Petty Cash: Kahulugan, Mga Halimbawa, Mga Uri at Gabay

Nai-post 5 months ago by Max Komonov

Sa mataong mundo ng negosyo, ang kahusayan ay susi, at kung minsan, ito ang maliliit na bagay na maaaring gumawa ng malaking pagkakaiba. Ipakilala natin ang petty cash, isang katamtamang aspeto ng pamamahala ng pera na, kapag ginamit nang matalino, maaaring baguhin ang paraan maliit na-scale ang mga gastos ay hinahawakan.

Ano ang petty cash, at paano ito nakakatulong na pamahalaan ang maliliit, pang-araw-araw na gastos sa loob ng isang negosyo?

Ang petty cash ay ang maliit na halaga ng mga pondo ng kompanya na nakalaan upang bayaran ang hindi inaasahang o maliliit na gastos na hindi makatwiran sa paggamit ng credit card o pagsulat ng tseke.

Ang petty cash ay karaniwang inilalagay sa isang nakakandadong drawer o kahon, ngunit madali itong ma-access at ginagarantiyahan ang madali at mabilis na pagbabayad para sa mga regular na bill.

Isipin ito bilang superhero ng opisina o negosyo. Isipin na ang iyong opisina o negosyo ay isang mataong maliit na lungsod, at araw-araw, may maliliit ngunit mahahalagang transaksyon nangyayari—tulad ng pagbili ng mga iyon magkano ang kailangan mga supply ng kape o pagpapalit ng sirang stapler. Sa halip na gumamit ng malaking, pormal na badyet para sa maliliit na gastusin na ito, mayroon kaming isang bagay na medyo tulad ng isang "magic wallet" na tinatawag na petty cash.

Ang petty cash ay parang emergency fund ng lungsod para sa menor de edad gastos—ito ay mabilis, madali, at pinapanatiling maayos ang lahat nang hindi nangangailangan ng maraming papeles.

Kapag may maliit na gastusin, maaari kang kumuha ng pera upang mahawakan ito nang mabilis. meron hindi na kailangan ng mahabang proseso ng pag-apruba o tambak ng mga papeles— maliit cash ay nagbibigay ng mabilis, madaling solusyon upang mapanatiling maayos at mahusay ang pagtakbo ng isang opisina o negosyo!

Mahalagang Impormasyon Tungkol sa Petty Cash

Gaya ng nabanggit sa nakaraang seksyon, ang petty cash ay gumagana bilang isang itinalagang halaga ng cash na inilalagay sa isang ligtas na lokasyon, na kadalasang pinamamahalaan ng isang responsableng tao o departamento. Kapag nagkaroon ng gastos, binabayaran ito mula sa pondong ito, at pinapanatili ang mga talaan upang masubaybayan ang paggamit.

Aksesibilidad: Ang petty cash ay estratehikong pamamahala ng pera o isang maliit na dami ng madaling magagamit na cash para sa mga hindi inaasahang gastos.
Paggamit: Maaari itong ilapat sa ilang maliliit na gastusin, kabilang ang mga bulaklak, mga kagamitan sa opisina, mga business card, mga pananghalian ng empleyado na naka-catered, at reimbursement sa gastos ng empleyado.
Paglalaan ng departamento: Upang pasimplehin ang pamamahala sa paggasta, ang malalaking negosyo ay maaaring magkaroon ng hiwalay na petty cash na pondo para sa bawat departamento.
Pagkakasundo: Lahat ng mga transaksyong may kinalaman sa petty cash na pera ay nakadokumento sa mga financial account ng kumpanya, at ang mga ito ay napapailalim sa pana-panahong pagkakasundo.
Mga panuntunan at kontrol: Upang maiwasan ang maling paggamit, karaniwang may mga alituntunin kung paano dapat pangasiwaan ang maliit na pera. Kabilang dito ang pag-iingat ng mga resibo, pagdodokumento sa bawat transaksyon, at regular na pakikipagkasundo sa pondo upang matiyak ang katumpakan.

Mga Bentahe ng Petty Cash

Ang petty cash ay nag-aalok ng ilang mga pakinabang na partikular na kapaki-pakinabang para sa pamamahala maliit na-scale mga transaksyon nang mahusay. Narito ang ilang pangunahing benepisyo at bentahe ng petty cash:

Mabilis at Maginhawa

Ito ang pinakamadaling paraan upang magbayad para sa maliit, hindi inaasahang mga bayarin dahil ito ay mabilis at maginhawa. Ito ay mainam para sa pagbabayad para sa pabuya ng taong naghatid o ng isang empleyado gabing-gabi na gastos ng taxi.

Binabawasan ang Mga Abala sa Reimbursement:

Tinatanggal ng petty cash ang abala ng mga empleyado na kailangang magbayad may kinalaman sa trabaho mga gastos mula sa bulsa at pagkatapos ay humiling ng reimbursement.

Regular na Minor Outlay:

Nakakatulong ito para sa mga regular na pangangailangan tulad ng mga panlinis, gatas ng opisina, at mga selyo.

Mga Emergency na Sitwasyon:

Sa isang emergency, kung walang sapat na pagbabago sa till, ang petty cash ay maaari ding gamitin upang magbigay ng sukli para sa mga mamimili.

Praktikal na Halimbawa ng Petty Cash

Isaalang-alang ang isang maliit na opisina kung saan binabayaran ng administrative assistant ang kape at meryenda ng lingguhang pulong ng team gamit ang maliit na pera. Gumagamit din siya ng pera para bumili ng kaunting bouquet ng bulaklak at birthday card para sa isang katrabaho.

Binabayaran niya ang isang manggagawa para sa pamasahe sa taksi na binayaran sa isang may kinalaman sa trabaho utusan mamaya sa buwan. Ang mga petty cash voucher, na naglilista ng halagang ginastos, ang dahilan ng pagbili, at ang indibidwal na gumawa nito, ay ginagamit upang subaybayan ang lahat ng mga gastos na ito.

Ang mga sumusunod ay ilang karaniwang pagkakataon ng maliliit na pagbili ng pera:

Mga gamit sa opisina: Mga panulat, pambura, stapler, at iba pang maliit na kailangan pang gamit sa opisina.
Pagkain at inumin: Kape, kendi, meryenda, o pagkain na inilaan para sa mga miyembro ng kawani.
Mga regalo at card: Ang mga bulaklak, birthday card, o iba pang maliliit na regalo para sa mga kawani o kliyente ay mga halimbawa ng mga regalo at card.
Gastos sa transportasyon: Para sa mabilis na mga ekskursiyon sa negosyo o mga gawain, sisingilin ang presyo ng taxi o sasakyan.

Paano Maaaring Magkasya ang Petty Cash sa Iba't Ibang Uri ng Negosyo

Ang petty cash ay talagang isang maraming nalalaman na tool na maaaring maging kapaki-pakinabang para sa iba't ibang mga negosyo, ngunit ang pagiging angkop nito ay depende sa laki at kalikasan ng negosyo.

maliit na Negosyo

Tamang-tama para sa maliliit na negosyo na may regular maliit na dolyar mga transaksyon. Ito ay kapaki-pakinabang para sa pagbabayad para sa maliliit na gastos tulad ng stationery, kape para sa mga pulong, o hindi inaasahang pagpapanatili.

Katamtaman ang Laki Negosyo

Mainam para sa Katamtamang sukat mga kumpanyang nagnanais ng mahusay na solusyon upang harapin ang maliliit na gastos nang hindi kinasasangkutan ng mga tradisyonal na pamamaraan sa pagkuha. Nagbibigay ng mabilis na pag-access sa pera para sa maliit na pangangailangan, na nag-aambag sa pagpapanatili ng pagiging epektibo ng pagpapatakbo at kaligayahan ng empleyado.

Malaking Korporasyon

Kahit na ito ay hindi gaanong laganap, ang ilang mga dibisyon o lugar sa loob ng malalaking negosyo ay maaari pa ring gumamit ng petty cash. Ang petty cash, halimbawa, ay maaaring gamitin para sa maliliit na kagamitan sa opisina, libangan ng kliyente, o mga gastos sa paglalakbay.

Mga Nonprofit at Mga Institusyong Pang-edukasyon

Ang mga nonprofit at paaralan ay madalas ding gumagamit ng petty cash upang pamahalaan ang maliliit na paggasta na nauugnay sa mga kaganapan, supply, o araw-araw operasyon.

Mga Uri ng Petty Cash

Pangkalahatang Petty Cash

Ang account na ito ay itinalaga para sa kalat-kalat, maliliit na gastos tulad ng mga gamit sa opisina, mga gastos sa koreo, at maliliit na pagbabayad ng empleyado. Kabilang dito ang mga regular na produkto na mabibili nang walang credit card o tseke.

Imprest Petty Cash

Imprest petty cash ay muling pinupunan sa isang regular na batayan at nagpapanatili ng isang nakatakdang halaga ng pera. Ito ay madalas na ginagamit para sa ilang partikular na layunin, tulad ng pagbabayad ng mga gastusin sa paglalakbay sa negosyo ng mga empleyado. Sa tuwing mababa ang pondo, ito ay muling pinupunan sa paunang natukoy na halaga.

Pang-emergency na Petty Cash

Magtabi para sa mga hindi inaasahang gastos, ang pondong ito ay inilaan para sa mga agarang pangangailangan tulad ng pagpapalit ng sirang bintana o pag-aayos ng sirang printer. Ginagarantiyahan nito na ang mga apurahang pangangailangan sa pera ay maaaring matugunan kaagad.

Discretionary Petty Cash

Ang perang ito, na pinamamahalaan sa pagpapasya ng manager o superbisor, ay ginagamit para sa mga reward ng empleyado o hindi inaasahang gastos. Gumagastos ng kalayaan sa hindi na-pre-budget ang mga maliliit na pagbili ay ginawang posible.

Sa kabuuan, ang mga petty cash na pondo ay may iba't ibang anyo na tumutulong sa mga kumpanya sa epektibong paghawak maliit na-scale mga paggasta, na ginagarantiyahan na mababayaran nila ang mga regular na gastusin, mga pang-emergency na gastos, mga reimbursement para sa paglalakbay, at mga discretionary na pagbili sa oras.

Paano Namin Masusubaybayan ang Petty Cash?

Ang pagsubaybay sa petty cash ay nangangailangan ng ilang mga pamamaraan at pinakamahusay na kagawian upang magarantiya ang tamang accounting at mabawasan ang posibilidad ng pang-aabuso. Narito kung paano masusubaybayan at mapangasiwaan ng mga kumpanya ang maliit na pera nang mahusay:

Tagapangalaga ng Petty Cash

Ang taong itinalaga bilang "custodian" ng petty cash ang namamahala sa petty cash fund. Sinusubaybayan ng indibidwal na ito ang bawat pagbabayad at nangunguna sa account kung kinakailangan.

Dokumentasyon at Pag-iingat ng Record

Maraming mga negosyo ang gusto ng mga resibo para sa bawat pagbabayad na ginawa. Sinusubaybayan ng ilang tao kung sino ang gumastos ng pera at iniisa-isa ang kanilang mga gastos gamit ang mga petty cash voucher, na makukuha mula sa mga tindahan ng supply ng opisina.

Log ng Pagbabayad

Ang mga transaksyon ay maaaring paminsan-minsan ay maitala gamit ang isang direktang log ng pagbabayad. Ang pagsubaybay sa petty cash ay dapat kasing sopistikado gaya ng iba pang proseso ng kumpanya.

Tungkulin ng Petty Cash Sa Ecommerce At Pagpapatakbo ng Online Store na Pinapatakbo ng Ecwid

Kahit na nagpapatakbo ka ng isang online na tindahan, maaaring mayroon ka pa ring maliit na gastos na nangangailangan ng maliit na pera. Halimbawa, ang pagbili ng mga materyales sa packaging o mga gamit sa opisina na hindi direktang nauugnay sa mga online na transaksyon.

Ang pagkakaroon ng maliit na pera sa kamay ay nagbibigay-daan sa iyong matugunan ang mga maliliit na pangangailangan nang mabilis nang hindi nakakaabala sa iyong daloy ng trabaho sa ecommerce.

Habang ang Ecwid, o ang iyong platform ng ecommerce na kagustuhan, ay namamahala ng mga digital na transaksyon at benta, sinasaklaw ng petty cash ang mga pang-araw-araw na gastos na sumusuporta sa mga operasyong ito.

Halimbawa, pagbili packaging materyales o paghawak ng hindi inaasahang maliliit na gastos para sa pagpapadala at paghahatid.

Sa pamamagitan ng pagpapanatiling organisado ng iyong petty cash system kasama ng iyong mga operasyon sa Ecwid, tinitiyak mo na pareho ang iyong pisikal at digital na mga transaksyon ay maayos na pinamamahalaan. Nakakatulong ang koordinasyong ito sa pagpapanatili ng maayos na operasyon, tumpak na bookkeeping, at pangkalahatang kalinawan sa pananalapi.

Tungkol sa Ang May-akda

Nagtatrabaho si Max sa industriya ng ecommerce sa nakalipas na anim na taon na tumutulong sa mga brand na magtatag at mag-level-up ng marketing sa nilalaman at SEO. Sa kabila nito, mayroon siyang karanasan sa pagnenegosyo. Isa siyang fiction writer sa kanyang libreng oras.