Hur du anställer och hanterar personal för din växande onlinebutik

24 min läs

Även om det är en fantastisk prestation att ha en egen butik, kommer den med sina egna utmaningar. Många av dessa utmaningar skulle kunna lösas med några extra händer. Faktum är att att ha ett team av effektiva, passionerade medarbetare kan göra stor skillnad när det gäller att skala din framgång.

Det finns några enkla strategier som kan hjälpa till att se till att din anställningsprocess går utan problem och att ditt team arbetar perfekt tillsammans. I det här blogginlägget kommer vi att utforska exakt hur du kan rekrytera personal till din växande e-handelsverksamhet samtidigt som du hanterar dem effektivt när de väl är ombord.

Anställande Anställda

När det gäller att anställa anställda är den första frågan att ställa sig själv: "Vem behöver jag anställa?"

Du kommer förmodligen först att behöva ett extra par händer för att hantera din onlinebutik, som att spåra nya beställningar, chatta med kunder och uppdatera lager. Om du tillverkar dina produkter själv, kommer du sannolikt också att vilja ha en assistent som tar hand om bakom kulisserna logistik. Du kan också behöva hjälp med att marknadsföra dina produkter.

Beroende på vilken typ av roll du vill anställa för kan du överväga att anställa en distansanställd. Låt oss prata mer om det.

Ska du anställa distansanställda?

Du kanske tror att ha en internt team är det enda alternativet, men att anställa distansarbetare kan vara mycket mer flexibelt och kostnadseffektiv lösning.

Medan du kanske behöver på plats anställda för vissa uppgifter (som hantering av frakt), många jobb kan enkelt utföras från vilken plats som helst med rätt verktyg. Tänk på all tid och energi du sparar genom att inte behöva oroa dig för att hitta någon i närheten för virtuella uppgifter, som marknadsföring eller kundservice.

Att anställa distansarbetare erbjuder flera fördelar för ett växande företag:

Lägre kontorshyra,
Tillgång till en bättre talangpool från hela världen,
Lägre löner om du anställer människor från platser med lägre levnadskostnader,
Spara pendlingstid för anställda.

Dessutom föredrar ett växande antal människor det arbeta på distans. Faktiskt, 87 % av de anställda tar tillfället i akt att arbeta på distans när erbjuds.

Om du driver en Ecwid-butik kan du bevilja din personal anpassad åtkomst till din webbutik. På så sätt kan dina anställda hantera din butik var som helst, oavsett var de befinner sig.

Överväg att anställa distansanställda för virtuella roller, särskilt om du befinner dig i en stad eller region med begränsad lokal talang. Det finns vissa utmaningar, särskilt med att bygga en företagskultur, men kostnadsfördelarna och den större talangpoolen kompenserar för det.

Om du vill anställa distansarbetare rekommenderar vi att du lyssnar på vår podcast med Kevin Urrutia. Eftersom han är en serieentreprenör som dök upp i Forbes och Adweek, kan han en sak eller två om att bygga och skala avlägset team. Han delar med sig av sina tips om att anställa och utbilda ditt eget team, samt att organisera ett distansarbetsflöde från grunden.

Ecwiden E-handel Show · Hur man bygger och skalar ett fjärrteam

När du har bestämt dig för vilken typ av arbetare du vill anställa måste du ta reda på var du kan hitta dem.

Vad du ska leta efter hos nyanställda

36 % av dåliga anställningar hända på grund av en dålig skicklighetsmatch. 30 % sker på grund av att arbetsgivare är otydliga i sin kommunikation om prestationsmål.

Innan du börjar skriva dina jobbannonser, var därför kristallklar om dina krav. Du vill ha en balans mellan hårda färdigheter och personlighetsanpassning.

Om du driver ett nischföretag, leta efter någon som förstår nischen lika bra eller till och med bättre än du.

För varje roll som du anställer för, ange följande:

Måste ha Kompetens: Alla färdigheter som är nödvändiga för att få jobbet gjort. Till exempel, om du anställer en programmerare, kanske du vill lista alla språk/tekniker som du kräver att personen ska kunna.
Trevligt att ha Kompetens: Andra färdigheter som kompletterar måste-ha färdigheter ovan. Till exempel för en backend-programmerare som har front-end utvecklingsförmåga är bra, men inte nödvändigt.
Önskade egenskaper: Lista alla egenskaper du vill ha i din nyanställning. Prioritera egenskaper som är väsentliga för jobbet samt egenskaper som skulle passa in i din affärskultur.
Kulturpassning: Lista väsentliga egenskaper, utbildnings- och anställningsbakgrund, hobbyer och allt annat som skulle garantera att medarbetaren passar in i din företagskultur. Kulturell passform ignoreras ofta men är det avgörande för framgång, både din och de nyanställda”.

Du kan skapa ett kalkylblad där du listar rollen, egenskaperna, färdigheterna du vill ha i prioritetsordning. Du kan sedan använda den som en guide för att utvärdera varje ansökan.

Det är också bra att använda en formulär för kandidatutvärdering att rangordna kandidatens övergripande kvalifikationer för tjänsten. Med hjälp av detta formulär kan du hålla reda på sökande och jämföra kandidater.

På tal om kulturell passform är en intervju den idealiska miljön för både dig och en kandidat för att bekanta dig och bedöma kompatibilitet. Sikta på att lära dig om en kandidats värderingar, mål och tillvägagångssätt samtidigt som du hjälper dem att förstå ditt företags vision, mission och planer för framtiden.

Var medveten om kandidatens röda flaggor

När du överväger en potentiell anställning, var uppmärksam på alla röda flaggor som kan dyka upp under en intervju. Lita på din magkänsla om något inte känns rätt. Här är några punkter att se upp för:

Bristen på frågor: Tystnad kan tyda på antingen ointresse, arrogans eller rädsla för att avslöja sårbarheter.
Vägrar att diskutera svagheter: Detta kan återspegla låg ödmjukhet eller medvetenhet.
Opunktlighet: Även om det kan finnas giltiga skäl för att komma för sent, kan det också peka på att personen är oorganiserad.
Att vara oförberedd: En bra kandidat bör förstå jobbkraven och ha en grundläggande kunskap om företaget innan intervjun.
Att inte vara flexibel: Om intervjupersonen invänder när den presenteras för potentiella ansvarsområden, kanske de inte är villiga att uppfylla dina standarder.

Var man hittar nya medarbetare

När det kommer till headhunting, gör ditt bästa för att använda alla tillgängliga kanaler, från vanliga jobbwebbplatser till Facebook-grupper, nyhetsbrev och evenemang där du annonserar ditt företag.

Du kommer att vilja hitta någon som kommer att kunna förstå detaljerna i din produkt, så ditt uppdrag är att hitta en passionerad entusiast med erfarenhet inom din nisch. Titta i gemenskaper online och offline där folk diskuterar vissa produkter som liknar din egen (till exempel fiskefantaster, stickälskare och heminredare).

Jobbstyrelser
Traditionella jobbbrädor som Indeed och CareerBuilder är populära alternativ för småföretag. Du kan lägga upp en platsannons och/eller söka efter tillgängliga CV på dessa plattformar.

Lägga ut en jobbannons på CareerBuilder

Ett annat alternativ är en jobbbräda som ZipRecruiter gör att du kan lägga upp en ny position och dela den på mer än 100 andra jobbsajter.

Vi har redan pratat om vikten av att anställa en kulturell passform, så vi rekommenderar att du också kollar in CareerBliss. Den här webbplatsen fokuserar på företagskultur för att hjälpa arbetssökande att hitta arbete.

Även om dessa jobbbrädor erbjuder enorm räckvidd, gör de det också svårt för din annons att sticka ut. Dessutom innebär själva storleken på dessa plattformar att du kan få några skräpsökande.

Nischade jobbbrädor
Nischade jobbbrädor liknar traditionella jobbbrädor, förutom att de fokuserar på en specifik nisch eller demografi. CollegeRecruiter, till exempel, riktar sig till nyutexaminerade studenter, medan FlexJobs är för personer som söker distansjobb.

Några andra nischade jobbbrädor är GoodFoodJobs (livsmedelsindustrin), HealthcareJobsite (hälsobranschen), SalesJobs.com (säljare), Wellfound (startups och teknikföretag) och otaliga andra.

Om du fokuserar på distansarbetare är webbplatser som FlexJobs, We Work Remotely, Skip The Drive och Remote OK bra ställen att kolla in. Du kan också lägga upp din annons på distansarbete-fokuserad nyhetsbrev som Remotive.

LinkedIn och Facebook
LinkedIn är ett populärt alternativ till traditionella jobbbrädor. Med 900 miljoner användare, det är det största professionella nätverket i världen. Det ger arbetsgivare tillgång till en pool av yrkesverksamma med relevant kompetens och erfarenhet, vilket gör det lättare att hitta rätt kandidater för jobbet.

Du kan lägga upp en annons på LinkedIn eller söka efter rätt kandidater. Du kan också granska meritförteckningar och profiler, nätverka med andra företag och utforska potentiella anställda i ditt lokala område.

Om du letar efter rekryter som inte nödvändigtvis aktivt söker jobb, överväg att kontakta dem via Facebook. Det är gratis att lägga upp dina jobbannonser, men du kan öka exponeringen genom att använda betalalternativ. Dessutom är det ett utmärkt tillfälle att lära känna potentiella kandidater bättre.

Online-gemenskaper
De flesta småföretag hittar nyanställningar genom jobbannonser eller återupptar sökningar på dessa platsanställningar. Utöver dessa kan du också lägga upp dina jobbannonser på okonventionella medier som HackerNews månatliga "Who is Hiring"-trådar (bra för att anställa programmerare och designers), Reddits /r/ForHire-community och till och med Craigslist (för lokala anställningar).

Utanför jobbbrädor, gemenskaper och nyhetsbrev, överväg att anställa rekryterare, gå på jobbmässor, kontakta ditt lokala universitets arbetsförmedling eller publicera annonser i lokala tidningar. Det finns ett överflöd av sätt att hitta personer som passar de positioner du behöver och din arbetskultur.

Hur man skriver en övertygande jobbannons

Om du driver ett litet företag kanske du tävlar mot större, rikare företag om talang. En skicklig anställd kommer att fråga: "Varför ska jag arbeta för dig?"

En stark annons är ett kraftfullt övertalningsverktyg för att intressera människor för ditt jobb. Denna annons är en sökandes första introduktion till ditt företag. Om du kan göra ett intryck kommer du utan tvekan att öka kvaliteten och kvantiteten på ansökningarna du får.

Din platsannons måste svara på tre frågor:

Vad innebär jobbet?
Hur man ansöker?
Varför ska en kandidat söka detta jobb?

Att skriva en övertygande jobbannons börjar med att förstå behoven hos ditt företag och vilken typ av person du vill attrahera.

Specificera kvalifikationer, ansvar och förväntningar för att vägleda potentiella sökande.
Se till att din annons är tydlig och koncis med en tilltalande rubrik och lätt att läsa formatering.
Belys hur jobbet kan erbjuda professionell tillväxt eller unika förmåner som sticker ut från andra företag för att dra in kvalificerade kandidater.
Se till att inkludera en direkt uppmaning till handling för människor att ansöka.

För inspiration, leta upp framgångsrika jobbannonser på plattformar som Indeed.

Eller så kan du tänka på andra sätt att kommunicera dina jobbspecifikationer. Target har till exempel en video av en av deras anställda i deras jobbannonser:

Om du vet vad du vill ha ut av en nyanställning bör det vara enkelt att skriva en övertygande notering. Du kan också se till att ditt jobbinlägg sticker ut genom att använda ett engagerande språk och använda sökord som riktar sig till rätt personer.

Du bör också klargöra varför någon ska arbeta för ditt företag. För ett litet företag kan detta vara särskilt svårt. För det mesta kan du inte erbjuda samma kompensation som dina större konkurrenter, och du har inte heller varumärket som ett Fortune 1000-företag.

Vad har du på gång till din fördel? Din lilla storlek, flexibilitet, frihet och kultur.

Försök att betona din arbetskultur och vad som gör ditt företag speciellt. Skapa en presentation som understryker dina värderingar (dvs en "kulturlek", här är en av Netflix or Patagonia).

Omfamna din storlek och de fördelar den ger. Du kommer att attrahera medarbetare som värdesätter frihet och individualitet mer än lönepaket när du är ärlig och positiv.

Oavsett hur stort ditt företag är, om din platsannons är övertygande, kommer du att se ansökningar rulla in. När du har en bra pool av kandidater kan du hålla intervjuer och utvärdera varje sökande baserat på de krav du beskrev tidigare.

Kom ihåg: det är olagligt att diskriminera baserat på ålder, ras, tro, färg, religion, nationellt ursprung, kön och andra kategorier som skyddas av lagarna i ditt land. Undvik att ställa frågor om dessa områden. Om du vill försäkra dig om att du inte diskriminerar, dubbelkolla de lagar som anges av ditt land.

När du har hittat rätt passform, lägg ett bud!

Sedan måste du lära dig hur du hanterar nya medarbetare.

Hur man hanterar nya medarbetare

Att anställa en ny medarbetare är bara en pusselbit. Du måste också ombord, hantera och leda dem för att leverera sitt bästa möjliga arbete.

Nyanställda ombord

Personalintroduktion är den process genom vilken nya medarbetare lär sig om företaget och sitt nya jobb. Detta inkluderar deras arbetsuppgifter, vem de kommer att arbeta med och vilka datorprogram de behöver för att utmärka sig i sitt arbete.

Stora organisationer har vanligtvis formella introduktions- och utbildningsprogram för nyanställda. Små företag, men ofta ombord människor på en fall för fall basis.

Här är några startpunkter för att ta med nyanställningar till din webbutik:

Bedöm medarbetarens tidigare erfarenhet och kunskap om dina affärsprocesser och teknologier.
Fråga medarbetaren om deras brister (när det gäller kunskaper och färdigheter) när det gäller deras position på ditt företag.
Presentera medarbetaren till nyckelpersoner inom och utanför din organisation (som leverantörer) som är relaterade till deras arbete.

Istället för att utveckla en fullkött introduktionsprogram, försök att lära av varje anställd. Identifiera deras svagheter och kunskapsluckor. Du kan sedan lägga till svar i onboardingprogrammet för den nyanställde och framtida anställningar.

Gör anteckningar i Google Dokument eller Notion för att skapa instruktioner eller en personalhandbok. Med några skriftliga riktlinjer behöver du inte förklara reglerna om och om igen. Dina nya medarbetare kommer att behöva lite tid på sig för att lära sig ins och outs, samt ha en referens när de glömmer specifika detaljer. Du kanske också arbetar med många icke permanent frilansare som du kan ge handboken som vägledning.

Pronto Marketings medarbetarhandbok

Smakämnen handbok för anställda förmedlar organisationens standardförfaranden, riktlinjer och policyer, såväl som dess uppdrag, vision och värderingar. Det hjälper till att skapa ett anställningsvarumärke som speglar organisationens kultur och principer.

När du väl litar på deras karaktär och förmåga kan du ge medarbetaren tillgång till viktiga verktyg och konton. En del av ditt arbete sker online, så ditt team behöver veta om nödvändiga säkerhetstips för att skydda sig mot bedrägerier, hackerattacker och att förlora data.

Om du använder Ecwid kan du enkelt ge nya anställda anpassade behörigheter till din butik beroende på deras roll. Du kan till exempel ge din marknadsföringsspecialist specifik åtkomst till flikarna Marknadsföring och Rapporter i Ecwid-admin. Eller låt din butikschef sköta försäljning och katalog. Du kommer att kunna begränsa åtkomsten till Ecwid-verktyg som de inte kräver.

På så sätt kan dina anställda utföra sina uppgifter mer effektivt, samtidigt som du får sinnesfrid och vet att all känslig information är begränsad till endast behörig personal.

Butikschefer, uppfyllelseoperatörer, designers, marknadschefer och andra relaterade anställda kan använda sina anpassade personalkonton för att hantera försäljning, uppdatera produktinformation, ändra spårningskoder och förbereda beställningar. Läs mer om att hantera personalkonton i vår Hjälpcenter.

Välj vilka behörigheter du vill ge dina teammedlemmar

Att delegera arbete genom Ecwid kan frigöra mycket tid och hjälpa dig att fokusera på mer strategiska områden i ditt företag.

Framgångsrik onboarding kommer att ge nya medarbetare de verktyg och kunskaper de behöver för att bli framgångsrika på sina jobb. Utöver introduktionsfasen finns det dock ett antal saker du behöver göra för att hålla anställda glada och produktiva.

Ställ in kommunikationsprotokoll tidigt

Kommunikation rankas rutinmässigt nära toppen av listan över "önskvärda egenskaper" för nyanställda.

Det spelar ingen roll vilken roll du anställer för, du måste sätta kommunikationsstandarder tidigt, särskilt med distansanställningar. Gör det tydligt hur ofta och genom vilka kanaler du förväntar dig att dina nyanställda ska kommunicera med dig. Träna på samma sak själv eftersom kommunikationsstandarder vanligtvis sätts av ledningen.

Använd rätt verktyg för kommunikation – e-post, Zoom, Slack eller integrerade projekthanteringsverktyg. För bästa praxis, se artikeln om Society for Human Resource Management (SHRM) om hantera organisatorisk kommunikation.

Upprätta processer för att lösa problem

Oavsett vilken typ av butik du driver kommer du oundvikligen att ha problem att lösa, såsom kundklagomål, förbättringar av affärsprocesser eller problem med produkter och leverantörer. Du måste upprätta tydliga processer för att identifiera och hantera dessa problem.

Du kan prova ett nivåsystem, där du delar upp frågor i tre kategorier baserat på vikt. För var och en av dessa kategorier, identifiera tydligt vilka kommunikationskanaler som ska användas för problemlösning:

Verksamhetskritisk frågor: Som när din sida går ner, eller du får ett stort klagomål från en högt värde kund. Du kan använda telefon-/videosamtal och snabbmeddelanden för att kommunicera sådana brådskande frågor.
Viktiga men inte brådskande frågor: Till exempel om en vanlig kund klagar eller har en marknadsföringsfråga. Dessa kan vanligtvis hanteras inom 24-48 timmar. Använd e-post, snabbmeddelanden eller chattverktyg för att kommunicera.
Allmänna problem: De som inte behöver omedelbar lösning, som att ändra webbplatsens tema eller en produktkopia. De har vanligtvis inte en hård deadline. Kommunicera dessa problem via e-post eller med hjälp av organisationsverktyg, som Trello eller Asana.

Kolla in hur Slack byggt en självbetjäning verktyg inom Slack för att göra rapporteringen enkel.

Slack-anställda använder det här verktyget för att rapportera ett problem inom plattformen

Oroa dig inte, det här är bara ett exempel! Du behöver inte skapa samma process för ditt företag. Se bara till att du har en process för att rapportera och lösa problem som både är bekväm för anställda och hjälper till att snabbt lösa kundklagomål.

Fokus på teambuilding

Förmågan att arbeta bra med ett team rankas där vid sidan av "kommunikation" som en måste-ha skicklighet för anställda. I en mycket samarbetande verksamhet som e-handel blir lagarbete desto viktigare för framgång.

Några sätt du kan bygga ditt team är att:

Föregå med gott exempel. Skapa en miljö där du uppmuntrar bidrag från alla teammedlemmar, oavsett tjänsteår eller roll.
Använd samarbetsverktyg som Asana, Basecamp och andra för att ge anställda en tydlig överblick över varje projekt.
Montera myggnät för luckor lagfokuserad lekar och aktiviteter att bygga laganda och utveckla en känsla av kamratskap. De behöver inte handla om träningsmotivation eller ledarskap – bara ha kul tillsammans och göra det minnesvärt.
Kommunicera tydligt och regelbundet med alla medlemmar i din organisation. Uppstart en på en möten med varje gruppmedlem på en konsekvent basis.

Betona din kultur

Din kultur är "limmet" som binder samman din organisation. Även om det är svårt att kvantifiera, kultur-den värderingar och idéer som vägleder dig affär — är avgörande för tillväxt.

Till exempel på Ecwid by Lightspeed övar vi "Ingen skuldkultur.” Vi förstår att ingen kommer till jobbet med avsikten att göra en dålig kvalitet jobb. Så om något går fel handlar det inte om fingerpekande men avslöjar och åtgärdar den organisatoriska bristen.

"No blame culture" hjälper till att främja sunda arbetsrelationer mellan teammedlemmar och främjar proaktivt beteende. Om du redan har ett eget lag bör du prova det!

Det är företag med en stark kultur lyckligare. Lyckligare företag är mer framgångsrika. Forskning visar att företag med starka top-down kulturellt ledarskap, dvs. grundare-ledd företag tenderar att överträffa andra.

Du kan inte på konstgjord väg skapa en kultur – du måste låta det växa fram organiskt från dina människor och din miljö. Ditt mål som företagsledare är att vägleda anställda och anpassa kulturen till din vision.

Utvärdera alla dina beslut i kultursammanhang. Vem man ska anställa, vilken typ av marknadsföringskampanjer man ska köra, vilka produkter man ska lägga på hylla — allt av dessa bör komma organiskt från ditt företags kultur.

Fokusera på att bygga en fantastisk kultur så får du en arbetsplats fylld med glada, motiverade människor.

Sammanfatta

När det kommer till att anställa och hantera personal för en onlinebutik bör du ta dig tid att skapa en övertygande platsannons, skapa tydliga förväntningar och skapa effektiva onboardingprocesser.

Att ha en stark företagskultur bidrar till att skapa en sammanhållen arbetsmiljö där alla är på samma sida och arbetar tillsammans mot gemensamma mål. Det hjälper också till att motivera anställda, öka produktiviteten och attrahera topptalanger. En stark företagskultur kan också främja lojalitet bland medarbetarna, vilket leder till bättre kundupplevelser och högre lönsamhet för verksamheten.

Med dessa steg som en del av din process kommer du att vara på god väg att uppnå varaktig tillväxt för ditt företag.

Sälj online

Med Ecwid E-handel kan du enkelt sälja var som helst, till vem som helst – över internet och runt om i världen.

KOM IGÅNG

Säljer online

Mar 30, 2023

Om författaren

Jesse är marknadschef på Ecwid och har varit inom e-handel och internetmarknadsföring sedan 2006. Han har erfarenhet av PPC, SEO, konverteringsoptimering och älskar att arbeta med entreprenörer för att förverkliga sina drömmar.