Sổ sách kế toán và kế toán doanh nghiệp nhỏ 101 cho thương mại điện tử

Đã đọc 10 phút

Bất kể bạn quyết định thuê ngoài khía cạnh kinh doanh này hay áp dụng cách tiếp cận DIY hơn, có một số điều bạn cần lưu ý khi nói đến kế toán và kế toán doanh nghiệp nhỏ.

Từ việc thiết lập tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp đến chuẩn bị cho mùa thuế, việc biết những điều cơ bản về khía cạnh tài chính trong hoạt động của bạn có thể khiến cuộc sống của bạn bớt đi rất nhiều. căng thẳng–và cũng có thể giúp bạn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.

Thiết lập tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Thiết lập một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng là bước đầu tiên hướng tới không rắc rối kế toán cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Nó không chỉ giúp việc theo dõi của bạn dễ dàng hơn nhiều liên quan đến kinh doanh nhưng nếu bạn là một thực thể kinh doanh không phải là chủ sở hữu duy nhất (có nghĩa là LLC, công ty, công ty hợp danh, v.v.), thì về mặt pháp lý, bạn bắt buộc phải có tài khoản ngân hàng dành riêng cho doanh nghiệp.

Bạn nên có hai loại tài khoản:

Kiểm tra: Trong chi phí kinh doanh như hàng tồn kho, chi phí đi lại, vận chuyển, vật tư đóng gói, Vv
Tiết kiệm: Để tích trữ lợi nhuận và phần trăm thu nhập của bạn cho thuế thời gian.

Khi chọn ngân hàng cho doanh nghiệp của bạn, hãy nhớ kiểm tra các cơ cấu phí khác nhau, yêu cầu về số dư và để thuận tiện, mức độ gần nơi bạn sống. Một số ngân hàng nhà nước cung cấp tài khoản ngân hàng kinh doanh miễn phí, nhưng hãy nhớ đọc bản in đẹp.

Cũng hãy ghi nhớ sự tích hợp. Nếu bạn định liên kết các tài khoản doanh nghiệp của mình với một phần mềm kế toán, hãy biết rằng một số ngân hàng địa phương nhỏ hơn không có khả năng tích hợp với các công cụ này.

Trước khi đến ngân hàng, hãy đảm bảo bạn mang theo các giấy tờ cần thiết, chẳng hạn như:

tên doanh nghiệp đã thành lập
mã số thuế
nhận dạng cá nhân.

Theo dõi chi phí của bạn

Tiếp theo, bạn sẽ muốn xác định cách ghi lại chi phí kinh doanh của mình. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi chặt chẽ lợi nhuận của mình và chi phí–và nó cũng làm cho thời gian tính thuế dễ dàng hơn rất nhiều.

Một phần của điều này có nghĩa là phải sắp xếp các biên nhận và hóa đơn của bạn. Hãy đảm bảo giữ lại các khoản thu phát sinh từ:

Chi phí văn phòng: bạn sử dụng bao nhiêu phần trăm ngôi nhà của mình để kinh doanh hoặc nếu bạn có văn phòng bên ngoài, các khoản thu liên quan đến chi phí đó
Số dặm hoặc chi phí phương tiện: Bạn có thể khấu trừ số dặm đi được hàng năm mà bạn đã sử dụng cho ô tô của mình khi đi công tác (bạn sẽ nhận được một do nhà nước ủy quyền hoặc bạn có thể khấu trừ một tỷ lệ phần trăm trong tổng chi phí xe hàng năm của mình (như thay dầu, xăng, v.v.)
Du lịch: Chi phí khách sạn, ăn uống và di chuyển từ chuyến công tác của bạn
Ăn uống/Giải trí: Cuộc họp kinh doanh cho bữa trưa, cho ví dụ–chỉ hãy nhớ ghi chú bạn đã gặp ai ở mặt sau.

Tài liệu là cần thiết để đảm bảo độ tin cậy theo dõi chi phí. Cho dù bạn đang sử dụng các thư mục đơn giản để giữ các biên lai của mình cùng nhau hay một giải pháp trực tuyến như Mở rộng, hãy chắc chắn rằng bạn luôn sắp xếp các biên nhận của mình một cách ngăn nắp. Nếu bạn từng được IRS kiểm toán, họ sẽ muốn xem dấu vết giấy tờ chi tiết của bạn.

Nguồn ảnh: Expensify

Để làm cho quá trình này đơn giản hơn một chút, bạn có thể thực hiện một số bước chủ động đối với việc ghi chép và lưu trữ. Hãy xem xét những lời khuyên sau:

Giữ nhật ký quãng đường trong ô tô của bạn để bạn có thể ghi lại số dặm đã đi (và điểm đến của bạn) ngay lập tức. Một kế hoạch hàng tháng đơn giản có tác dụng tốt cho việc này.
Giữ một cặp đựng đàn accordion nhỏ trong ô tô hoặc túi du lịch của bạn với các phần được đánh dấu cho các loại biên lai khác nhau. Điều này làm giảm nguy cơ chúng bị hư hỏng hoặc thất lạc trong quá trình di chuyển.
Mỗi tháng một lần, hãy kiểm tra tổng số tiền nhận được so với bảng sao kê ngân hàng để đảm bảo không có sự khác biệt.

Nếu bạn có thể thực hiện các bước này để đạt được sự chính xác việc ghi chép, bạn sẽ tạo điều kiện dễ dàng hơn cho chính mình (hoặc nhân viên kế toán của bạn) khi lắp ráp nguyên sơ, không có lỗi sách.

Sổ sách kế toán

Tiếp theo, hãy nói về sổ sách kế toán.

Sổ sách kế toán là quá trình hàng ngày ghi lại các chi phí kinh doanh và giao dịch và đối chiếu chúng với báo cáo ngân hàng. Không giống như kế toán, xem xét các con số từ góc độ thu nhỏ hơn để phân tích, phần này của quy trình hoàn toàn nhằm đảm bảo tài liệu chính xác.

Có một số cách khác nhau để bạn có thể tiếp cận nó:

Làm việc với một nhân viên kế toán/kế toán viên địa phươngai xử lý việc đó cho bạn.
Phương pháp tự làm, có nghĩa là sử dụng bảng tính hoặc Dựa trên đám mây giải pháp như thế nào Sóng.

Tùy chọn phù hợp cho bạn phụ thuộc vào băng thông và khả năng của bạn. Nếu bạn cảm thấy e ngại bởi khía cạnh này trong công việc kinh doanh của mình hoặc đơn giản là không có thời gian dành cho liên quan đến kế toán công việc này, việc giao công việc này cho một chuyên gia sẽ giúp đảm bảo bạn không gặp rắc rối khi đến kỳ tính thuế. Nếu bạn cảm thấy thoải mái khi dẫn đầu về các con số, dưới đây là một số điều cơ bản bạn cần ghi nhớ khi chuẩn bị sách của mình:

Các khoản phải thu, phải trả: Những gì khách hàng nợ bạn, cũng như những gì bạn nợ người khác
Doanh thu và chi phí: Tất cả các giao dịch, bao gồm doanh thu và chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh
Hàng tồn kho: Phân tích chi tiết về số lượng hàng tồn kho, ngày mua, ngày bán, v.v.

Điều quan trọng là giữ cho sổ sách của bạn luôn chính xác và up-to-date càng tốt, vì những con số này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

Hiểu các yêu cầu về thuế của bạn

Đối với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, mặt thuế của doanh nghiệp có thể khá đáng sợ. Nhưng với số tiền tiết kiệm hợp lý và ghi sổ kế toán cẩn thận, mọi việc thực sự có thể khá đơn giản.

Đối với tự làm chủ đám đông (chủ sở hữu duy nhất, LLC và công ty hợp danh), bạn sẽ yêu cầu thu nhập kinh doanh trên tờ khai thuế cá nhân của mình. Các công ty khác nhau ở chỗ chúng hoạt động như những thực thể riêng biệt, vì vậy các yêu cầu nộp hồ sơ cũng hơi khác một chút.

Nếu bạn kiếm được hơn 1,000 đô la mỗi năm, bạn sẽ phải thanh toán thuế ước tính hàng quý. Để tính toán các khoản thanh toán hàng quý của bạn, bạn nên tham khảo hồ sơ của năm ngoái làm hướng dẫn nếu hoạt động kinh doanh của bạn vẫn giữ nguyên. Nếu không, bạn sẽ muốn ước tính thu nhập dự kiến của mình trừ đi các khoản khấu trừ trong năm. Nếu bạn ở Hoa Kỳ, bạn sẽ hoàn thành một 1040-ES bảng tính.

Nhìn chung, bạn sẽ muốn lập kế hoạch dành một phần thu nhập của mình cho thời gian thuế.

Bao nhiêu? Khoảng an toàn là 30-40%; theo Wall Street Journal. Tốt hơn là bạn nên tiết kiệm nhiều hơn mức bạn cần thay vì phải vật lộn để tìm ra số tiền bạn nợ vào thời điểm tính thuế.

Giám sát số phím

Trong khi hoàn thành công việc kế toán của mình, bạn sẽ muốn thực hiện một số phân tích để theo dõi các con số quan trọng và tìm kiếm các xu hướng và mô hình có thể giúp bạn cải thiện hoạt động kinh doanh. Một số chỉ số hiệu suất chính cần theo dõi bao gồm:

Tỷ suất lợi nhuận gộp: Tỷ lệ phần trăm này sẽ giúp bạn theo dõi tỷ suất lợi nhuận của mình và nắm chắc số tiền bạn thực sự kiếm được từ sản phẩm của mình. Để tính tỷ suất lợi nhuận gộp, hãy sử dụng công thức: Tỷ suất lợi nhuận gộp (%) = (Doanh thu — giá vốn hàng bán) / doanh thu

Tháng giảm giá: Hãy tìm những mẫu giúp bạn nhận ra những tháng chậm chạp và những tháng bận rộn. Sử dụng dữ liệu này để thông báo chiến lược tiếp thị và quảng cáo của bạn.

ROI tiếp thị: Theo dõi lợi tức đầu tư từ các nỗ lực tiếp thị khác nhau của bạn để tìm ra kênh và nền tảng nào đang tạo ra kết quả tốt nhất. Trong tương lai, hãy chi tiêu nhiều hơn cho các kênh mang lại lợi nhuận cao nhất và cắt bỏ người có thành tích thấp.

Tin tốt là Ecwid đã trình bày chi tiết báo cáo bán hàng được tích hợp vào nền tảng, như bạn có thể thấy bên dưới:

Chỉ cần nhớ: Những con số không nói dối. Hãy tham khảo lại những số liệu quan trọng này khi đánh giá nên sử dụng sản phẩm nào bổ sung, tăng giá, chi phí vận chuyển/đóng gói, v.v.

Sổ sách kế toán & kế toán doanh nghiệp nhỏ: Dễ dàng hơn bạn nghĩ

Với thông tin tài chính phù hợp và sản phẩm xuất sắc, bạn có thể phát triển một doanh nghiệp nhỏ phát đạt ngay lập tức. Nếu bạn đang làm lưu trữ hồ sơ của chính bạn hoặc đang thuê chuyên gia bên ngoài, hãy theo dõi các con số và báo cáo quan trọng sẽ giúp bạn hiểu hoạt động của mình đang hoạt động như thế nào.

Muốn có thêm nội dung về mặt tài chính của doanh nghiệp nhỏ của bạn? Kiểm tra:

Bán trực tuyến

Với Ecwid Ecommerce, bạn có thể dễ dàng bán hàng ở mọi nơi, cho bất kỳ ai — qua internet và trên toàn thế giới.

Bắt đầu

Bán hàng trên mạng Tài chính Doanh nghiệp

Tháng Tư 2, 2020

Giới thiệu về tác giả

Aniqa, Giám đốc tài chính tại Ecwid, đã giúp các công ty đạt được các mục tiêu kinh doanh và tài chính mong muốn bằng cách tập trung vào sự tuân thủ và vận hành xuất sắc. Ngoài công việc, cô thích thiết kế nội thất và đi du lịch vòng quanh thế giới.