Quản lý hàng tồn kho tốt là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn cân bằng cung và cầu. Tối ưu hóa mức tồn kho có nghĩa là bạn có thể đảm bảo có đúng sản phẩm cho khách hàng và tránh được những rắc rối do có quá nhiều hàng tồn kho.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một số chiến lược thực tế để duy trì mức tồn kho tối ưu, tránh những sai lầm thường gặp về tồn kho và tăng hiệu quả chung cho doanh nghiệp của bạn.
Hiểu về Quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả chính là tìm được sự cân bằng phù hợp.
Một chiến lược phổ biến là
Thách thức chính là cân bằng mức tồn kho. Nếu bạn giữ quá nhiều, nó có thể làm giảm lợi nhuận của bạn với tất cả các chi phí lưu trữ đó. Nhưng nếu bạn hết hàng, bạn có thể bỏ lỡ doanh số. Vì vậy, bằng cách tìm ra các chiến lược phù hợp, bạn có thể duy trì dòng tiền của mình ổn định, làm hài lòng khách hàng và tăng lợi nhuận chung.
Hậu quả của việc tồn kho quá mức
Một cách làm phổ biến khác là tìm một nhà kho và lưu trữ càng nhiều hàng tồn kho càng tốt. Điều này trở nên phổ biến hơn nhiều sau đại dịch khi các tuyến cung ứng bị đóng cửa. Tuy nhiên, cách làm này có thể có một số nhược điểm. Sau đây là một số nhược điểm cần biết.
Tăng chi phí nắm giữ
Quá nhiều hàng tồn kho có thể làm tăng chi phí lưu kho lớn, chẳng hạn như chi phí lưu kho, bảo hiểm và quản lý. Những chi phí này có thể làm giảm lợi nhuận và chuyển hướng nguồn lực khỏi các bộ phận quan trọng khác trong doanh nghiệp của bạn.
Chi phí thuê kho bãi ngày càng tăng khiến việc lưu trữ hàng tồn kho ngày càng tốn kém.
Chi phí thuê kho bãi để phân phối tại Hoa Kỳ không ngừng tăng lên (Nguồn: Bloomberg)
Thêm vào đó, còn có những chi phí ẩn như lạm phát và thuế hàng tồn kho cần cân nhắc. Và nếu bạn không cẩn thận, việc tồn kho quá mức có thể xóa sổ lợi nhuận của một năm.
Nguy cơ lỗi thời và hư hỏng
Hàng tồn kho có thể hết hạn và không sử dụng được theo thời gian. Hãy lấy các cửa hàng tạp hóa làm ví dụ — họ giải quyết tình trạng sản phẩm hỏng bằng cách bao gồm một tỷ lệ phần trăm chất thải vào giá của họ. Khi họ đạt đến mức tồn kho tối đa, họ thường quyên góp phần dư thừa cho tổ chức từ thiện và coi đó là khoản lỗ.
Đừng quên các yếu tố môi trường như độ ẩm, nấm mốc và mối — chúng có thể thực sự làm hỏng hàng tồn kho của bạn và thậm chí có thể dẫn đến mất toàn bộ hàng tồn kho.
Bị trói Capital
Hàng tồn kho dư thừa sẽ ràng buộc vốn có thể được đầu tư vào các lĩnh vực khác trong doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như tiếp thị, phát triển sản phẩm hoặc nỗ lực mở rộng. Duy trì lượng hàng tồn kho phù hợp sẽ giải phóng tiền cho những thứ như tiền lương hoặc các chi phí khác.
Tầm quan trọng của việc duy trì mức tồn kho tối ưu
Hãy cùng thảo luận về lý do tại sao tối ưu hóa hàng tồn kho lại có ý nghĩa đối với doanh nghiệp.
Tăng cường dòng tiền và giảm chi phí nắm giữ
Tối ưu hóa mức tồn kho là một cách thông minh để tăng dòng tiền bằng cách đảm bảo vốn của bạn không bị ràng buộc vào hàng tồn kho dư thừa. Thêm vào đó, chi phí lưu kho thấp hơn có thể cải thiện thêm tình hình tài chính của bạn, giúp bạn linh hoạt hơn trong việc phân bổ nguồn lực.
Ngăn ngừa tình trạng hết hàng và tồn kho quá mức
Tối ưu hóa mức tồn kho giúp ngăn ngừa tình trạng hết hàng, dẫn đến mất doanh số và khách hàng không hài lòng. Nó cũng giúp tránh tình trạng tồn kho quá nhiều, có thể gây thêm chi phí và rủi ro không cần thiết.
Cải thiện sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng
Việc cung cấp đúng sản phẩm vào đúng thời điểm sẽ nâng cao sự hài lòng của khách hàng và xây dựng lòng trung thành. Khách hàng có nhiều khả năng quay lại với một doanh nghiệp luôn đáp ứng nhu cầu của họ và tránh được sự thất vọng của
Cách tính mức tồn kho tối thiểu và tối đa
Mức tồn kho tối thiểu và tối đa là những thành phần quan trọng của quản lý hàng tồn kho.
Mức tối thiểu biểu thị lượng hàng tồn kho thấp nhất mà bạn nên giữ để tránh tình trạng thiếu hụt hàng tồn kho. Ngược lại, mức tối đa là lượng hàng tồn kho cao nhất mà bạn nên giữ để tránh tình trạng tồn kho quá mức.
Xác định nhu cầu trung bình hàng ngày
Dựa trên dữ liệu bán hàng lịch sử, nhu cầu trung bình hàng ngày là số lượng trung bình các đơn vị được bán mỗi ngày. Để tính toán, hãy chia tổng số đơn vị được bán trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: một tháng) cho số ngày trong khoảng thời gian đó.
Khi bạn theo dõi các mặt hàng, bạn sẽ thấy một số mặt hàng có mức cao và thấp theo mùa thay đổi trong suốt cả năm. Ví dụ, bạn có thể bán nhiều xẻng xúc tuyết hơn vào tháng 1 so với tháng 8. Vì vậy, hãy ghi lại những mức tăng và giảm đó cho năm sau.
Nhân tiện, nền tảng thương mại điện tử của bạn có thể giúp bạn quản lý hàng tồn kho tốt hơn. Ví dụ, Ecwid của Lightspeed không chỉ cung cấp cho chủ doanh nghiệp một cửa hàng trực tuyến mạnh mẽ mà còn đi kèm các báo cáo bán hàng hữu ích.
Sản phẩm Báo cáo đơn hàngVí dụ, cho bạn biết khách hàng thường mua bao nhiêu mặt hàng, bạn đã bán được bao nhiêu mặt hàng trong một khoảng thời gian nhất định và những thông tin chi tiết khác.
Ecwid cũng cung cấp báo cáo Tổng quan về doanh số và hàng tồn kho, cung cấp cho bạn bản tóm tắt nhanh về doanh số của bạn trong một khoảng thời gian nhất định và mức hàng tồn kho của bạn. Bạn có thể dễ dàng so sánh các số liệu thống kê này với kỳ trước để xem doanh số của các mặt hàng cụ thể đã tăng hay giảm.
Báo cáo Tổng quan về Doanh số và Hàng tồn kho trong quản trị Ecwid
Xác định thời gian dẫn
Thời gian chờ là thời gian cần thiết để hoàn thành đơn hàng và giao từ nhà cung cấp đến kho của bạn. Việc kết hợp thời gian chờ vào quản lý hàng tồn kho giúp đảm bảo bạn luôn có đủ hàng trong tay.
Ví dụ, nếu nhà cung cấp mất hai tuần để giao một mặt hàng đến kho của bạn, bạn nên duy trì lượng hàng tồn kho đủ dùng trong ít nhất hai tuần để phòng trường hợp có bất kỳ sự chậm trễ hoặc thay đổi bất ngờ nào về nhu cầu.
Một lần nữa, mỗi mặt hàng có thể có mức cao và thấp theo mùa. Ví dụ, xẻng xúc tuyết sẽ mất nhiều thời gian hơn để dự trữ vào tháng 1 so với tháng 8.
Cách tính mức tồn kho tối thiểu
Nhân mức sử dụng trung bình hằng ngày với thời gian chờ hàng ngày để xác định mức tồn kho tối thiểu.
Mức tồn kho tối thiểu = Nhu cầu trung bình hàng ngày x Thời gian chờ
Tính toán này giúp bạn theo dõi mức tồn kho hiệu quả. Nếu một mặt hàng gần đạt mức tồn kho tối thiểu, bạn có thể điều chỉnh đơn hàng tiếp theo với nhà cung cấp cho phù hợp.
Ví dụ, nếu bạn bán cốc cà phê và cửa hàng của bạn bán một cốc mỗi ngày, và phải mất 7 ngày để nhận được cốc mới sau khi đặt hàng, bạn nên luôn dự trữ ít nhất 7 cốc để tránh hết hàng.
Cách tính mức tồn kho tối đa
Trong khi theo dõi dữ liệu hàng tồn kho của bạn, bạn có thể sẽ điều chỉnh mức hàng tồn kho tối đa của mình. Một nơi đơn giản để bắt đầu là nhân mức tồn kho tối thiểu của bạn với 2.5, cho phép bạn bảo hiểm một chu kỳ bị lỡ với nhà cung cấp của bạn.
Lượng hàng tồn kho tối đa bạn muốn có trong ví dụ cốc cà phê ở trên là
Bạn có thể sử dụng con số này để quyết định xem đã đến lúc bán hay chưa. Vì lượng sử dụng xẻng xúc tuyết trung bình hàng ngày có xu hướng giảm vào mùa xuân, tại sao không cân nhắc bán hàng để giúp giảm lượng hàng tồn kho xuống dưới mức tối đa?
Cách tính mức tồn kho trung bình
Mức tồn kho trung bình thể hiện số lượng sản phẩm bạn dự kiến bán trong kỳ tiếp theo. Mức này có thể thay đổi tùy thuộc vào biến động theo mùa, thời gian giao hàng và doanh số dự kiến.
Mục tiêu ở đây là nhìn về phía trước và xác định những gì bạn nên có trong kho của mình.
Để xác định điểm khởi đầu tốt, hãy tính doanh số trung bình hằng ngày, nhân với thời gian chờ và sau đó thêm mức đệm an toàn.
Bộ đệm an toàn thường là tỷ lệ phần trăm tính đến những thay đổi hoặc sự chậm trễ bất ngờ. Tùy thuộc vào ngành và doanh nghiệp của bạn, nó có thể nằm trong khoảng từ 10% đến 20%.
Do đó, công thức tính mức tồn kho trung bình là:
Mức tồn kho trung bình = (Doanh số trung bình hàng ngày x thời gian chờ) + Dự phòng an toàn
Điều chỉnh dựa trên sức chứa kho, lượng tiền mặt khả dụng và tốc độ bán sản phẩm.
Cách tiếp cận này có thể được sử dụng như công thức mức tồn kho tối ưu của bạn. Điều quan trọng là thiết lập một vùng đệm an toàn ban đầu và theo dõi hàng tồn kho của bạn. Liên tục điều chỉnh và đánh giá lại vùng đệm này để đảm bảo nó vẫn hiệu quả.
Thêm mẹo để tối ưu hóa hàng tồn kho
Hãy cùng thảo luận về các kỹ thuật tối ưu hóa hàng tồn kho khác có thể cải thiện hiệu quả tổng thể của bạn.
Real-Time Theo dõi hàng tồn kho
Theo dõi hàng tồn kho trong
Nền tảng thương mại điện tử của bạn cũng có thể giúp theo dõi hàng tồn kho. Ví dụ, nếu bạn đang sử dụng Ecwid của Lightspeed, bạn có thể dễ dàng thiết lập số lượng hàng tồn kho cho sản phẩm của bạn. Khi khách hàng mua hàng, hệ thống của chúng tôi sẽ tự động cập nhật mức tồn kho của bạn.
Cảnh báo đặt hàng lại tự động
Nhiều hệ thống phần mềm kiểm kê giúp bạn quản lý hàng tồn kho hiện tại bằng cách cảnh báo khi bạn sắp đạt đến mức tồn kho tối thiểu. Điều này ngăn ngừa tình trạng hết hàng và giúp duy trì mức tồn kho tối ưu.
Ví dụ, nếu bạn đang sử dụng Ecwid của Lightspeed cho cửa hàng trực tuyến của mình, bạn có thể thành lập
Ecwid gửi cho bạn
Dự báo nhu cầu
Cùng với việc quản lý mức tồn kho hiện tại, dự báo nhu cầu là một khía cạnh quan trọng khác của quản lý hàng tồn kho. Điều này liên quan đến việc dự đoán lượng hàng tồn kho cần được lưu trữ trong tương lai dựa trên xu hướng trong quá khứ và thói quen của khách hàng.
Công cụ có giá trị nhất của bạn để dự báo nhu cầu là dữ liệu hàng tồn kho của riêng bạn, phản ánh xu hướng theo mùa và thói quen của khách hàng. Bạn có thể thực hiện thủ công bằng bảng tính hoặc phần mềm để phân tích dữ liệu và tạo dự báo chính xác.
Nếu bạn đang sử dụng Ecwid của Lightspeed cho cửa hàng trực tuyến của mình, bạn có thể kiểm tra Đơn đặt hàng báo cáo để xem mọi người thường mua bao nhiêu mặt hàng, bạn đã bán được bao nhiêu mặt hàng trong một khoảng thời gian cụ thể, v.v. Điều này có thể giúp dự báo nhu cầu.
Đa cấp Tối ưu hóa Khoảng không quảng cáo
Cách tiếp cận này có thể tốn kém, tốn nhiều công sức và
Tổng kết
Duy trì mức tồn kho tối ưu là rất quan trọng để duy trì doanh số ổn định. Việc tìm ra mức tối ưu này đòi hỏi phải cân bằng giữa dự báo nhu cầu, quản lý chuỗi cung ứng và các chiến lược tối ưu hóa tồn kho.
Khi chọn một nền tảng thương mại điện tử cho doanh nghiệp của bạn, hãy chọn một nền tảng có công cụ quản lý hàng tồn kho và báo cáo đơn hàng để theo dõi mức tồn kho của bạn một cách dễ dàng. Ví dụ: Ecwid của Lightspeed. Nó giúp bạn sắp xếp hợp lý hàng tồn kho, chuẩn bị cho các đợt tăng đột biến theo mùa và quản lý cửa hàng trực tuyến của bạn hiệu quả hơn.
- Chỉnh sửa sản phẩm hàng loạt
- Mọi Điều Bạn Cần Biết Về Phần Mềm Quản Lý Kho (+ Top 5 Giải Pháp Tốt Nhất)
- Quy trình kiểm soát hàng tồn kho: Cách kiểm soát hàng tồn kho trong cửa hàng của bạn
- SKU được giải thích bằng những từ đơn giản
- GTIN GS1 có thể hỗ trợ hoạt động kinh doanh thương mại điện tử của bạn như thế nào
- Dự báo nhu cầu: Chiến lược tránh tình trạng hết hàng và tồn kho quá mức
- Tìm cách tối ưu để lưu trữ sản phẩm của bạn
- Làm thế nào để tối ưu hóa mức tồn kho mà không ảnh hưởng đến doanh số