Smulkūs pinigai: apibrėžimas, pavyzdžiai, tipai ir vadovas

Parašytas prieš 5 mėnesių by Maksas Komonovas

Šurmuliuojančiame verslo pasaulyje svarbiausias dalykas yra efektyvumas, o kartais ir smulkmenos gali labai pakeisti. Supažindinkime su smulkiais grynaisiais pinigais – kukliu pinigų valdymo aspektu, kurį išmintingai pritaikius galima padaryti perversmą nedidelio masto tvarkomos išlaidos.

Kas yra smulkūs pinigai ir kaip jie padeda valdyti mažas kasdienes verslo išlaidas?

Smulkūs grynieji pinigai yra nedidelė tvirtų lėšų suma, kuri laikoma rezerve nenumatytoms ar nedidelėms išlaidoms apmokėti, kurios nepateisina kredito kortelės naudojimo ar čekio rašymo.

Smulkūs pinigai paprastai laikomi užrakintame stalčiuje arba dėžutėje, tačiau jie lengvai pasiekiami ir garantuoja lengvą ir greitą įprastų sąskaitų apmokėjimą.

Pagalvokite apie tai kaip apie biuro ar verslo superherojų. Įsivaizduokite, kad jūsų biuras ar verslas yra šurmuliuojantis mažas miestas ir kiekvieną dieną vyksta maži, bet svarbūs sandoriai. vykstantis – kaip perkant tuos labai reikalingas kavos atsargų arba sugedusio segiklio pakeitimas. Užuot naudoję didžiulį oficialų biudžetą šioms nedidelėms išlaidoms, turime kažką panašaus į „stebuklingą piniginę“, vadinamą smulkiais pinigais.

Smulkūs pinigai yra tarsi miesto skubios pagalbos fondas nepilnamečiams išlaidos – tai greita, paprasta ir viskas veikia sklandžiai, nereikalaujant daug dokumentų.

Kai iškyla nedidelės išlaidos, galite tiesiog pasiimti iš smulkių pinigų, kad galėtumėte greitai jas sutvarkyti. Yra nereikia ilgų patvirtinimo procesų ar krūvos dokumentų– smulkmeniškas grynieji pinigai suteikia greitus ir paprastus sprendimus, kad biuras ar verslas veiktų sklandžiai ir efektyviai!

Svarbi informacija apie „Petty Cash“.

Kaip minėta ankstesniame skyriuje, smulkūs grynieji pinigai veikia kaip nustatyta grynųjų pinigų suma, kuri laikoma saugioje vietoje, kurią dažnai valdo atsakingas asmuo ar skyrius. Kai atsiranda išlaidų, jos išmokamos iš šio fondo, o įrašai saugomi, kad būtų galima sekti naudojimą.

prieinamumas: Smulkūs pinigai yra strateginis grynųjų pinigų valdymas arba nedidelis kiekis lengvai prieinamų grynųjų pinigų nenumatytoms išlaidoms padengti.
Naudojimas: Jis gali būti taikomas daugeliui nedidelių išlaidų, įskaitant gėles, biuro reikmenis, vizitines korteles, darbuotojų pietus, kurie yra aprūpinti maistu, ir darbuotojų išlaidų kompensavimą.
Skyriaus paskirstymas: Siekdamos supaprastinti išlaidų valdymą, didesnės įmonės kiekvienam skyriui gali turėti atskirų smulkių pinigų fondų.
Susitaikymas: Visos operacijos, susijusios su smulkiais pinigais, yra dokumentuojamos įmonės finansinėse sąskaitose ir periodiškai derinamos.
Taisyklės ir kontrolė: Siekiant išvengti piktnaudžiavimo, paprastai pateikiamos gairės, kaip tvarkyti smulkius grynuosius pinigus. Tai apima kvitų saugojimą, kiekvienos operacijos dokumentavimą ir reguliarų fondo suderinimą, kad būtų užtikrintas tikslumas.

„Petty Cash“ pranašumai

Smulkūs pinigai suteikia keletą privalumų, kurie ypač naudingi valdant nedidelio masto sandorius efektyviai. Štai keletas pagrindinių smulkių pinigų privalumų:

Greitas ir patogus

Tai lengviausias būdas apmokėti mažas, nenumatytas sąskaitas, nes tai greita ir patogu. Puikiai tinka apmokėti siuntėjo arba darbuotojo arbatpinigius vėlus vakaras taksi kaina.

Sumažina kompensavimo rūpesčius:

Smulkūs pinigai pašalina darbuotojų rūpesčius, už kuriuos reikia mokėti susiję su darbu išlaidas iš savo kišenės ir paprašyti kompensacijos.

Reguliarios nedidelės išlaidos:

Tai naudinga įprastiems poreikiams, pvz., valymo reikmenims, biuro pienui ir antspaudams.

Avarinės situacijos:

Neatidėliotinais atvejais, jei kasoje nėra pakankamai pinigų, smulkūs grynieji pinigai taip pat gali būti naudojami vartotojams parūpinti.

Praktinis smulkių pinigų pavyzdys

Apsvarstykite nedidelį biurą, kuriame administracijos padėjėjas apmoka už savaitinio komandos susitikimo kavą ir užkandžius smulkiais pinigais. Ji taip pat naudoja pinigus, kad nupirktų nedidelę gėlių puokštę ir gimtadienio atviruką bendradarbei.

Ji kompensuoja darbuotojui už taksi bilieto kainą, sumokėtą a susiję su darbu pavedimu vėliau per mėnesį. Visoms šioms išlaidoms sekti naudojami smulkūs grynųjų pinigų kuponai, kuriuose nurodoma išleista suma, pirkimo priežastis ir jį įsigijęs asmuo.

Toliau pateikiami keli įprasti pirkimo nedideliais pinigais atvejai:

Biuro prekės: Rašikliai, trintukai, segtukai ir kitos smulkmenos, bet reikalingos biuro prekės.
Maistas ir gėrimai: kava, saldainiai, užkandžiai ar patiekalai, skirti personalo nariams.
Dovanos ir atvirukai: Gėlės, gimtadienio atvirukai ar kitos mažos dovanos darbuotojams ar klientams yra dovanų ir atvirukų pavyzdžiai.
Transporto išlaidos: Greitoms verslo ekskursijoms ar pavedimams taikoma taksi arba automobilio kaina.

Kaip smulkūs pinigai gali tilpti į įvairių tipų verslą

Smulkūs pinigai iš tiesų yra universalus įrankis, kuris gali būti naudingas įvairioms įmonėms, tačiau jų tinkamumas priklauso nuo verslo dydžio ir pobūdžio.

Mažos įmonės

Idealiai tinka mažoms įmonėms, turinčioms įprastą mažas doleris sandorius. Tai naudinga apmokant mažas išlaidas, pvz., raštinės reikmenis, kavą susitikimams ar nenumatytą priežiūrą.

Vidutinio dydžio įmonės

Idealiai tinka vidutinio dydžio įmonėms, norinčioms efektyvaus sprendimo, kaip susidoroti su nedidelėmis išlaidomis, neįtraukiant tradicinių viešųjų pirkimų procedūrų. Suteikia greitą prieigą prie pinigų už nedidelius poreikius, o tai prisideda prie išlaikant veiklos efektyvumą ir darbuotojų laimės.

Didelės korporacijos

Nors tai mažiau paplitusi, kai kurie didžiųjų įmonių padaliniai ar sritys vis tiek gali naudoti smulkius grynuosius pinigus. Pavyzdžiui, smulkūs grynieji pinigai gali būti naudojami mažoms biuro reikmenims, klientų pramogoms ar kelionės išlaidoms padengti.

Ne pelno organizacijos ir švietimo įstaigos

Ne pelno organizacijos ir mokyklos taip pat dažnai naudoja smulkius grynuosius pinigus mažoms išlaidoms, susijusioms su renginiais, reikmenimis ar tvarkyti diena iš dienos operacijos.

Smulkių pinigų rūšys

Apskritai „Petty Cash“.

Ši sąskaita skirta atsitiktinėms, nedidelėms išlaidoms, pvz., biuro reikmenims, pašto išlaidoms ir nedidelėms darbuotojų kompensacijoms, apmokėti. Tai apima įprastus produktus, kuriuos galima įsigyti be kredito kortelės ar čekio.

Avansiniai pinigai smulkūs pinigai

Avansiniai pinigai yra reguliariai pildomas ir pasilieka nustatytą pinigų sumą. Jis dažnai naudojamas tam tikriems tikslams, pavyzdžiui, darbuotojų verslo kelionių išlaidoms apmokėti. Kai fondas išsenka, jis papildomas iki iš anksto nustatytos sumos.

Avariniai smulkūs pinigai

Šis fondas, skirtas nenumatytoms išlaidoms padengti, yra skirtas neatidėliotiniems poreikiams, pavyzdžiui, pakeisti išdaužtą langą ar pataisyti sugadintą spausdintuvą. Tai garantuoja, kad skubūs grynųjų pinigų reikalavimai gali būti patenkinti iš karto.

Diskretiniai smulkūs pinigai

Šie pinigai, kurie tvarkomi vadovo ar vadovo nuožiūra, naudojami darbuotojų atlygiams ar nenumatytoms išlaidoms. Laisvės išleidimas iš anksto nenumatytas biudžetas galimi smulkūs pirkiniai.

Apibendrinant galima pasakyti, kad smulkios grynųjų pinigų lėšos yra įvairių formų, kurios padeda įmonėms efektyviai tvarkyti nedidelio masto išlaidas, garantuojant, kad jie gali laiku apmokėti reguliarias išlaidas, neatidėliotinas išlaidas, kompensacijas už keliones ir savo nuožiūra įsigytus pirkinius.

Kaip galime sekti smulkius pinigus?

Smulkių pinigų sekimas apima daugybę procedūrų ir geriausios praktikos, kurios užtikrina teisingą apskaitą ir sumažina piktnaudžiavimo galimybę. Štai kaip įmonės gali efektyviai sekti ir valdyti mažus grynuosius pinigus:

Smulkus pinigų prižiūrėtojas

Asmuo, paskirtas smulkių pinigų „saugotoju“, yra atsakingas už smulkių pinigų fondo valdymą. Šis asmuo seka kiekvieną mokėjimą ir prireikus papildo sąskaitą.

Dokumentacija ir Apskaita

Daugelis įmonių nori gauti kvitus už kiekvieną atliktą mokėjimą. Kai kurie žmonės seka, kas išleido pinigus, ir detalizuoja savo išlaidas naudodami smulkius grynųjų pinigų čekius, kuriuos galima įsigyti raštinės reikmenų parduotuvėse.

Mokėjimo žurnalas

Operacijos kartais gali būti registruojamos naudojant paprastą mokėjimų žurnalą. Smulkių pinigų sekimas turėtų būti toks pat sudėtingas, kaip ir kiti įmonės procesai.

Smulkus pinigų vaidmuo elektroninėje prekyboje ir „Ecwid“ veikiančios internetinės parduotuvės valdymas

Net jei turite internetinę parduotuvę, vis tiek galite turėti nedidelių išlaidų, kurioms reikia nedidelių pinigų. Pavyzdžiui, perkant pakavimo medžiagas ar biuro reikmenis, kurie nėra tiesiogiai susieti su internetinėmis operacijomis.

Turėdami smulkių grynųjų pinigų galite greitai patenkinti nedidelius poreikius, netrikdydami el. prekybos darbo eigos.

Nors Ecwid arba jūsų pageidaujama el. prekybos platforma valdo skaitmenines operacijas ir pardavimą, smulkūs grynieji pinigai padengia kasdienes išlaidas, kurios palaiko šias operacijas.

Pavyzdžiui, perkant pakavimo medžiagos arba tvarkyti netikėtas mažas siuntimo ir pristatymo išlaidas.

Tvarkydami grynųjų pinigų sistemą kartu su Ecwid operacijomis, užtikrinate, kad tiek jūsų fizinės, tiek skaitmeninės operacijos gerai valdomas. Šis koordinavimas padeda išlaikyti sklandžią veiklą, tikslią buhalterinę apskaitą ir bendrą finansinį aiškumą.

Apie autorių

Maksas pastaruosius šešerius metus dirbo el. prekybos pramonėje, padėdamas prekių ženklams sukurti ir tobulinti turinio rinkodarą ir SEO. Nepaisant to, jis turi patirties verslumo srityje. Laisvalaikiu jis yra grožinės literatūros rašytojas.