Drobne środki pieniężne: definicja, przykłady, rodzaje i przewodnik

Wysłany 5 miesięcy temu by Maks Komonow

W tętniącym życiem świecie biznesu wydajność jest kluczem, a czasami to małe rzeczy mogą mieć duże znaczenie. Przedstawmy drobną gotówkę, skromny aspekt zarządzania pieniędzmi, który zastosowany mądrze może zrewolucjonizować sposób na małą skalę załatwia się wydatki.

Co to jest drobna gotówka i jak pomaga zarządzać drobnymi, codziennymi wydatkami w firmie?

Drobne środki pieniężne to niewielka suma stałych środków utrzymywana w rezerwie na pokrycie nieprzewidzianych lub niewielkich kosztów, które nie uzasadniają użycia karty kredytowej lub wystawienia czeku.

Drobne banknoty zazwyczaj trzymane są w zamykanej szufladzie lub pudełku, ale są łatwo dostępne i gwarantują łatwą i szybką płatność regularnych rachunków.

Pomyśl o tym jak o superbohaterze w biurze lub biznesie. Wyobraź sobie, że Twoje biuro lub firma to tętniące życiem małe miasto, w którym każdego dnia odbywają się drobne, ale ważne transakcje dzieje się - jak kupowanie tych bardzo potrzebne zapasów kawy lub wymianę uszkodzonego zszywacza. Zamiast przeznaczać na te drobne wydatki ogromny, formalny budżet, mamy do dyspozycji coś w rodzaju „magicznego portfela” zwanego drobną gotówką.

Drobne środki pieniężne są jak miejski fundusz ratunkowy dla nieletnich wydatki – to jest szybko, łatwo i sprawia, że wszystko działa płynnie, bez konieczności stosowania dużej ilości dokumentów.

Gdy pojawi się drobny wydatek, możesz po prostu wyciągnąć z drobnej gotówki, aby szybko sobie z nim poradzić. Jest nie ma potrzeby długich procesów zatwierdzania ani stosów dokumentów-drobiazgowy cash zapewnia szybkie i łatwe rozwiązania, dzięki którym biuro lub firma działają sprawnie i wydajnie!

Ważne informacje na temat drobnej gotówki

Jak wspomniano w poprzedniej sekcji, drobna gotówka to określona kwota gotówki przechowywana w bezpiecznym miejscu, często zarządzana przez odpowiedzialną osobę lub dział. Kiedy pojawi się wydatek, jest on wypłacany z tego funduszu i prowadzona jest rejestracja w celu śledzenia wykorzystania.

dostępność: Drobna gotówka jest strategiczne zarządzanie gotówką lub niewielką ilość łatwo dostępnej gotówki na nieprzewidziane koszty.
Stosowanie: Można go zastosować do szeregu drobnych wydatków, w tym kwiatów, materiałów biurowych, wizytówek, obiadów dla pracowników z wyżywieniem oraz zwrotu wydatków pracowniczych.
Przydział wydziałowy: Aby uprościć zarządzanie wydatkami, większe firmy mogą mieć oddzielne drobne środki pieniężne dla każdego działu.
Spowiedź: Wszystkie transakcje dokonywane drobnymi gotówkami są dokumentowane na rachunkach finansowych spółki i podlegają okresowym rozliczeniom.
Zasady i kontrole: Aby zapobiec niewłaściwemu użyciu, zazwyczaj istnieją wytyczne dotyczące sposobu postępowania z drobną gotówką. Obejmuje to prowadzenie rachunków, dokumentowanie każdej transakcji i regularne uzgadnianie funduszu w celu zapewnienia dokładności.

Zalety drobnej gotówki

Drobne środki pieniężne oferują kilka korzyści, które są szczególnie korzystne w zarządzaniu na małą skalę transakcje efektywnie. Oto kilka kluczowych korzyści i zalet drobnej gotówki:

Szybkie i wygodne

To najłatwiejszy sposób na opłacenie drobnych, nieprzewidzianych rachunków, ponieważ jest szybki i wygodny. Idealnie nadaje się do opłacenia napiwku dostawcy lub pracownika późna noc koszt taksówki.

Zmniejsza problemy ze zwrotem kosztów:

Drobne środki pieniężne eliminują kłopoty pracowników, którzy muszą za nie płacić związany z pracą wydatki z własnej kieszeni, a następnie żądaj ich zwrotu.

Regularne drobne nakłady:

Przydaje się do przechowywania artykułów pierwszej potrzeby, takich jak środki czystości, mleko biurowe i znaczki.

Sytuacje awaryjne:

W sytuacji awaryjnej, jeśli w kasie nie ma wystarczającej ilości reszty, można również wykorzystać drobną gotówkę, aby zapewnić konsumentom resztę.

Praktyczny przykład drobnej gotówki

Rozważmy małe biuro, w którym asystent administracyjny płaci drobną gotówką za kawę i przekąski na cotygodniowych spotkaniach zespołu. Za pieniądze kupuje także mały bukiet kwiatów i kartkę urodzinową dla współpracownika.

Zwraca pracownikowi opłatę za taksówkę zapłaconą w dniu: związany z pracą zadanie w dalszej części miesiąca. Drobne bony pieniężne, na których podana jest wydana kwota, powód zakupu i osoba, która go dokonała, służą do śledzenia wszystkich tych kosztów.

Oto kilka typowych przypadków małych zakupów za gotówkę:

Towary biurowe: Długopisy, gumki, zszywacze i inne drobne, ale niezbędne artykuły biurowe.
Jedzenie i napoje: Kawa, słodycze, przekąski lub posiłki przygotowywane dla pracowników.
Prezenty i karty: Kwiaty, kartki urodzinowe i inne drobne upominki dla pracowników lub klientów to przykłady prezentów i kartek.
Koszty transportu: W przypadku szybkich wycieczek służbowych lub sprawunków pobierana jest opłata za taksówkę lub samochód.

Jak drobna gotówka może pasować do różnych typów przedsiębiorstw

Drobne środki pieniężne to rzeczywiście wszechstronne narzędzie, które może być korzystne dla różnych firm, ale ich przydatność zależy od wielkości i charakteru firmy.

Mały biznes

Idealny dla małych firm z regularną obsługą mały dolar transakcje. Przydaje się do płacenia za niewielkie koszty, takie jak artykuły papiernicze, kawa na spotkania lub nieprzewidziane konserwacje.

Średniego rozmiaru Przedsiębiorcy

Idealne dla średniego rozmiaru firmy, które chcą skutecznego rozwiązania pozwalającego poradzić sobie z niewielkimi wydatkami bez konieczności angażowania się w tradycyjne procedury przetargowe. Daje szybki dostęp do pieniędzy na niewielkie wymagania, co przyczynia się do utrzymanie efektywności operacyjnej i szczęście pracowników.

Duże korporacje

Chociaż jest to mniej powszechne, niektóre oddziały lub obszary w dużych firmach mogą nadal korzystać z drobnej gotówki. Drobne środki pieniężne można na przykład wykorzystać na drobne artykuły biurowe, rozrywkę dla klientów lub pokrycie kosztów podróży.

Organizacje non-profit i instytucje edukacyjne

Organizacje non-profit i szkoły często wykorzystują drobne środki pieniężne do zarządzania niewielkimi wydatkami związanymi z wydarzeniami, dostawami lub dzień do dnia operacje.

Rodzaje drobnej gotówki

Ogólnie drobna gotówka

To konto jest przeznaczone na sporadyczne, niewielkie koszty, takie jak materiały biurowe, koszty poczty i drobne zwroty kosztów dla pracowników. Obejmuje zwykłe produkty, które można kupić bez karty kredytowej lub czeku.

Imprest Drobna gotówka

Zalicz drobną gotówkę jest na bieżąco uzupełniany i utrzymuje ustaloną kwotę pieniędzy. Jest często wykorzystywany do określonych celów, takich jak pokrycie kosztów podróży służbowych pracowników. W przypadku wyczerpania się środków w funduszu następuje jego uzupełnienie do określonej kwoty.

Awaryjna drobna gotówka

Fundusz ten, przeznaczony na nieprzewidziane wydatki, przeznaczony jest na doraźne potrzeby, takie jak wymiana stłuczonej szyby czy naprawa uszkodzonej drukarki. Gwarantuje natychmiastowe zaspokojenie pilnych potrzeb gotówkowych.

Uznaniowa drobna gotówka

Pieniądze te, zarządzane według uznania menedżera lub przełożonego, są wykorzystywane na nagrody dla pracowników lub na nieprzewidziane wydatki. Wydawanie wolności na nieobjęte wcześniej budżetem Istnieje możliwość drobnych zakupów.

Podsumowując, drobne fundusze pieniężne występują w różnych formach, które pomagają firmom w efektywnym zarządzaniu na małą skalę wydatków, gwarantując terminową opłacenie wydatków stałych, wydatków awaryjnych, zwrotów kosztów podróży i zakupów uznaniowych.

Jak możemy śledzić drobną gotówkę?

Śledzenie drobnej gotówki wiąże się z szeregiem procedur i najlepszych praktyk gwarantujących prawidłowe księgowanie i ograniczających możliwość nadużyć. Oto, w jaki sposób firmy mogą efektywnie śledzić i zarządzać małymi środkami pieniężnymi:

Drobny strażnik gotówki

Osoba wyznaczona na „opiekuna” drobnicy odpowiada za zarządzanie funduszem drobnicy. Osoba ta śledzi każdą płatność i uzupełnia konto w razie potrzeby.

Dokumentacja i Ewidencjonowanie

Wiele firm chce rachunków za każdą dokonaną płatność. Niektórzy ludzie śledzą, kto wydał pieniądze i wyszczególniają swoje wydatki, korzystając z drobnych bonów pieniężnych, które można kupić w sklepach z artykułami biurowymi.

Dziennik płatności

Transakcje mogą być czasami rejestrowane przy użyciu prostego dziennika płatności. Śledzenie drobnych środków pieniężnych powinno być równie zaawansowane jak pozostałe procesy w firmie.

Rola drobnej gotówki w handlu elektronicznym i prowadzeniu sklepu internetowego zasilanego Ecwid

Nawet jeśli prowadzisz sklep internetowy, nadal możesz mieć niewielkie wydatki, które wymagają drobnej gotówki. Na przykład zakup materiałów opakowaniowych lub materiałów biurowych, które nie są bezpośrednio powiązane z transakcjami online.

Posiadanie pod ręką drobnej gotówki pozwala szybko zaspokoić drobne potrzeby bez zakłócania przepływu pracy w handlu elektronicznym.

Podczas gdy Ecwid, czyli preferowana przez Ciebie platforma e-commerce, zarządza transakcjami cyfrowymi i sprzedażą, drobna gotówka pokrywa codzienne wydatki wspierające te operacje.

Na przykład kupowanie materiały do pakowania lub obsługę nieoczekiwanych drobnych wydatków związanych z wysyłką i dostawą.

Organizując swój system drobnej gotówki równolegle z operacjami Ecwid, masz pewność, że zarówno Twoje transakcje fizyczne, jak i cyfrowe są prawidłowe dobrze zarządzane. Koordynacja ta pomaga w utrzymaniu sprawnego działania, dokładnej księgowości i ogólnej przejrzystości finansowej.

O autorze

Max pracuje w branży e-commerce od sześciu lat, pomagając markom w ustanawianiu i udoskonalaniu content marketingu i SEO. Mimo to ma doświadczenie w przedsiębiorczości. W wolnym czasie zajmuje się literaturą faktu.