Petty Cash: Definícia, príklady, typy a sprievodca

Pridal 5 mesiacmi by Max Komonov

V rušnom svete podnikania je efektívnosť kľúčová a niekedy sú to maličkosti, ktoré môžu urobiť veľký rozdiel. Predstavme si drobné peniaze, skromný aspekt správy peňazí, ktorý, ak sa použije rozumne, môže spôsobiť revolúciu v spôsobe small-scale výdavky sa riešia.

Čo sú to drobné peniaze a ako pomáhajú riadiť malé, každodenné výdavky v rámci podniku?

Drobná hotovosť je malá suma pevných finančných prostriedkov, ktoré sú držané v rezerve na zaplatenie nepredvídaných alebo malých nákladov, ktoré neospravedlňujú použitie kreditnej karty alebo vypísanie šeku.

Drobná hotovosť sa zvyčajne uchováva v uzamknutej zásuvke alebo krabici, ale je ľahko dostupná a zaručuje jednoduché a rýchle platby za bežné účty.

Predstavte si to ako kancelársky alebo obchodný superhrdina. Predstavte si, že vaša kancelária alebo firma je rušné malé mesto a každý deň sa tam uskutočnia drobné, ale dôležité transakcie deje — ako kupovať tie veľmi potrebné zásoby kávy alebo výmena pokazenej zošívačky. Namiesto použitia obrovského formálneho rozpočtu na tieto malé výdavky máme niečo ako „kúzelnú peňaženku“ nazývanú drobné.

Drobné peniaze sú ako núdzový fond mesta pre maloletých výdavky – to je rýchle, jednoduché a všetko funguje hladko bez potreby veľkého papierovania.

Keď dôjde k menšiemu výdavku, môžete jednoducho čerpať z drobných, aby ste to mohli rýchlo zvládnuť. tam je nie sú potrebné zdĺhavé schvaľovacie procesy ani kopy papierovania— malicherný hotovosť poskytuje rýchle a jednoduché riešenia na udržanie hladkého a efektívneho chodu kancelárie alebo firmy!

Dôležité informácie o Petty Cash

Ako už bolo spomenuté v predchádzajúcej časti, drobná hotovosť funguje ako určená hotovosť, ktorá je uložená na bezpečnom mieste a často ju spravuje zodpovedná osoba alebo oddelenie. Keď vznikne výdavok, vypláca sa z tohto fondu a vedú sa záznamy na sledovanie využitia.

Prístupnosť: Drobné peniaze sú strategické riadenie hotovosti alebo malé množstvo ľahko dostupnej hotovosti na nepredvídané náklady.
Ako používať prášok CBD?: Môže sa použiť na množstvo menších výdavkov vrátane kvetov, kancelárskych potrieb, vizitiek, obedov pre zamestnancov, ktoré sú zabezpečené a preplatenia výdavkov zamestnancov.
Oddelenie oddelenia: Na zjednodušenie správy výdavkov môžu mať väčšie podniky samostatné peňažné fondy pre každé oddelenie.
zmierenie: Všetky transakcie zahŕňajúce drobné peniaze sú zdokumentované na finančných účtoch spoločnosti a podliehajú pravidelnému odsúhlasovaniu.
Pravidlá a kontroly: Aby sa predišlo zneužitiu, zvyčajne existujú usmernenia o tom, ako by sa malo zaobchádzať s hotovosťou. To zahŕňa uchovávanie potvrdení, dokumentovanie každej transakcie a pravidelné zosúlaďovanie fondu, aby sa zabezpečila presnosť.

Výhody Petty Cash

Peňažné peniaze ponúkajú niekoľko výhod, ktoré sú obzvlášť výhodné pre správu small-scale transakcie efektívne. Tu je niekoľko kľúčových výhod a výhod drobných peňazí:

Rýchle a pohodlné

Je to najjednoduchší spôsob, ako zaplatiť za malé, nepredvídané účty, pretože je rýchly a pohodlný. Je ideálny na zaplatenie sprepitného pre doručovateľa alebo zamestnanca neskorá noc náklady na taxík.

Znižuje problémy s preplácaním:

Drobné peniaze odstraňujú problémy zamestnancov, ktorí musia platiť súvisiace s prácou výdavky z vlastného vrecka a potom požiadať o preplatenie.

Pravidelné menšie výdavky:

Je to užitočné pre bežné potreby, ako sú čistiace prostriedky, kancelárske mlieko a pečiatky.

Núdzové situácie:

V prípade núdze, ak v pokladni nie je dostatok drobných, je možné na obstaranie drobných pre spotrebiteľov použiť aj drobné.

Praktický príklad drobných peňazí

Predstavte si malú kanceláriu, kde administratívny asistent platí za týždennú tímovú schôdzu kávu a občerstvenie drobnými peniazmi. Za peniaze kúpi aj malú kytičku kvetov a narodeninovú pohľadnicu pre kolegyňu z práce.

Prepláca pracovníkovi cestovné za taxík zaplatené na a súvisiace s prácou pochôdzka neskôr v mesiaci. Na sledovanie všetkých týchto nákladov sa používajú drobné pokladničné poukážky, na ktorých je uvedená minimálna suma, dôvod nákupu a osoba, ktorá ho uskutočnila.

Nasledujú niektoré bežné prípady malých hotovostných nákupov:

Kancelársky tovar: Perá, gumy, zošívačky a iné málo potrebné kancelárske potreby.
Jedlo a nápoje: Káva, cukríky, občerstvenie alebo jedlá, o ktoré sa starajú zamestnanci.
Darčeky a pohľadnice: Príkladmi darčekov a pohľadníc sú kvety, narodeninové pohľadnice alebo iné drobné darčeky pre zamestnancov alebo klientov.
Náklady na dopravu: Pri rýchlych obchodných výletoch alebo pochôdzkach sa účtuje cena za taxík alebo auto.

Ako sa drobná hotovosť hodí do rôznych typov podnikov

Drobná hotovosť je skutočne všestranný nástroj, ktorý môže byť prospešný pre rôzne podniky, no jeho vhodnosť závisí od veľkosti a charakteru podniku.

malé a stredné podniky

Ideálne pre malé podniky s pravidelným malý dolár transakcií. Je to užitočné na zaplatenie malých nákladov, ako sú písacie potreby, káva na stretnutia alebo nepredvídaná údržba.

Stredne veľké Firmy

Ideálne pre stredná veľkosť spoločnosti, ktoré chcú efektívne riešenie na riešenie malých výdavkov bez použitia tradičných postupov obstarávania. Poskytuje rýchly prístup k peniazom za malé nároky, čo prispieva k zachovanie prevádzkovej efektívnosti a šťastie zamestnancov.

Veľké korporácie

Aj keď je to menej rozšírené, niektoré divízie alebo oblasti v rámci veľkých podnikov môžu stále používať drobné. Drobné peniaze je možné použiť napríklad na drobné kancelárske potreby, zábavu pre klientov alebo cestovné náklady.

neziskové organizácie a vzdelávacie inštitúcie

Neziskovky a školy tiež často využívajú drobné na spravovanie drobných výdavkov súvisiacich s akciami, zásobovaním, príp zo dňa na deň operácie.

Druhy drobných peňazí

Celkovo Petty Cash

Tento účet je určený na sporadické, malé náklady, ako sú kancelárske potreby, poštové náklady a náhrady malých zamestnancov. Zahŕňa bežné produkty, ktoré je možné zakúpiť bez kreditnej karty alebo šeku.

Imprest Petty Cash

Zálohovať drobné sa pravidelne dopĺňa a drží stanovené množstvo peňazí. Často sa používa na určité ciele, ako je napríklad platenie výdavkov zamestnancov na služobné cesty. Vždy, keď sa fond minie, doplní sa na vopred stanovenú sumu.

Pohotovostné drobné

Tento fond vyčlenený na nepredvídané náklady je určený na okamžité potreby, ako je výmena rozbitého okna alebo oprava poškodenej tlačiarne. Zaručuje, že naliehavé požiadavky na hotovosť môžu byť uspokojené okamžite.

Diskrétne drobné

Tieto peniaze, ktoré sú spravované podľa uváženia manažéra alebo nadriadeného, sa používajú na odmeny zamestnancov alebo nepredvídané výdavky. Trávenie slobody na nie vopred rozpočtované sú možné menšie nákupy.

Stručne povedané, drobné peňažné prostriedky prichádzajú v rôznych formách, ktoré pomáhajú spoločnostiam efektívne nakladať small-scale výdavky, ktoré zaručujú, že budú môcť včas zaplatiť pravidelné výdavky, núdzové výdavky, cestovné náhrady a nákupy podľa vlastného uváženia.

Ako môžeme sledovať drobné peniaze?

Sledovanie drobnej hotovosti zahŕňa množstvo postupov a osvedčených postupov na zaručenie správneho účtovníctva a zníženie možnosti zneužitia. Tu je návod, ako môžu spoločnosti efektívne sledovať a spravovať malé peňažné prostriedky:

Strážca pokladne

Osoba určená ako „správca“ peňažných prostriedkov v hotovosti má na starosti správu peňažného fondu. Táto osoba sleduje každú platbu a podľa potreby dopĺňa účet.

Dokumentácia a Evidencia

Mnoho firiem chce potvrdenky za každú uskutočnenú platbu. Niektorí ľudia sledujú, kto minul peniaze, a rozpisujú svoje výdavky pomocou poukážok na drobné, ktoré sú dostupné v obchodoch s kancelárskymi potrebami.

Denník platieb

Transakcie môžu byť príležitostne zaznamenané pomocou jednoduchého protokolu platieb. Sledovanie drobných peňazí by malo byť rovnako sofistikované ako ostatné procesy spoločnosti.

Úloha Petty Cash v elektronickom obchode a prevádzkovanie internetového obchodu s podporou Ecwid

Aj keď prevádzkujete internetový obchod, stále môžete mať malé výdavky, ktoré si vyžadujú drobné. Napríklad nákup obalových materiálov alebo kancelárskych potrieb, ktoré nie sú priamo spojené s online transakciami.

Mať po ruke drobné peniaze vám umožňuje rýchlo riešiť menšie potreby bez narušenia vášho pracovného toku elektronického obchodu.

Zatiaľ čo Ecwid alebo vaša preferovaná platforma elektronického obchodu spravuje digitálne transakcie a predaj, drobné peniaze pokrývajú každodenné výdavky, ktoré podporujú tieto operácie.

Napríklad nákup obalových materiálov alebo manipulácia s neočakávanými malými nákladmi na dopravu a doručenie.

Tým, že budete mať svoj systém drobných peňazí organizovaný popri operáciách Ecwid, zabezpečíte, že vaše fyzické aj digitálne transakcie budú dobre riadené. Táto koordinácia pomáha udržiavať plynulý chod, presné vedenie účtovníctva a celkovú finančnú prehľadnosť.

O autorovi

Max pracuje v odvetví elektronického obchodu posledných šesť rokov a pomáha značkám zaviesť a vylepšiť obsahový marketing a SEO. Napriek tomu má skúsenosti s podnikaním. Vo voľnom čase je spisovateľom beletrie.