Small Business Bookkeeping at Accounting 101 para sa E-commerce

Nai-post 4 taon na ang nakakaraan by Aniqa Hijazi, Ecwid Team

Hindi alintana kung magpasya kang i-outsource ang aspetong ito ng iyong negosyo o gumawa ng mas DIY diskarte, may ilang bagay na kailangan mong malaman pagdating sa maliit na negosyo bookkeeping at accounting.

Mula sa pagtatatag ng account sa bangko ng negosyo hanggang sa paghahanda para sa panahon ng buwis, ang pag-alam sa mga pangunahing kaalaman sa aspeto ng pananalapi ng iyong operasyon ay maaaring gawing mas mababa ang iyong buhay nakaka-stress–at makakatulong din sa iyo na i-optimize ang iyong negosyo.

Mag-set Up ng Business Bank Account

Ang pag-set up ng hiwalay na bank account ng negosyo ay ang pinakaunang hakbang patungo walang gulo accounting para sa iyong maliit na negosyo.

Hindi lamang nito ginagawang mas madaling subaybayan ang iyong may kinalaman sa negosyo mga gastusin, ngunit kung isa kang entity ng negosyo maliban sa isang solong nagmamay-ari (ibig sabihin, LLC, korporasyon, partnership, atbp.) legal kang kinakailangang magkaroon ng dedikadong bank account ng negosyo.

Magandang ideya na magkaroon ng dalawang uri ng mga account:

Pagsuri: para mga gastusin sa negosyo tulad ng imbentaryo, paglalakbay, mga gastos sa pagpapadala, mga gamit sa packaging, Atbp
Mga Savings: Para sa pagtatago ng mga kita at isang porsyento ng iyong mga kita para sa buwis time.

Kapag pumipili ng bangko para sa iyong negosyo, tiyaking suriin ang kanilang iba't ibang istruktura ng bayad, mga kinakailangan sa balanse, at, para sa kaginhawahan, kalapitan sa kung saan ka nakatira. Nag-aalok ang ilang mga bangko ng estado libreng mga account sa bangko ng negosyo, ngunit siguraduhing basahin ang fine print.

Isaisip din ang pagsasama. Kung itali mo ang iyong mga account sa negosyo sa isang software ng accounting, alamin na ang ilang mas maliliit, lokal na bangko ay walang kakayahang magsama sa mga tool na ito.

Bago ka pumunta sa bangko, tiyaking dala mo ang kinakailangang dokumentasyon, gaya ng iyong:

itinatag na pangalan ng negosyo
tax ID
personal na pagkakakilanlan.

Pagsubaybay sa Iyong Mga Gastos

Susunod, gusto mong tukuyin kung paano mo idodokumento ang iyong mga gastos sa negosyo. Makakatulong ito sa iyo na manatiling malapitan ang iyong mga margin at gastos–at pinapadali din nito ang oras ng buwis.

Ang bahagi nito ay nangangahulugan ng pagpapanatiling maayos ang iyong mga resibo at invoice. Tiyaking panatilihin ang mga resibo na natamo mula sa:

Mga gastos sa opisina: ilang porsyento ng iyong bahay ang ginagamit mo para sa negosyo, o kung mayroon kang panlabas na opisina, mga resibo na nauugnay sa gastos na iyon
Mileage o gastos sa Sasakyan: Maaari mong ibawas ang taunang mileage na inilagay mo sa iyong sasakyan para sa paglalakbay sa negosyo (makakakuha ka ng isang ipinag-uutos ng estado rate), o maaari mong ibawas ang isang porsyento ng iyong kabuuang taunang gastos sa sasakyan (tulad ng pagpapalit ng langis, gas, atbp.)
paglalakbay: Mga gastos sa hotel, pagkain, at transportasyon mula sa iyong paglalakbay sa negosyo
Mga Pagkain/Libangan: Mga pulong sa negosyo para sa tanghalian, para sa halimbawa—lang siguraduhing tandaan kung sino ang nakilala mo sa likod.

Ang dokumentasyon ay mahalaga para sa maaasahan pagsubaybay sa gastos. Gumagamit ka man ng mga simpleng folder upang panatilihing magkasama ang iyong mga resibo o isang online na solusyon tulad ng Dagdagan ang, siguraduhing palagi mong organisado ang iyong mga resibo. Kung sakaling ma-audit ka ng IRS, gugustuhin nilang makita ang iyong detalyadong papel na trail.

Pinagmulan ng larawan: Expensify

Upang gawing medyo mas simple ang prosesong ito, maaari kang gumawa ng ilang aktibong hakbang para sa dokumentasyon at imbakan. Isaalang-alang ang mga sumusunod na tip:

Panatilihin ang isang mileage log sa iyong sasakyan upang maidokumento mo kaagad ang mga milyang nalakbay (at ang iyong patutunguhan). Ang isang simpleng buwanang tagaplano ay mahusay para dito.
Magtabi ng maliit na accordion folder sa iyong sasakyan o travel bag na may mga seksyon na minarkahan para sa iba't ibang uri ng mga resibo. Binabawasan nito ang panganib na sila ay masira o mawala sa paglalakbay.
Minsan sa isang buwan, suriin ang iyong mga kabuuan ng resibo laban sa iyong bank statement upang matiyak na walang mga pagkakaiba.

Kung maaari mong gawin ang mga hakbang na ito patungo sa tumpak pag-iingat ng talaan, gagawin mong mas madali sa iyong sarili (o sa iyong accountant) kapag nag-assemble ng malinis, walang error mga libro.

bookkeeping

Susunod, pag-usapan natin ang tungkol sa bookkeeping.

Ang bookkeeping ay ang pang-araw-araw na proseso ng pagtatala ng mga gastos at transaksyon sa negosyo at ipagkasundo ang mga ito sa mga bank statement. Hindi tulad ng accounting, na tumitingin sa mga numero mula sa isang mas naka-zoom out na pananaw para sa pagsusuri, ang bahaging ito ng proseso ay tungkol sa pagtiyak ng tamang dokumentasyon.

Mayroong ilang iba't ibang paraan na maaari mong lapitan ito:

Makipagtulungan sa a lokal na bookkeeper/accountantkung sino ang humahawak nito para sa iyo.
DIY approach, na nangangahulugang paggamit ng spreadsheet o batay sa ulap solusyon tulad ng Alon.

Ang tamang opsyon para sa iyo ay depende sa iyong bandwidth at kakayahan. Kung natatakot ka sa aspetong ito ng iyong negosyo o walang oras na pag-ukulan may kinalaman sa bookkeeping mga gawain, ang pag-outsourcing ng gawaing ito sa isang propesyonal ay nakakatulong na matiyak na hindi ka nag-aagawan kapag dumating ang oras ng buwis. Kung komportable kang manguna sa mga numero, narito ang ilang mga pangunahing kaalaman na gusto mong tandaan habang inihahanda ang iyong mga aklat:

Mga account receivable at payable: Kung ano ang utang sa iyo ng mga customer, pati na rin kung ano ang utang mo sa iba
Kita at gastos: Lahat ng mga transaksyon, kabilang ang mga benta at mga gastos na nauugnay sa paggawa ng negosyo
Inventory: Detalyadong breakdown ng dami ng stock, petsa ng pagbili, petsang naibenta, atbp.

Mahalagang panatilihing tumpak at tumpak ang iyong mga aklat sunod sa panahon hangga't maaari, dahil ang mga numerong ito ay makakatulong sa iyong gumawa ng mas matalinong mga desisyon sa negosyo.

Pag-unawa sa Iyong Mga Kinakailangan sa Buwis

Para sa maraming maliliit na may-ari ng negosyo, ang panig ng buwis ng negosyo ay maaaring medyo nakakatakot. Ngunit sa tamang halaga ng pag-iipon at maingat na bookkeeping, maaari itong maging medyo simple.

Para sa sa sarili nagtatrabaho crowd (sole proprietor, LLCs, at partnerships), kukunin mo ang kita ng negosyo sa iyong personal na tax return. Ang mga korporasyon ay naiiba dahil sila ay gumaganap bilang hiwalay na mga entity, kaya ang mga kinakailangan sa pag-file ay medyo naiiba.

Kung kumikita ka ng higit sa $1,000 bawat taon, kakailanganin mong gumawa ng mga tinantyang quarterly na pagbabayad ng buwis. Upang kalkulahin ang iyong mga quarterly na pagbabayad, magandang ideya na sumangguni sa mga pag-file noong nakaraang taon bilang gabay kung ang iyong negosyo ay nanatiling pareho. Kung hindi, gugustuhin mong tantyahin ang iyong inaasahang kita na binawasan ang mga pagbabawas para sa taon. Kung ikaw ay nasa US, makukumpleto mo ang a 1040-ES worksheet.

Sa pangkalahatan, gugustuhin mong magplano na magtabi ng isang bahagi ng iyong mga kita para sa oras ng buwis.

magkano? Ang isang ligtas na hanay ay 30-40%, ayon sa Wall Street Journal. Mas mainam na mag-ipon ng higit pa kaysa sa kailangan mo kaysa sa pag-aagawan upang makabuo ng kung ano ang iyong utang sa oras ng buwis.

Subaybayan ang Mga Key Number

Habang kinukumpleto mo ang iyong bookkeeping work, gugustuhin mong magsagawa ng ilang pagsusuri upang masubaybayan ang mga pangunahing numero at maghanap ng mga trend at pattern na makakatulong sa iyong pagbutihin ang negosyo. Ang ilang pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap na dapat bantayan ay kinabibilangan ng:

Mga kabuuang margin: Ang porsyentong ito ay tutulong sa iyo na subaybayan ang iyong mga margin at makakuha ng matatag na pagkaunawa sa kung magkano ang aktwal mong kinikita mula sa iyong mga produkto. Para kalkulahin ang gross margin, gamitin ang formula: Gross margin (%) = (Kita — halaga ng mga naibenta) / kita

Buwanang benta: Maghanap ng mga pattern na makakatulong sa iyong makita ang mabagal na buwan at abalang buwan. Gamitin ang data na ito upang ipaalam ang iyong diskarte sa marketing at advertising.

ROI sa marketing: Subaybayan ang return on investment mula sa iyong iba't ibang pagsusumikap sa marketing upang malaman kung aling mga channel at platform ang gumagawa ng pinakamahusay na mga resulta. Sa pasulong, gumastos ng higit pa sa mga channel na naghahatid ng pinakamataas na kita at pinutol ang mababa ang pagganap.

Ang magandang balita ay may detalyadong Ecwid ulat ng mga benta nakapaloob sa platform, tulad ng makikita mo sa ibaba:

Tandaan lamang: Ang mga numero ay hindi nagsisinungaling. Sumangguni muli sa mga pangunahing figure na ito kapag sinusuri kung aling mga produkto re-stock, mga pagtaas ng presyo, mga gastos sa pagpapadala/pagpapakete, at higit pa.

Bookkeeping at Accounting ng Maliit na Negosyo: Mas Madali kaysa sa Inaakala Mo

Gamit ang tamang impormasyon sa pananalapi at isang mahusay na produkto, maaari mong palaguin ang isang umuunlad na maliit na negosyo sa anumang oras. Kung ginagawa mo ang pag-iingat ng record ang iyong sarili o ini-outsourcing ito sa isang eksperto, panatilihin ang isang pulso sa mga pangunahing numero at ulat na makakatulong sa iyong maunawaan kung paano gumaganap ang iyong operasyon.

Gusto mo ng higit pang content sa pinansyal na bahagi ng iyong maliit na negosyo? Tingnan ang:

Tungkol sa Ang May-akda

Aniqa, CFO sa Ecwid, ay tumulong sa mga kumpanya na makamit ang ninanais na mga layunin sa pananalapi at negosyo na may pagtuon sa pagsunod at kahusayan sa pagpapatakbo. Sa labas ng trabaho mahilig siya sa interior designing at paglalakbay sa buong mundo.

Accounting, Pananalapi at Legal E-commerce Magplano