Casă mică: definiție, exemple, tipuri și ghid

Postat în urmă 5 luni by Max Komonov

În lumea plină de viață a afacerilor, eficiența este cheia și, uneori, lucrurile mici pot face o mare diferență. Să introducem numerarul mic, un aspect modest al gestionării banilor care, aplicat cu înțelepciune, poate revoluționa modul la scară mică cheltuielile sunt gestionate.

Ce este numerarul mic și cum ajută el la gestionarea cheltuielilor mici, de zi cu zi în cadrul unei afaceri?

Cash-ul este suma mică de fonduri ferme care sunt păstrate în rezervă pentru a plăti costuri neprevăzute sau mici care nu justifică utilizarea unui card de credit sau scrierea unui cec.

Numerarul este de obicei păstrat într-un sertar sau într-o cutie încuiată, dar este ușor accesibil și garantează plata ușoară și rapidă a facturilor obișnuite.

Gândește-te la el ca la supereroul de birou sau de afaceri. Imaginați-vă că biroul sau afacerea dvs. este un mic oraș plin de viață și în fiecare zi, există tranzacții mici, dar importante intamplandu-se — ca cumparand acelea mult nevoie consumabile de cafea sau înlocuirea unui capsator spart. În loc să folosim un buget uriaș și formal pentru aceste mici cheltuieli, avem ceva ca un „portofel magic” numit bani mici.

Numerarul este ca fondul de urgență al orașului pentru minori cheltuieli — este rapid, ușor și menține totul să funcționeze fără probleme, fără a fi nevoie de multe documente.

Când apare o cheltuială minoră, puteți pur și simplu să extrageți din banii mici pentru a o gestiona rapid. Există nu este nevoie de procese lungi de aprobare sau grămezi de documente-mic cash oferă soluții rapide și ușoare pentru a menține un birou sau o afacere să funcționeze fără probleme și eficient!

Informații importante despre numerarul mic

După cum sa menționat în secțiunea anterioară, numerarul funcționează ca o sumă de numerar desemnată care este păstrată într-o locație sigură, adesea gestionată de o persoană sau un departament responsabil. Când apare o cheltuială, aceasta este plătită din acest fond, iar evidențele sunt păstrate pentru a urmări utilizarea.

Accesibilitate: Numarul mic este management strategic al numerarului sau o cantitate mică de numerar disponibil pentru costuri neprevăzute.
Folosire: Poate fi aplicat unui număr de cheltuieli minore, inclusiv flori, rechizite de birou, cărți de vizită, prânzuri pentru angajați care sunt servite și rambursarea cheltuielilor angajaților.
Alocare departamentală: Pentru a simplifica gestionarea cheltuielilor, companiile mai mari pot avea fonduri de numerar separate pentru fiecare departament.
Reconciliere: Toate tranzacțiile care implică bani mici sunt documentate în conturile financiare ale companiei și sunt supuse reconciliărilor periodice.
Reguli și controale: Pentru a preveni utilizarea abuzivă, există de obicei linii directoare privind modul în care ar trebui să fie gestionate numerarul mic. Aceasta include păstrarea chitanțelor, documentarea fiecărei tranzacții și reconcilierea regulată a fondului pentru a asigura acuratețea.

Avantajele Petty Cash

Cashul mic oferă mai multe avantaje care sunt deosebit de benefice pentru administrare la scară mică tranzacții în mod eficient. Iată câteva beneficii și avantaje cheie ale numerarului mic:

Rapid și convenabil

Este cel mai simplu mod de a plăti facturi mici, neprevăzute, deoarece este rapid și convenabil. Este ideal pentru plata gratuită a unui livrător sau a unui angajat noaptea tarziu costul taxiului.

Reduce problemele de rambursare:

Numerele mici îndepărtează bătaia de cap a angajaților care trebuie să plătească legat de serviciu cheltuieli din buzunar și apoi solicita rambursarea.

Cheltuieli minore regulate:

Este util pentru nevoi obișnuite, cum ar fi rechizitele de curățare, laptele de birou și ștampilele.

Situații de urgență:

În caz de urgență, dacă nu există suficientă schimbare în casă, banii mici pot fi, de asemenea, utilizați pentru a oferi schimburi pentru consumatori.

Exemplu practic de numerar mic

Luați în considerare un birou minuscul în care asistentul administrativ plătește cafeaua și gustările de la întâlnirea săptămânală a echipei cu bani mici. De asemenea, folosește bani pentru a cumpăra un mic buchet de flori și o felicitare de ziua unui coleg de muncă.

Ea rambursează unui muncitor un tarif de taxi plătit la a legat de serviciu comisie mai târziu în cursul lunii. Pentru a urmări toate aceste costuri sunt utilizate tichetele de numerar, care indică suma cheltuită, motivul achiziției și persoana care a făcut-o.

Următoarele sunt câteva cazuri comune de achiziții mici în numerar:

Bunuri de birou: Pixuri, radiere, capsatoare și alte bunuri de birou mici, dar necesare.
Mâncare și băuturi: Cafea, bomboane, gustări sau mese care sunt destinate membrilor personalului.
Cadouri și carduri: Florile, felicitările de ziua de naștere sau alte mici cadouri pentru membrii personalului sau clienți sunt exemple de cadouri și felicitări.
Costuri de transport: Pentru excursii rapide de afaceri sau comisioane, se percepe un taxi sau un preț auto.

Cum se pot integra banii mici în diferite tipuri de afaceri

Cash-ul este într-adevăr un instrument versatil care poate fi benefic pentru o varietate de afaceri, dar adecvarea sa depinde de dimensiunea și natura afacerii.

Întreprinderile mici

Ideal pentru întreprinderile mici cu obișnuit mic-dolar tranzacții. Este util pentru a plăti costuri mici, cum ar fi papetărie, cafea pentru întâlniri sau întreținere neprevăzută.

Mijlocii Întreprinderile

Ideal pentru mijlocii companii care doresc o soluție eficientă pentru a face față cheltuielilor mici fără a implica proceduri tradiționale de achiziție. Oferă acces rapid la bani pentru solicitări mici, ceea ce contribuie la menținerea eficienței operaționale și fericirea angajaților.

Marile Corporații

Chiar dacă este mai puțin răspândită, unele divizii sau zone din cadrul unor afaceri uriașe pot folosi în continuare numerarul mic. Numerarul mic, de exemplu, poate fi utilizat pentru rechizite de birou mici, distracție pentru clienți sau cheltuieli de călătorie.

Organizații nonprofit și instituții de învățământ

De asemenea, organizațiile nonprofit și școlile folosesc adesea banii mici pentru a gestiona cheltuielile mici legate de evenimente, rechizite sau zilnic operațiuni.

Tipuri de numerar mic

În general, Casă mică

Acest cont este desemnat pentru costuri sporadice, mici, cum ar fi rechizitele de birou, costurile poștale și rambursările micilor angajați. Include produse obișnuite care pot fi achiziționate fără card de credit sau cec.

Imprest Cash

Antet banii mici este reumplut în mod regulat și păstrează o sumă stabilită de bani. Este frecvent utilizat pentru anumite obiective, cum ar fi plata cheltuielilor de călătorie ale angajaților în afaceri. Ori de câte ori fondul scade, acesta este completat la suma predeterminată.

Casă de urgență

Rezervat pentru costuri neprevăzute, acest fond este destinat nevoilor imediate precum înlocuirea unei ferestre sparte sau repararea unei imprimante deteriorate. Acesta garantează că cerințele urgente de numerar pot fi satisfăcute imediat.

Cash discreționar

Acești bani, care sunt gestionați la discreția managerului sau a supraveghetorului, sunt utilizați pentru recompensele angajaților sau cheltuieli neprevăzute. Cheltuind libertatea pe nepre-bugetat achizițiile minore sunt posibile.

În concluzie, fondurile mici de numerar vin într-o varietate de forme care ajută companiile în gestionarea eficientă la scară mică cheltuieli, garantând că pot plăti cheltuielile obișnuite, cheltuielile de urgență, rambursările pentru călătorii și achizițiile discreționare la timp.

Cum putem urmări banii mici?

Urmărirea numerarului presupune o serie de proceduri și cele mai bune practici pentru a garanta o contabilitate corectă și pentru a reduce posibilitatea de abuz. Iată cum companiile pot urmări și gestiona eficient numerarul mic:

Deținător de numerar

Persoana desemnată drept „custode” al numerarului este responsabilă de administrarea fondului de casă mică. Această persoană ține evidența fiecărei plăți și completează contul după cum este necesar.

Documentare și Păstrarea înregistrărilor

Multe companii doresc chitanțe pentru fiecare plată efectuată. Unii oameni urmăresc cine a cheltuit banii și își detaliază cheltuielile folosind tichete de numerar, care sunt disponibile în magazinele de articole de birou.

Jurnal de plată

Tranzacțiile pot fi înregistrate ocazional folosind un jurnal de plăți simplu. Urmărirea numerarului ar trebui să fie la fel de sofisticată ca și restul proceselor companiei.

Rol de numerar în comerțul electronic și conducerea unui magazin online alimentat de Ecwid

Chiar dacă conduceți un magazin online, este posibil să aveți în continuare cheltuieli mici care necesită numerar mic. De exemplu, achiziționarea de materiale de ambalare sau rechizite de birou care nu sunt direct legate de tranzacțiile online.

Având numerar la îndemână, vă permite să vă adresați rapid nevoilor minore, fără a vă perturba fluxul de lucru al comerțului electronic.

În timp ce Ecwid, sau platforma dvs. de comerț electronic preferată, gestionează tranzacțiile și vânzările digitale, numerarul mic acoperă cheltuielile zilnice care sprijină aceste operațiuni.

De exemplu, cumpărarea materiale de ambalare sau gestionarea cheltuielilor mici neașteptate pentru expediere și livrare.

Păstrând sistemul de numerar organizat alături de operațiunile dvs. Ecwid, vă asigurați că atât tranzacțiile fizice, cât și cele digitale sunt bine gestionat. Această coordonare ajută la menținerea operațiunilor bune, a evidenței contabile exacte și a clarității financiare generale.

Despre autor

Max a lucrat în industria comerțului electronic în ultimii șase ani, ajutând mărcile să stabilească și să crească nivelul de marketing de conținut și SEO. Cu toate acestea, are experiență în antreprenoriat. Este un scriitor de ficțiune în timpul liber.