ในโลกธุรกิจที่คึกคัก ประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ และบางครั้งสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ก็สามารถสร้างความแตกต่างที่ยิ่งใหญ่ได้ ขอแนะนำเงินสดย่อย การบริหารเงินเล็กๆ น้อยๆ ที่เมื่อนำมาใช้อย่างชาญฉลาดก็สามารถปฏิวัติแนวทางได้
เงินสดย่อยคืออะไร และช่วยจัดการค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ในชีวิตประจำวันภายในธุรกิจได้อย่างไร
เงินสดย่อยคือเงินจำนวนเล็กน้อยของเงินทุนของบริษัทที่สำรองไว้เพื่อชำระค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดฝันหรือค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ซึ่งไม่สามารถนำมาใช้บัตรเครดิตหรือเขียนเช็คได้
โดยปกติเงินสดย่อยจะถูกเก็บไว้ในลิ้นชักหรือกล่องที่ล็อคไว้ แต่สามารถเข้าถึงได้ง่ายและรับประกันการชำระเงินปกติที่ง่ายและรวดเร็ว
คิดว่ามันเป็นซูเปอร์ฮีโร่ในออฟฟิศหรือธุรกิจ ลองนึกภาพสำนักงานหรือธุรกิจของคุณเป็นเมืองเล็กๆ ที่พลุกพล่าน และทุกๆ วันก็มีธุรกรรมเล็กๆ น้อยๆ แต่สำคัญ
เงินสดย่อยเปรียบเสมือนกองทุนฉุกเฉินของเมืองสำหรับผู้เยาว์
เมื่อมีค่าใช้จ่ายเล็กน้อยเกิดขึ้น คุณสามารถดึงเงินสดย่อยออกมาเพื่อจัดการได้อย่างรวดเร็ว มี ไม่จำเป็นต้องมีกระบวนการอนุมัติที่ยืดเยื้อหรือเอกสารจำนวนมาก
ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับเงินสดย่อย
ดังที่ได้กล่าวไว้ในหัวข้อก่อนหน้านี้ เงินสดย่อยทำหน้าที่เป็นเงินสดจำนวนหนึ่งซึ่งถูกเก็บไว้ในสถานที่ที่ปลอดภัย ซึ่งมักจะจัดการโดยบุคคลหรือแผนกที่รับผิดชอบ เมื่อมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น เงินจะจ่ายออกจากกองทุนนี้ และบันทึกจะถูกเก็บไว้เพื่อติดตามการใช้งาน
- การเข้าถึง: เงินสดย่อยคือ การจัดการเงินสดเชิงกลยุทธ์ หรือเงินสดจำนวนเล็กน้อยที่พร้อมสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดฝัน
- การใช้: สามารถนำไปใช้กับค่าใช้จ่ายเล็กน้อยจำนวนหนึ่ง รวมถึงดอกไม้ เครื่องใช้สำนักงาน นามบัตร อาหารกลางวันของพนักงานที่จัดไว้ และการเบิกค่าใช้จ่ายของพนักงาน
- การจัดสรรแผนก: เพื่อให้การจัดการการใช้จ่ายง่ายขึ้น ธุรกิจขนาดใหญ่อาจมีกองทุนเงินสดย่อยแยกกันสำหรับแต่ละแผนก
- การประนีประนอม: ธุรกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเงินสดย่อยจะได้รับการบันทึกไว้ในบัญชีการเงินของบริษัท และอาจมีการกระทบยอดเป็นระยะ
- กฎและการควบคุม: เพื่อป้องกันการใช้ในทางที่ผิด โดยทั่วไปจะมีแนวทางในการจัดการเงินสดย่อย รวมถึงการเก็บใบเสร็จรับเงิน บันทึกธุรกรรมแต่ละรายการ และกระทบยอดกองทุนอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้เกิดความถูกต้อง
ข้อดีของเงินสดย่อย
เงินสดย่อยมีข้อดีหลายประการที่เป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อการจัดการ
รวดเร็วและสะดวกสบาย
เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการชำระบิลเล็กๆ น้อยๆ ที่คาดไม่ถึง เพราะสะดวกและรวดเร็ว เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการชำระค่าบำเหน็จของผู้จัดส่งหรือพนักงาน
ลดความยุ่งยากในการเบิกจ่าย:
เงินสดย่อยช่วยขจัดความยุ่งยากที่พนักงานต้องจ่ายเงิน
ค่าใช้จ่ายรองเล็กน้อยปกติ:
มีประโยชน์สำหรับสิ่งของจำเป็นทั่วไป เช่น อุปกรณ์ทำความสะอาด นมในสำนักงาน และแสตมป์
สถานการณ์ฉุกเฉิน:
ในกรณีฉุกเฉิน หากมีการเปลี่ยนแปลงไม่เพียงพอ เงินสดย่อยก็สามารถนำมาใช้เพื่อเปลี่ยนแปลงให้กับผู้บริโภคได้
ตัวอย่างการปฏิบัติของเงินสดย่อย
พิจารณาสำนักงานเล็กๆ ที่ผู้ช่วยฝ่ายบริหารจ่ายค่ากาแฟและของว่างสำหรับการประชุมทีมประจำสัปดาห์ด้วยเงินสดย่อย เธอยังใช้เงินเพื่อซื้อดอกไม้ช่อดอกไม้เล็กๆ และการ์ดวันเกิดให้เพื่อนร่วมงานอีกด้วย
เธอคืนเงินให้คนงานสำหรับค่าแท็กซี่ที่จ่ายในวันที่
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างทั่วไปของการซื้อเงินสดจำนวนเล็กน้อย:
- สินค้าสำนักงาน: ปากกา ยางลบ ลวดเย็บกระดาษ และของใช้สำนักงานเล็กๆ น้อยๆ ที่จำเป็นอื่นๆ
- อาหารและเครื่องดื่ม: กาแฟ ลูกอม ของว่าง หรืออาหารที่จัดไว้ให้สำหรับพนักงาน
- ของขวัญและการ์ด: ดอกไม้ การ์ดวันเกิด หรือของขวัญเล็กๆ น้อยๆ อื่นๆ ให้กับพนักงานหรือลูกค้า เป็นตัวอย่างของขวัญและการ์ด
- ค่าขนส่ง: สำหรับการทัศนศึกษาทางธุรกิจหรือทำธุระอย่างรวดเร็ว จะมีการเรียกเก็บค่าแท็กซี่หรือรถยนต์
เงินสดย่อยสามารถนำไปใช้กับธุรกิจประเภทต่างๆ ได้อย่างไร
เงินสดย่อยเป็นเครื่องมืออเนกประสงค์ที่มีประโยชน์ต่อธุรกิจหลายประเภท แต่ความเหมาะสมนั้นขึ้นอยู่กับขนาดและลักษณะของธุรกิจ
ธุรกิจขนาดเล็ก
เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีงานประจำ
ขนาดกลาง ธุรกิจ
เหมาะอย่างยิ่งสำหรับ
บริษัทขนาดใหญ่
แม้ว่าจะไม่ค่อยแพร่หลาย แต่บางแผนกหรือบางพื้นที่ภายในธุรกิจขนาดใหญ่อาจยังคงใช้เงินสดย่อย ตัวอย่างเช่น เงินสดย่อยสามารถนำไปใช้เป็นเครื่องใช้สำนักงานขนาดเล็ก ความบันเทิงของลูกค้า หรือค่าเดินทาง
องค์กรไม่แสวงผลกำไรและสถาบันการศึกษา
องค์กรไม่แสวงผลกำไรและโรงเรียนมักใช้เงินสดย่อยเพื่อจัดการรายจ่ายเล็กๆ น้อยๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานกิจกรรม อุปกรณ์ต่างๆ หรือ
ประเภทของเงินสดย่อย
รวมเงินสดย่อย
บัญชีนี้ถูกกำหนดไว้สำหรับค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ที่เกิดขึ้นเป็นระยะๆ เช่น เครื่องใช้สำนักงาน ค่าไปรษณีย์ และการชำระเงินคืนของพนักงานจำนวนเล็กน้อย รวมถึงผลิตภัณฑ์ปกติที่สามารถซื้อได้โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิตหรือเช็ค
สร้างเงินสดย่อย
สร้างเงินสดย่อย จะถูกเติมเป็นประจำและเก็บเงินตามจำนวนที่กำหนด มักใช้เพื่อวัตถุประสงค์บางอย่าง เช่น การจ่ายค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจของพนักงาน เมื่อใดก็ตามที่กองทุนเหลือน้อย กองทุนจะเติมเต็มตามจำนวนที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
เงินย่อยฉุกเฉิน
กองทุนนี้จัดสรรไว้สำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดฝันไว้สำหรับความต้องการเร่งด่วน เช่น การเปลี่ยนหน้าต่างที่ชำรุด หรือการซ่อมแซมเครื่องพิมพ์ที่เสียหาย รับประกันว่าสามารถตอบสนองความต้องการเงินสดเร่งด่วนได้ทันที
เงินสดย่อยตามดุลยพินิจ
เงินจำนวนนี้ซึ่งได้รับการจัดการตามดุลยพินิจของผู้จัดการหรือหัวหน้างาน จะนำไปใช้เป็นรางวัลพนักงานหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดฝัน ใช้จ่ายเสรีภาพไป
โดยสรุป กองทุนเงินสดย่อยมีหลากหลายรูปแบบที่ช่วยให้บริษัทต่างๆ จัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เราจะติดตามเงินสดย่อยได้อย่างไร?
การติดตามเงินสดย่อยต้องใช้ขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดหลายประการเพื่อรับประกันการบัญชีที่ถูกต้อง และลดความเป็นไปได้ของการละเมิด ต่อไปนี้คือวิธีที่บริษัทต่างๆ สามารถติดตามและจัดการเงินสดจำนวนเล็กน้อยได้อย่างมีประสิทธิภาพ:
พนักงานเก็บเงินย่อย
บุคคลที่ถูกกำหนดให้เป็น “ผู้ดูแล” เงินสดย่อยมีหน้าที่บริหารจัดการกองทุนเงินสดย่อย บุคคลนี้จะติดตามการชำระเงินทุกครั้งและเติมเงินในบัญชีตามที่กำหนด
เอกสารประกอบและ บันทึกการรักษา
ธุรกิจจำนวนมากต้องการใบเสร็จรับเงินทุกครั้งที่ชำระเงิน บางคนติดตามว่าใครใช้เงินไปและลงรายการค่าใช้จ่ายโดยใช้บัตรกำนัลเงินสดย่อยที่หาซื้อได้จากร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงาน
บันทึกการชำระเงิน
ธุรกรรมอาจถูกบันทึกเป็นครั้งคราวโดยใช้บันทึกการชำระเงินที่ตรงไปตรงมา การติดตามเงินสดย่อยควรมีความซับซ้อนพอๆ กับกระบวนการอื่นๆ ของบริษัท
บทบาทเงินสดย่อยในอีคอมเมิร์ซและการบริหารร้านค้าออนไลน์ที่ขับเคลื่อนด้วย Ecwid
แม้ว่าคุณจะเปิดร้านค้าออนไลน์ คุณอาจยังมีค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่ต้องใช้เงินสดย่อย ตัวอย่างเช่น การซื้อวัสดุบรรจุภัณฑ์หรือเครื่องใช้สำนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับธุรกรรมออนไลน์
การมีเงินสดย่อยในมือช่วยให้คุณจัดการความต้องการเล็กๆ น้อยๆ ได้อย่างรวดเร็วโดยไม่กระทบต่อขั้นตอนการทำงานอีคอมเมิร์ซของคุณ
แม้ว่า Ecwid หรือแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซที่คุณชื่นชอบจะจัดการธุรกรรมและการขายดิจิทัล แต่เงินสดย่อยจะครอบคลุมค่าใช้จ่ายประจำวันที่สนับสนุนการดำเนินงานเหล่านี้
เช่น การซื้อ วัสดุบรรจุภัณฑ์ หรือการจัดการค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่ไม่คาดคิดสำหรับการขนส่งและการจัดส่ง
ด้วยการจัดระเบียบระบบเงินสดย่อยของคุณควบคู่ไปกับการดำเนินงาน Ecwid คุณจึงมั่นใจได้ว่าทั้งธุรกรรมทางกายภาพและดิจิทัลของคุณ
- แนวคิดธุรกิจขนาดเล็กที่ประสบความสำเร็จ
- วิธีการเริ่มต้นธุรกิจขนาดเล็ก
- ตัวเลือกสินเชื่อสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
- วิธีรับเงินช่วยเหลือสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
- วิธีการแข่งขันกับกลุ่มใหญ่
E-Commerce ธุรกิจเป็นธุรกิจขนาดเล็ก - วิ่ง
ผู้หญิงเป็นเจ้าของ ธุรกิจเล็ก ๆ - การตลาดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กออนไลน์และ
ในบุคคล - วิธีส่งเสริมธุรกิจขนาดเล็กของคุณในพื้นที่
- ภาษีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กทำได้ง่าย
- การทำบัญชีและการบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กสำหรับอีคอมเมิร์ซ
- เว็บไซต์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
- วิธีการเริ่มต้นธุรกิจฟาร์มขนาดเล็ก
- วิธีการเริ่มต้นธุรกิจจัดเลี้ยงขนาดเล็ก
- วิธีการเริ่มต้นธุรกิจทำความสะอาดขนาดเล็ก
- วิธีเริ่มต้นธุรกิจอาหารขนาดเล็ก
- เพตตี้แคชคืออะไร