Boekhouden en boekhouding voor kleine bedrijven 101 voor e-commerce

10 min gelezen

Ongeacht of u besluit dit aspect van uw bedrijf uit te besteden of een meer doe-het-zelf-aanpak te volgen, er zijn een paar dingen waar u op moet letten als het gaat om de boekhouding en boekhouding van kleine bedrijven.

Van het openen van een zakelijke bankrekening tot het voorbereiden op het belastingseizoen: als u de basisprincipes van de financiële kant van uw onderneming kent, kan dit uw leven een stuk eenvoudiger maken. stressvol – en kan u ook helpen uw bedrijf te optimaliseren.

Een zakelijke bankrekening instellen

Het opzetten van een aparte zakelijke bankrekening is de allereerste stap daartoe zorgeloos boekhouding voor uw kleine onderneming.

Het maakt het niet alleen veel gemakkelijker om uw gegevens bij te houden zakelijk gerelateerd kosten, maar als u een andere zakelijke entiteit dan een eenmanszaak bent (dat wil zeggen LLC, vennootschap, partnerschap, enz.), bent u wettelijk verplicht om een speciale zakelijke bankrekening te hebben.

Het is een goed idee om twee soorten accounts te hebben:

Controleren: Voor bedrijfsuitgaven zoals inventaris, reizen, verzendkosten, verpakkingsbenodigdheden, Etc.
besparing: Voor het wegstoppen van winst en een percentage van uw inkomsten voor belasting tijd.

Wanneer u een bank voor uw bedrijf kiest, zorg er dan voor dat u de verschillende tariefstructuren, balansvereisten en, voor het gemak, de nabijheid van waar u woont, onderzoekt. Sommige staatsbanken bieden dit aan gratis zakelijke bankrekeningen, maar zorg ervoor dat u de kleine lettertjes leest.

Houd ook rekening met integratie. Als u uw zakelijke rekeningen aan boekhoudsoftware gaat koppelen, weet dan dat sommige kleinere, lokale banken niet de mogelijkheid hebben om met deze tools te integreren.

Zorg ervoor dat u, voordat u naar de bank gaat, de benodigde documenten bij u heeft, zoals uw:

gevestigde bedrijfsnaam
BTW-nummer
persoonlijke identificatie.

Uw uitgaven bijhouden

Vervolgens wilt u bepalen hoe u uw zakelijke uitgaven gaat documenteren. Hierdoor kunt u uw marges nauwlettend in de gaten houden kosten – en het maakt de belastingtijd ook een stuk eenvoudiger.

Een deel hiervan betekent dat u uw bonnen en facturen overzichtelijk houdt. Bewaar de bonnen van:

Kantoorkosten: welk percentage van uw woning u zakelijk gebruikt, of als u een extern kantoor heeft, bonnen met betrekking tot die kosten
Kilometer- of voertuigkosten: De jaarkilometers die u met uw auto zakelijk rijdt, kunt u aftrekken (u krijgt € 1,-). door de staat gemandateerd tarief), of u kunt een percentage van uw totale jaarlijkse autokosten (zoals olieverversingen, benzine, etc.) van uw totale jaarlijkse voertuigkosten aftrekken.
Reizen: Hotels, eten en transportkosten van uw zakenreizen
Maaltijden/entertainment: Zakelijke bijeenkomsten voor de lunch, voor voorbeeld – gewoon Zorg ervoor dat u op de achterkant noteert wie u heeft ontmoet.

Documentatie is essentieel voor betrouwbaarheid kosten bijhouden. Of u nu eenvoudige mappen gebruikt om uw bonnetjes bij elkaar te houden of een online oplossing zoals ExpensifyZorg ervoor dat u uw bonnen altijd georganiseerd bewaart. Als u ooit door de IRS wordt gecontroleerd, willen zij uw gedetailleerde papieren spoor zien.

Bron afbeelding: Expensify

Om dit proces een beetje eenvoudiger te maken, kunt u enkele proactieve stappen ondernemen voor documentatie en opslag. Denk aan de volgende tips:

Houd een kilometerregistratie bij in uw auto, zodat u direct de afgelegde kilometers (en uw bestemming) kunt documenteren. Een eenvoudige maandplanner werkt hiervoor goed.
Bewaar een kleine accordeonmap in uw auto of reistas met vakjes gemarkeerd voor verschillende soorten bonnen. Dit verkleint het risico dat ze tijdens het reizen beschadigd raken of verloren gaan.
Controleer één keer per maand de totalen van uw bonnen aan de hand van uw bankafschrift om er zeker van te zijn dat er geen afwijkingen zijn.

Als u deze stappen richting nauwkeurig kunt nemen bijhouden van gegevens, u maakt het uzelf (of uw accountant) gemakkelijker bij het monteren van onberispelijke, foutloos boeken.

Boekhouden

Laten we het vervolgens hebben over de boekhouding.

Boekhouden is het dagelijkse proces waarbij zakelijke uitgaven en transacties worden geregistreerd en deze worden afgestemd op bankafschriften. In tegenstelling tot de boekhouding, waarbij voor analyse vanuit een meer uitgezoomd perspectief naar de cijfers wordt gekeken, draait dit deel van het proces om het garanderen van correcte documentatie.

Er zijn een aantal verschillende manieren waarop u dit kunt benaderen:

Werken met een plaatselijke boekhouder/accountantdie het voor u regelt.
Doe-het-zelf-aanpak, wat betekent dat je een spreadsheet of cloud-gebaseerde oplossing zoals Wave.

De juiste optie voor u hangt af van uw bandbreedte en mogelijkheden. Als u geïntimideerd bent door dit aspect van uw bedrijf of er eenvoudigweg geen tijd voor heeft boekhoudkundig gerelateerd Als u dit werk uitbesteedt aan een professional, zorgt u ervoor dat u niet in de war raakt als de belastingtijd aanbreekt. Als u het prettig vindt om het voortouw te nemen bij de cijfers, volgen hier enkele basisprincipes die u in gedachten moet houden bij het voorbereiden van uw boeken:

Debiteuren en crediteuren: Wat klanten u verschuldigd zijn, en wat u aan anderen verschuldigd bent
Inkomsten en uitgaven: Alle transacties, inclusief verkopen en kosten die verband houden met het zakendoen
Inventaris: Gedetailleerde uitsplitsing van de voorraadhoeveelheden, aankoopdata, verkoopdata, etc.

Het is belangrijk om uw boeken zo nauwkeurig en nauwkeurig mogelijk te houden up-to-date mogelijk te maken, omdat deze cijfers u zullen helpen beter geïnformeerde zakelijke beslissingen te nemen.

Inzicht in uw belastingvereisten

Voor veel eigenaren van kleine bedrijven is de fiscale kant van het bedrijf kan behoorlijk intimiderend zijn. Maar met de juiste hoeveelheid spaargeld en een zorgvuldige boekhouding kan het eigenlijk heel eenvoudig zijn.

Voor de eigen baas crowd (eenmanszaken, LLC's en partnerschappen), claimt u bedrijfsinkomsten op uw persoonlijke belastingaangifte. Bedrijven verschillen in die zin dat ze als afzonderlijke entiteiten functioneren, dus de indieningsvereisten zijn enigszins anders.

Als u meer dan $ 1,000 per jaar verdient, moet u naar schatting driemaandelijkse belastingbetalingen doen. Om uw kwartaalbetalingen te berekenen, is het een goed idee om de documenten van vorig jaar als leidraad te raadplegen als uw bedrijf hetzelfde is gebleven. Als dat niet het geval is, wilt u een schatting maken van uw verwachte inkomen minus de inhoudingen voor het jaar. Als u zich in de VS bevindt, voltooit u een 1040-ES werkblad.

Over het algemeen wilt u een deel van uw inkomsten opzij zetten belasting tijd.

Hoe veel? Een veilig bereik is 30-40%, volgens de Wall Street Journal. Het is beter om meer te sparen dan je nodig hebt, dan dat je moet zoeken naar wat je aan belasting verschuldigd bent.

Controleer sleutelnummers

Terwijl u uw boekhoudkundige werkzaamheden voltooit, wilt u een aantal analyses uitvoeren om de belangrijkste cijfers in de gaten te houden en te zoeken naar trends en patronen die u kunnen helpen uw bedrijf te verbeteren. Enkele belangrijke prestatie-indicatoren om in de gaten te houden zijn:

Brutomarges: Met dit percentage kunt u uw marges bewaken en een goed beeld krijgen van hoeveel u daadwerkelijk verdient met uw producten. Gebruik de formule om de brutomarge te berekenen: Brutomarge (%) = (Omzet - kosten van verkochte goederen) / omzet

Maandelijkse verkopen: Zoek naar patronen die je helpen trage en drukke maanden te herkennen. Gebruik deze gegevens om uw marketing- en advertentiestrategie te bepalen.

Marketing-ROI: Houd het rendement op uw investering van uw verschillende marketinginspanningen bij om erachter te komen welke kanalen en platforms de beste resultaten opleveren. Geef in de toekomst meer uit aan de kanalen die het hoogste rendement opleveren en schrap deze slecht presterende mensen.

Het goede nieuws is dat Ecwid heeft gedetailleerd sales rapporten ingebouwd in het platform, zoals je hieronder kunt zien:

Onthoud: de cijfers liegen niet. Raadpleeg deze kerncijfers bij het beoordelen van welke producten opnieuw bevoorraden, prijsverhogingen, verzend-/verpakkingskosten en meer.

Boekhouden en boekhouding voor kleine bedrijven: eenvoudiger dan u denkt

Met de juiste financiële informatie en een geweldig product kunt u in een mum van tijd een bloeiend klein bedrijf laten groeien. Als je de record houden zelf of besteedt het uit aan een expert, houd de belangrijkste cijfers en rapporten in de gaten die u helpen te begrijpen hoe uw bedrijf presteert.

Wilt u meer inhoud over de financiële kant van uw kleine onderneming? Uitchecken:

online verkopen

Met Ecwid E-commerce kunt u eenvoudig overal en aan iedereen verkopen – via internet en over de hele wereld.

Start

Online verkopen Zakelijke financiën

2-2020-XNUMX

Over de auteur

Aniqa, CFO bij Ecwid, heeft bedrijven geholpen de gewenste financiële en zakelijke doelen te bereiken met een focus op compliance en operationele uitmuntendheid. Buiten haar werk houdt ze van interieurontwerp en reizen over de hele wereld.