Petty Cash: Definition, exempel, typer och guide

Posted 5 månader sedan by Max Komonov

I den livliga affärsvärlden är effektivitet nyckeln, och ibland är det de små sakerna som kan göra stor skillnad. Låt oss introducera småpengar, en blygsam aspekt av penninghantering som, när den tillämpas klokt, kan revolutionera sättet småskalig utgifter hanteras.

Vad är småpengar och hur hjälper det till att hantera små, vardagliga utgifter inom ett företag?

Småpengar är den lilla summan av fasta medel som hålls i reserv för att betala för oförutsedda eller små kostnader som inte motiverar att använda ett kreditkort eller skriva en check.

Småpengar förvaras vanligtvis i en låst låda eller låda, men de är lättillgängliga och garanterar enkel och snabb betalning av vanliga räkningar.

Se det som superhjälten på kontoret eller i företaget. Föreställ dig att ditt kontor eller företag är en livlig liten stad, och varje dag finns det små men viktiga transaktioner händer — liksom köper de välbehövlig kaffetillbehör eller byte av en trasig häftapparat. Istället för att använda en enorm, formell budget för dessa små utgifter, har vi något som liknar en "magisk plånbok" som kallas småpengar.

Småpengar är som stadens akutfond för minderåriga utgifter — det är snabbt, enkelt och håller allt igång smidigt utan att behöva mycket pappersarbete.

När en mindre utgift dyker upp kan du helt enkelt ta ut småpengarna för att hantera det snabbt. Det finns inget behov av långa godkännandeprocesser eller massor av pappersarbete-ringa cash ger snabba, enkla lösningar för att hålla ett kontor eller företag igång smidigt och effektivt!

Viktig information om Petty Cash

Som nämnts i föregående avsnitt fungerar småpengar som en angiven summa kontanter som förvaras på en säker plats, ofta hanterad av en ansvarig person eller avdelning. När en utgift uppstår betalas den ut från denna fond och register förs för att spåra användningen.

Tillgänglighet: Småpengar är strategisk kontanthantering eller en liten mängd lättillgängliga kontanter för oförutsedda kostnader.
Användning: Det kan tillämpas på ett antal mindre utgifter, inklusive blommor, kontorsmateriel, visitkort, personalluncher som tillgodoses och ersättning för anställdas utgifter.
Avdelningstilldelning: För att förenkla utgiftshanteringen kan större företag ha separata småkassar för varje avdelning.
Försoning: Alla transaktioner som involverar småpengar dokumenteras på företagets finansiella konton, och de är föremål för periodiska avstämningar.
Regler och kontroller: För att förhindra missbruk finns det vanligtvis riktlinjer för hur småpengar ska hanteras. Detta inkluderar att hålla kvitton, dokumentera varje transaktion och regelbundet stämma av fonden för att säkerställa riktigheten.

Fördelar med Petty Cash

Småpengar erbjuder flera fördelar som är särskilt fördelaktiga för att hantera småskalig transaktioner effektivt. Här är några viktiga fördelar och fördelar med småpengar:

Snabbt och bekvämt

Det är det enklaste sättet att betala för små, oförutsedda räkningar eftersom det är snabbt och bekvämt. Den är idealisk för att betala för en leveranspersons dricks eller en anställds sen natt taxi kostnad.

Minskar problem med ersättning:

Småpengar tar bort besväret med att anställda måste betala för arbetsrelaterad utgifter ur egen ficka och begära ersättning.

Vanliga mindre utgifter:

Det är användbart för vanliga nödvändigheter som städmaterial, kontorsmjölk och frimärken.

Nödsituationer:

I en nödsituation, om det inte finns tillräckligt med växel i kassan, kan småpengar också användas för att ge konsumenterna växelpengar.

Praktiskt exempel på småpengar

Tänk på ett litet kontor där den administrativa assistenten betalar för det veckovisa teammötets kaffe och tilltugg med småpengar. Hon använder också pengar för att köpa en liten bukett blommor och ett födelsedagskort till en kollega.

Hon ersätter en arbetare för en taxibiljett som betalas på en arbetsrelaterad ärende senare i månaden. Små kontantkuponger, som visar beloppet som spenderats, anledningen till köpet och den person som gjorde det, används för att spåra alla dessa kostnader.

Följande är några vanliga fall av små kontantköp:

Kontorsartiklar: Pennor, suddgummi, häftapparater och andra små men nödvändiga kontorsartiklar.
Mat och dryck: Kaffe, godis, snacks eller måltider som är tillgodosedda för personalen.
Presenter och kort: Blommor, födelsedagskort eller andra små presenter till personal eller kunder är exempel på presenter och kort.
Transport kostnader: För snabba affärsutflykter eller ärenden debiteras en taxi eller bilpris.

Hur småpengar kan passa in i olika typer av företag

Småpengar är verkligen ett mångsidigt verktyg som kan vara fördelaktigt för en mängd olika företag, men dess lämplighet beror på verksamhetens storlek och karaktär.

småföretag

Idealisk för små företag med vanliga liten dollar transaktioner. Det är användbart för att betala för små kostnader som pappersvaror, kaffe för möten eller oförutsett underhåll.

Medelstor Affärsområden

perfekt för medelstor företag som vill ha en effektiv lösning för att hantera små utgifter utan att involvera traditionella upphandlingsförfaranden. Ger snabb tillgång till pengar för små krav, vilket bidrar till upprätthålla operativ effektivitet och anställdas lycka.

Stora företag

Även om det är mindre utbrett, kan vissa divisioner eller områden inom stora företag fortfarande använda småpengar. Småpengar, till exempel, kan användas för små kontorsmaterial, kundnöjen eller resekostnader.

Ideella organisationer och utbildningsinstitutioner

Ideella organisationer och skolor använder också ofta småpengar för att hantera små utgifter relaterade till evenemang, förnödenheter eller dag för dag operationer.

Typer av småpengar

Sammantaget småpengar

Detta konto är avsett för sporadiska, små kostnader som kontorsmaterial, portokostnader och små anställdas ersättningar. Det inkluderar vanliga produkter som kan köpas utan kreditkort eller check.

Förskott Petty Cash

Förskottera småpengar fylls på regelbundet och behåller en fast summa pengar. Det används ofta för vissa syften, såsom att betala anställdas utgifter för affärsresor. Närhelst fonden tar slut fylls den på till det förutbestämda beloppet.

Akut Petty Cash

Avsatt för oförutsedda kostnader är denna fond avsedd för omedelbara behov som att byta ut ett krossat fönster eller laga en skadad skrivare. Det garanterar att akuta kontantbehov kan tillgodoses direkt.

Diskretionära småpengar

Dessa pengar, som hanteras efter chefens eller arbetsledarens gottfinnande, används för anställdas belöningar eller oförutsedda utgifter. Att spendera frihet på icke förbudgeterad mindre inköp möjliggörs.

Sammanfattningsvis finns småpengar i en mängd olika former som hjälper företag att effektivt hantera småskalig utgifter, vilket garanterar att de kan betala för vanliga utgifter, akuta utgifter, ersättningar för resor och diskretionära inköp i tid.

Hur kan vi spåra småpengar?

Spårning av småpengar innebär ett antal procedurer och bästa praxis för att garantera korrekt redovisning och minska risken för missbruk. Så här kan företag spåra och hantera små kontanter effektivt:

Petty Cash Keeper

Den person som utsetts till "förvaringsinstitut" för småkassan är ansvarig för förvaltningen av småkassan. Denna person håller reda på varje betalning och fyller på kontot efter behov.

Dokumentation och Journalföring

Många företag vill ha kvitton för varje betalning som görs. Vissa människor spårar vem som spenderat pengarna och specificerar deras utgifter med hjälp av småpengarkuponger, som finns tillgängliga från kontorsbutiker.

Betalningslogg

Transaktioner kan ibland registreras med hjälp av en enkel betalningslogg. Spårning av småpengar bör vara lika sofistikerad som resten av företagets processer.

Petty Cash Roll i e-handel och driva en Ecwid-driven onlinebutik

Även om du driver en webbutik kan du fortfarande ha små utgifter som kräver småpengar. Till exempel köp av förpackningsmaterial eller kontorsmaterial som inte är direkt kopplade till onlinetransaktioner.

Genom att ha småpengar till hands kan du lösa mindre behov snabbt utan att störa ditt e-handelsflöde.

Medan Ecwid, eller din föredragna e-handelsplattform, hanterar digitala transaktioner och försäljning, täcker småpengar vardagliga utgifter som stöder dessa operationer.

Till exempel att köpa förpackningsmaterial eller hantera oväntade små utgifter för frakt och leverans.

Genom att hålla ditt småkassasystem organiserat tillsammans med din Ecwid-verksamhet säkerställer du att både dina fysiska och digitala transaktioner är välskött. Denna samordning hjälper till att upprätthålla smidig verksamhet, korrekt bokföring och övergripande finansiell klarhet.

Om författaren

Max har arbetat i e-handelsbranschen de senaste sex åren med att hjälpa varumärken att etablera och höja nivån på innehållsmarknadsföring och SEO. Trots det har han erfarenhet av entreprenörskap. Han är en skönlitterär författare på fritiden.