Escrituração e contabilidade para pequenas empresas 101 para comércio eletrônico

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Independentemente de você decidir terceirizar esse aspecto do seu negócio ou adotar uma abordagem mais DIY, há algumas coisas que você precisa estar ciente quando se trata de contabilidade e contabilidade para pequenas empresas.

Desde abrir uma conta bancária comercial até se preparar para a temporada de impostos, conhecer o básico sobre o lado financeiro de sua operação pode tornar sua vida muito menos complicada. estressante - e também pode ajudá-lo a otimizar seu negócio.

Configurar uma conta bancária comercial

Abrir uma conta bancária comercial separada é o primeiro passo para sem complicações contabilidade para sua pequena empresa.

Não só torna muito mais fácil acompanhar o seu relacionado aos negócios despesas, mas se você for uma entidade comercial que não seja um único proprietário (ou seja, LLC, corporação, parceria, etc.), você é legalmente obrigado a ter uma conta bancária comercial dedicada.

É uma boa ideia ter dois tipos de contas:

Verificando: Escolha despesas de negócio como estoque, viagens, custos de envio, materiais de embalagem, etc.
Poupança: Para guardar lucros e uma porcentagem de seus ganhos para imposto tempo.

Ao escolher um banco para o seu negócio, certifique-se de examinar as diferentes estruturas de taxas, requisitos de saldo e, por conveniência, a proximidade de onde você mora. Alguns bancos estaduais oferecem contas bancárias empresariais gratuitas, mas não se esqueça de ler as letras miúdas.

Lembre-se também da integração. Se você pretende vincular suas contas comerciais a um software de contabilidade, saiba que alguns bancos locais menores não têm a capacidade de integração com essas ferramentas.

Antes de ir ao banco, certifique-se de ter consigo a documentação necessária, como:

nome comercial estabelecido
CPF
identificação pessoal.

Rastreando suas despesas

A seguir, você desejará determinar como documentará suas despesas comerciais. Isso ajudará você a ficar de olho em suas margens e custos – e também torna a hora dos impostos muito mais fácil.

Parte disso significa manter seus recibos e faturas organizados. Certifique-se de guardar os recibos incorridos de:

Despesas de escritório: que porcentagem da sua casa você usa para negócios ou, se tiver um escritório externo, recibos relacionados a essa despesa
Despesas de quilometragem ou veículo: Você pode deduzir a quilometragem anual acumulada em seu carro para viagens de negócios (você receberá um exigido pelo estado taxa) ou você pode deduzir uma porcentagem de suas despesas anuais totais com veículos (como trocas de óleo, gasolina, etc.)
Viagem: Custos de hotéis, alimentação e transporte de sua viagem de negócios
Refeições/Entretenimento: Reuniões de negócios ao almoço, para exemplo – apenas certifique-se de anotar quem você conheceu nas costas.

A documentação é essencial para uma confiabilidade rastreamento de despesas. Quer você esteja usando pastas simples para manter seus recibos juntos ou uma solução on-line como Expensify, certifique-se de sempre manter seus recibos organizados. Se você for auditado pelo IRS, eles vão querer ver seu registro detalhado de documentos.

Fonte da imagem: Expensify

Para tornar esse processo um pouco mais simples, você pode seguir algumas etapas proativas para documentação e armazenamento. Considere as seguintes dicas:

Mantenha um registro de quilometragem em seu carro para que você possa documentar os quilômetros percorridos (e seu destino) imediatamente. Um planejador mensal simples funciona bem para isso.
Mantenha uma pequena pasta sanfonada em seu carro ou bolsa de viagem com seções marcadas para diferentes tipos de recibos. Isso reduz o risco de serem danificados ou perdidos durante a viagem.
Uma vez por mês, compare os totais dos seus recibos com o seu extrato bancário para ter certeza de que não há discrepâncias.

Se você puder seguir estas etapas para obter informações precisas manutenção de registros, você tornará mais fácil para você (ou para seu contador) ao montar imagens impecáveis, sem erro livros.

escrituração

A seguir, vamos falar sobre a escrituração contábil.

A escrituração contábil é o processo diário de registrar despesas e transações comerciais e conciliá-las com extratos bancários. Ao contrário da contabilidade, que analisa os números de uma perspectiva mais ampliada para análise, esta parte do processo visa garantir a documentação correta.

Existem algumas maneiras diferentes de abordar isso:

Trabalhe com um guarda-livros/contador localquem cuida disso para você.
Abordagem DIY, o que significa usar uma planilha ou Baseado na nuvem solução como Onda.

A opção certa para você depende de sua largura de banda e capacidade. Se você se sente intimidado por esse aspecto do seu negócio ou simplesmente não tem tempo para se dedicar a isso relacionado à contabilidade tarefas, terceirizar esse trabalho para um profissional ajuda a garantir que você não terá dificuldades quando chegar a hora do imposto. Se você se sentir confortável em assumir a liderança nos números, aqui estão alguns princípios básicos que você deve manter em mente ao preparar seus livros:

Contas a receber e a pagar: O que os clientes devem a você, bem como o que você deve aos outros
Receitas e despesas: Todas as transações, incluindo vendas e custos associados à realização de negócios
inventário: Detalhamento detalhado das quantidades de estoque, datas de compra, datas de venda, etc.

É importante manter seus livros tão precisos e que vai mais à frente possível, pois esses números o ajudarão a tomar decisões de negócios mais informadas.

Compreendendo seus requisitos fiscais

Para muitos proprietários de pequenas empresas, o lado fiscal do negócio pode ser bastante intimidante. Mas com a quantidade certa de poupança e uma contabilidade cuidadosa, pode ser bastante simples.

Para o trabalhadores por conta própria multidão (proprietários individuais, LLCs e parcerias), você reivindicará a receita comercial em sua declaração de imposto de renda pessoal. As corporações são diferentes porque funcionam como entidades separadas, portanto os requisitos de arquivamento são um pouco diferentes.

Se você ganhar mais de US$ 1,000 por ano, será obrigado a fazer pagamentos de impostos trimestrais estimados. Para calcular seus pagamentos trimestrais, é uma boa ideia consultar os registros do ano passado como um guia, caso seu negócio tenha permanecido o mesmo. Caso contrário, você desejará estimar sua renda esperada menos as deduções do ano. Se você estiver nos EUA, completará um 1040-ES planilha.

No geral, você desejará reservar uma parte de seus ganhos para hora do imposto.

Quanto? Uma faixa segura é 30-40%, de acordo com o Wall Street Journal. É melhor economizar mais do que o necessário, em vez de ter que se esforçar para pagar o que deve na hora do imposto.

Monitore os números-chave

Ao concluir seu trabalho de contabilidade, você desejará fazer algumas análises para monitorar os principais números e procurar tendências e padrões que possam ajudá-lo a melhorar o negócio. Alguns indicadores-chave de desempenho para ficar de olho incluem:

Margens brutas: Essa porcentagem o ajudará a monitorar suas margens e a ter uma ideia clara de quanto você está realmente ganhando com seus produtos. Para calcular a margem bruta, utilize a fórmula: Margem bruta (%) = (Receita — custo dos produtos vendidos) / receita

Vendas mensais: Procure padrões que o ajudem a identificar meses lentos e meses agitados. Use esses dados para informar sua estratégia de marketing e publicidade.

ROI de marketing: Acompanhe o retorno do investimento de seus diferentes esforços de marketing para descobrir quais canais e plataformas estão produzindo os melhores resultados. Seguindo em frente, gaste mais nos canais que proporcionam os maiores retornos e elimine os baixo desempenho.

A boa notícia é que Ecwid detalhou relatórios de vendas integrado à plataforma, como você pode ver abaixo:

Lembre-se: os números não mentem. Consulte esses números-chave ao avaliar quais produtos devem ser reabastecer, aumentos de preços, despesas de envio/embalagem e muito mais.

Escrituração e contabilidade para pequenas empresas: mais fácil do que você pensa

Com as informações financeiras corretas e um produto excelente, você pode desenvolver uma pequena empresa próspera em pouco tempo. Se você está fazendo o manutenção de registros você mesmo ou está terceirizando para um especialista, fique atento aos principais números e relatórios que o ajudarão a entender o desempenho de sua operação.

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Venda Online Finanças empresariais

2 de abril, 2020

Sobre o autor

Aniqa, CFO da Ecwid, tem ajudado empresas a atingir as metas financeiras e comerciais desejadas com foco na conformidade e na excelência operacional. Fora do trabalho, ela adora design de interiores e viajar pelo mundo.