Petty Cash: definitie, voorbeelden, typen en gids

Geplaatst op 5 maanden geleden by Max Komonov

In de bruisende zakenwereld is efficiëntie van cruciaal belang, en soms zijn het de kleine dingen die een groot verschil kunnen maken. Laten we klein geld introduceren, een bescheiden aspect van geldbeheer dat, als het verstandig wordt toegepast, een revolutie teweeg kan brengen in de manier waarop kleinschalige uitgaven worden afgehandeld.

Wat is klein geld en hoe helpt het bij het beheren van kleine, dagelijkse uitgaven binnen een bedrijf?

Klein contant geld is het kleine bedrag aan vaste fondsen dat in reserve wordt gehouden om onvoorziene of kleine kosten te betalen die het gebruik van een creditcard of het uitschrijven van een cheque niet rechtvaardigen.

Kleine contanten worden meestal in een afgesloten lade of doos bewaard, maar zijn gemakkelijk toegankelijk en garanderen een gemakkelijke en snelle betaling van reguliere rekeningen.

Zie het als de superheld op kantoor of zakelijk. Stel je voor dat je kantoor of bedrijf een bruisende kleine stad is, en elke dag vinden er kleine maar belangrijke transacties plaats gebeurt – zoals die kopen broodnodige koffievoorraad of het vervangen van een kapotte nietmachine. In plaats van een enorm, formeel budget te gebruiken voor deze kleine uitgaven, hebben we zoiets als een ‘magische portemonnee’, genaamd klein geld.

Klein geld is als het noodfonds van de stad voor minderjarigen uitgaven - het is snel, gemakkelijk en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt zonder dat er veel papierwerk nodig is.

Wanneer er een kleine uitgave plaatsvindt, kunt u eenvoudig geld uit het kleine geld putten om deze snel af te handelen. Er is Er zijn geen langdurige goedkeuringsprocessen of stapels papierwerk nodig-kleinzielig cash biedt snelle, eenvoudige oplossingen om een kantoor of bedrijf soepel en efficiënt te laten draaien!

Belangrijke informatie over kleingeld

Zoals vermeld in de vorige sectie, werkt kleingeld als een bepaald bedrag aan contant geld dat op een veilige locatie wordt bewaard, vaak beheerd door een verantwoordelijke persoon of afdeling. Wanneer er kosten ontstaan, worden deze uit dit fonds betaald en worden er gegevens bijgehouden om het gebruik bij te houden.

Toegankelijkheid: Klein geld wel strategisch cashmanagement of een kleine hoeveelheid direct beschikbaar contant geld voor onvoorziene kosten.
Gebruik: Het kan worden toegepast op een aantal kleine uitgaven, waaronder bloemen, kantoorbenodigdheden, visitekaartjes, verzorgde lunches voor medewerkers en onkostenvergoedingen voor medewerkers.
Departementale toewijzing: Om het uitgavenbeheer te vereenvoudigen, kunnen grotere bedrijven voor elke afdeling afzonderlijke kleine kasfondsen hebben.
Verzoening: Alle transacties waarbij klein contant geld betrokken is, worden gedocumenteerd op de financiële rekeningen van het bedrijf en zijn onderworpen aan periodieke afstemmingen.
Regels en controles: Om misbruik te voorkomen, zijn er doorgaans richtlijnen over de manier waarop met kleine contanten moet worden omgegaan. Dit omvat het bijhouden van ontvangstbewijzen, het documenteren van elke transactie en het regelmatig afstemmen van het fonds om de nauwkeurigheid te garanderen.

Voordelen van kleingeld

Klein geld biedt verschillende voordelen die vooral gunstig zijn voor het beheer kleinschalige transacties efficiënt. Hier zijn enkele belangrijke voordelen en voordelen van klein geld:

Snel en handig

Het is de gemakkelijkste manier om kleine, onvoorziene rekeningen te betalen, omdat het snel en gemakkelijk is. Het is ideaal voor het betalen van de fooi van een bezorger of een medewerker s avonds laat taxi kosten.

Vermindert terugbetalingsproblemen:

Kleingeld neemt de rompslomp weg waar werknemers voor moeten betalen werk gerelateerd kosten uit eigen zak en vraag vervolgens om terugbetaling.

Regelmatige kleine uitgaven:

Het is handig voor gewone benodigdheden zoals schoonmaakbenodigdheden, kantoormelk en postzegels.

Noodsituaties:

In geval van nood, als er niet voldoende wisselgeld in de kassa zit, kan kleingeld ook worden gebruikt om de consument van wisselgeld te voorzien.

Praktisch voorbeeld van klein geld

Denk aan een klein kantoor waar de administratief medewerker de koffie en snacks van de wekelijkse teamvergadering met kleingeld betaalt. Ze gebruikt het geld ook om een klein boeket bloemen en een verjaardagskaart voor een collega te kopen.

Ze vergoedt een werknemer het taxitarief betaald op a werk gerelateerd boodschap later in de maand. Kleine geldvouchers, waarop het bestede bedrag, de reden voor de aankoop en de persoon die de aankoop heeft gedaan, worden vermeld, worden gebruikt om al deze kosten bij te houden.

Hieronder volgen enkele veelvoorkomende gevallen van kleine contante aankopen:

Kantoorartikelen: Pennen, gummen, nietmachines en andere kleine maar noodzakelijke kantoorartikelen.
Eten en drinken: Koffie, snoep, snacks of maaltijden die voor medewerkers worden verzorgd.
Cadeaus en kaarten: Bloemen, verjaardagskaarten of andere kleine cadeautjes voor medewerkers of klanten zijn voorbeelden van cadeaus en kaartjes.
Vervoerskosten: Voor snelle zakenexcursies of boodschappen wordt een taxi- of autoprijs in rekening gebracht.

Hoe kleingeld in verschillende soorten bedrijven kan passen

Klein geld is inderdaad een veelzijdig instrument dat nuttig kan zijn voor allerlei bedrijven, maar de geschiktheid ervan hangt af van de omvang en de aard van het bedrijf.

Kleine bedrijven

Ideaal voor kleine bedrijven met regelmatig kleine dollar transacties. Het is handig voor het betalen van kleine kosten zoals kantoorbenodigdheden, koffie voor vergaderingen of onvoorzien onderhoud.

Middelgroot Bedrijven

Ideaal voor middelgroot bedrijven die een efficiënte oplossing willen om met kleine uitgaven om te gaan, zonder dat daar traditionele aanbestedingsprocedures bij betrokken zijn. Geeft snelle toegang tot geld voor kleine eisen, wat bijdraagt aan behoud van operationele effectiviteit en werknemersgeluk.

Grote corporaties

Ook al komt het minder vaak voor, toch kunnen sommige divisies of gebieden binnen grote bedrijven nog steeds kleine bedragen gebruiken. Klein geld kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor kleine kantoorbenodigdheden, amusement voor klanten of reiskosten.

Non-profitorganisaties en onderwijsinstellingen

Non-profitorganisaties en scholen gebruiken ook vaak kleine bedragen om kleine uitgaven te beheren die verband houden met evenementen, benodigdheden of andere zaken dagelijks operaties.

Soorten kleingeld

Kortom kleingeld

Deze rekening is bedoeld voor sporadische, kleine kosten zoals kantoorbenodigdheden, postkosten en kleine personeelsvergoedingen. Het omvat reguliere producten die zonder creditcard of cheque kunnen worden gekocht.

Geld ter goede rekening

Geld ter goede rekening wordt regelmatig bijgevuld en bevat een vast bedrag. Het wordt vaak gebruikt voor bepaalde doeleinden, zoals het betalen van de zakenreiskosten van werknemers. Wanneer het fonds bijna leeg is, wordt het aangevuld tot het vooraf bepaalde bedrag.

Noodgeld

Dit fonds wordt gereserveerd voor onvoorziene kosten en is bedoeld voor onmiddellijke behoeften, zoals het vervangen van een gebroken raam of het repareren van een beschadigde printer. Het garandeert dat dringende behoeften aan contant geld meteen kunnen worden vervuld.

Discretionair klein geld

Dit geld, dat naar goeddunken van de manager of supervisor wordt beheerd, wordt gebruikt voor werknemersbeloningen of onvoorziene uitgaven. Vrijheid besteden aan niet vooraf begroot kleine aankopen worden mogelijk gemaakt.

Kortom, kleine kasfondsen zijn er in verschillende vormen die bedrijven helpen bij het effectief omgaan met problemen kleinschalige uitgaven, waardoor wordt gegarandeerd dat ze op tijd de reguliere uitgaven, noodkosten, reiskostenvergoedingen en discretionaire aankopen kunnen betalen.

Hoe kunnen we klein geld volgen?

Het volgen van kleine bedragen omvat een aantal procedures en beste praktijken om een correcte boekhouding te garanderen en de mogelijkheid van misbruik te verminderen. Hier leest u hoe bedrijven klein geld efficiënt kunnen volgen en beheren:

Kleine geldbewaarder

De persoon die is aangewezen als de “bewaarder” van kleine contanten, is verantwoordelijk voor het beheer van het kleine contante fonds. Deze persoon houdt elke betaling bij en vult de rekening indien nodig aan.

Documentatie en Record houden

Veel bedrijven willen een ontvangstbewijs voor elke gedane betaling. Sommige mensen houden bij wie het geld heeft uitgegeven en specificeren hun uitgaven met behulp van kleine contante vouchers, die verkrijgbaar zijn bij winkels voor kantoorbenodigdheden.

Betalingslogboek

Transacties kunnen af en toe worden geregistreerd met behulp van een eenvoudig betalingslogboek. Het bijhouden van kleine bedragen moet net zo geavanceerd zijn als de rest van de bedrijfsprocessen.

Kleine kasrol in e-commerce en het runnen van een door Ecwid aangedreven online winkel

Zelfs als u een online winkel heeft, kunt u nog steeds kleine uitgaven hebben waarvoor kleine bedragen nodig zijn. Bijvoorbeeld het kopen van verpakkingsmateriaal of kantoorbenodigdheden die niet direct verband houden met online transacties.

Als u klein contant geld bij de hand heeft, kunt u snel aan kleine behoeften voldoen zonder uw e-commerceworkflow te verstoren.

Terwijl Ecwid, of uw favoriete e-commerceplatform, digitale transacties en verkopen beheert, dekt kleingeld de dagelijkse uitgaven die deze activiteiten ondersteunen.

Kopen bijvoorbeeld verpakkingsmaterialen of het afhandelen van onverwachte kleine kosten voor verzending en bezorging.

Door uw kleine geldsysteem naast uw Ecwid-activiteiten georganiseerd te houden, zorgt u ervoor dat zowel uw fysieke als digitale transacties dat zijn goed beheerd. Deze coördinatie helpt bij het handhaven van een soepele bedrijfsvoering, nauwkeurige boekhouding en algehele financiële duidelijkheid.

Over de auteur

Max heeft de afgelopen zes jaar in de e-commerce-industrie gewerkt en heeft merken geholpen bij het opzetten en verbeteren van contentmarketing en SEO. Desondanks heeft hij ervaring met ondernemerschap. In zijn vrije tijd is hij fictieschrijver.