Bài học quản lý nhóm từ chủ doanh nghiệp: Trò chuyện với Lali Sichinava

Văn 9 tháng trước by Anastasia Prokofieva

Trong ngày hôm nay nhịp độ nhanh Trong bối cảnh kinh doanh, quản lý nhóm hiệu quả là điều cần thiết để đạt được sự tăng trưởng và thành công bền vững. Chúng tôi rất hân hạnh được nói chuyện với Lali Sichinava, chủ một cửa hàng hoa đang phát đạt, về kinh nghiệm quản lý một nhóm gồm 18 nhân viên cũng như những kỹ năng và phẩm chất quan trọng cần thiết để lãnh đạo hiệu quả.

Những kỹ năng và phẩm chất cần thiết để quản lý nhóm hiệu quả

Lali Sichinava điều hành một có trụ sở tại Georgia kinh doanh cửa hàng hoa và giao hàng, hoa hồng đáng yêu. Với hai địa điểm ngoại tuyến, một cửa hàng trực tuyến, dịch vụ giao hàng và một đội ngũ lớn, Lali có toàn quyền quản lý hoạt động và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

“Hoạt động kinh doanh của chúng tôi rất tùy biến, chúng tôi làm việc trong phân khúc cao cấp 'bất cứ điều gì khách hàng muốn' miễn là chúng tôi đồng ý rằng nó đẹp. Vì thế, phi tiêu chuẩn thời gian giao hàng, phi tiêu chuẩn sáng tác - chúng tôi sẽ làm tất cả. Điều này khiến việc tùy chỉnh các quy trình và biến chúng thành hướng dẫn trở nên khó khăn hơn nhiều. Ngoài ra, nó còn khiến việc tuyển dụng trở nên khó khăn hơn nhiều.”

Lali đã chia sẻ với chúng tôi những hiểu biết sâu sắc của cô về việc thiết lập nền tảng vững chắc cho sự thành công của nhóm. Theo kinh nghiệm của cô, việc tập trung vào các khía cạnh sau đây đã tạo ra hoạt động tốt và đội ngũ sản xuất:

Điều chỉnh quy trình tuyển dụng cho doanh nghiệp của bạn

Đầu tư thời gian và công sức để tuyển dụng đúng người là điều cần thiết. Lali nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định sớm khi ai đó không phù hợp với công việc hoặc động lực của nhóm và thực hiện những điều chỉnh cần thiết.

Đây là cách Lali tiếp cận quá trình tuyển dụng:

“Con người là tài sản lớn nhất của chúng tôi. Chúng tôi đặt quảng cáo trên các trang web việc làm khác nhau và yêu cầu mọi người điền vào mẫu đơn đăng ký và trả lời ba câu hỏi. Cùng với một CV sẽ cho chúng ta thấy khả năng đa nhiệm, hình thức cũng đủ để lọc ra 95% ứng viên.

Vì ngành của chúng tôi chủ yếu là giao tiếp nên chúng tôi sẽ gửi email cho các ứng viên còn lại và xem họ trả lời như thế nào. Điều đó cũng lọc ra một tỷ lệ phần trăm nhất định.

Chúng tôi tiến hành phỏng vấn qua điện thoại với các ứng viên còn lại vì đây là một bước quan trọng - vì khách hàng của chúng tôi chủ yếu liên lạc qua điện thoại hoặc email. Theo đó, chúng tôi sắp xếp một mặt đối mặt gặp gỡ và mời họ làm việc với chúng tôi trong một ngày để xem liệu chúng tôi có phù hợp với nhau hay không. Bằng cách này, chúng tôi cũng có thể đánh giá kỹ năng máy tính kỹ thuật của họ.”

Triển khai Ngày thử việc cho ứng viên giỏi

Trong khi một số chủ doanh nghiệp ban đầu có thể cảm nhận ngày thử việc của nhân viên là quá sức và tốn kém, Lali tin chắc rằng bước này rất quan trọng để đảm bảo sự phù hợp cho nhân viên. lâu thành công của đội. Bằng cách dành thời gian để đánh giá kỹ năng, đạo đức làm việc và sự liên kết văn hóa của một cá nhân, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn và đưa ra quyết định sáng suốt có tác động tích cực đến năng suất chung và văn hóa công ty của họ.

“Đúng, bạn có thể dễ dàng kiểm tra xem ứng viên có nói được ngôn ngữ ở giai đoạn phỏng vấn hay không, nhưng làm thế nào để bạn đánh giá xem ai đó có 'thông minh, nhanh nhẹn, đa nhiệm, có trình độ công nghệ tiên tiến, người giải quyết vấn đề, thân thiện, nhân hậu, ngoại giao và có gu thẩm mỹ tốt hay không' ' tất cả trong cùng một cuộc phỏng vấn?

Đây là lý do tại sao chúng tôi thường cho ứng viên một vài ngày làm việc để trực tiếp trải nghiệm cảm giác làm việc với chúng tôi. Điều này cũng cho phép chúng tôi đánh giá xem họ có phù hợp với vai trò này hay không.”

Đầu tư vào việc đào tạo đội ngũ của bạn

Khi nói đến người bán hoa, Lali không ngại tuyển dụng những người chưa có kinh nghiệm miễn là họ có thái độ và động lực học tập đúng đắn. Cô tin rằng đầu tư vào đào tạo và không ngừng nâng cao kỹ năng của đội là điều cần thiết để dẫn đầu đối thủ.

“Thuê người bán hoa là một trò chơi hoàn toàn khác. Bạn phải bắt đầu với một người không có kinh nghiệm và xây dựng họ vì không có trường dạy trồng hoa nào ở Georgia.”

Xây dựng quy trình vận hành tiêu chuẩn

Lali tin rằng việc thiết lập các quy trình vận hành tiêu chuẩn cho càng nhiều tình huống càng tốt và chỉ tham gia vào các hoạt động phi tiêu chuẩn vấn đề là rất quan trọng. Thiết lập này cho phép nhóm hoạt động trơn tru và hiệu quả trong khi người lãnh đạo có thể tập trung giải quyết những thách thức riêng phát sinh.

“Tôi có thể không tham gia vào ngày qua ngày khi đơn hàng chạy suôn sẻ, nhưng khi có vấn đề, tôi sẽ mất hàng giờ để đi sâu vào từng chi tiết nhỏ nhất. Sai lầm không xấu; mỗi điều nhỏ nhặt trong số đó đều mang lại cho chúng tôi tiềm năng cải thiện và thiết lập một phương pháp tiếp cận có hệ thống, giảm thiểu lỗi của con người trong tương lai.”

Giao việc theo thế mạnh của nhân viên

Khi cần xác định nhiệm vụ hoặc trách nhiệm nào nên được giao cho mọi người trong nhóm của mình, Lali thực hiện một cách tiếp cận có phương pháp. Cô tin rằng việc ủy quyền sẽ trao quyền cho các cá nhân nắm quyền sở hữu công việc của họ.

“Việc phân công công việc được quyết định một phần ở khâu tuyển dụng, sau đó do chính nhân viên điều hành. Tôi bắt đầu giao những nhiệm vụ tương tự cho những người khác nhau thực hiện cùng một chức năng và thông thường, công việc đó sẽ được thực hiện bởi người tuyển dụng nhiều nhất và do đó là người giỏi nhất về việc đó.

Rất nhiều đồng nghiệp của tôi là những người có tính chủ động nên đôi khi họ sẽ tự nghĩ ra nhiệm vụ cho mình và đương nhiên sẽ rất giỏi.”

Sự cải tiến liên tục

Chủ nghĩa hoàn hảo, tính chuyên nghiệp cao nhất và nỗ lực không ngừng cải tiến là chìa khóa thành công của Lali. Bằng cách chú ý đến chi tiết và tận dụng mọi sai lầm như một cơ hội để học hỏi, cô ấy đã nuôi dưỡng văn hóa tăng trưởng và phát triển trong nhóm của mình.

“Điều khiến chúng tôi thành công là tính cầu toàn và tính chuyên nghiệp cao nhất; chúng tôi không ngừng cải thiện quy trình làm việc của mình.”

Duy trì động lực và năng suất

Việc kinh doanh hoa thực sự phát đạt trong những ngày nghỉ lễ, nhưng điều đó cũng có nghĩa là nhóm phải làm việc chăm chỉ hơn để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng.

Khi được hỏi về việc duy trì động lực và năng suất trong thời gian bận rộn, Lali giải thích rằng những thành viên phù hợp trong nhóm đương nhiên sẽ được thúc đẩy bởi sự phát triển và thành công của công ty. Đạo đức làm việc mạnh mẽ và sự cống hiến chung để tạo ra những kết quả tốt đẹp đảm bảo rằng nhóm vẫn gắn bó và tập trung.

“Bản thân môi trường làm việc đã là một yếu tố thúc đẩy lớn.”

Giải quyết xung đột: Giao tiếp là chìa khóa

Mặc dù trong nhóm của Lali hiếm khi xảy ra xung đột do trí tuệ cảm xúc cao và sự phụ thuộc vào nhau để đạt được thành công, nhưng cô chia sẻ rằng cơ cấu tổ chức phẳng của cô cho phép giao tiếp suôn sẻ trong trường hợp có bất đồng. Bằng cách thu hút các thành viên có liên quan trong nhóm tham gia vào các quyết định quan trọng trước khi triển khai, cô giảm thiểu những hiểu lầm và nuôi dưỡng ý thức làm chủ trong nhân viên của mình.

“Là một công ty nhỏ nên chúng tôi có cơ cấu tổ chức phẳng. Không qua trung gian – không bị lạc trong các tình huống dịch thuật. Tôi cũng cố gắng đưa ra những quyết định quan trọng của các bên liên quan trước khi chúng được thực hiện.

Ngoài ra, chúng tôi là một đội 100% nữ với chỉ số cảm xúc cao. Chúng tôi không có nhiều xung đột vì chúng tôi phụ thuộc vào nhau để tặng những bó hoa đẹp. Có hai nhóm, người bán hoa và người quản lý, nếu một nhóm mắc lỗi thì nhóm khác thường sẽ nhận lỗi.”

Nắm bắt công nghệ để liên lạc và hợp tác

Nhóm của Lali sử dụng Ecwid, một nền tảng thương mại điện tử cho phép thực hiện nhiều tùy chỉnh liên quan đến việc cung cấp sản phẩm và các tùy chọn giao hàng. So với nền tảng trước đây mà họ đã sử dụng, Ecwid đã loại bỏ nhiều yếu tố thủ công và hợp lý hóa việc giao tiếp với khách hàng, khiến nó trở thành một công cụ quan trọng để cộng tác hiệu quả trong nhóm.

“Ecwid là một bước tiến lớn so với nền tảng trước đó. Ecwid cho phép tùy chỉnh rất nhiều loại sản phẩm và cách giao hàng. Trước đây, chúng tôi phải thông qua các nhà phát triển để tìm ra tính năng mới hoặc bản sửa lỗi, trong khi hiện tại, việc này được thực hiện trong vòng một phút bên trong nền tảng Ecwid.

Ví dụ: chúng tôi có nhiều ca trong ngày và một số ngày có thể có ba người khác nhau nhận đơn đặt hàng. Trên Ecwid, tất cả các thông tin liên quan đến đơn hàng đều được lưu giữ ở một nơi, giúp nhân viên dễ dàng chuyển đơn hàng cho nhau.

Các trường thanh toán tùy chỉnh và ghi chú thanh toán tùy chỉnh cho phép nhận đầy đủ liên quan đến đơn hàng thông tin từ khách hàng cũng như truyền tải tối đa thông tin cần thiết đến họ.

Công việc thủ công được giảm thiểu nhờ có ngày giao hàng, thời điểm và điểm đến linh hoạt và dễ thay đổi. Và nếu có điều gì khác không chuẩn, bạn luôn có thể sử dụng các ghi chú của nhân viên để chuyển nó cho nhau.”

Tóm lại

Kinh nghiệm của Lali Sichinava cung cấp những hiểu biết sâu sắc có giá trị cho các chủ doanh nghiệp đang muốn cải thiện kỹ năng quản lý nhóm của mình. Bằng cách tập trung vào việc tuyển dụng đúng người, thiết lập các quy trình vận hành tiêu chuẩn và không ngừng cải tiến, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể xây dựng đội ngũ hiệu quả, năng động để thúc đẩy thành công.

Việc kết hợp công nghệ để tăng cường giao tiếp và cộng tác có thể hợp lý hóa hơn nữa các hoạt động và góp phần tạo nên một môi trường làm việc gắn kết.

Bằng cách áp dụng những bài học rút ra từ hành trình của Lali, bạn có thể thúc đẩy đội của mình hướng tới sự vĩ đại!

Giới thiệu về Tác giả

Anastasia Prokofieva là người viết nội dung tại Ecwid. Cô viết về tiếp thị và quảng bá trực tuyến để giúp công việc hàng ngày của các doanh nhân trở nên dễ dàng và bổ ích hơn. Cô ấy cũng thích mèo, sô cô la và làm kombucha tại nhà.