Tìm hiểu Quy tắc ứng xử của nhà cung cấp: Nó là gì và tại sao nó quan trọng?

Văn năm 2 trước by Max Komonov

Điều hành một doanh nghiệp trong bất kỳ ngành nào đều liên quan đến một số mức độ quản lý rủi ro. Các công ty phải đối mặt với rủi ro theo nhiều cách khác nhau, một số trong đó là duy nhất, trong khi một số khác lại mang tính phổ quát.

Làm việc với nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất sẽ có những rủi ro nhất định, mặc dù hy vọng rằng chúng rất ít và rất hiếm. Nhưng thực tế đơn giản là doanh nghiệp của bạn đang dựa vào một công ty khác để cung cấp sản phẩm cho bạn. Tuy nhiên, có một rủi ro cố hữu trong việc này.

Đây là lý do tại sao điều cần thiết là phải thận trọng khi lựa chọn nhà cung cấp. Sản phẩm chất lượng và quy trình sản xuất an toàn, có đạo đức là điều bắt buộc, bất kể bạn đang hoạt động trong ngành nào. Nhưng làm thế nào để công ty của bạn đảm bảo rằng các nhà cung cấp của họ đang hoạt động theo tiêu chuẩn của riêng bạn? Cách tốt nhất để làm điều này là thiết lập một bộ quy tắc ứng xử vững chắc cho nhà cung cấp.

Quy tắc ứng xử của nhà cung cấp là gì? Tại sao quy tắc ứng xử của nhà cung cấp lại hữu ích? Và bạn nên tuân theo những nguyên tắc nào khi xây dựng quy tắc ứng xử trong chuỗi cung ứng? Hãy làm theo hướng dẫn này để có câu trả lời cho tất cả những câu hỏi này.

Quy tắc ứng xử của nhà cung cấp là gì?

Quy tắc ứng xử của nhà cung cấp là tài liệu chính thức nêu rõ những kỳ vọng của công ty bạn về cách thức hoạt động của nhà cung cấp. Quy tắc ứng xử có thể bao gồm các mối quan tâm về xã hội, đạo đức, môi trường, lao động và chất lượng sản phẩm.

Quy tắc ứng xử có thể được công ty và nhà cung cấp của bạn sử dụng để thông báo các quyết định và phản ứng của họ trong trường hợp khẩn cấp. Quy tắc ứng xử trong chuỗi cung ứng cũng đặt ra tiêu chuẩn rõ ràng cho những mong đợi của công ty đối với các nhà cung cấp và nhà sản xuất. Ngoài việc nêu ra những kỳ vọng, quy tắc ứng xử của bạn cũng nên ghi lại các phương pháp được sử dụng để giám sát chuỗi cung ứng của bạn.

Dưới đây là bảng phân tích nhanh về các lĩnh vực chính cần được đề cập trong quy tắc ứng xử.

Ứng xử xã hội và đạo đức

Các tiêu chuẩn đạo đức nên vạch ra những hành vi phù hợp cho các nhà cung cấp trong việc tiến hành kinh doanh và vận hành. Phần này nên bao gồm các chủ đề như tham nhũng, lời nói căm thù hoặc phân biệt đối xử.

Ứng xử môi trường

Các mối quan tâm về môi trường bao gồm các vật liệu được sử dụng trong sản xuất cũng như cách lưu trữ và xử lý các vật liệu có hại. Quy tắc ứng xử về môi trường cũng có thể ảnh hưởng đến những thứ như vận chuyển, đóng gói và vận chuyển.

Ứng xử lao động

Quy tắc ứng xử của bạn phải có sẵn các quy tắc để đảm bảo rằng tất cả các nhà cung cấp đều tuân thủ các luật lao động nhất định. Điều này bao gồm luật lao động trẻ em, điều kiện làm việc, mức lương công bằng cho người lao động và giờ làm việc công bằng.

Chất lượng sản phẩm

Cuối cùng, bạn nên tìm cách đảm bảo rằng các nhà cung cấp không tham gia vào bất kỳ hành vi sai trái hoặc thiển cận nào có thể gây tổn hại đến chất lượng sản phẩm. Khi bạn đồng ý làm việc với một nhà cung cấp, bạn làm như vậy với những kỳ vọng nhất định về chất lượng sản phẩm của họ. Việc không đáp ứng được các tiêu chuẩn này có thể trở thành vấn đề nếu nhà cung cấp sử dụng sản xuất không đúng cách quy trình.

Mục đích của Bộ quy tắc ứng xử dành cho nhà cung cấp là gì?

Việc có một bộ quy tắc ứng xử trong chuỗi cung ứng rất hữu ích vì nhiều lý do. Cụ thể, nó đưa ra một phác thảo rõ ràng cho nhân viên và nhà cung cấp về cách họ nên vận hành. Một bộ quy tắc ứng xử tốt trong chuỗi cung ứng cũng có thể giúp các công ty cải thiện chuỗi cung ứng hiệu suất và chất lượng sản phẩm. Dưới đây là một số chi tiết khác về lợi ích của việc có bộ quy tắc ứng xử tốt trong chuỗi cung ứng.

Tài liệu

Lý do cơ bản nhất khiến quy tắc ứng xử của nhà cung cấp trở nên hữu ích là để ghi chép. Việc có tài liệu phù hợp sẽ mang lại sự ổn định và hướng dẫn tổ chức trong trường hợp khẩn cấp. Đây có thể là một hình thức bảo vệ quan trọng cho hình ảnh thương hiệu nếu khủng hoảng xảy ra.

Nó cũng chỉ đơn giản là giúp việc giải quyết các câu hỏi và mối quan ngại về các vấn đề của chuỗi cung ứng trở nên dễ dàng hơn mà không có xung đột hay do dự.

Cải tiến

Hầu hết các quy tắc ứng xử trong chuỗi cung ứng đều có một phần dành cho việc cải tiến liên tục. Điều này cho phép các công ty xác định các lỗ hổng trong chuỗi cung ứng của họ. Bằng cách theo dõi và ghi lại những lĩnh vực này để cải thiện, các công ty có thể phát triển và cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng của mình.

Tính nhất quán của chuỗi cung ứng

Cuối cùng, việc có bộ quy tắc ứng xử dành cho nhà cung cấp giúp các công ty có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với chuỗi cung ứng của mình. Như đã đề cập trước đó, nhà cung cấp thường là những đơn vị độc lập và không nhất thiết phải chịu sự kiểm soát của nhà bán lẻ.

Nhưng việc có bộ quy tắc ứng xử trong chuỗi cung ứng sẽ đảm bảo rằng các nhà cung cấp của bạn phải tuân thủ các tiêu chuẩn của công ty bạn. Nếu không có quy tắc ứng xử, các công ty sẽ bị hạn chế quyền lực trong việc giải quyết các vấn đề hoặc mối quan ngại với nhà cung cấp của mình.

Cách xây dựng quy tắc ứng xử trong chuỗi cung ứng

Hiểu được lý do tại sao việc có quy tắc ứng xử của nhà cung cấp lại quan trọng là điều quan trọng. Nhưng điều này chẳng có ý nghĩa gì nếu bạn cũng không biết cách xây dựng quy tắc ứng xử trong chuỗi cung ứng. Nếu bạn không chắc nên bắt đầu từ đâu, bạn có thể làm theo mẫu quy tắc ứng xử của nhà cung cấp này.

1. Đánh giá chuỗi cung ứng về rủi ro và lỗ hổng

Bước đầu tiên trong việc thiết lập quy tắc ứng xử của bạn phải liên quan đến việc xem xét chuỗi cung ứng hiện tại của bạn. Sản phẩm có nguồn gốc từ đâu? Luật lao động ở những khu vực đó là gì? Những vật liệu nào được sử dụng trong sản xuất và phương thức vận chuyển nào được sử dụng?

Điều này cho phép công ty của bạn xác định các vấn đề tiềm ẩn cũng như các lĩnh vực cần cải thiện, cho dù vì lý do đạo đức, chất lượng hay môi trường.

2. Trao đổi với nhà cung cấp về quy tắc ứng xử

Khi đã có sẵn khuôn khổ, bạn có thể liên hệ với các nhà cung cấp để thảo luận về quy tắc ứng xử của mình. Bạn không muốn thực hiện quy tắc ứng xử mà không thông báo cho họ trước. Điều này cho phép các nhà cung cấp của bạn cung cấp thông tin đầu vào cũng như thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào trong thỏa thuận của họ với bạn.

3. Tiếp cận với các công ty khác trong ngành của bạn

Bạn cũng không nên ngại nhìn vào đối thủ cạnh tranh để lấy ví dụ. Hãy liên hệ với các công ty khác trong ngành của bạn để tìm hiểu về quy tắc ứng xử của nhà cung cấp của họ. Bằng cách này, bạn có thể xây dựng một khuôn khổ đã được thiết lập đã được chứng minh là có thể hoạt động ở nơi khác.

Các nguồn tài nguyên chính để xây dựng Quy tắc ứng xử dành cho nhà cung cấp

Cuối cùng, bạn nên biết nơi để tìm các quy tắc và hướng dẫn được xác định rõ ràng cho quy tắc ứng xử của nhà cung cấp. Một số nguồn thông tin chính được trích dẫn liên tục khi nói đến các tiêu chuẩn lao động, môi trường và xã hội:

Của Liên Hợp Quốc Tuyên ngôn Quốc tế Nhân quyền
của Tổ chức Lao động Quốc tế Tiêu chuẩn lao động quốc tế
Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO 14000 Tiêu chuẩn quản lý môi trường

Mỗi tài nguyên này cung cấp một khuôn khổ vững chắc cho các tiêu chuẩn toàn cầu trong tất cả các ngành. Bạn có thể và nên tùy chỉnh quy tắc ứng xử trong chuỗi cung ứng của mình cho phù hợp với nhu cầu của công ty bạn. Tuy nhiên, việc có sẵn một khuôn khổ phổ quát vững chắc là điểm khởi đầu tuyệt vời giúp tạo nên thẩm quyền cho quy tắc ứng xử của bạn.

Cách thực hiện Quy tắc ứng xử của nhà cung cấp

Sau khi đã có quy tắc ứng xử, tất cả những gì còn lại cần làm là thực hiện nó. Có thể có một số công cụ bạn sử dụng để triển khai quy tắc ứng xử của mình và đảm bảo rằng nó được tuân thủ. Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn cần truyền đạt rõ ràng với tất cả nhân viên và nhà cung cấp. Điều này có thể được thực hiện thông qua bất kỳ kênh nào bạn thích, miễn là bạn đảm bảo rằng nó được tiếp nhận và hiểu rõ.

Bạn cũng có thể xem xét việc đào tạo nhân viên về việc tuân thủ quy tắc ứng xử của chuỗi cung ứng nếu cần thiết. Điều này có thể đảm bảo rằng quy tắc ứng xử được giám sát và tuân thủ chặt chẽ trong suốt quá trình hoạt động.

Cuối cùng, bạn cũng nên tiến hành đánh giá định kỳ chuỗi cung ứng của mình như được quy định trong quy tắc ứng xử của bạn. Việc giám sát liên tục chuỗi cung ứng về hiệu suất và chất lượng giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Bạn muốn tìm hiểu thêm về các công cụ giúp quản lý hàng tồn kho và chuỗi cung ứng của mình? Đọc ý kiến của Ecwid về phần mềm quản lý cửa hàng tốt nhất có sẵn ngày hôm nay. Quản lý chuỗi cung ứng là một quy trình nhiều mặt và liên tục, đòi hỏi nhiều công cụ. Ecwid có thể giúp tìm các công cụ phù hợp và triển khai chúng một cách liền mạch vào cửa hàng trực tuyến của bạn, bất kể bạn bán gì.

Giới thiệu về Tác giả

Max đã làm việc trong ngành thương mại điện tử trong sáu năm qua để giúp các thương hiệu thiết lập và nâng cao khả năng tiếp thị nội dung và SEO. Mặc dù vậy, anh ấy có kinh nghiệm kinh doanh. Anh ấy là một nhà văn tiểu thuyết trong thời gian rảnh rỗi.