Nasveti za upravljanje časa za zaposlene podjetnike: Kako narediti več v krajšem času

Objavljeno Pred 2 meseci by Anastazija Prokofjeva

Podjetništvo je ena najbolj izpopolnjujočih, a zahtevnih karier, ki jih človek lahko ima. Kot lastnik podjetja ste odgovorni za skoraj vse vidike svojega podjetja ali podviga.

Od načrtovanja in izvajanja strategije do zaposlovanja zaposlenih, pridobivanja novih strank in vsega Back-end administrativne naloge — ni čudno, da se podjetniki zaradi delovne obremenitve počutijo preobremenjene.

Kot podjetnik ali lastnik malega podjetja je upravljanje časa ključnega pomena za zagotavljanje produktivnosti, učinkovitosti in splošnega uspeha. Se sprašujete, kako lahko izboljšate svoje veščine upravljanja s časom in tako izboljšate rezultat svojega podjetja? Nadaljujte z branjem!

Edinstveni izzivi upravljanja s časom za podjetnike

Najprej se pogovorimo o osnovah – kaj je upravljanje s časom? Kot veščina upravljanje s časom pomaga posameznikom dokončati delo pravočasno, se izogniti motnjam in učinkovito razvrstiti kritične naloge po prednosti, ne da bi pri tem kdaj žrtvovali kakovost opravljenega dela.

Toda zakaj je upravljanje s časom pomembno za podjetnike? Veščine upravljanja s časom so bistvenega pomena za uspeh v kateri koli vlogi, pa naj gre za vodjo skupine ali posameznika. Vendar je ta nabor spretnosti nedvomno najpomembnejši del podjetnikovega znanja iz dneva v dan zaradi njihove delovne obremenitve in velikega števila klobukov, ki jih nosijo hkrati.

Ogromen 89 % podjetnikov meni, da je njihova delovna obremenitev pretežka. Zakaj je torej podjetniška vloga tako zahtevna, da upravljanje s časom postane problem? Tukaj je tisto, s čim podjetniki žonglirajo, kar jih loči od preostale delovne sile.

Visoka stopnja Odgovornosti

Vodenje podjetja je veliko bolj zapleteno, kot bi si lahko predstavljali. Podjetniki in lastniki podjetij imajo svoje roke v vseh vidikih poslovanja. Vsak dan lahko preidejo od razgovora s kandidati za zaposlitev do prodajnega sestanka, klicev z vlagatelji, vključevanja novih strank in reševanja težav s podporo strankam.

V malem podjetju je lastnik precej vpleten v večino oddelkov. iz dneva v dan funkcionalnost ob istočasnem držanju odločanje moč, ki lahko na različne načine vpliva na zaposlene, izdelke in stranke. To prispeva k stresu, ki ga doživljajo številni lastniki malih podjetij.

Kako stres vpliva na življenje lastnikov malih podjetij (Vir: Anketa avtorja Prav)

Nepredvidljivi urniki

Podjetnike pogosto imenujemo "ustvarjalci in menedžerji", kjer držijo na visoki ravni vlogah, drugič pa so v strelskih jarkih s svojimi zaposlenimi. Vse to je del vodenja podjetja in lahko povzroči nepredvidljiv urnik.

Poslovne operacije lahko padajo in tečejo, kar zahteva več vpletenosti v nekaterih letnih časih in manj v drugih. Zaradi tega so strategije upravljanja s časom za podjetnike in strokovnjake ključne za uspeh podjetja.

Nasveti za upravljanje časa za podjetnike

Se sprašujete, kako izboljšati upravljanje časa za podjetnike? Na pravem ste mestu!

Tukaj je nekaj praktičnih strategij, ki jih lahko uvedete takoj, in si oglejte, kako izboljšajo vašo produktivnost kot lastnika podjetja. V krajšem času boste lahko opravili več, saj se ne boste poskušali osredotočiti na več stvari hkrati.

Metode določanja prednosti

Določanje prednosti je učinkovita strategija upravljanja s časom. Podjetnikom pomaga določiti, katere pomembne naloge je treba opraviti najprej, ostalo pa pustiti ob strani. Različni delovni listi za upravljanje časa poenostavljajo postopek.

Te metode vključujejo metodo prioritetne matrike (Eisenhowerjeva matrika), kjer narišete kvadrat in zgornja dva kvadranta označite Nujno/Ni Nujno in spodnja dva Pomembno/NePomembno.

Naloge v kvadrantih Nujno in Pomembno postanejo prednostne postavke, tiste v kvadrantih Nenujno in nepomembno pa lahko prenesete ali odložite/prekličete.

Ta metoda je znana tudi kot štirje kvadranti upravljanja s časom. To matrico za upravljanje časa lahko ustvarite z uporabo zvezka in pisala ali prenesete a pripravljen predlogo spodaj.

Druge metode določanja prednosti vključujejo metodo ABCDE, kjer naloge razvrstite na svoje narediti seznam glede na njihov pomen. Naloge »A« so najvišje prioritete, naloge »B« so tiste, ki jih je treba dokončati, naloge »C« imajo minimalne posledice, če niso dokončane itd.

Ta metoda pomaga podjetnikom opraviti bistvene naloge in jim prihrani čas za delo na drugih nujnih stvareh. Poleg tega porabi čim manj 10-12 minut za načrtovanje dneva lahko prihrani do dve uri, zato ne podcenjujte moči narediti seznamov.

Blokiranje časa

Blokiranje časa je zelo učinkovita strategija za strukturiranje vašega dneva. Zagotavlja, da lahko dosežete vse, kar potrebujete, medtem ko postavljate meje in omejitve za nekatere elemente.

Ta metoda vključuje določitev določenih blokov časa za vsako nalogo, namesto da bi poskušali žonglirati z več predmeti hkrati in nikoli ničesar ne bi dosegli v celoti čez ciljno črto.

Čas lahko preprosto blokirate s katero koli aplikacijo za koledar, ki vam je ljubša

Na primer, prvo uro svojega dneva lahko posvetite odgovarjanju na e-pošto, naslednje tri ure dokončanju kritičnih nalog in zadnjo uro sestankom.

Z dodelitvijo moram narediti elementov v svojem časovnem bloku vsak dan, lahko podjetniki in lastniki podjetij zagotovijo, da kritične stvari nikoli ne zdrsnejo skozi razpoke.

Delegacija

Delegiranje je nedvomno ena najučinkovitejših veščin podjetnika. Sposobnost prenosa pomembnih nalog na zaupanja vredne zaposlene je velika moč lastnika podjetja.

Delegiranje zmanjša vašo delovno obremenitev, gradi zaupanje v vaše osebje in vam omogoča, da imate več časa, da se posvetite področjem poslovanja, ki potrebujejo vašo pozornost.

Za učinkovito delegiranje nalog si oglejte elemente, ki vam dnevno vzamejo veliko časa in energije. Ali je mogoče kateri del te naloge predati kvalificiranemu zaposlenemu? S tem lahko okrepite samozavest in spretnosti svoje ekipe, hkrati pa optimizirate svojo produktivnost. To je a win-win!

Mimogrede, če za svojo spletno trgovino uporabljate Ecwid by Lightspeed, lahko nekatere naloge spletne trgovine preprosto prenesete na člane svoje ekipe. Dodate lahko račune osebja in podelite dovoljenja, da zagotovite, da lahko samo pooblaščeni zaposleni dostopajo do občutljivih informacij in kritičnih funkcij.

Izkoriščanje tehnologije za boljše upravljanje časa

Kako lahko podjetnik nadomesti slabost upravljanja s časom? Poskusite eno od zgoraj omenjenih strategij. Da bi podprli vašo zavezanost, je tukaj dodaten predlog.

Ker živimo v digitalni dobi, igra tehnologija pomembno vlogo pri upravljanju časa in vsesplošnem uspehu vsakega podjetja. Na srečo lahko različna orodja in tehnološki viri nudijo podporo pri upravljanju časa za podjetnike in lastnike malih podjetij. Razpravljajmo o njih tukaj.

Aplikacije za produktivnost

Kot lastnik podjetja je vaš telefon verjetno v vaši roki ves čas, ko ste budni, pripravljen za sprejemanje klicev, odgovarjanje na e-pošto, načrtovanje predstavitev in še več. Dobra novica je, da lahko številne aplikacije za produktivnost naredijo vaš dan bolj produktiven. Nekatere izmed priljubljenih aplikacij in virov za produktivnost vključujejo:

Evernote za učinkovito delanje zapiskov ki jih lahko delite z zaposlenimi
Ohlapnost za na poti komunikacija z osebjem in strankami
Zoom za priročne videokonference od koder koli na svetu
Canva za hitre in enostavne zmogljivosti profesionalnega grafičnega oblikovanja
Plačila Lightspeed za enostavno nastavitev plačila v spletni trgovini
MileIQ za sledenje potovanju za racionalizacijo davkov
ClickUp za vodenje projektov in organizacijo nalog.

Uporaba Evernote za delanje zapiskov in projektno načrtovanje

Avtomatizacija

Orodja za avtomatizacijo vam lahko pomagajo prihraniti čas in povečati produktivnost za ponavljajoče se naloge v vaši delovni obremenitvi. Od načrtovanja sestankov ali sestankov do obdelave računov ali vnosa podatkov lahko avtomatizacija pomaga poenostaviti vaše delovne tokove in vam omogoči, da se osredotočite na naloge, ki so resnično pomembne.

Tu igra svojo vlogo tudi platforma za e-trgovino. Ecwid podjetja Lightspeed na primer avtomatizira upravljanje zalog in obdelava naročil, kar podjetjem olajša upravljanje spletnih trgovin. Z integracijami s priljubljenimi prevozniki in prehodi za plačila, se lahko osredotočite na druge vidike svojega poslovanja, hkrati pa strankam ponudite brezhibno nakupovalno izkušnjo.

Ecwid te pošlje nizka zaloga obvestila samodejno, tako da lahko izdelke pravočasno obnovite

Premagovanje pogostih izzivov upravljanja časa

Upravljanje časa za podjetnike in lastnike podjetij je lahko izziv, saj morajo nositi toliko klobukov. Vendar pa lahko priznanje svojih prednosti in slabosti pomaga razumeti, kam morate usmeriti svoja prizadevanja in kje potrebujete podporo prek delegiranja.

Tukaj je opisano, kako lahko učinkovito rešite številne izzive, povezane z upravljanjem časa.

Boj proti motnjam

Ne glede na to, ali delate od doma ali v pisarni, so motnje za vsakim vogalom. Njihovo predvidevanje lahko pomaga zmanjšati njihovo moč in odstrani vašo pozornost. Priporočamo, da med delom izklopite obvestila na telefonu in e-pošti.

Glede na poročilo avtorja Ekonomist Impact, je okrevanje po motnjah eden od petih glavnih vzrokov za izgubo osredotočenosti. Za povprečnega delavca znanja v ZDA čas, ki ga porabi za počitek od motenj, znaša do 127 ur letno. Predstavljajte si, kaj bi lahko dosegli z dodatnimi 127 urami neprekinjenega dela!

Letne ure izgubljene osredotočenosti in enakovreden ekonomski strošek na osebo (Vir: poročilo Economist Impact)

Načrtujte svoj dan z uporabo časovnih blokov, ki smo jih omenili zgoraj, da boste natančno vedeli, koliko časa imate za dokončanje določenih nalog. Privoščite si odmore, da ponovno osredotočite misli, pojdite ven, da ponovno središče, in določite meje osebju, ko se morate umiriti in opraviti stvari.

prednostnega Delovno življenje Ravnovesje

Ali ste vedeli, da 70 % podjetnikov doživi izgorelost? zaradi pomanjkanja delovno življenje ravnovesje?

Delovno življenje Lastnikom malih podjetij ravnotežje pogosto ne uspe, saj se osredotočajo na rast podjetja in vse, kar vključuje. Vendar pa vaše duševno zdravje nikoli ne sme stati na zadnjem mestu zaradi vaše kariere.

Še naprej dajajte prednost zdravju delovno življenje uravnotežite tako, da nastavite redni delovni čas, tako da niste stalno dosegljivi zaposlenim in strankam. Ustvarite dosledno dnevno rutino, ki vključuje preživljanje časa z ljubljenimi, vadbo in ukvarjanje s hobiji ali strastmi.

Prav tako lahko uporabite časovno blokiranje metoda za osebna opravila, kot je zajtrk z družino, šola izstop, an urno vadbo ali karkoli drugega v vašem osebnem življenju.

Zaviti

Vodenje podjetja ni lahek podvig, vendar veščine upravljanja časa za podjetnike omogočajo večjo produktivnost in učinkovitost za vašo ekipo in vaše podjetje, hkrati pa ohranjajo zdravo delovno življenje ravnovesje.

Zahteva načrtovanje, strategijo in trud, vendar bo rezultat pripeljal do bolj izpolnjujoče kariere, ki zahteva manj energije in časa. Kaj bi lahko bilo boljše od tega?

O avtorju

Anastasia Prokofieva je pisateljica vsebin pri Ecwidu. Piše o spletnem trženju in promociji, da bi vsakodnevno rutino podjetnikov naredila lažjo in bolj koristno. Navdušuje jo tudi mačke, čokolada in priprava kombuče doma.