Drobna gotovina: definicija, primeri, vrste in vodnik

Objavljeno Pred 5 meseci by Maks Komonov

V živahnem poslovnem svetu je učinkovitost ključnega pomena in včasih so majhne stvari tiste, ki lahko naredijo veliko razliko. Predstavimo drobno gotovino, skromen vidik upravljanja denarja, ki lahko ob preudarni uporabi spremeni način mali stroški se obravnavajo.

Kaj je drobna gotovina in kako pomaga obvladovati majhne vsakodnevne stroške v podjetju?

Drobni denar je majhna vsota trdnih sredstev, ki so v rezervi za plačilo nepredvidenih ali majhnih stroškov, ki ne upravičujejo uporabe kreditne kartice ali pisanja čeka.

Drobni denar se običajno hrani v zaklenjenem predalu ali škatli, vendar je lahko dostopen in zagotavlja enostavno in hitro plačilo rednih računov.

Zamislite si ga kot pisarniškega ali poslovnega superjunaka. Predstavljajte si, da je vaša pisarna ali podjetje živahno majhno mesto in vsak dan potekajo majhne, a pomembne transakcije dogajanje-všeč nakup teh prepotrebno zaloge kave ali zamenjavo pokvarjenega spenjalnika. Namesto da bi za te majhne stroške uporabljali ogromen, uradni proračun, imamo nekaj podobnega »čarobni denarnici«, imenovani drobni denar.

Drobni denar je kot mestni sklad za nujne primere za mladoletnike stroški - to je hitro, enostavno in poskrbi, da vse teče gladko, brez potrebe po kopici papirologije.

Ko se pojavi manjši strošek, lahko preprosto črpate iz drobnega denarja in ga hitro poravnate. tam je ni potrebe po dolgotrajnih postopkih odobritve ali kopici papirologije— malenkostno gotovina zagotavlja hitre in enostavne rešitve za nemoteno in učinkovito delovanje pisarne ali podjetja!

Pomembne informacije o drobni gotovini

Kot je bilo omenjeno v prejšnjem razdelku, drobna gotovina deluje kot določen znesek gotovine, ki se hrani na varnem mestu, ki ga pogosto upravlja odgovorna oseba ali oddelek. Ko nastane strošek, se izplača iz tega sklada, za sledenje porabi pa se hranijo evidence.

Dostopnost: Drobna gotovina je strateško upravljanje denarnih sredstev ali majhno količino takoj dostopne gotovine za nepredvidene stroške.
Uporaba: Uporablja se lahko za številne manjše stroške, vključno s cvetjem, pisarniškim materialom, vizitkami, kosili za zaposlene, ki so poskrbljena, in povračilom stroškov zaposlenih.
Oddelčna dodelitev: Za poenostavitev upravljanja porabe imajo lahko večja podjetja ločene denarne sklade za vsak oddelek.
Usklajevanje: Vse transakcije, ki vključujejo drobni denar, so dokumentirane na finančnih računih podjetja in so predmet občasnih usklajevanj.
Pravila in kontrole: Da bi preprečili zlorabo, običajno obstajajo smernice o tem, kako je treba ravnati z drobno gotovino. To vključuje hrambo potrdil, dokumentiranje vsake transakcije in redno usklajevanje sklada za zagotovitev točnosti.

Prednosti male gotovine

Drobna gotovina ponuja številne prednosti, ki so še posebej ugodne za upravljanje mali transakcije učinkovito. Tukaj je nekaj ključnih koristi in prednosti male gotovine:

Hitro in priročno

To je najlažji način za plačilo majhnih, nepredvidenih računov, saj je hiter in priročen. Idealen je za plačilo napitnine dostavljavcu ali zaposlenemu pozno ponoči strošek taksija.

Zmanjšuje težave pri povračilu:

Drobni denar odpravlja težave zaposlenih, ki jih morajo plačevati v zvezi z delom stroške iz svojega žepa in nato zahtevajte povračilo.

Redni manjši izdatki:

Koristen je za običajne potrebščine, kot so čistila, pisarniško mleko in znamke.

Izredne razmere:

V nujnih primerih, če na blagajni ni dovolj drobiža, se lahko za drobiž potrošnikom uporabi tudi drobiž.

Praktični primer male gotovine

Razmislite o majhni pisarni, kjer administrativni pomočnik plača kavo in prigrizke na tedenskem sestanku skupine z drobižnim denarjem. Z denarjem kupi tudi majhen šopek rož in rojstnodnevno čestitko za sodelavko.

Delavcu povrne stroške taksija, plačane na a v zvezi z delom opravek kasneje v mesecu. Za spremljanje vseh teh stroškov se uporabljajo boni za drobiž, na katerih so navedeni porabljen znesek, razlog nakupa in posameznik, ki ga je opravil.

Sledi nekaj pogostih primerov majhnih nakupov z gotovino:

Pisarniški izdelki: Peresa, radirke, spenjalniki in ostalo malo, a potrebno pisarniško blago.
Hrana in pijača: Kava, bonboni, prigrizki ali obroki, za katere je poskrbljeno za zaposlene.
Darila in voščilnice: Rože, voščilnice za rojstni dan ali druga majhna darila za uslužbence ali stranke so primeri daril in voščilnic.
Stroški prevoza: Za hitre poslovne izlete ali opravke se zaračuna taksi ali avto.

Kako lahko drobna gotovina ustreza različnim vrstam podjetij

Drobna gotovina je res vsestransko orodje, ki je lahko koristno za različna podjetja, vendar je njegova primernost odvisna od velikosti in narave podjetja.

mala podjetja

Idealno za mala podjetja z rednimi majhen dolar transakcije. Uporaben je za plačilo majhnih stroškov, kot so pisalne potrebščine, kava za sestanke ali nepredvideno vzdrževanje.

Srednje velik Podjetja

Idealno za Srednja velikost podjetja, ki želijo učinkovito rešitev za obvladovanje majhnih stroškov brez vključevanja tradicionalnih postopkov nabave. Omogoča hiter dostop do denarja za majhne zahteve, kar prispeva k ohranjanje operativne učinkovitosti in veselje zaposlenih.

Velike korporacije

Čeprav je manj razširjen, lahko nekateri oddelki ali področja znotraj velikih podjetij še vedno uporabljajo drobni denar. Drobni denar, na primer, lahko uporabite za majhne pisarniške potrebščine, zabavo strank ali potne stroške.

Neprofitne organizacije in izobraževalne ustanove

Neprofitne organizacije in šole prav tako pogosto uporabljajo drobni denar za upravljanje majhnih izdatkov, povezanih z dogodki, zalogami ali iz dneva v dan operacije.

Vrste male gotovine

Skupna drobna gotovina

Ta račun je namenjen občasnim, majhnim stroškom, kot so pisarniški material, poštni stroški in majhna povračila zaposlenih. Vključuje običajne izdelke, ki jih je mogoče kupiti brez kreditne kartice ali čeka.

Izločitev male gotovine

Izločiti drobno gotovino se redno polni in zadrži določeno količino denarja. Pogosto se uporablja za določene cilje, kot je plačilo stroškov službenih potovanj zaposlenih. Kadarkoli zmanjka sredstev, se dopolni do vnaprej določenega zneska.

Drobna gotovina v sili

Ta sklad, namenjen za nepredvidene stroške, je namenjen takojšnjim potrebam, kot je zamenjava razbitega okna ali popravilo poškodovanega tiskalnika. Zagotavlja takojšnjo izpolnitev nujnih denarnih potreb.

Diskrecijska drobna gotovina

Ta denar, ki se upravlja po presoji vodje ali nadrejenega, se uporablja za nagrajevanje zaposlenih ali nepredvidene stroške. Zapravljati svobodo brez predračuna manjši nakupi so možni.

Če povzamemo, denarna sredstva so v različnih oblikah, ki podjetjem pomagajo pri učinkovitem ravnanju mali izdatke, s čimer zagotavljajo, da lahko pravočasno plačajo redne stroške, nujne stroške, povračila potnih stroškov in nakupe po lastni presoji.

Kako lahko sledimo drobni gotovini?

Sledenje drobni gotovini vključuje številne postopke in najboljše prakse za zagotavljanje pravilnega računovodstva in zmanjšanje možnosti zlorab. Tukaj je opisano, kako lahko podjetja učinkovito sledijo in upravljajo majhno gotovino:

Blagajnik

Za upravljanje blagajne je zadolžena oseba, imenovana za »skrbnika« drobne blagajne. Ta posameznik spremlja vsako plačilo in po potrebi dopolni račun.

Dokumentacijo in Vodenje evidence

Veliko podjetij želi potrdila za vsako opravljeno plačilo. Nekateri ljudje spremljajo, kdo je porabil denar, in razčlenjujejo svoje stroške z uporabo bonov za manjšo gotovino, ki so na voljo v trgovinah s pisarniškim materialom.

Dnevnik plačil

Transakcije se lahko občasno zabeležijo z enostavnim dnevnikom plačil. Sledenje drobni gotovini bi moralo biti tako sofisticirano kot ostali procesi v podjetju.

Vloga drobnega denarja v e-trgovini in vodenje spletne trgovine, ki jo poganja Ecwid

Tudi če imate spletno trgovino, boste morda še vedno imeli majhne stroške, ki zahtevajo drobiž. Na primer nakup embalaže ali pisarniškega materiala, ki ni neposredno povezan s spletnimi transakcijami.

Če imate pri roki drobni denar, lahko hitro rešite manjše potrebe, ne da bi pri tem motili delovni tok vašega e-trgovine.

Medtem ko Ecwid ali vaša priljubljena platforma za e-trgovino upravlja digitalne transakcije in prodajo, drobna gotovina pokriva vsakodnevne stroške, ki podpirajo te operacije.

Na primer nakup materiali za pakiranje ali ravnanje z nepričakovanimi majhnimi stroški za pošiljanje in dostavo.

Z organiziranjem sistema male gotovine skupaj z vašimi operacijami Ecwid zagotovite, da so vaše fizične in digitalne transakcije dobro voden. To usklajevanje pomaga ohranjati nemoteno poslovanje, natančno knjigovodstvo in splošno finančno jasnost.

O avtorju

Max zadnjih šest let dela v industriji e-trgovine in pomaga blagovnim znamkam vzpostaviti in nadgraditi trženje vsebine in SEO. Kljub temu ima izkušnje s podjetništvom. V prostem času je pisatelj leposlovja.