Como contratar e gerenciar funcionários para sua loja on-line em crescimento

Postado anos 2 atrás by Jessé Ness, Equipe Ecwid

Embora ter sua própria loja seja uma conquista incrível, ela vem com seu próprio conjunto de desafios. Muitos desses desafios poderiam ser resolvidos com algumas mãos extras. Na verdade, ter uma equipe de funcionários eficientes e apaixonados pode fazer toda a diferença na escala do seu sucesso.

Existem algumas estratégias simples que podem ajudar a garantir que seu processo de contratação ocorra sem problemas e que sua equipe trabalhe em conjunto imaculadamente. Nesta postagem do blog, exploraremos exatamente como você pode recrutar funcionários para o seu crescente negócio de comércio eletrônico e, ao mesmo tempo, gerenciá-los com eficiência quando estiverem a bordo.

Contratação de funcionários

Quando se trata de contratar funcionários, a primeira pergunta a se fazer é: “Quem preciso contratar?”

Provavelmente, primeiro você precisará de um par extra de mãos para gerenciar sua loja online, como rastrear novos pedidos, conversar com clientes e atualizar estoque. Se você mesmo fabrica seus produtos, provavelmente também desejará um assistente para lidar com o nos bastidores logística. Você também pode precisar de ajuda com a comercialização de seus produtos.

Dependendo do tipo de função que você deseja contratar, considere a contratação de um funcionário remoto. Vamos falar mais sobre isso.

Você deve contratar funcionários remotos?

Você pode pensar que ter um interno equipe é a única opção, mas contratar trabalhadores remotos pode ser muito mais flexível e relação custo-benefício solução.

Embora você possa precisar no local funcionários para algumas tarefas (como lidar com remessas), muitos trabalhos podem ser realizados facilmente em qualquer local com as ferramentas certas. Pense em todo o tempo e energia que você economizará ao não ter que se preocupar em encontrar alguém por perto para tarefas virtuais, como marketing ou atendimento ao cliente.

A contratação de trabalhadores remotos oferece vários benefícios para uma empresa em crescimento:

Aluguel de escritório mais baixo,
Acesso a um banco de talentos melhor em todo o mundo,
Salários mais baixos se você contratar pessoas de lugares com custo de vida mais baixo,
Economize tempo de deslocamento para os funcionários.

Além disso, um número crescente de pessoas prefere trabalhar remotamente. Na verdade, 87% dos funcionários aproveitam a oportunidade para trabalhar remotamente quando oferecido.

Se você administra uma loja Ecwid, pode conceder ao seu pessoal acesso personalizado para sua loja on-line. Dessa forma, seus funcionários podem gerenciar sua loja de qualquer lugar, independente de sua localização.

Considere contratar funcionários remotos para funções virtuais, especialmente se você estiver em uma cidade ou região com poucos talentos locais. Existem alguns desafios, principalmente na construção de uma cultura corporativa, mas os benefícios de custo e o maior banco de talentos compensam isso.

Se você está em dúvida sobre a contratação de trabalhadores remotos, recomendamos ouvir nosso podcast com Kevin Urrutia. Sendo um empreendedor em série que apareceu na Forbes e na Adweek, ele sabe uma ou duas coisas sobre como construir e dimensionar equipes remotas. Ele compartilha suas dicas sobre contratação e treinamento de sua própria equipe, além de organizar um fluxo de trabalho remoto desde o início.

O Ecwid E-Commerce Mostrar · Como construir e dimensionar uma equipe remota

Depois de decidir que tipo de trabalhadores deseja contratar, você precisa descobrir onde encontrá-los.

O que procurar em novos funcionários

36% das más contratações acontecer por causa de uma combinação de habilidade ruim. 30% acontecem porque os empregadores não são claros em sua comunicação sobre os objetivos de desempenho.

Portanto, antes de começar a escrever seus anúncios de emprego, seja claro sobre seus requisitos. Você quer um equilíbrio entre hard skills e ajuste de personalidade.

Se você administra um negócio de nicho, procure alguém que entenda o nicho tão bem ou até melhor do que você.

Para cada função para a qual você está contratando, liste o seguinte:

Indispensável Habilidades: Quaisquer habilidades essenciais para realizar o trabalho. Por exemplo, se você está contratando um programador, pode listar todas as linguagens/tecnologias que você precisa que essa pessoa conheça.
Bom ter Habilidades: Outras habilidades que complementam o must-have habilidades acima. Por exemplo, para um programador back-end, ter front-end habilidades de desenvolvimento são boas, mas não necessárias.
Qualidades desejadas: Liste todas as qualidades que deseja em seu novo contratado. Priorize as qualidades que são essenciais para o trabalho, bem como as qualidades que se encaixam bem na cultura de sua empresa.
Ajuste cultural: Liste características essenciais, histórico educacional e profissional, hobbies e qualquer outra coisa que garanta que o funcionário se encaixe na cultura de sua empresa. O ajuste cultural é frequentemente ignorado, mas é crítico para o sucesso, sua e dos novos funcionários.

Você pode criar uma planilha onde lista a função, qualidades, habilidades que deseja em ordem de prioridade. Você pode usá-lo como um guia para avaliar cada aplicativo.

Além disso, é útil usar um formulário de avaliação do candidato classificar as qualificações gerais do candidato para o cargo. Usando este formulário, você pode acompanhar os candidatos e compará-los.

Falando em adequação cultural, uma entrevista é o cenário ideal para você e o candidato se conhecerem e avaliarem a compatibilidade. Procure aprender sobre os valores, objetivos e abordagens de um candidato, ajudando-o a entender a visão, a missão e os planos de sua empresa para o futuro.

Esteja ciente das bandeiras vermelhas do candidato

Ao considerar uma contratação em potencial, esteja atento a quaisquer bandeiras vermelhas que possam surgir durante uma entrevista. Confie no seu instinto se algo não parecer certo. Aqui estão alguns pontos a serem observados:

A falta de perguntas: O silêncio pode indicar desinteresse, arrogância ou medo de revelar vulnerabilidades.
Recusa em discutir fraquezas: Isso pode refletir baixos níveis de humildade ou consciência.
Impontualidade: Embora possa haver motivos válidos para o atraso, também pode indicar que a pessoa está desorganizada.
Estar despreparado: Um bom candidato deve entender os requisitos do trabalho e ter um conhecimento básico da empresa antes da entrevista.
Não ser flexível: Se o entrevistado se opuser ao receber responsabilidades em potencial, ele pode não estar disposto a cumprir seus padrões.

Onde encontrar novos funcionários

Quando se trata de headhunting, faça o possível para utilizar todos os canais disponíveis, desde sites de empregos convencionais até grupos no Facebook, newsletters e eventos onde você anuncia seu negócio.

Você vai querer encontrar alguém que seja capaz de entender as especificidades do seu produto, então sua missão é encontrar um entusiasta apaixonado com experiência em seu nicho. Procure em comunidades on-line e off-line onde as pessoas discutem determinados produtos semelhantes aos seus (por exemplo, fãs de pesca, amantes de tricô e decoradores de casa).

Placas de trabalho
Quadros de empregos tradicionais, como o Indeed e o CareerBuilder, são opções populares para pequenas empresas. Você pode publicar um anúncio de emprego e/ou pesquisar currículos disponíveis nessas plataformas.

Publicar uma lista de empregos no CareerBuilder

Outra opção é um quadro de empregos como o ZipRecruiter, que permitirá que você publique uma nova posição e a compartilhe em mais de 100 outros sites de empregos.

Já falamos sobre a importância de contratar um fit cultural, por isso aconselhamos conferir também o CareerBliss. Este site concentra-se na cultura da empresa para ajudar os candidatos a emprego a encontrar emprego.

Embora esses quadros de empregos ofereçam um alcance massivo, eles também dificultam o destaque da sua listagem. Além disso, o tamanho dessas plataformas significa que você pode obter alguns candidatos inúteis.

Quadros de empregos de nicho
Os quadros de empregos de nicho são semelhantes aos quadros de empregos tradicionais, exceto pelo fato de se concentrarem em um nicho ou grupo demográfico específico. O CollegeRecruiter, por exemplo, é voltado para recém-formados, enquanto o FlexJobs é para pessoas que procuram empregos de teletrabalho.

Alguns outros quadros de empregos de nicho são GoodFoodJobs (indústria de alimentos), HealthcareJobsite (indústria da saúde), SalesJobs.com (profissionais de vendas), Wellfound (startups e empresas de tecnologia) e inúmeros outros.

Se você está se concentrando em trabalhadores remotos, sites como FlexJobs, We Work Remotely, Skip The Drive e Remote OK são bons lugares para conferir. Você também pode postar seu anúncio em focado no trabalho remoto boletins informativos como Remotive.

Linkedin e Facebook
O LinkedIn é uma alternativa popular aos quadros de empregos tradicionais. Com 900 milhões de usuários, é a maior rede profissional do mundo. Ele fornece aos empregadores acesso a um conjunto de profissionais com habilidades e experiência relevantes, facilitando a localização dos candidatos certos para o trabalho.

Você pode postar um anúncio no LinkedIn ou procurar os candidatos certos. Você também pode revisar currículos e perfis, fazer contatos com outras empresas e explorar possíveis funcionários em sua área local.

Se você está procurando recrutas que não estão necessariamente procurando emprego ativamente, considere se conectar a eles via Facebook. Publicar seus anúncios de emprego é gratuito, mas você pode aumentar a exposição usando opções pagas. Além disso, é uma excelente oportunidade para conhecer melhor os potenciais candidatos.

Comunidades Online
A maioria das pequenas empresas encontra novas contratações por meio de anúncios de emprego ou retoma pesquisas nesses quadros de empregos. Além disso, você também pode postar seus anúncios de emprego em mídias não convencionais, como os tópicos mensais “Quem está contratando” do HackerNews (ótimo para contratar programadores e designers), a comunidade /r/ForHire do Reddit e até Craigslist (para contratações locais).

Fora dos quadros de empregos, comunidades e boletins informativos, considere contratar recrutadores, participar de feiras de empregos, entrar em contato com o centro de empregos da universidade local ou publicar anúncios em jornais locais. Há uma abundância de maneiras de encontrar pessoas que se encaixam nas posições que você precisa e na sua cultura de trabalho.

Como escrever um anúncio de emprego atraente

Se você administra uma pequena empresa, pode estar competindo com empresas maiores e mais ricas por talentos. Um funcionário qualificado perguntará: “Por que devo trabalhar para você?”

Um anúncio forte é uma poderosa ferramenta de persuasão para interessar as pessoas em seu trabalho. Este anúncio é a primeira apresentação do candidato à sua empresa. Se você conseguir impressionar, sem dúvida aumentará a qualidade e a quantidade de aplicativos que recebe.

Seu anúncio de emprego deve responder a três perguntas:

O que o trabalho envolve?
Como aplicar?
Por que um candidato deve se candidatar a este emprego?

Escrever um anúncio de emprego atraente começa com a compreensão das necessidades do seu negócio e do tipo de pessoa que você deseja atrair.

Especifique as qualificações, responsabilidades e expectativas para orientar os candidatos em potencial.
Certifique-se de que seu anúncio seja claro e conciso, com um título atraente e fácil de ler formatação.
Destaque como o trabalho pode oferecer crescimento profissional ou benefícios exclusivos que se destacam de outras empresas para atrair candidatos qualificados.
Certifique-se de incluir um direto call-to-action para as pessoas se inscreverem.

Para se inspirar, procure listas de empregos bem-sucedidos em plataformas como o Indeed.

Ou você pode pensar em outras maneiras de comunicar os detalhes do seu trabalho. Por exemplo, a Target apresenta um vídeo de um de seus funcionários em suas listas de empregos:

Se você sabe o que deseja de um novo contratado, escrever uma listagem atraente deve ser bastante fácil. Você também pode garantir que seu anúncio de emprego se destaque usando uma linguagem envolvente e empregando palavras-chave direcionadas às pessoas certas.

Você também deve deixar claro por que alguém deve trabalhar para sua empresa. Para uma pequena empresa, isso pode ser particularmente difícil. Na maioria das vezes, você não pode oferecer a mesma remuneração que seus concorrentes maiores, nem ter o reconhecimento de marca de uma empresa Fortune 1000.

O que você tem a seu favor? Seu pequeno tamanho, flexibilidade, liberdade e cultura.

Tente enfatizar sua cultura de trabalho e o que torna sua empresa especial. Crie uma apresentação que enfatize seus valores (ou seja, um “deck de cultura”, aqui está o de Netflix or Patagônia).

Abrace seu tamanho e as vantagens que ele traz. Você atrairá funcionários que valorizam a liberdade e a individualidade mais do que pagar pacotes quando você for honesto e positivo.

Não importa o tamanho da sua empresa, se o seu anúncio de emprego for atraente, você verá as candidaturas rolarem. Depois de ter um bom grupo de candidatos, você pode realizar entrevistas e avaliar cada candidato com base nos requisitos descritos anteriormente.

Lembre-se: é ilegal discriminar com base em idade, raça, credo, cor, religião, nacionalidade, sexo e outras categorias protegidas pelas leis do seu país. Evite fazer perguntas sobre essas áreas. Se você quiser ter certeza de não discriminar, verifique as leis especificadas pelo seu país.

Depois de encontrar o ajuste certo, faça uma oferta!

Em seguida, você precisará aprender a gerenciar novos funcionários.

Como Gerenciar Novos Funcionários

Contratar um novo funcionário é apenas uma peça do quebra-cabeça. Você também precisa integrá-los, gerenciá-los e liderá-los para entregar o melhor trabalho possível.

Novas contratações a bordo

A integração da equipe é o processo pelo qual os novos funcionários aprendem sobre a empresa e seu novo emprego. Isso inclui seus deveres, com quem eles trabalharão e quais programas de computador eles precisam para se destacar em seu trabalho.

As grandes organizações normalmente têm programas formais de integração e treinamento para novos contratados. As pequenas empresas, no entanto, muitas vezes integram pessoas em um caso a caso base.

Para integrar novas contratações para sua loja online, aqui estão alguns pontos iniciais:

Avalie a experiência anterior do funcionário e conhecimento de seus processos e tecnologias de negócios.
Pergunte ao funcionário sobre suas deficiências (em termos de conhecimento e habilidades) em relação à sua posição em seu negócio.
Apresente o funcionário para pessoas-chave dentro e fora de sua organização (como fornecedores) que estão relacionadas ao seu trabalho.

Em vez de desenvolver um plenamente desenvolvido programa de integração, tente aprender com cada funcionário. Identifique seus pontos fracos e lacunas de conhecimento. Você pode então adicionar respostas ao programa de integração para o novo funcionário e futuras contratações.

Faça anotações no Google Docs ou Notion para criar instruções ou um manual do funcionário. Com algumas diretrizes escritas, você não terá que explicar as regras repetidamente. Seus novos funcionários precisarão de algum tempo para aprender os detalhes, bem como ter uma referência quando esquecerem detalhes específicos. Você também pode trabalhar com muitos não permanente freelancers que você pode fornecer o manual para orientação.

Manual do funcionário da Pronto Marketing

O manual do funcionário transmite os procedimentos operacionais padrão, diretrizes e políticas da organização, bem como sua missão, visão e valores. Ajuda a criar uma marca de emprego que reflita a cultura e os princípios da organização.

Depois de confiar em seu caráter e capacidade, você pode dar ao funcionário acesso às principais ferramentas e contas. Uma parte do seu trabalho acontece online, então sua equipe precisa conhecer as dicas de segurança necessárias para se proteger contra fraudes, ataques de hackers e perda de dados.

Se estiver usando o Ecwid, você pode facilmente conceder a novos funcionários permissões personalizadas para sua loja, dependendo de sua função. Por exemplo, você pode conceder ao seu especialista em marketing acesso específico às guias Marketing e Relatórios no administrador Ecwid. Ou deixe o gerente da sua loja cuidar das vendas e do catálogo. Você poderá restringir o acesso às ferramentas Ecwid que eles não necessitam.

Dessa forma, seus funcionários poderão realizar suas tarefas com mais eficiência, enquanto você ficará tranquilo sabendo que quaisquer dados confidenciais são restritos apenas a pessoal autorizado.

Gerentes de lojas, operadores de atendimento, designers, gerentes de marketing e outros funcionários relacionados podem usar suas contas personalizadas de equipe para gerenciar vendas, atualizar detalhes de produtos, alterar códigos de rastreamento e preparar pedidos. Saiba mais sobre como gerenciar contas de funcionários em nosso Central de ajuda.

Escolha quais permissões você deseja conceder aos membros da sua equipe

Delegar trabalho por meio do Ecwid pode liberar muito tempo e ajudá-lo a se concentrar em áreas mais estratégicas do seu negócio.

A integração bem-sucedida dará aos novos funcionários as ferramentas e o conhecimento de que precisam para serem bem-sucedidos em seus trabalhos. Além da fase de integração, no entanto, há uma série de coisas que você precisa fazer para manter os funcionários felizes e produtivos.

Definir protocolos de comunicação com antecedência

A comunicação rotineiramente está no topo da lista de “características desejáveis” para novos funcionários.

Não importa para qual função você contrate, você precisa definir padrões de comunicação desde o início, especialmente com contratações remotas. Deixe claro com que frequência e por quais canais você espera que seus novos contratados se comuniquem com você. Pratique o mesmo você mesmo, pois os padrões de comunicação geralmente são definidos pela liderança.

Use as ferramentas certas para comunicação - e-mail, Zoom, Slack ou ferramentas integradas de gerenciamento de projetos. Para melhores práticas, consulte o artigo da Society for Human Resource Management (SHRM) sobre gerenciando a comunicação organizacional.

Estabeleça processos para resolver problemas

Não importa que tipo de loja você administre, você inevitavelmente terá problemas para resolver, como reclamações de clientes, melhorias nos processos de negócios ou problemas com produtos e fornecedores. Você precisa estabelecer processos claros para identificar e lidar com esses problemas.

Você pode tentar um sistema hierárquico, no qual segrega os problemas em três categorias com base na importância. Para cada uma dessas categorias, identifique claramente quais canais de comunicação usar para resolução de problemas:

Missão crítica problemas: Como quando seu site fica fora do ar ou você recebe uma reclamação importante de um valor alto cliente. Você pode usar chamadas telefônicas/vídeo e mensagens instantâneas para comunicar questões urgentes.
Questões importantes, mas não urgentes: Por exemplo, se um cliente regular reclamar ou tiver uma dúvida de marketing. Geralmente, eles podem ser resolvidos dentro 24-48 horas. Use e-mail, mensagens instantâneas ou ferramentas de bate-papo para se comunicar.
Problemas gerais: Aqueles que não precisam de resolução imediata, como alterar o tema do site ou uma cópia do produto. Eles geralmente não têm um prazo fixo. Comunique essas questões por e-mail ou usando ferramentas organizacionais, como Trello ou Asana.

Veja como Slack construiu um self-service ferramenta dentro do Slack para tornar o relato de um problema simples.

Os funcionários do Slack usam essa ferramenta para relatar um problema na plataforma

Não se preocupe, este é apenas um exemplo! Você não precisa criar o mesmo processo para sua empresa. Apenas certifique-se de ter um processo para relatar e resolver problemas que seja conveniente para os funcionários e ajude a resolver as reclamações dos clientes rapidamente.

Concentre-se na formação de equipes

A capacidade de trabalhar bem em equipe está no mesmo nível da “comunicação” como must-have habilidade para os funcionários. Em um negócio altamente colaborativo como o comércio eletrônico, o trabalho em equipe torna-se ainda mais importante para o sucesso.

Algumas maneiras de construir sua equipe são:

Lidere pelo exemplo. Crie um ambiente onde você incentive as contribuições de todos os membros da equipe, independentemente de sua antiguidade ou função.
Use ferramentas colaborativas como Asana, Basecamp e outros para dar aos funcionários uma visão geral clara de cada projeto.
Estabelecer focado em equipe jogos e atividades para construir o espírito de equipe e desenvolver um senso de camaradagem. Eles não precisam ser sobre motivação de treinamento ou liderança - apenas divirtam-se juntos e tornem-no memorável.
Comunique-se de forma clara e regular com todos os membros da sua organização. Configurar one-on-one reuniões com cada membro da equipe de forma consistente.

Enfatize sua cultura

Sua cultura é a “cola” que une sua organização. Embora seja difícil quantificar, cultura - a valores e ideias que guiam seu negócio - é vital para o crescimento.

Por exemplo, na Ecwid by Lightspeed, praticamos “Sem cultura de culpa.” Entendemos que ninguém vem trabalhar com a intenção de fazer uma má qualidade trabalho. Então, se algo der errado, não se trata apontar o dedo mas revelando e corrigindo a deficiência organizacional.

A “cultura sem culpa” ajuda a cultivar relações de trabalho saudáveis entre os membros da equipe e promove um comportamento proativo. Se você já tem uma equipe própria, experimente!

Empresas com uma cultura forte são mais feliz. Empresas mais felizes são mais bem-sucedidas. Pesquisas revelam que as empresas com forte top-down liderança cultural, ou seja, liderado pelo fundador empresas tendem a superar outras.

Você não pode criar artificialmente um cultura – você tem que deixá-lo emergir organicamente de seu pessoal e de seu ambiente. Seu objetivo como líder empresarial é orientar os funcionários e alinhar a cultura com sua visão.

Avalie todas as suas decisões no contexto da cultura. Quem contratar, que tipo de campanhas de marketing realizar, que produtos colocar no prateleira - tudo destes devem vir organicamente da cultura da sua empresa.

Concentre-se na construção de uma grande cultura e você terá um local de trabalho repleto de pessoas felizes e motivadas.

Embrulhar

Quando se trata de contratar e gerenciar funcionários para uma loja online, você deve reservar um tempo para criar um anúncio de emprego atraente, estabelecer expectativas claras e criar processos eficazes de integração.

Ter uma forte cultura empresarial ajuda a criar um ambiente de trabalho coeso, onde todos estão na mesma página e trabalham juntos para atingir objetivos comuns. Também ajuda a motivar os funcionários, aumentar a produtividade e atrair os melhores talentos. Uma cultura corporativa forte também pode promover a lealdade entre os funcionários, o que leva a melhores experiências do cliente e maior lucratividade para o negócio.

Com essas etapas como parte de seu processo, você estará no caminho certo para alcançar um crescimento duradouro para sua empresa.

Sobre o autor

Jesse é Gerente de Marketing da Ecwid e atua em e-commerce e marketing na internet desde 2006. Ele tem experiência com PPC, SEO, otimização de conversão e adora trabalhar com empreendedores para tornar seus sonhos realidade.