Wskazówki dotyczące zarządzania czasem dla zapracowanych przedsiębiorców: jak zrobić więcej w krótszym czasie

13 min odczyt

Przedsiębiorczość to jedna z najbardziej satysfakcjonujących, ale wymagających karier, jakie może mieć człowiek. Jako właściciel firmy odpowiadasz za niemal każdy aspekt swojej firmy lub przedsięwzięcia.

Od planowania i realizacji strategii po zatrudnianie pracowników, zdobywanie nowych klientów i tak dalej back-end zadania administracyjne — nic dziwnego, że przedsiębiorcy czują się przytłoczeni natłokiem pracy.

Dla przedsiębiorcy lub właściciela małej firmy zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia produktywności, efektywności i ogólnego sukcesu. Zastanawiasz się, jak poprawić swoje umiejętności zarządzania czasem, aby poprawić wyniki finansowe swojej firmy? Czytaj dalej!

Wyjątkowe wyzwania w zakresie zarządzania czasem dla przedsiębiorców

Omówmy najpierw podstawy – czym jest zarządzanie czasem? Zarządzanie czasem jako umiejętność pomaga jednostkom wykonywać pracę na czas, unikać czynników rozpraszających i skutecznie ustalać priorytety najważniejszych zadań, nie rezygnując przy tym z jakości wykonywanej pracy.

Ale dlaczego zarządzanie czasem jest ważne dla przedsiębiorców? Umiejętności zarządzania czasem są niezbędne, aby odnieść sukces w każdej roli, czy to lidera zespołu, czy indywidualnego współpracownika. Jednak ten zestaw umiejętności jest prawdopodobnie najważniejszą częścią przedsiębiorcy dzień do dnia ze względu na obciążenie pracą i ogromną liczbę kapeluszy, które noszą na raz.

Ogromne 89% przedsiębiorców uważa, że ich obciążenie pracą jest zbyt duże. Co zatem sprawia, że rola przedsiębiorcy jest tak wymagająca, że zarządzanie czasem staje się problemem? Oto, czym przedsiębiorcy żonglują, co odróżnia ich od reszty siły roboczej.

Wysoki poziom Obowiązki

Prowadzenie firmy jest znacznie bardziej skomplikowane, niż mogłoby się wydawać. Przedsiębiorcy i właściciele firm mają swoje ręce w każdym aspekcie biznesu. Każdego dnia mogą przejść od rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami do pracy do spotkań sprzedażowych, rozmów telefonicznych z inwestorami, wdrażania nowych klientów i rozwiązywania problemów związanych z obsługą klienta.

W małej firmie właściciel jest znacząco zaangażowany w pracę większości działów. dzień do dnia funkcjonalność przy jednoczesnym trzymaniu podejmowanie decyzji moc, która może na różne sposoby wpływać na pracowników, produkty i klientów. To przyczynia się do stresu, jakiego doświadcza wielu właścicieli małych firm.

Jak stres wpływa na życie właścicieli małych firm (źródło: badanie przeprowadzone przez Truista)

Nieprzewidywalne harmonogramy

Przedsiębiorców, tam gdzie pracują, często nazywa się „twórcami i menedżerami”. na wysokim szczeblu innym razem kłócić się ze swoimi pracownikami. Wszystko to jest częścią prowadzenia firmy i może spowodować nieprzewidywalny harmonogram.

Działalność biznesowa może mieć okresy przypływów i odpływów, co wymaga większego zaangażowania w niektórych porach roku, a mniejszego w innych. To sprawia, że strategie zarządzania czasem dla przedsiębiorców i profesjonalistów mają kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy.

Wskazówki dotyczące zarządzania czasem dla przedsiębiorców

Zastanawiasz się, jak usprawnić zarządzanie czasem dla przedsiębiorców? Jesteś we właściwym miejscu!

Oto kilka praktycznych strategii, które możesz wdrożyć od razu i zobaczyć, jak poprawiają Twoją produktywność jako właściciela firmy. Będziesz w stanie zrobić więcej w krótszym czasie, ponieważ nie będziesz się skupiał na wielu rzeczach jednocześnie.

Metody ustalania priorytetów

Ustalanie priorytetów to skuteczna strategia zarządzania czasem. Pomaga przedsiębiorcom określić, jakie ważne zadania należy wykonać w pierwszej kolejności, a resztę odłożyć na później. Różne arkusze zarządzania czasem upraszczają ten proces.

Metody te obejmują metodę macierzy priorytetów (macierzy Eisenhowera), w której rysujesz kwadrat i oznaczysz dwie górne ćwiartki jako pilne/niepilne oraz dwie dolne ważne/nieważne.

Zadania w kwadrantach Pilne i Ważne stają się zadaniami priorytetowymi, natomiast zadania w kwadrantach Niepilne i Nieważne można delegować lub opóźniać/anulować.

Metoda ta znana jest również jako cztery ćwiartki zarządzania czasem. Możesz stworzyć tę matrycę zarządzania czasem za pomocą notatnika i długopisu lub pobrać plik gotowe szablon poniżej.

Inne metody ustalania priorytetów obejmują metodę ABCDE, w której rankingujesz zadania na swoim koncie do zrobienia listę na podstawie ich ważności. Zadania „A” mają najwyższy priorytet, zadania „B” to te, które należy wykonać, zadania „C” mają minimalne konsekwencje, jeśli nie zostaną ukończone, i tak dalej.

Ta metoda pomaga przedsiębiorcom w realizacji podstawowych zadań, uwalniając ich czas na pracę nad innymi pilnymi sprawami. Poza tym wydając tak mało jak 10-12 minut na planowanie dnia można zaoszczędzić aż do dwóch godzin, więc nie lekceważ potęgi do zrobienia listy.

Blokowanie czasu

Blokowanie czasu to bardzo skuteczna strategia zapewniająca strukturę dnia. Zapewnia, że możesz osiągnąć wszystko, czego potrzebujesz, jednocześnie ustalając granice i limity dla niektórych elementów.

Ta metoda polega na zarezerwowaniu określonych bloków czasu na każde zadanie, zamiast próbować żonglować wieloma przedmiotami na raz i nigdy nie doprowadzić niczego całkowicie do mety.

Możesz łatwo zablokować czas, korzystając z dowolnej preferowanej aplikacji kalendarza

Możesz na przykład przeznaczyć pierwszą godzinę dnia na odpowiadanie na e-maile, kolejne trzy godziny na wykonywanie kluczowych zadań, a ostatnią godzinę na spotkania.

Przypisując musi zrobić każdego dnia w ramach własnego bloku czasu przedsiębiorcy i właściciele firm mogą zagwarantować, że najważniejsze rzeczy nigdy nie przemkną przez szczelinę.

Delegacja

Delegowanie jest prawdopodobnie jedną z najskuteczniejszych umiejętności przedsiębiorcy. Umiejętność przekazywania ważnych zadań zaufanym pracownikom to ogromna siła właściciela firmy.

Delegowanie zmniejsza obciążenie pracą, buduje zaufanie do personelu i pozwala mieć więcej czasu na poświęcenie się obszarom firmy, które wymagają Twojej uwagi.

Aby efektywnie delegować zadania, przyjrzyj się tym elementom, które każdego dnia zajmują Ci dużo czasu i energii. Czy jakąkolwiek część tego zadania można powierzyć wykwalifikowanemu pracownikowi? W ten sposób możesz wzmocnić pewność siebie i umiejętności swojego zespołu, jednocześnie optymalizując produktywność. To jest win-win!

Nawiasem mówiąc, jeśli używasz Ecwid by Lightspeed w swoim sklepie internetowym, możesz łatwo delegować niektóre zadania związane ze sklepem internetowym członkom swojego zespołu. Możesz dodawać konta pracowników i przyznawać uprawnienia, aby mieć pewność, że tylko upoważnieni pracownicy będą mieli dostęp do poufnych informacji i krytycznych funkcji.

Wykorzystanie technologii do lepszego zarządzania czasem

Jak przedsiębiorca może zrekompensować słabość w zarządzaniu czasem? Wypróbuj jedną ze strategii wymienionych powyżej. Aby wesprzeć Twoje zaangażowanie, poniżej znajduje się dodatkowa sugestia.

Ponieważ żyjemy w epoce cyfrowej, technologia odgrywa znaczącą rolę w zarządzaniu czasem i ogólnym sukcesie każdej firmy. Na szczęście różnorodne narzędzia i zasoby technologiczne mogą zaoferować wsparcie w zarządzaniu czasem dla przedsiębiorców i właścicieli małych firm. Omówmy je tutaj.

Aplikacje biurowe

Jeśli jesteś właścicielem firmy, Twój telefon prawdopodobnie pozostanie w Twojej dłoni przez cały dzień, gotowy do odbierania połączeń, odpowiadania na e-maile, planowania pokazów i nie tylko. Dobra wiadomość jest taka, że wiele aplikacji zwiększających produktywność może sprawić, że Twój dzień będzie bardziej produktywny. Niektóre z popularnych aplikacji i zasobów zwiększających produktywność obejmują:

Evernote dla efektywności sporządzanie notatek którymi możesz podzielić się z pracownikami
Luz dla w drodze komunikacja z personelem i klientami
Zoom umożliwia wygodne prowadzenie wideokonferencji z dowolnego miejsca na świecie
Canva umożliwia szybkie i łatwe profesjonalne projektowanie graficzne
Płatności Lightspeed do prostej konfiguracji płatności w sklepie internetowym
MileIQ do śledzenia podróży w celu usprawnienia podatków
ClickUp do zarządzania projektami i organizacji zadań.

Używanie Evernote do sporządzanie notatek i planowanie projektu

Automatyzacja

Narzędzia do automatyzacji mogą pomóc zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność w przypadku powtarzalnych zadań. Od planowania spotkań lub spotkań po przetwarzanie faktur lub wprowadzanie danych – automatyzacja może uprościć przepływ pracy i pozwolić Ci skoncentrować się na naprawdę ważnych zadaniach.

Tutaj również platforma e-commerce odgrywa rolę. Na przykład Ecwid firmy Lightspeed automatyzuje zarządzanie zapasami i przetwarzanie zamówienia, ułatwiając firmom zarządzanie swoimi sklepami internetowymi. Dzięki integracji z popularnymi przewoźnicy i bramy płatnościmożesz skupić się na innych aspektach swojej działalności, oferując klientom bezproblemowe zakupy.

Ecwid cię przysyła niski stan magazynowy automatyczne powiadomienia, dzięki czemu możesz uzupełnić produkty na czas

Pokonywanie typowych wyzwań związanych z zarządzaniem czasem

Zarządzanie czasem dla przedsiębiorców i właścicieli firm może być wyzwaniem, ponieważ muszą nosić wiele kapeluszy. Jednak uznanie swoich mocnych i słabych stron może pomóc zrozumieć, na czym należy skoncentrować swoje wysiłki, a gdzie potrzebne jest wsparcie w formie delegowania zadań.

Oto jak skutecznie rozwiązać wiele wyzwań związanych z zarządzaniem czasem.

Walka z rozproszeniami

Niezależnie od tego, czy pracujesz w domu, czy w biurze, zakłócenia czyhają na każdym kroku. Przewidywanie ich może pomóc zmniejszyć ich moc i odwrócić Twoją koncentrację. Zalecamy wyłączenie powiadomień na telefonie i e-mailu podczas pracy.

Według raportu autorstwa Wpływ ekonomistyOdzyskiwanie uwagi po rozproszeniu jest jedną z pięciu głównych przyczyn utraty koncentracji. Dla przeciętnego amerykańskiego pracownika umysłowego czas spędzony na odrywaniu się od rozproszeń wynosi łącznie 127 godzin rocznie. Wyobraź sobie, co mógłbyś osiągnąć dzięki dodatkowym 127 godzinom nieprzerwanej pracy!

Roczne godziny utraty koncentracji i równoważny koszt ekonomiczny na osobę (źródło: raport Economist Impact)

Zaplanuj swój dzień, korzystając z bloków czasowych, o których wspomnieliśmy powyżej, abyś dokładnie wiedział, ile czasu masz na wykonanie konkretnych zadań. Rób przerwy, aby ponownie skupić umysł, wyjdź na zewnątrz ponownie wycentrować, i ustalaj granice z personelem, kiedy musisz się zapiąć i zająć się sprawami.

Klasyfikowanie Życie zawodowe Bilans

Czy zdajesz sobie sprawę, że 70% przedsiębiorców doświadcza wypalenia zawodowego z powodu braku życie zawodowe balansować?

Życie zawodowe równowaga często zawodzi właścicieli małych firm, którzy skupiają się na rozwoju firmy i wszystkim, co się z tym wiąże. Jednak Twoje zdrowie psychiczne nigdy nie powinno być spychane na dalszy plan ze względu na karierę.

W dalszym ciągu traktuj zdrowie jako priorytet życie zawodowe równowagę, ustalając regularne godziny pracy, dzięki czemu nie będziesz stale dostępny dla pracowników i klientów. Stwórz spójny plan dnia obejmujący spędzanie czasu z bliskimi, ćwiczenia i realizowanie hobby lub pasji.

Można również użyć blokowanie czasu metoda na zadania osobiste, takie jak śniadanie z rodziną, szkoła zrzut, an godzinny zajęcia fitness lub cokolwiek innego w życiu osobistym.

Zamotać

Prowadzenie firmy nie jest łatwym zadaniem, ale umiejętności zarządzania czasem pozwalają przedsiębiorcom być bardziej produktywnym i skutecznym dla swojego zespołu i firmy, przy jednoczesnym zachowaniu zdrowego życie zawodowe bilansowy.

Wymaga to planowania, strategii i wysiłku, ale wynik doprowadzi do bardziej satysfakcjonującej kariery, która wymaga mniej energii i czasu. Co może być lepszego od tego?

Sprzedawaj online

Dzięki Ecwid Ecommerce możesz łatwo sprzedawać w dowolnym miejscu i każdemu – przez Internet i na całym świecie.

Rozpocznij

Sprzedaż online

Lipiec 25, 2024

O autorze

Anastasia Prokofieva jest autorką treści w Ecwid. Pisze o marketingu i promocji online, dzięki którym codzienność przedsiębiorców staje się łatwiejsza i bardziej satysfakcjonująca. Ma także słabość do kotów, czekolady i domowego przygotowywania kombuchy.