Lekcje zarządzania zespołem od właściciela firmy: rozmowa z Lali Sichinavą

W dzisiejszym w szybkim tempie krajobrazie biznesowym, skuteczne zarządzanie zespołem jest niezbędne dla trwałego wzrostu i sukcesu. Mieliśmy przyjemność rozmawiać z Lali Sichinava, właścicielką prężnie działającej kwiaciarni, o jej doświadczeniu w zarządzaniu zespołem 18 pracowników oraz kluczowych umiejętnościach i cechach niezbędnych do skutecznego przywództwa.

Umiejętności i cechy niezbędne do skutecznego zarządzania zespołem

Lali Sichinava prowadzi m.in Z siedzibą w Gruzji kwiaciarnia i firma kurierska, Cudowne róże. Dzięki dwóm lokalizacjom offline, sklepowi internetowemu, usłudze dostawy i dużemu zespołowi Lali ma pełne ręce roboty w zarządzaniu operacjami i zapewnianiu satysfakcji klienta.

„Nasza działalność jest bardzo zindywidualizowana, pracujemy w segmencie premium „cokolwiek chce klient”, o ile zgadzamy się, że to jest piękne. Więc, niestandardowy czas dostawy, niestandardowy kompozycje – zrobimy wszystko. To sprawia, że ​​znacznie trudniej jest dostosować procesy i przekształcić je w instrukcję. Poza tym znacznie trudniej jest zatrudnić.”

Lali podzieliła się z nami swoimi spostrzeżeniami na temat tworzenia solidnych podstaw pod sukces zespołu. Z jej doświadczenia wynika, że ​​skupienie się na następujących aspektach doprowadziło do: dobrze funkcjonujący i produktywny zespół:

Dostosowanie procesu rekrutacji do Twojej firmy

Inwestowanie czasu i wysiłku w zatrudnianie odpowiednich ludzi jest niezbędne. Lali podkreśliła, jak ważne jest wczesne rozpoznanie, kiedy dana osoba nie pasuje do stanowiska lub dynamiki zespołu, i dokonanie niezbędnych dostosowań.

Oto jak Lali podchodzi do procesu rekrutacji:

„Naszym największym atutem są ludzie. Umieszczamy ogłoszenia na różnych portalach z ofertami pracy i prosimy o wypełnienie formularza zgłoszeniowego oraz udzielenie odpowiedzi na trzy pytania. Wraz z CV, które pokaże nam zdolność do wielozadaniowości, formularz wystarczy, aby odfiltrować 95% kandydatów.

Ponieważ w naszej branży najważniejsza jest komunikacja, pozostałym kandydatom wysyłamy e-mail i czekamy na ich odpowiedź. To również odfiltrowuje pewien procent.

Z pozostałymi kandydatami przeprowadzamy rozmowy telefoniczne, ponieważ jest to kluczowy krok – biorąc pod uwagę, że nasi klienci komunikują się głównie poprzez rozmowy telefoniczne lub e-maile. Następnie organizujemy osobiście spotkanie i zaproś ich do wspólnej pracy na jeden dzień, abyśmy mogli sprawdzić, czy do siebie pasujemy. W ten sposób możemy również ocenić ich techniczne umiejętności obsługi komputera.”

Wdrażanie dni pracy próbnej dla dobrych kandydatów

Choć niektórzy właściciele firm mogą początkowo postrzegać dzień próbny pracownika jako przytłaczający i kosztowny, Lali jest głęboko przekonana, że ​​ten krok ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia odpowiedniego dopasowania do stanowiska pracy długoterminowy sukces zespołu. Poświęcając czas na ocenę umiejętności danej osoby, jej etyki pracy i dostosowania kulturowego, firmy mogą ograniczyć potencjalne ryzyko i podejmować świadome decyzje, które pozytywnie wpływają na ich ogólną produktywność i kulturę firmy.

„Tak, na etapie rozmowy kwalifikacyjnej możesz łatwo sprawdzić, czy kandydat włada językami, ale jak ocenić, czy ktoś jest „inteligentny, szybki, wielozadaniowy, zaawansowany technologicznie, rozwiązujący problemy, przyjazny, współczujący, dyplomatyczny i ma dobry gust” wszyscy w tym samym wywiadzie?

Dlatego zazwyczaj dajemy kandydatom kilka dni roboczych, aby mogli na własnej skórze przekonać się, jak wygląda praca z nami. Dzięki temu możemy także ocenić, czy nadają się do tej roli”.

Inwestycja w szkolenie swojego zespołu

Jeśli chodzi o kwiaciarnie, Lali nie boi się zatrudniać osób bez doświadczenia, o ile mają odpowiednie podejście i motywację do nauki. Wierzy, że inwestowanie w szkolenia i ciągłe doskonalenie umiejętności zespołu jest koniecznością, aby wyprzedzić konkurencję.

Opracowywanie standardowych procedur operacyjnych

Lali wierzy, że ustalenie standardowych procedur operacyjnych dla jak największej liczby sytuacji i zaangażowanie się tylko w nie niestandardowy problemy są istotne. Taka konfiguracja pozwala zespołowi działać sprawnie i efektywnie, podczas gdy lider może skupić się na rozwiązywaniu unikalnych wyzwań, jakie się pojawiają.

Delegowanie zadań zgodnie z mocnymi stronami pracownika

Jeśli chodzi o określenie, jakie zadania lub obowiązki należy delegować osobom w jej zespole, Lali stosuje podejście metodyczne. Wierzy, że delegowanie upoważnia jednostki do przejęcia odpowiedzialności za swoją pracę.

Ciągłe doskonalenie

Perfekcjonizm, najwyższy profesjonalizm i ciągłe dążenie do doskonalenia są kluczem do sukcesu Lali. Przywiązując wagę do szczegółów i wykorzystując każdy błąd jako okazję do nauki, stworzyła w swoim zespole kulturę wzrostu i rozwoju.

Utrzymanie motywacji i produktywności

Firmy kwiatowe naprawdę ożywiają się podczas wakacji, ale oznacza to również, że zespół musi bardzo ciężko pracować, aby sprostać zwiększonemu zapotrzebowaniu.

Zapytana o utrzymanie motywacji i produktywności w pracowitych okresach, Lali wyjaśniła, że ​​właściwi członkowie zespołu będą w naturalny sposób motywowani rozwojem i sukcesem firmy. Silna etyka pracy i wspólne zaangażowanie w osiąganie pięknych wyników zapewniają, że zespół pozostaje zaangażowany i skupiony.

Rozwiązywanie konfliktów: komunikacja jest kluczowa

Choć konflikty w zespole Lali są rzadkie ze względu na ich wysoką inteligencję emocjonalną i wzajemną zależność w dążeniu do sukcesu, powiedziała, że ​​jej płaska struktura organizacyjna pozwala na płynną komunikację w przypadku nieporozumień. Angażując odpowiednich członków zespołu w ważne decyzje przed wdrożeniem, minimalizuje nieporozumienia i buduje poczucie odpowiedzialności wśród swoich pracowników.

„Będąc małą firmą, mamy płaską strukturę organizacyjną. Żadnych pośredników — żadnych zagubionych sytuacji związanych z tłumaczeniem. Staram się także podejmować ważne decyzje przez zainteresowane strony, zanim zostaną one wprowadzone w życie.

Ponadto jesteśmy zespołem w 100% żeńskim, o wysokim współczynniku emocjonalnym. Nie mamy wielu konfliktów, ponieważ jesteśmy od siebie zależni w dostarczaniu pięknych bukietów. Mając dwie grupy, kwiaciarnie i menedżerów, jeśli jedna popełni błąd, druga zazwyczaj to wychwyci”.

Wykorzystanie technologii do komunikacji i współpracy

Zespół Lali korzysta z Ecwid, platformy e-commerce, która umożliwia szeroki zakres dostosowań związanych z ofertą produktów i opcjami dostawy. W porównaniu do poprzedniej platformy, z której korzystali, Ecwid wyeliminował wiele elementów manualnych i usprawnił komunikację z klientami, czyniąc go kluczowym narzędziem efektywnej współpracy w zespole.

„Ecwid to duży krok naprzód w stosunku do poprzedniej platformy. Ecwid umożliwia ogromną personalizację rodzajów produktów i dostawy. Wcześniej musieliśmy kontaktować się z programistami w celu uzyskania nowej funkcji lub poprawki, a teraz na platformie Ecwid zajmuje to minutę.

Na przykład mamy kilka zmian w ciągu dnia, a w niektóre dni zamówienia mogą przyjmować trzy różne osoby. Na Ecwid wszystkie informacje związane z zamówieniem przechowywane są w jednym miejscu, co znacznie ułatwia pracownikom wzajemne przekazywanie zamówień.

Niestandardowe pola przy kasie i niestandardowe notatki do kasy umożliwiają otrzymanie całości związane z zamówieniem informacji od klienta i przekazać mu maksimum potrzebnych informacji.

Praca ręczna jest zminimalizowana dzięki elastycznym i łatwym do zmiany terminom dostaw, szczelinom i miejscom docelowym. A jeśli jest coś jeszcze niestandardowe, zawsze moglibyście skorzystać z notatek personelu i przekazać je sobie nawzajem”.

Podsumowując

Doświadczenia Lali Sichinavy oferują cenne spostrzeżenia właścicielom firm, którzy chcą udoskonalić swoje umiejętności zarządzania zespołem. Koncentrując się na zatrudnianiu właściwych ludzi, ustanawianiu standardowych procedur operacyjnych i wdrażaniu ciągłego doskonalenia, liderzy biznesowi mogą tworzyć wydajne, zmotywowane zespoły, które zapewniają sukces.

Wdrożenie technologii w celu usprawnienia komunikacji i współpracy może jeszcze bardziej usprawnić operacje i przyczynić się do stworzenia spójnego środowiska pracy.

Wykorzystując wnioski wyciągnięte z podróży Lali, możesz popchnąć swoje zespoły w stronę wielkości!