Hvordan ansette og administrere ansatte for din voksende nettbutikk

Lagt ut 2 år siden by Jesse Ness, Ecwid Team

Selv om det er en fantastisk prestasjon å ha din egen butikk, kommer den med sine egne utfordringer. Mange av disse utfordringene kan løses med noen ekstra hender. Faktisk kan det å ha et team med effektive, lidenskapelige ansatte utgjøre hele forskjellen når det gjelder å skalere suksessen din.

Det er noen enkle strategier som kan bidra til å sikre at ansettelsesprosessen går uten problemer og at teamet ditt jobber ulastelig. I dette blogginnlegget vil vi utforske nøyaktig hvordan du kan rekruttere ansatte til din voksende e-handelsvirksomhet, samtidig som du administrerer dem effektivt når de er om bord.

Ansette ansatte

Når det gjelder å ansette ansatte, er det første spørsmålet å stille deg selv: "Hvem må jeg ansette?"

Du vil sannsynligvis først trenge et ekstra par hender for å administrere nettbutikken din, som å spore nye bestillinger, chatte med kunder og oppdatere inventar. Hvis du produserer produktene dine selv, vil du sannsynligvis også ha en assistent til å håndtere Bak scenen logistikk. Du kan også trenge hjelp til å markedsføre produktene dine.

Avhengig av hva slags rolle du ønsker å ansette for, kan du vurdere å ansette en ekstern ansatt. La oss snakke mer om det.

Bør du ansette eksterne ansatte?

Du tror kanskje at det å ha en in-house team er det eneste alternativet, men å ansette eksterne arbeidere kan være en mye mer fleksibel og kostnadseffektiv løsning.

Mens du kanskje trenger på stedet ansatte for enkelte oppgaver (som håndtering av frakt), kan mange jobber enkelt gjøres fra hvilket som helst sted med de riktige verktøyene. Tenk på all tiden og energien du vil spare ved å slippe å bekymre deg for å finne noen i nærheten for virtuelle oppgaver, som markedsføring eller kundeservice.

Å ansette eksterne arbeidere gir flere fordeler for en voksende virksomhet:

Lavere kontorleie,
Tilgang til en bedre talentmasse fra hele verden,
Lavere lønn hvis du ansetter folk fra steder med lavere levekostnader,
Spar pendlertid for ansatte.

I tillegg foretrekker et økende antall mennesker det jobber eksternt. Faktisk, 87 % av de ansatte benytter anledningen til å jobbe eksternt når tilbudt.

Hvis du driver en Ecwid-butikk, kan du gi de ansatte tilpasset tilgang til nettbutikken din. På denne måten kan de ansatte administrere butikken din fra hvor som helst, uavhengig av hvor de befinner seg.

Vurder å ansette eksterne ansatte for virtuelle roller, spesielt hvis du er i en by eller region med begrenset lokalt talent. Det er noen utfordringer, spesielt med å bygge en bedriftskultur, men kostnadsfordelene og større talentmasse veier opp for det.

Hvis du er på gjerdet om å ansette eksterne arbeidere, anbefaler vi å lytte til podcasten vår med Kevin Urrutia. Som en seriegründer som dukket opp i Forbes og Adweek, vet han en ting eller to om å bygge og skalere eksterne team. Han deler sine tips om å ansette og trene ditt eget team, samt organisere en ekstern arbeidsflyt fra grunnen av.

Ecwiden E-handel Show · Hvordan bygge og skalere et eksternt team

Når du har bestemt deg for hva slags arbeidere du vil ansette, må du finne ut hvor du finner dem.

Hva du skal se etter hos nye ansatte

36 % av dårlige ansettelser skje på grunn av en dårlig ferdighetsmatch. 30 % skjer fordi arbeidsgivere er uklare i sin kommunikasjon om resultatmål.

Vær derfor krystallklar på dine krav før du begynner å skrive stillingsannonser. Du vil ha en balanse mellom harde ferdigheter og personlighet.

Hvis du driver en nisjebedrift, se etter noen som forstår nisjen like godt eller enda bedre enn deg.

For hver rolle du ansetter for, oppgi følgende:

Må ha ferdigheter: Eventuelle ferdigheter som er avgjørende for å få jobben gjort. For eksempel, hvis du ansetter en programmerer, vil du kanskje liste opp alle språkene/teknologiene du krever at personen kan.
Fint å ha ferdigheter: Andre ferdigheter som utfyller må-ha ferdigheter ovenfor. For eksempel for en backend-programmerer som har front-end utviklingsferdigheter er fint, men ikke nødvendig.
Ønskede egenskaper: List opp alle egenskapene du ønsker i din nye ansettelse. Prioriter egenskaper som er essensielle for jobben, samt egenskaper som passer godt inn i din forretningskultur.
Kulturpassform: List opp viktige egenskaper, utdannings- og arbeidsbakgrunn, hobbyer og alt annet som vil garantere at den ansatte passer inn i bedriftskulturen din. Kulturell tilpasning blir ofte ignorert, men er det kritisk for suksess, både dine og de nyansattes.

Du kan lage et regneark der du lister opp rollen, kvalitetene og ferdighetene du ønsker i prioritert rekkefølge. Du kan deretter bruke den som en veiledning for å evaluere hver søknad.

Det er også nyttig å bruke en skjema for kandidatevaluering å rangere kandidatens samlede kvalifikasjoner for stillingen. Ved å bruke dette skjemaet kan du holde oversikt over søkere og sammenligne kandidater.

Når vi snakker om kulturell passform, er et intervju den ideelle setting for både deg og en kandidat for å bli kjent og vurdere kompatibilitet. Mål å lære om en kandidats verdier, mål og tilnærminger samtidig som du hjelper dem å forstå bedriftens visjon, misjon og planer for fremtiden.

Vær oppmerksom på kandidatens røde flagg

Når du vurderer en potensiell ansettelse, vær oppmerksom på eventuelle røde flagg som kan dukke opp under et intervju. Stol på magefølelsen hvis noe ikke føles riktig. Her er noen punkter du bør passe på:

Mangelen på spørsmål: Stillhet kan indikere enten uinteresse, arroganse eller frykt for å avsløre sårbarheter.
Nekter å diskutere svakheter: Dette kan reflektere lavt ydmykhets- eller bevissthetsnivå.
Upunktlighet: Selv om det kan være gyldige grunner til å komme for sent, kan det også peke på at personen er uorganisert.
Å være uforberedt: En god kandidat bør forstå jobbkravene og ha grunnleggende kunnskap om bedriften før intervjuet.
Ikke være fleksibel: Hvis intervjuobjektet motsetter seg når de blir presentert for potensielle ansvarsområder, er de kanskje ikke villige til å oppfylle dine standarder.

Hvor finner du nye ansatte

Når det kommer til headhunting, gjør ditt beste for å bruke alle tilgjengelige kanaler, fra konvensjonelle jobbnettsteder til Facebook-grupper, nyhetsbrev og arrangementer der du annonserer virksomheten din.

Du vil finne noen som vil være i stand til å forstå detaljene til produktet ditt, så oppdraget ditt er å finne en lidenskapelig entusiast med erfaring i din nisje. Se i nett- og offline-samfunn der folk diskuterer visse produkter som ligner på dine egne (for eksempel fiskefans, strikkeelskere og hjemmedekoratører).

Jobbstyrer
Tradisjonelle jobbtavler som Indeed og CareerBuilder er populære alternativer for små bedrifter. Du kan legge ut en stillingsannonse og/eller søke etter tilgjengelige CVer på disse plattformene.

Legge ut en stillingsannonse på CareerBuilder

Et annet alternativ er en jobbtavle som ZipRecruiter som lar deg legge ut en ny stilling og dele den på mer enn 100 andre jobbsider.

Vi har allerede snakket om viktigheten av å ansette en kulturell passform, så vi anbefaler å sjekke ut CareerBliss også. Denne siden fokuserer på bedriftskultur for å hjelpe arbeidssøkere med å finne arbeid.

Selv om disse jobbtavlene tilbyr enorm rekkevidde, gjør de det også vanskelig for oppføringen din å skille seg ut. I tillegg betyr selve størrelsen på disse plattformene at du kan få noen søppelsøkere.

Nisje jobbtavler
Nisje jobbtavler ligner på tradisjonelle jobbtavler, bortsett fra at de fokuserer på en spesifikk nisje eller demografi. CollegeRecruiter, for eksempel, er rettet mot ferske høyskoleutdannede, mens FlexJobs er for folk som leter etter fjernarbeidsjobber.

Noen andre nisjejobbbrett er GoodFoodJobs (matindustri), HealthcareJobsite (helseindustri), SalesJobs.com (selgere), Wellfound (startups og teknologiselskaper) og utallige andre.

Hvis du fokuserer på eksterne arbeidere, er nettsteder som FlexJobs, We Work Remotely, Skip The Drive og Remote OK gode steder å sjekke ut. Du kan også legge ut annonsen din på fjernarbeidsfokusert nyhetsbrev som Remotive.

LinkedIn og Facebook
LinkedIn er et populært alternativ til tradisjonelle jobbtavler. Med 900 millioner brukere, det er det største profesjonelle nettverket i verden. Det gir arbeidsgivere tilgang til en pool av fagfolk med relevant kompetanse og erfaring, noe som gjør det lettere å finne de riktige kandidatene til jobben.

Du kan legge ut en annonse på LinkedIn eller søke etter de riktige kandidatene. Du kan også se gjennom CV og profiler, nettverk med andre selskaper og utforske potensielle ansatte i ditt lokale område.

Hvis du søker etter rekrutter som ikke nødvendigvis er aktivt på jakt etter en jobb, bør du vurdere å kontakte dem via Facebook. Å legge ut stillingsannonser er gratis, men du kan øke eksponeringen ved å bruke betalte alternativer. I tillegg er det en utmerket mulighet til å bli bedre kjent med potensielle kandidater.

Online fellesskap
De fleste småbedrifter finner nye ansettelser gjennom stillingsannonser eller gjenopptar søk på disse jobbtavlene. Utover disse kan du også legge ut stillingsannonsene dine på ukonvensjonelle medier som HackerNews' månedlige "Who is Hiring"-tråder (flott for å ansette programmerere og designere), Reddits /r/ForHire-fellesskap og til og med Craigslist (for lokale ansettelser).

Utenfor jobbtavler, fellesskap og nyhetsbrev bør du vurdere å ansette rekrutterere, delta på jobbmesser, kontakte ditt lokale universitets arbeidssenter eller legge ut annonser i lokale aviser. Det er en overflod av måter å finne folk som passer til stillingene du trenger og arbeidskulturen din.

Hvordan skrive en overbevisende stillingsannonse

Hvis du driver en liten bedrift, kan det hende du konkurrerer mot større, rikere selskaper om talent. En dyktig medarbeider vil spørre: "Hvorfor skal jeg jobbe for deg?"

En sterk annonse er et kraftig overtalelsesverktøy for å interessere folk i jobben din. Denne annonsen er en søkers første introduksjon til din bedrift. Hvis du kan gjøre inntrykk, vil du utvilsomt øke kvaliteten og kvantiteten på søknadene du får.

Stillingsannonsen din må svare på tre spørsmål:

Hva innebærer jobben?
Hvordan søke?
Hvorfor bør en kandidat søke på denne jobben?

Å skrive en overbevisende stillingsannonse starter med å forstå behovene til virksomheten din og typen person du ønsker å tiltrekke deg.

Spesifiser kvalifikasjoner, ansvar og forventninger for å veilede potensielle søkere.
Sørg for at annonsen din er klar og konsis med en tiltalende overskrift og lett å lese formatering.
Fremhev hvordan jobben kan tilby profesjonell vekst eller unike fordeler som skiller seg ut fra andre selskaper for å trekke inn kvalifiserte kandidater.
Sørg for å inkludere en direkte oppfordring til handling for folk å søke.

For inspirasjon, slå opp vellykkede stillingsannonser på plattformer som Indeed.

Eller du kan tenke på andre måter å kommunisere jobbspesifikke. Target har for eksempel en video av en av de ansatte i stillingslistene deres:

Hvis du vet hva du vil ha ut av en nyansatt, bør det være enkelt å skrive en overbevisende oppføring. Du kan også sørge for at stillingsposten din skiller seg ut ved å bruke engasjerende språk og bruke søkeord rettet mot de rette personene.

Du bør også gjøre det klart hvorfor noen bør jobbe for din bedrift. For en liten bedrift kan dette være spesielt vanskelig. Mesteparten av tiden kan du ikke tilby samme kompensasjon som dine større konkurrenter, og du har heller ikke merkenavnet som et Fortune 1000-selskap.

Hva har du i din favør? Din lille størrelse, fleksibilitet, frihet og kultur.

Prøv å understreke arbeidskulturen din og hva som gjør virksomheten din spesiell. Lag en presentasjon som understreker verdiene dine (dvs. en "kulturdekk", her er en av Netflix or Patagonia).

Omfavn størrelsen din og fordelene den gir. Du vil tiltrekke deg ansatte som verdsetter frihet og individualitet mer enn lønnspakker når du er ærlig og positiv.

Uansett hvor stor bedriften din er, hvis stillingsannonsen din er overbevisende, vil du se søknader rulle inn. Etter at du har en god pool av kandidater, kan du holde intervjuer og vurdere hver enkelt søker basert på kravene du skisserte tidligere.

Husk: det er ulovlig å diskriminere basert på alder, rase, tro, farge, religion, nasjonal opprinnelse, kjønn og andre kategorier som er beskyttet av lovene i landet ditt. Unngå å stille spørsmål om disse områdene. Hvis du vil være sikker på at du ikke diskriminerer, dobbeltsjekk lovene spesifisert av landet ditt.

Når du har funnet den rette passformen, kom med et bud!

Deretter må du lære hvordan du administrerer nye ansatte.

Hvordan administrere nye ansatte

Å ansette en ny medarbeider er bare en del av puslespillet. Du må også ombord, administrere og lede dem til å levere sitt best mulige arbeid.

Nyansatte ombord

Personalonboarding er prosessen der nye medarbeidere lærer om selskapet og deres nye jobb. Dette inkluderer pliktene deres, hvem de skal jobbe med, og hvilke dataprogrammer de trenger for å utmerke seg i arbeidet sitt.

Store organisasjoner har vanligvis formelle ombordstignings- og opplæringsprogrammer for nyansatte. Små bedrifter, men ofte ombord folk på en fra sak til sak basis.

For å ta med deg nye ansettelser for nettbutikken din, her er noen startpunkter:

Vurder den ansattes tidligere erfaring og kunnskap om dine forretningsprosesser og teknologier.
Spør den ansatte om deres mangler (når det gjelder kunnskap og ferdigheter) i forhold til deres stilling i virksomheten din.
Introduser den ansatte til nøkkelpersoner i og utenfor organisasjonen din (som leverandører) som er relatert til arbeidet deres.

I stedet for å utvikle en fullt kjøtt onboarding-program, prøv å lære av hver enkelt ansatt. Identifiser deres svakheter og kunnskapshull. Du kan deretter legge til svar til onboarding-programmet for den nyansatte og fremtidige ansatte.

Lag notater i Google Dokumenter eller Notion for å lage instruksjoner eller en medarbeiderhåndbok. Med noen skriftlige retningslinjer trenger du ikke å forklare reglene om og om igjen. Dine nye ansatte vil trenge litt tid på å lære seg inn og ut, samt ha en referanse når de glemmer spesifikke detaljer. Du kan også jobbe med mange ikke-permanent frilansere som du kan gi håndboka til veiledning.

Pronto Marketings medarbeiderhåndbok

De ansatthåndbok formidler organisasjonens standard driftsprosedyrer, retningslinjer og retningslinjer, så vel som dens misjon, visjon og verdier. Det bidrar til å skape et arbeidsmerke som gjenspeiler kulturen og prinsippene i organisasjonen.

Når du stoler på deres karakter og evner, kan du gi den ansatte tilgang til viktige verktøy og kontoer. En del av arbeidet ditt skjer på nettet, så teamet ditt trenger å vite om nødvendige sikkerhetstips for å holde seg trygge mot svindel, hackerangrep og tap av data.

Hvis du bruker Ecwid, kan du enkelt gi nye ansatte tilpassede tillatelser til butikken din avhengig av deres rolle. Du kan for eksempel gi markedsføringsspesialisten din spesifikk tilgang til Markedsføring og Rapporter-fanene i Ecwid-administratoren. Eller la butikksjefen din håndtere salg og katalog. Du vil kunne begrense tilgangen til Ecwid-verktøy som de ikke krever.

På denne måten kan dine ansatte utføre oppgavene sine mer effektivt, samtidig som du vil ha trygghet ved å vite at alle sensitive data er begrenset til kun autorisert personell.

Butikksjefer, oppfyllelsesoperatører, designere, markedssjefer og andre relaterte ansatte kan bruke sine tilpassede personalkontoer til å administrere salg, oppdatere produktdetaljer, endre sporingskoder og forberede bestillinger. Lær mer om administrasjon av personalkontoer i vår Hjelpesenter.

Velg hvilke tillatelser du vil gi teammedlemmene dine

Delegering av arbeid gjennom Ecwid kan frigjøre mye tid og hjelpe deg med å fokusere på mer strategiske områder av virksomheten din.

Vellykket onboarding vil gi nye medarbeidere verktøyene og kunnskapen de trenger for å lykkes i jobbene sine. Utover introduksjonsfasen er det imidlertid en rekke ting du må gjøre for å holde ansatte glade og produktive.

Angi kommunikasjonsprotokoller tidlig

Kommunikasjon rangerer rutinemessig nær toppen av "ønskede egenskaper"-listen for nye ansatte.

Det spiller ingen rolle hvilken rolle du ansetter for, du må sette kommunikasjonsstandarder tidlig, spesielt med eksterne ansettelser. Gjør det klart hvor ofte og gjennom hvilke kanaler du forventer at de nyansatte skal kommunisere med deg. Øv det samme selv siden kommunikasjonsstandarder vanligvis er satt av ledelsen.

Bruk de riktige verktøyene for kommunikasjon – e-post, Zoom, Slack eller integrerte prosjektstyringsverktøy. For beste praksis, se artikkelen om Society for Human Resource Management (SHRM) om administrere organisasjonskommunikasjon.

Etablere prosesser for å løse problemer

Uansett hva slags butikk du driver, vil du uunngåelig ha problemer å løse, for eksempel kundeklager, forbedringer av forretningsprosesser eller problemer med produkter og leverandører. Du må etablere klare prosesser for å identifisere og håndtere disse problemene.

Du kan prøve et lagdelt system, der du deler problemer i tre kategorier basert på viktighet. For hver av disse kategoriene, identifiser tydelig hvilke kommunikasjonskanaler som skal brukes for problemløsning:

Oppdragskritisk problemer: Som når nettstedet ditt går ned, eller du mottar en større klage fra en Høy verdi kunde. Du kan bruke telefon-/videosamtaler og direktemeldinger til å kommunisere slike presserende problemer.
Viktige, men ikke presserende problemer: For eksempel hvis en vanlig kunde klager eller har et markedsføringsspørsmål. Disse kan vanligvis håndteres innenfor 24-48 timer. Bruk e-post, direktemeldinger eller chat-verktøy for å kommunisere.
Generelle problemer: De som ikke trenger umiddelbar løsning, for eksempel å endre nettstedets tema eller en produktkopi. De har vanligvis ikke en hard frist. Kommuniser disse problemene via e-post eller ved hjelp av organisatoriske verktøy, som Trello eller Asana.

Sjekk ut hvordan Slack bygget en selvbetjening verktøy i Slack for å gjøre det enkelt å rapportere et problem.

Slack-ansatte bruker dette verktøyet til å rapportere et problem innenfor plattformen

Ikke bekymre deg, dette er bare et eksempel! Du trenger ikke lage den samme prosessen for bedriften din. Bare sørg for at du har en prosess for rapportering og løsning av problemer som både er praktisk for ansatte og hjelper til med å løse kundeklager raskt.

Fokus på teambygging

Evnen til å jobbe godt med et team rangerer der oppe ved siden av "kommunikasjon" som en må-ha ferdigheter for ansatte. I en svært samarbeidende virksomhet som e-handel, blir teamarbeid desto viktigere for å lykkes.

Noen måter du kan bygge laget ditt på er å:

Gå foran som et godt eksempel. Skap et miljø der du oppmuntrer til bidrag fra alle teammedlemmer, uavhengig av ansiennitet eller rolle.
Bruk samarbeidsverktøy som Asana, Basecamp og andre for å gi ansatte en klar oversikt over hvert prosjekt.
Sett opp teamfokusert spill og aktiviteter å bygge lagånd og utvikle en følelse av kameratskap. De trenger ikke handle om treningsmotivasjon eller ledelse - bare ha det gøy sammen og gjør det minneverdig.
Kommuniser tydelig og regelmessig med alle medlemmer av organisasjonen din. Sett opp en-til-en møter med hvert teammedlem på en konsistent basis.

Legg vekt på din kultur

Din kultur er "limet" som binder organisasjonen sammen. Selv om det er vanskelig å kvantifisere, kultur-den verdier og ideer som veileder deg virksomhet — er avgjørende for vekst.

For eksempel, på Ecwid by Lightspeed øver vi på "Ingen skyldkultur." Vi forstår at ingen kommer på jobb med den hensikt å gjøre en dårlig kvalitet jobb. Så hvis noe går galt, handler det ikke om fingerpeking men avsløre og fikse den organisatoriske mangelen.

"No blame culture" bidrar til å pleie sunne arbeidsforhold mellom teammedlemmer og fremmer proaktiv atferd. Hvis du allerede har et eget lag, bør du prøve det!

Bedrifter med en sterk kultur er lykkeligere. Glade selskaper er mer suksessrike. Forskning viser at selskaper med sterke top-down kulturell ledelse, dvs. grunnlegger-ledet selskaper, har en tendens til å overgå andre.

Du kan ikke kunstig lage en kultur – deg må la det komme organisk frem fra folket ditt og miljøet ditt. Målet ditt som bedriftsleder er å veilede ansatte og tilpasse kulturen til din visjon.

Vurder alle beslutningene dine i kultursammenheng. Hvem du skal ansette, hva slags markedsføringskampanjer du skal kjøre, hvilke produkter du skal sette på hylle - alt av disse bør komme organisk fra bedriftens kultur.

Fokuser på å bygge en god kultur, og du vil ha en arbeidsplass fylt med glade, motiverte mennesker.

Wrap Up

Når det gjelder å ansette og administrere ansatte for en nettbutikk, bør du ta deg tid til å lage en overbevisende stillingsannonse, etablere klare forventninger og lage effektive ombordstigningsprosesser.

Å ha en sterk forretningskultur bidrar til å skape et sammenhengende arbeidsmiljø der alle er på samme side og jobber sammen mot felles mål. Det bidrar også til å motivere ansatte, øke produktiviteten og tiltrekke topptalenter. En sterk bedriftskultur kan også fremme lojalitet blant ansatte, noe som fører til bedre kundeopplevelser og høyere lønnsomhet for virksomheten.

Med disse trinnene som en del av prosessen din, vil du være på god vei til å oppnå varig vekst for virksomheten din.

Om forfatteren

Jesse er markedssjef i Ecwid og har vært innen e-handel og internettmarkedsføring siden 2006. Han har erfaring med PPC, SEO, konverteringsoptimalisering og elsker å jobbe med gründere for å gjøre drømmene deres til virkelighet.