的に補充され、一定額のお金が保管されます。従業員の出張費の支払いなど、特定の目的に頻繁に使用されます。資金が不足すると、所定の金額まで補充されます。
緊急小口現金
この資金は、予期せぬ出費に備えて確保されており、壊れた窓の交換や壊れたプリンターの修理など、緊急のニーズに備えることを目的としています。これにより、緊急の現金ニーズをすぐに満たすことができます。
裁量的小口現金
このお金は、管理者や上司の裁量で管理され、従業員への報酬や予期せぬ出費に使用されます。
まとめると、小口現金はさまざまな形で存在し、企業が効果的に管理するのを助けます。
小口現金を追跡するにはどうすればいいですか?
小口現金の追跡には、正確な会計処理を保証し、不正使用の可能性を減らすためのいくつかの手順とベスト プラクティスが必要です。企業が小口現金を効率的に追跡および管理する方法は次のとおりです。
小口現金管理人
小口現金の「管理者」に指定された人物が小口現金資金の管理を担当します。この人物はすべての支払いを記録し、必要に応じて口座に入金します。
ドキュメントと 記録の保存
多くの企業は、支払いのたびに領収書を要求します。文具店で入手できる小口現金伝票を使用して、誰がお金を使ったかを追跡し、経費を明細化する人もいます。
支払いログ
取引は、単純な支払いログを使用して記録される場合もあります。小口現金の追跡は、会社の他のプロセスと同様に洗練されている必要があります。
電子商取引における小口現金の役割と Ecwid を利用したオンライン ストアの運営
オンライン ストアを運営している場合でも、小口現金が必要となる小さな出費が発生する場合があります。たとえば、オンライン取引に直接関連しない梱包材や事務用品の購入などです。
小口現金を手元に置いておくと、eコマースのワークフローを中断することなく、小さなニーズに迅速に対応できます。
Ecwid またはお好みの電子商取引プラットフォームがデジタル取引と販売を管理する一方で、小口現金はこれらの業務をサポートする日常的な経費をカバーします。
例えば、 包装材料 または、配送や配達に関する予期せぬ小額の費用を処理することもできます。
Ecwidの運用と並行して小口現金システムを整理しておくことで、物理的な取引とデジタル取引の両方を確実に行うことができます。
