8 Mga Tip upang Pahusayin ang Pagproseso ng Order sa isang Online na Tindahan

Nai-post 5 months ago by Anastasia Prokofieva

Ang ecommerce ay tumaas sa nakalipas na dekada, sumakay sa digital wave upang pasimplehin ang pamimili na hindi kailanman. Ang mga industriya ay mas mahusay na bumuo o nagpapadala upang makasabay sa online shopping spree na ito!

Ang mahusay na pagpoproseso ng order sa ecommerce ay ang susi sa pagsunod sa mga mataas na inaasahan ng customer. Upang makapunta sa itaas at higit pa, ang mga negosyo ay dapat sumayaw sa isang makinis pagpoproseso ng order tango.

Narito ang lahat ng kailangan mong malaman tungkol sa pagpoproseso ng order at kung paano ito pagbutihin.

Ano ang Kahulugan ng Pagproseso ng Order?

Maaaring magtaka ang ilan: ano ang ibig sabihin ng pagpoproseso ng order? Simple lang, ang pagpoproseso ng order ay nangangahulugan ng pagtanggap, pamamahala, at pagtupad sa mga order ng customer. Ito ang serye ng mga hakbang na nagtitiyak na matagumpay na naaabot ng isang order ang customer na bumili.

Mga Hakbang ng Proseso ng Purchase Order

Ang mga paraan ng pagpoproseso ng order ay nag-iiba depende sa uri at sukat ng isang negosyo. Gayunpaman, ang mga pangunahing hakbang para sa pagpoproseso ng order ay nananatiling pare-pareho sa mga online at mga kumpanya ng katuparan. Narito ang isang malawak na pangkalahatang-ideya ng mga hakbang sa proseso ng purchase order.

Nag-order ang Customer

Ang customer ay mag-o-order ng produkto sa pamamagitan ng isang online na tindahan, email, o sa isang sales representative ng kumpanya.

Natanggap ng Kumpanya ang Order

Matatanggap ng kumpanya ang order mula sa customer, kabilang ang mga detalye tulad ng inorder na produkto, halaga, mga detalye sa pagpapadala, data sa pagpoproseso ng pagbabayad, at impormasyon sa paghahatid.

Depende sa laki ng kumpanya, maaaring matanggap ng isang indibidwal ang order na ito sa pamamagitan ng email sa pagbebenta, online na tindahan, o isang sistema ng pamamahala ng order. Ang impormasyong ito ay dapat na manu-mano o awtomatikong na-verify upang matiyak ang isang maayos na naisakatuparan na order.

Sa kaso ng mga kumpanyang may maraming lokasyon o warehouse, tutukuyin ng sistema ng pamamahala ng order kung aling lokasyon ang hahawak sa order.

Pagpili ng Imbentaryo

Pagkatapos ay darating ang pagpili ng imbentaryo. Ito ay kapag ang mga tinukoy na item at dami ay kokolektahin mula sa kasalukuyang stock upang masiyahan ang order ng customer.

Ang pagpili ng bahagi ng proseso ay kailangang i-optimize sa lahat ng paraan na posible para sa mahusay na pagproseso ng order. Kung mas maagang ilalaan at mapili ang mga item, mas mabilis silang maihanda at maipadala sa susunod na bahagi ng proseso: pag-iimpake.

Order Packing

Ito ay kung saan ang mga item ay nakaimpake sa mga kahon ng pagpapadala upang maghanda na ipadala ang mga ito sa customer.

Ang pamamaraan ng pag-iimpake ay kinabibilangan ng pagtimbang ng mga kahon at paglalagay ng mga kinakailangang label, mga detalye ng address, at mga tagubilin sa paghahatid.

Pagpapadala

Kasunod ng proseso ng pag-iimpake, ang susunod na hakbang ay nagsasangkot ng pagpapadala ng order sa customer.

Ang mga maliliit na kumpanya ay kadalasang nagpapadala ng mga order nang direkta sa mga customer, habang ang mga malalaking negosyo ay madalas na pinagsama-sama at nagpapadala ng mga batch ng mga order sa mga kalapit na lokasyon nang sabay-sabay. Ang mga order na ito ay ipapamahagi sa mga partikular na lokasyon kung kinakailangan, na maaaring makatulong na mabawasan ang mga gastos sa pamamagitan ng pagbawas sa bilang ng mga padala na ipinadala.

Notification ng Customer

Pagkatapos ipadala ang produkto, mahalagang ipaalam sa customer na ang kanilang order ay patungo sa impormasyon sa pagsubaybay. Ang proactive na diskarte na ito ay nagpapanatili sa kanila na na-update at makabuluhang nagpapalakas ng kasiyahan ng customer.

Bagama't iba-iba ang mga hakbang na ito para sa iba't ibang uri at laki ng kumpanya, mahalaga ang bawat hakbang. Anuman ang kumpanya, dapat sundin ang bawat hakbang upang matiyak ang maayos na proseso ng pagkakasunud-sunod.

Mga Tip para sa Pinahusay na Pagproseso ng Order

Ngayon, talakayin natin ang ilang tip para sa pinahusay na pagproseso ng order. Nakakatulong ang mga estratehiyang ito na i-streamline ang proseso at gawin itong mas mahusay para sa kumpanya at sa customer.

Magpatupad ng Malinaw at Organisadong Sistema

ang pagkakaroon ng isang maayos na maayos sistema sa lugar para sa pagpoproseso ng order ay mahalaga. Kabilang dito ang pagkakaroon ng itinalagang lugar para sa pag-iimbak at pag-aayos ng mga order, paglikha ng malinaw na mga alituntunin para sundin ng mga empleyado, at paggamit ng mga teknolohiya tulad ng barcode scanner upang subaybayan ang mga order.

Gumamit ng Automation Tools

Ang automation ay lalong nagiging popular sa mundo ng negosyo, at sa magandang dahilan. Ang mga kumpanya ay maaaring makatipid ng oras at mabawasan ang mga error sa pamamagitan ng pag-automate ng ilang bahagi ng proseso ng pag-order, tulad ng pagpapadala ng mga abiso o pagbuo mga label sa pagpapadala.

I-optimize ang Packaging

Ang pag-optimize ng packaging ay isa sa mga lugar na mahalaga upang ma-optimize. Gumagamit man ang isang kumpanya ng mga premade na kahon, template, o custom na packaging, dapat itong magkaroon ng pinakamahusay na mga sukat at maging sulit.

packaging dapat ang tamang sukat upang magkasya at maprotektahan ang mga produkto habang ito ay sapat na abot-kaya upang hindi makabawas sa tubo ng produkto nang labis.

Gumawa ng Pagpapadala Sulit

Ang abot-kaya at mahusay na pagpapadala ay kritikal kapag humahawak ng mga order. Ang mga gastos sa pagpapadala ay maaari talagang magdagdag ng mabilis kung hindi gagawin nang maayos. Kunin ang isang maliit na negosyong ecommerce, halimbawa — maaari nilang simulan ang pagpapadala ng mga produkto nang mag-isa, ngunit habang lumalaki ang mga order, lumalaki din ang mga gastos na iyon.

Ang lahat ng ito ay nagdaragdag kapag isinaalang-alang mo ang oras na ginugol sa pagkuha ng mga materyales tulad ng tape at mga kahon at pag-iimpake at pagkatapos ay ang oras at gasolina upang maghakot ng mga pagpapadala sa carrier.

Habang lumalaki ang isang negosyo at tumataas ang mga order, maaaring makatuwiran na magsimulang makipagsosyo sa isang serbisyo sa pamamahagi upang mahawakan ang iyong pagkarga sa pagpapadala.

Upang bawasan ang mga gastos sa pagpapadala, isaalang-alang ang pagbili ng mga may diskwentong supply, pagpili para sa flat-rate pagpapadala, o paggamit ng magaan at custom na mga materyales sa packaging.

Matuto nang higit pa tungkol sa pagbabawas ng mga gastos sa pagpapadala sa artikulong ito:

Gumamit ng Order Management Software

Sa mga unang yugto ng isang negosyo, ang paghawak ng ilang mga order ay hindi malaking bagay. Ngunit habang dumarami ang trapiko, maaaring maging mahirap ang mga bagay, na humahantong sa mas maraming mga error. Iyon ay maaaring maging matalino na isaalang-alang ang pagkuha ng ilan nangunguna software sa pamamahala ng order.

Makakatulong ang ganitong software sa pagsubaybay sa mga papasok at papalabas na order, mga order sa pagproseso, mga antas ng imbentaryo, at marami pang iba. Nag-aalok ito ng higit na transparency sa proseso ng pag-order, pinapahusay ang katumpakan, at makakatulong upang makabuluhang taasan ang kahusayan. Nagbibigay din ito ng malaking bilang ng mga kawani upang tumuon sa iba pang mga lugar at pagpapalago ng negosyo.

Subaybayan ang Mga KPI sa Pagproseso ng Order

Dapat matukoy ng bawat negosyong ecommerce ang nito mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap (KPI) sa buong proseso ng pagpapadala nito. Maaaring subaybayan ang mga sukatan na ito upang matukoy ang bisa at kahusayan ng proseso ng pagtupad ng order.

Ang pinakamahalagang sukatan sa bagay na ito ay ang oras ng turnaround para sa isang order, kasiyahan ng customer, rate ng katuparan, at rate ng katumpakan.

Matuto pa tayo tungkol sa kanila:

Oras ng turnaround ng order: Ang tagal sa pagitan ng isang order na inilalagay at naihatid sa customer. Kung mas mababa ang bilang na ito, mas mahusay ang proseso. Upang pahusayin ang turnaround rate nito, maaaring subaybayan ng isang negosyo ang mga oras ng hakbang upang matukoy ang mga inefficiencies sa mga partikular na yugto ng proseso.
Katumpakan rate: Ang bilang o porsyento ng mga order na nakumpleto at natupad nang walang mga pagkakamali. Nakakatulong ito na matukoy ang mga karaniwang pagkakamali at maghanap ng mga paraan upang ayusin ang mga ito, na humahantong sa isang mas mahusay na rate ng tumpak na mga order.
Rate ng kasiyahan ng customer: Sinusukat nito kung paano nakikita ng mga customer ang negosyo at ang kanilang kasiyahan dito. Upang mangalap ng datos, humingi ng feedback sa mga customer sa pamamagitan ng mga survey o pag-asikaso mga email. Ang feedback ng customer ay mahalaga sa pagtukoy ng anumang mga isyu sa chain processing ng order, tulad ng mahabang oras ng paghahatid, mga nasirang produkto, mga maling item, o iba pang alalahanin.
Rate ng katuparan: Ang fulfillment rate ay ang bilang ng mga order na nakumpleto kumpara sa bilang na patuloy pa rin. Makakatulong ito na mabilis na matukoy ang mga problema o inefficiencies sa proseso ng pagtupad at tukuyin ang mga lugar ng pangunahing pangangailangan para sa mga partikular na produkto. Ang bawat negosyo ay dapat magsikap na panatilihin ang isang mataas na rate ng katuparan upang matiyak na matatanggap ng mga customer ang kanilang mga produkto kaagad.

Maaaring isaalang-alang din ng ilang negosyo ang ilang dagdag o mas detalyadong sukatan. Gayunpaman, ito ang mga pangunahing dapat na regular na subaybayan upang matiyak ang isang maayos at mahusay na proseso ng pagtupad ng order.

Manatili sa Tuktok ng Imbentaryo

Ang isa pang kritikal na aspeto ng pagpoproseso ng order ay pamamahala ng imbentaryo. Ang pagsubaybay sa mga antas ng imbentaryo ay mahalaga sa pagtiyak ng napapanahong paghahatid ng mga produkto. Ang mga negosyo ay kailangang magkaroon ng sapat na stock sa kamay upang matupad ang mga order, ngunit hindi gaanong ito ay nagiging pabigat sa espasyo ng imbakan at pananalapi.

Ang isang mahusay na kasanayan ay ang pagsasagawa ng mga pag-audit ng imbentaryo upang regular na subaybayan ang mga antas ng stock. Makakatulong din ito sa pagtukoy ng mga potensyal na isyu gaya ng overstocking o mabagal na gumagalaw mga produkto.

Pag-enable mababa ang stock alerto tumutulong din sa pananatili sa tuktok ng mga antas ng imbentaryo. Nagbibigay-daan ito sa mga negosyo na mag-restock at tuparin ang mga order nang walang pagkaantala.

Sa pamamagitan ng pananatiling nangunguna sa pamamahala ng imbentaryo, maiiwasan ng mga negosyo ang mga stockout at backorder, na humahantong sa mga hindi nasisiyahang customer at nawalan ng benta.

Panatilihing May Kaalaman ang mga Customer

Ang transparency at status ng order ay kabilang sa mga pinakamahusay na paraan para mapahusay ng kumpanya ang kasiyahan ng customer. Ang mga customer ay dapat na regular na ipaalam sa kanilang katayuan ng order o magagawang suriin ang website ng kumpanya para sa impormasyon.

Hindi masakit na abisuhan ang customer tungkol sa mga sumusunod na hakbang:

Nasa proseso ang order: Natanggap ng kumpanya ang order at kasalukuyang sumasailalim sa mga hakbang sa itaas, tulad ng pag-verify, pagpili, pag-iimpake, at paghahanda para maipadala.
Naproseso ang order: Nangangahulugan ito na ang order ay nakolekta, nakaimpake, at handa nang ipadala.
Ipinadala ang order: Naipadala na ang order sa customer. Dapat din itong magsama ng impormasyon sa pagsubaybay upang masubaybayan ng customer ang kanilang order.

Ang impormasyong ito ay tumutulong sa mga customer na makaramdam ng kontrol at manatiling kasangkot sa kanilang mga pagbili. Maaari itong gumawa ng lahat ng pagkakaiba sa kanilang kasiyahan sa proseso ng pagbili.

Hindi lamang ito nag-aambag sa kanilang pagiging mga bumabalik na customer, ngunit mas malamang na irekomenda nila ang kumpanya sa iba.

Pamamahala ng Order na Ginawang Simple gamit ang Ecwid

Ang pagpapatakbo ng iyong sariling ecommerce na negosyo ay maaaring maging isang hindi kapani-paniwalang paglalakbay, at narito ang Ecwid upang tulungan kang makamit ito. Ang aming platform ng ecommerce ay idinisenyo upang gawing mas madali ang pagpapatakbo ng isang tindahan ng ecommerce kaysa dati.

Tinutulungan ka ng Ecwid na mapahusay ang iyong order processing at maayos na pangasiwaan ang buong lifecycle ng order, mula sa paglalagay ng order hanggang sa paghatid nito sa oras.

Narito ang ilan lamang sa mga tool na ginagawang madali ang pagproseso ng order gamit ang Ecwid:

Subaybayan ang mga order mula sa lahat ng channel sa pagbebenta sa isang dashboard, na may madaling gamiting mga filter para sa status ng pagbabayad at katuparan, petsa, at higit pa.
Panatilihing may kaalaman ang iyong mga customer tungkol sa kanilang mga order sa pamamagitan ng pag-update ng mga status mula sa paghihintay hanggang sa maproseso, ipinadala, at naihatid.
Tiyaking mananatiling updated ang iyong team sa anumang pagbabago sa status para mapabilis ang pagproseso ng order.
Manatili sa tuktok ng iyong imbentaryo sa mababa ang stock mga alerto upang subaybayan ang lahat ng iyong produkto at tiyaking hindi ka mauubusan ng stock.
Magbigay ng impormasyon sa pagsubaybay sa iyong mga customer upang malaman nila kung kailan aasahan ang pagdating ng order.
Gumamit ng iba pang mga tool para sa mahusay na pagtupad ng order, tulad ng mga alerto sa bagong order, tala ng kawani, komento sa mga order, at pag-export ng listahan ng order.
Bumili ng mga may diskwentong label sa pagpapadala mula mismo sa Ecwid admin.

Sa ngayon mabilis na bilis mundo, ang pagkakaroon ng makapangyarihang online na tindahan ay mahalaga para sa anumang negosyo. Kaya bakit maghintay? Gumawa ng tindahan ngayon at tuklasin ang mga posibilidad ng Ecwid para sa iyong negosyo.

Tungkol sa Ang May-akda

Si Anastasia Prokofieva ay isang manunulat ng nilalaman sa Ecwid. Nagsusulat siya tungkol sa online marketing at promosyon upang gawing mas madali at mas kapakipakinabang ang pang-araw-araw na gawain ng mga negosyante. Mayroon din siyang malambot na lugar para sa mga pusa, tsokolate, at paggawa ng kombucha sa bahay.