Tiền mặt nhỏ: Định nghĩa, ví dụ, loại và hướng dẫn

Văn 5 tháng trước by Max Komonov

Trong thế giới kinh doanh nhộn nhịp, hiệu quả là yếu tố then chốt và đôi khi, chính những điều nhỏ nhặt lại có thể tạo nên sự khác biệt lớn. Hãy giới thiệu tiền mặt nhỏ, một khía cạnh khiêm tốn của việc quản lý tiền mà khi áp dụng một cách khôn ngoan có thể cách mạng hóa cách thức quản lý tiền. quy mô nhỏ chi phí được xử lý.

Tiền mặt nhỏ là gì và nó giúp quản lý các chi phí nhỏ hàng ngày trong doanh nghiệp như thế nào?

Tiền mặt nhỏ là một khoản tiền nhỏ trong quỹ công ty được giữ dự trữ để thanh toán cho những chi phí nhỏ hoặc không lường trước được mà không thể sử dụng được bằng thẻ tín dụng hoặc viết séc.

Tiền lẻ thường được giữ trong ngăn kéo hoặc hộp có khóa, nhưng nó có thể dễ dàng lấy được và đảm bảo thanh toán dễ dàng và nhanh chóng cho các hóa đơn thông thường.

Hãy nghĩ về nó như một siêu anh hùng trong văn phòng hoặc doanh nghiệp. Hãy tưởng tượng văn phòng hoặc doanh nghiệp của bạn là một thành phố nhỏ nhộn nhịp và hàng ngày đều có những giao dịch nhỏ nhưng quan trọng. đang xảy ra—như mua những cái đó rất cần thiết nguồn cung cấp cà phê hoặc thay thế một kim bấm bị hỏng. Thay vì sử dụng một ngân sách chính thức và khổng lồ cho những khoản chi tiêu nhỏ này, chúng ta có một thứ giống như “ví thần kỳ” được gọi là tiền mặt nhỏ.

Tiền mặt nhỏ giống như quỹ khẩn cấp của thành phố dành cho trẻ vị thành niên chi phí—đó là nhanh chóng, dễ dàng và giữ cho mọi thứ diễn ra suôn sẻ mà không cần nhiều thủ tục giấy tờ.

Khi có một khoản chi phí nhỏ phát sinh, bạn có thể chỉ cần rút số tiền lẻ đó ra để xử lý nhanh chóng. có không cần quá trình phê duyệt dài dòng hoặc hàng đống giấy tờ— nhỏ mọn cash cung cấp các giải pháp nhanh chóng, dễ dàng để giúp văn phòng hoặc doanh nghiệp hoạt động trơn tru và hiệu quả!

Thông tin quan trọng về tiền mặt nhỏ

Như đã đề cập ở phần trước, tiền mặt nhỏ hoạt động như một lượng tiền mặt được chỉ định và được giữ ở một nơi an toàn, thường được quản lý bởi một người hoặc bộ phận có trách nhiệm. Khi một khoản chi phí phát sinh, nó sẽ được thanh toán từ quỹ này và hồ sơ sẽ được lưu giữ để theo dõi việc sử dụng.

Khả Năng Tiếp Cận: Tiền mặt nhỏ là quản lý tiền mặt chiến lược hoặc một lượng nhỏ tiền mặt sẵn có cho những chi phí không lường trước được.
Sử dụng: Nó có thể được áp dụng cho một số chi phí nhỏ, bao gồm hoa, đồ dùng văn phòng, danh thiếp, bữa trưa cho nhân viên được phục vụ và hoàn trả chi phí cho nhân viên.
Phân bổ theo bộ phận: Để đơn giản hóa việc quản lý chi tiêu, các doanh nghiệp lớn hơn có thể có quỹ tiền mặt nhỏ riêng cho từng bộ phận.
Hòa giải: Tất cả các giao dịch liên quan đến tiền mặt nhỏ đều được ghi lại trên tài khoản tài chính của công ty và chúng phải được đối chiếu định kỳ.
Quy tắc và kiểm soát: Để ngăn chặn việc sử dụng sai mục đích, thường có những hướng dẫn về cách xử lý tiền mặt nhỏ. Điều này bao gồm việc lưu giữ biên lai, ghi chép từng giao dịch và thường xuyên đối chiếu quỹ để đảm bảo tính chính xác.

Ưu điểm của tiền mặt nhỏ

Tiền mặt mang lại nhiều lợi ích đặc biệt có lợi cho việc quản lý quy mô nhỏ giao dịch một cách hiệu quả. Dưới đây là một số lợi ích và lợi thế chính của tiền mặt nhỏ:

Nhanh chóng và thuận tiện

Đó là cách dễ dàng nhất để thanh toán các hóa đơn nhỏ, không lường trước được vì nó nhanh chóng và thuận tiện. Thật lý tưởng để trả tiền thưởng cho người giao hàng hoặc tiền thưởng của nhân viên đêm khuya chi phí taxi.

Giảm rắc rối trong việc hoàn trả:

Tiền mặt nhỏ loại bỏ rắc rối của nhân viên khi phải trả tiền cho liên quan đến công việc chi phí bỏ ra và sau đó yêu cầu hoàn trả.

Các khoản chi nhỏ thường xuyên:

Nó rất hữu ích cho những nhu cầu cần thiết thường xuyên như dụng cụ vệ sinh, sữa văn phòng và tem.

Tình huống khẩn cấp:

Trong trường hợp khẩn cấp, nếu không có đủ tiền lẻ trong máy tính tiền, tiền lẻ cũng có thể được sử dụng để trả tiền lẻ cho người tiêu dùng.

Ví dụ thực tế về tiền mặt nhỏ

Hãy xem xét một văn phòng nhỏ, nơi trợ lý hành chính trả tiền cà phê và đồ ăn nhẹ cho cuộc họp nhóm hàng tuần bằng tiền mặt. Cô còn dùng tiền để mua một bó hoa nhỏ và một tấm thiệp mừng sinh nhật cho đồng nghiệp.

Cô ấy hoàn trả tiền vé taxi cho một công nhân trên liên quan đến công việc việc vặt vào cuối tháng. Các chứng từ tiền mặt nhỏ, liệt kê số tiền chi tiêu, lý do mua hàng và cá nhân thực hiện việc mua hàng, được sử dụng để theo dõi tất cả các chi phí này.

Sau đây là một số trường hợp phổ biến của việc mua tiền mặt nhỏ:

Hàng văn phòng: Bút, tẩy, kim bấm và các đồ dùng văn phòng nhỏ nhưng cần thiết khác.
Thức ăn và đồ uống: Cà phê, kẹo, đồ ăn nhẹ hoặc các bữa ăn được phục vụ cho nhân viên.
Quà tặng và thiệp: Hoa, thiệp sinh nhật hoặc những món quà nhỏ khác dành cho nhân viên hoặc khách hàng là những ví dụ về quà tặng và thiệp.
Chi phí vận chuyển: Đối với những chuyến công tác hoặc việc vặt nhanh chóng, bạn sẽ phải trả phí taxi hoặc ô tô.

Tiền mặt nhỏ có thể phù hợp với các loại hình kinh doanh khác nhau như thế nào

Tiền mặt thực sự là một công cụ linh hoạt có thể mang lại lợi ích cho nhiều loại hình kinh doanh, nhưng mức độ phù hợp của nó còn phụ thuộc vào quy mô và tính chất của doanh nghiệp.

Tiểu thương

Lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ có hoạt động thường xuyên đô la nhỏ giao dịch. Nó rất hữu ích khi thanh toán các chi phí nhỏ như văn phòng phẩm, cà phê cho cuộc họp hoặc bảo trì không lường trước.

Kích thước trung bình Các doanh nghiệp

Lý tưởng cho kích thước trung bình các công ty muốn có một giải pháp hiệu quả để giải quyết các chi phí nhỏ mà không cần đến các thủ tục mua sắm truyền thống. Cung cấp khả năng tiếp cận tiền nhanh chóng cho những nhu cầu nhỏ, góp phần vào duy trì hiệu quả hoạt động và hạnh phúc của nhân viên.

tập đoàn lớn

Mặc dù nó ít phổ biến hơn nhưng một số bộ phận hoặc khu vực trong các doanh nghiệp lớn vẫn có thể sử dụng tiền mặt nhỏ. Ví dụ: tiền mặt nhỏ có thể được sử dụng để mua đồ dùng văn phòng nhỏ, giải trí cho khách hàng hoặc chi phí đi lại.

Tổ chức phi lợi nhuận và tổ chức giáo dục

Các tổ chức phi lợi nhuận và trường học cũng thường sử dụng tiền mặt nhỏ để quản lý các khoản chi nhỏ liên quan đến sự kiện, vật tư hoặc ngày qua ngày hoạt động.

Các loại tiền mặt nhỏ

Tổng số tiền nhỏ

Tài khoản này được chỉ định cho các chi phí nhỏ, lẻ tẻ như vật tư văn phòng, chi phí bưu chính và các khoản hoàn trả nhỏ cho nhân viên. Nó bao gồm các sản phẩm thông thường có thể được mua mà không cần thẻ tín dụng hoặc séc.

Tạm giữ tiền mặt nhỏ

Tạm ứng tiền mặt nhỏ được nạp lại một cách thường xuyên và giữ một số tiền nhất định. Nó thường được sử dụng cho các mục tiêu nhất định, chẳng hạn như thanh toán chi phí đi công tác của nhân viên. Bất cứ khi nào quỹ sắp hết, nó sẽ được bổ sung vào số tiền đã định trước.

Tiền mặt khẩn cấp

Dành cho những chi phí không lường trước được, quỹ này dành cho những nhu cầu trước mắt như thay cửa sổ bị hỏng hoặc sửa máy in bị hỏng. Nó đảm bảo rằng các yêu cầu tiền mặt khẩn cấp có thể được đáp ứng ngay lập tức.

Tiền mặt tùy ý

Số tiền này được quản lý theo quyết định của người quản lý hoặc người giám sát và được sử dụng để khen thưởng nhân viên hoặc các chi phí không lường trước được. Tự do chi tiêu không có ngân sách trước việc mua sắm nhỏ có thể thực hiện được.

Tóm lại, quỹ tiền mặt nhỏ có nhiều dạng khác nhau để hỗ trợ các công ty xử lý hiệu quả quy mô nhỏ chi tiêu, đảm bảo rằng họ có thể thanh toán các chi phí thường xuyên, chi phí khẩn cấp, hoàn trả chi phí đi lại và mua sắm tùy ý đúng hạn.

Làm cách nào chúng tôi có thể theo dõi tiền mặt nhỏ?

Việc theo dõi tiền mặt nhỏ đòi hỏi một số thủ tục và phương pháp tốt nhất để đảm bảo việc hạch toán chính xác và giảm khả năng lạm dụng. Đây là cách các công ty có thể theo dõi và quản lý tiền mặt nhỏ một cách hiệu quả:

Người giữ tiền mặt nhỏ

Người được chỉ định là “người quản lý” tiền chi vặt có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền chi vặt. Cá nhân này theo dõi mọi khoản thanh toán và nạp tiền vào tài khoản theo yêu cầu.

Tài liệu và Lưu trữ hồ sơ

Rất nhiều doanh nghiệp muốn có biên lai cho mỗi khoản thanh toán được thực hiện. Một số người theo dõi xem ai đã tiêu tiền và chia thành từng khoản chi tiêu của họ bằng cách sử dụng các phiếu tiền mặt nhỏ có bán tại các cửa hàng văn phòng phẩm.

Nhật ký thanh toán

Các giao dịch đôi khi có thể được ghi lại bằng nhật ký thanh toán đơn giản. Việc theo dõi tiền mặt nhỏ cũng phức tạp như các quy trình còn lại của công ty.

Vai trò của tiền mặt nhỏ trong thương mại điện tử và điều hành một cửa hàng trực tuyến được hỗ trợ bởi Ecwid

Ngay cả khi bạn đang điều hành một cửa hàng trực tuyến, bạn vẫn có thể có những chi phí nhỏ cần tiền mặt nhỏ. Ví dụ: mua vật liệu đóng gói hoặc đồ dùng văn phòng không liên quan trực tiếp đến giao dịch trực tuyến.

Có sẵn tiền mặt nhỏ cho phép bạn giải quyết các nhu cầu nhỏ một cách nhanh chóng mà không làm gián đoạn quy trình làm việc thương mại điện tử của bạn.

Trong khi Ecwid hoặc nền tảng thương mại điện tử ưa thích của bạn quản lý các giao dịch và bán hàng kỹ thuật số, tiền mặt nhỏ sẽ chi trả các chi phí hàng ngày hỗ trợ các hoạt động này.

Ví dụ như việc mua vật liệu đóng gói hoặc xử lý các chi phí nhỏ phát sinh ngoài dự kiến cho việc vận chuyển, giao hàng.

Bằng cách giữ cho hệ thống tiền mặt nhỏ của bạn được tổ chức cùng với các hoạt động Ecwid của bạn, bạn đảm bảo rằng cả giao dịch vật lý và kỹ thuật số của mình đều được thực hiện được quản lý tốt. Sự phối hợp này giúp duy trì hoạt động trơn tru, ghi sổ kế toán chính xác và minh bạch về tài chính tổng thể.

Giới thiệu về Tác giả

Max đã làm việc trong ngành thương mại điện tử trong sáu năm qua để giúp các thương hiệu thiết lập và nâng cao khả năng tiếp thị nội dung và SEO. Mặc dù vậy, anh ấy có kinh nghiệm kinh doanh. Anh ấy là một nhà văn tiểu thuyết trong thời gian rảnh rỗi.