Petty Cash: Definisjon, eksempler, typer og veiledning

Lagt ut 7 måneder siden by Max Komonov

I den travle forretningsverdenen er effektivitet nøkkelen, og noen ganger er det de små tingene som kan utgjøre en stor forskjell. La oss introdusere småpenger, et beskjedent aspekt ved pengeforvaltning som, når det brukes klokt, kan revolusjonere måten småskala utgifter håndteres.

Hva er småpenger, og hvordan hjelper det med å håndtere små, daglige utgifter i en bedrift?

Småpenger er den lille summen av faste midler som holdes i reserve for å betale for uforutsette eller små kostnader som ikke rettferdiggjør bruk av et kredittkort eller å skrive en sjekk.

Småpenger oppbevares vanligvis i en låst skuff eller boks, men de er lett tilgjengelige og garanterer enkel og rask betaling for vanlige regninger.

Tenk på det som kontor- eller forretningssuperhelten. Tenk deg at kontoret eller bedriften din er en travel liten by, og hver dag er det små, men viktige transaksjoner skjer - som kjøper de sårt tiltrengte kaffeforsyninger eller bytte ut en ødelagt stiftemaskin. I stedet for å bruke et stort, formelt budsjett for disse små utgiftene, har vi noe som ligner en "magisk lommebok" kalt småpenger.

Småpenger er som byens nødfond for mindreårige utgifter – det er raskt, enkelt og sørger for at alt går jevnt uten behov for mye papirarbeid.

Når en mindre utgift kommer opp, kan du ganske enkelt trekke fra småpengene for å håndtere det raskt. Det er det ikke behov for lange godkjenningsprosesser eller massevis av papirarbeid– smålig kontanter gir raske, enkle løsninger for å holde et kontor eller en bedrift i gang jevnt og effektivt!

Viktig informasjon om småpenger

Som nevnt i forrige avsnitt fungerer småpenger som en utpekt mengde kontanter som oppbevares på et sikkert sted, ofte administrert av en ansvarlig person eller avdeling. Når en utgift oppstår, utbetales den fra dette fondet, og det føres opptegnelser for å spore bruken.

tilgjengelighet: Småpenger er strategisk kontantstyring eller en liten mengde lett tilgjengelige kontanter for uforutsette kostnader.
bruk: Den kan brukes på en rekke mindre utgifter, inkludert blomster, kontorrekvisita, visittkort, ansattlunsjer som dekkes og ansattes utgiftsrefusjon.
Avdelingstildeling: For å forenkle utgiftsstyringen kan større virksomheter ha separate småpenger for hver avdeling.
Forsoning: Alle transaksjoner som involverer småpenger er dokumentert på selskapets finansregnskap, og de er gjenstand for periodiske avstemminger.
Regler og kontroller: For å forhindre misbruk er det vanligvis retningslinjer for hvordan småpenger skal håndteres. Dette inkluderer oppbevaring av kvitteringer, dokumentering av hver transaksjon og regelmessig avstemming av fondet for å sikre nøyaktighet.

Fordeler med Petty Cash

Småpenger gir flere fordeler som er spesielt fordelaktige for å administrere småskala transaksjoner effektivt. Her er noen viktige fordeler og fordeler med småpenger:

Rask og praktisk

Det er den enkleste måten å betale for små, uforutsette regninger fordi det er raskt og praktisk. Den er ideell for å betale for en leveringspersons drikkepenger eller en ansatts sen kveld taxi kostnad.

Reduserer problemer med refusjon:

Småpenger fjerner bryet med ansatte som må betale for arbeidsrelatert utgifter av egen lomme og deretter be om refusjon.

Vanlige mindre utlegg:

Det er nyttig for vanlige nødvendigheter som rengjøringsmateriell, kontormelk og frimerker.

Nødsituasjoner:

I en nødssituasjon, hvis det ikke er nok veksling i kassen, kan småpenger også brukes til å gi vekslepenger til forbrukerne.

Praktisk eksempel på småpenger

Tenk på et lite kontor hvor den administrative assistenten betaler for det ukentlige teammøtets kaffe og snacks med småpenger. Hun bruker også penger til å kjøpe en liten bukett blomster og et bursdagskort til en kollega.

Hun refunderer en arbeider for en drosjepris betalt på en arbeidsrelatert ærend senere i måneden. Småpengerkuponger, som viser beløpet som er brukt, årsaken til kjøpet og personen som gjorde det, brukes til å spore alle disse kostnadene.

Følgende er noen vanlige tilfeller av små kontantkjøp:

Kontorvarer: Penner, viskelær, stiftemaskiner og andre små, men nødvendige kontorartikler.
Mat og drikke: Kaffe, godteri, snacks eller måltider som er tilgodesett for ansatte.
Gaver og kort: Blomster, bursdagskort eller andre små gaver til ansatte eller kunder er eksempler på gaver og kort.
Transportutgifter: For raske forretningsutflukter eller ærend, belastes en taxi eller bilpris.

Hvordan småpenger kan passe inn i ulike typer virksomheter

Småpenger er faktisk et allsidig verktøy som kan være fordelaktig for en rekke virksomheter, men egnetheten avhenger av størrelsen og arten til virksomheten.

små bedrifter

Ideell for små bedrifter med vanlig liten dollar transaksjoner. Det er nyttig for å betale for små kostnader som skrivesaker, kaffe til møter eller uforutsett vedlikehold.

Medium størrelse Bedrifter

Ideell for medium størrelse bedrifter som ønsker en effektiv løsning for å håndtere små utgifter uten å involvere tradisjonelle anskaffelsesprosedyrer. Gir rask tilgang til penger for lite krav, noe som bidrar til opprettholde operativ effektivitet og ansattes lykke.

Store selskaper

Selv om det er mindre utbredt, kan enkelte divisjoner eller områder innen store virksomheter fortsatt bruke småpenger. Småpenger kan for eksempel brukes til små kontorrekvisita, klientunderholdning eller reiseutgifter.

ideelle organisasjoner og utdanningsinstitusjoner

Ideelle organisasjoner og skoler bruker ofte småpenger til å administrere små utgifter knyttet til arrangementer, forsyninger eller dag til dag operasjoner.

Typer småpenger

Samlet småpenger

Denne kontoen er utpekt for sporadiske, små kostnader som kontorrekvisita, postkostnader og små ansatterefusjoner. Det inkluderer vanlige produkter som kan kjøpes uten kredittkort eller sjekk.

Forskudd Petty Cash

Forbehold småpenger fylles på med jevne mellomrom og beholder et bestemt beløp. Det brukes ofte til visse formål, for eksempel å betale ansattes forretningsreiseutgifter. Når fondet går tom, fylles det opp til det forhåndsbestemte beløpet.

Nødpenger

Sett til side for uforutsette kostnader, dette fondet er beregnet på umiddelbare behov som å bytte et knust vindu eller reparere en skadet skriver. Det garanterer at presserende kontantbehov kan tilfredsstilles umiddelbart.

Skjønnsmessige småpenger

Disse pengene, som forvaltes etter leders eller veileders skjønn, brukes til ansattes belønninger eller uforutsette utgifter. Bruke friheten på ikke forhåndsbudsjettert mindre kjøp er mulig.

For å oppsummere kommer småpenger i en rekke former som hjelper selskaper med å håndtere effektivt småskala utgifter, som garanterer at de kan betale for vanlige utgifter, nødutgifter, refusjoner for reiser og skjønnsmessige kjøp i tide.

Hvordan kan vi spore småpenger?

Sporing av småpenger innebærer en rekke prosedyrer og beste praksis for å garantere korrekt regnskap og redusere muligheten for misbruk. Slik kan selskaper spore og administrere små kontanter effektivt:

Petty Cash Keeper

Personen som er utpekt som "depotmottaker" for småpenger er ansvarlig for å administrere småpengerfondet. Denne personen holder styr på hver betaling og topper kontoen etter behov.

Dokumentasjon og Registrering

Mange bedrifter vil ha kvitteringer for hver betaling. Noen mennesker sporer hvem som har brukt pengene og spesifiserer utgiftene deres ved å bruke småpengerkuponger, som er tilgjengelige fra kontorrekvisitabutikker.

Betalingslogg

Transaksjoner kan av og til registreres ved hjelp av en enkel betalingslogg. Sporing av småpenger bør være like sofistikert som resten av selskapets prosesser.

Petty Cash Rolle i e-handel og drift av en Ecwid-drevet nettbutikk

Selv om du driver en nettbutikk, kan det hende du fortsatt har små utgifter som krever småpenger. For eksempel kjøp av emballasjematerialer eller kontorrekvisita som ikke er direkte knyttet til nettbaserte transaksjoner.

Å ha småpenger for hånden lar deg løse mindre behov raskt uten å forstyrre arbeidsflyten for netthandel.

Mens Ecwid, eller din foretrukne e-handelsplattform, administrerer digitale transaksjoner og salg, dekker småpenger daglige utgifter som støtter disse operasjonene.

For eksempel kjøp emballasje materialer eller håndtering av uventede små utgifter til frakt og levering.

Ved å holde småpengesystemet ditt organisert sammen med Ecwid-operasjonene dine, sikrer du at både dine fysiske og digitale transaksjoner er godt administrert. Denne koordineringen hjelper til med å opprettholde jevn drift, nøyaktig bokføring og generell økonomisk klarhet.

Om forfatteren

Max har jobbet i e-handelsbransjen de siste seks årene med å hjelpe merkevarer med å etablere og øke nivået på innholdsmarkedsføring og SEO. Til tross for det har han erfaring med entreprenørskap. Han er skjønnlitterær forfatter på fritiden.