Mẹo quản lý thời gian dành cho doanh nhân bận rộn: Cách hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn

Đã đọc 13 phút

Kinh doanh là một trong những nghề nghiệp viên mãn nhất nhưng cũng đòi hỏi khắt khe nhất mà một người có thể có. Là chủ doanh nghiệp, bạn phụ trách gần như mọi khía cạnh của công ty hoặc hoạt động kinh doanh của mình.

Từ việc lập kế hoạch và thực hiện chiến lược đến tuyển dụng nhân viên, giành được khách hàng mới và tất cả Back-end nhiệm vụ quản lý - không có gì ngạc nhiên khi các doanh nhân cảm thấy choáng ngợp trước khối lượng công việc của mình.

Là một doanh nhân hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ, việc quản lý thời gian là rất quan trọng để đảm bảo năng suất, hiệu quả và thành công chung. Bạn đang tự hỏi làm thế nào bạn có thể cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình để cải thiện lợi nhuận của công ty bạn? Hãy tiếp tục đọc!

Những thách thức quản lý thời gian độc đáo dành cho doanh nhân

Trước tiên hãy thảo luận về những điều cơ bản - quản lý thời gian là gì? Là một kỹ năng, quản lý thời gian giúp các cá nhân hoàn thành công việc đúng thời hạn, tránh bị phân tâm và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng một cách hiệu quả mà không làm giảm chất lượng công việc được giao.

Nhưng tại sao quản lý thời gian lại quan trọng đối với các doanh nhân? Kỹ năng quản lý thời gian rất quan trọng để thành công ở bất kỳ vai trò nào, có thể là trưởng nhóm hoặc người đóng góp cá nhân. Tuy nhiên, bộ kỹ năng này được cho là phần quan trọng nhất trong công việc của một doanh nhân. ngày qua ngày vì khối lượng công việc của họ và số lượng mũ họ phải đội cùng một lúc.

Một con số khổng lồ 89% doanh nhân thấy khối lượng công việc của họ quá nặng nề. Vậy điều gì khiến vai trò doanh nhân trở nên thách thức đến mức việc quản lý thời gian trở thành một vấn đề? Đây là những gì các doanh nhân đang thực hiện để khiến họ khác biệt với phần còn lại của lực lượng lao động.

Cấp độ cao Trách nhiệm

Điều hành một công ty phức tạp hơn nhiều so với những gì người ta có thể nhận ra. Các doanh nhân và chủ doanh nghiệp nắm trong tay mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh. Vào bất kỳ ngày nào, họ có thể đi từ phỏng vấn ứng viên đến gặp gỡ bán hàng, gọi điện với các nhà đầu tư, giới thiệu khách hàng mới và xử lý các vấn đề hỗ trợ khách hàng.

Trong một doanh nghiệp nhỏ, người chủ tham gia đáng kể vào hầu hết các phòng ban. ngày qua ngày chức năng đồng thời giữ ra quyết định quyền lực có thể tác động đến nhân viên, sản phẩm và khách hàng theo những cách khác nhau. Điều này góp phần gây ra căng thẳng cho nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ.

Căng thẳng ảnh hưởng đến cuộc sống của chủ doanh nghiệp nhỏ như thế nào (Nguồn: Khảo sát của ĐÚNG VẬY)

Lịch trình không thể đoán trước

Các doanh nhân thường được gọi là “nhà sáng tạo và nhà quản lý”, nơi họ nắm giữ cấp độ cao vai trò và đôi khi ở trong chiến hào với nhân viên của họ. Đây là một phần của việc điều hành một doanh nghiệp và có thể tạo ra một lịch trình không thể đoán trước.

Hoạt động kinh doanh có thể thăng trầm, đòi hỏi sự tham gia nhiều hơn trong một số mùa và ít hơn trong những mùa khác. Điều này khiến cho các chiến lược quản lý thời gian dành cho doanh nhân và chuyên gia trở nên quan trọng đối với sự thành công của công ty.

Mẹo quản lý thời gian dành cho doanh nhân

Bạn đang thắc mắc làm thế nào để cải thiện việc quản lý thời gian cho các doanh nhân? Bạn đang ở đúng nơi!

Dưới đây là một số chiến lược thiết thực mà bạn có thể thực hiện ngay lập tức và xem chúng cải thiện năng suất của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp như thế nào. Bạn sẽ có thể làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn vì bạn sẽ không cố gắng tập trung vào nhiều việc cùng một lúc.

Phương pháp ưu tiên

Ưu tiên là một chiến lược quản lý thời gian hiệu quả. Nó giúp các doanh nhân xác định những nhiệm vụ quan trọng nào phải được hoàn thành trước và đặt những nhiệm vụ còn lại sang một bên. Các bảng tính quản lý thời gian khác nhau giúp đơn giản hóa quy trình.

Các phương pháp này bao gồm phương pháp Ma trận ưu tiên (Ma trận Eisenhower), trong đó bạn vẽ một hình vuông và gắn nhãn cho hai góc phần tư trên cùng là Khẩn cấp/Không khẩn cấp và hai góc phần tư dưới cùng là Quan trọng/Không quan trọng.

Các nhiệm vụ trong góc phần tư Khẩn cấp và Quan trọng trở thành các mục ưu tiên, trong khi những nhiệm vụ trong góc phần tư Không khẩn cấp và Không quan trọng có thể được ủy quyền hoặc trì hoãn/hủy bỏ.

Phương pháp này còn được gọi là bốn góc phần tư của quản lý thời gian. Bạn có thể tạo ma trận quản lý thời gian này bằng sổ và bút hoặc tải xuống làm sẵn mẫu dưới đây.

Các phương pháp ưu tiên khác bao gồm phương pháp ABCDE, trong đó bạn xếp hạng các nhiệm vụ trên công việc phải làm danh sách dựa trên tầm quan trọng của chúng. Nhiệm vụ “A” có mức độ ưu tiên cao nhất, nhiệm vụ “B” là những nhiệm vụ cần phải hoàn thành, nhiệm vụ “C” sẽ gây ra hậu quả tối thiểu nếu chưa hoàn thành, v.v.

Phương pháp này giúp doanh nhân hoàn thành được những nhiệm vụ thiết yếu, giải phóng thời gian để làm những việc cấp bách khác. Hơn nữa, chi tiêu ít như 10-12 phút lập kế hoạch cho ngày của bạn có thể tiết kiệm tới hai giờ, vì vậy đừng đánh giá thấp sức mạnh của công việc phải làm danh sách.

Chặn thời gian

Chặn thời gian là một chiến lược hiệu quả cao để cung cấp cấu trúc cho một ngày của bạn. Nó đảm bảo bạn có thể hoàn thành mọi thứ bạn cần trong khi đặt ra ranh giới và giới hạn cho một số mục nhất định.

Phương pháp này liên quan đến việc dành ra các khoảng thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ thay vì cố gắng xử lý nhiều mục cùng một lúc và không bao giờ hoàn thành được bất kỳ việc gì về đích.

Bạn có thể dễ dàng chặn thời gian bằng bất kỳ ứng dụng lịch nào bạn thích

Ví dụ: bạn có thể dành giờ đầu tiên trong ngày để trả lời email, ba giờ tiếp theo để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng và giờ cuối cùng cho các cuộc họp.

Bằng cách gán phải làm các mục trong khoảng thời gian riêng của họ mỗi ngày, các doanh nhân và chủ doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng những điều quan trọng không bao giờ bị bỏ sót.

Phái đoàn

Ủy quyền được cho là một trong những kỹ năng hiệu quả nhất của một doanh nhân. Khả năng chuyển giao các nhiệm vụ quan trọng cho những nhân viên đáng tin cậy là một thế mạnh to lớn của một chủ doanh nghiệp.

Việc ủy quyền sẽ giảm bớt khối lượng công việc của bạn, xây dựng niềm tin vào nhân viên và cho phép bạn có nhiều thời gian hơn để cống hiến cho các lĩnh vực kinh doanh cần bạn quan tâm.

Để ủy thác công việc một cách hiệu quả, hãy xem xét những việc chiếm nhiều thời gian và sức lực của bạn hàng ngày. Bất kỳ phần nào của nhiệm vụ đó có thể được giao cho một nhân viên có trình độ không? Khi làm như vậy, bạn có thể củng cố sự tự tin và kỹ năng của nhóm mình đồng thời tối ưu hóa năng suất của mình. Đó là một đôi bên cùng có lợi

Nhân tiện, nếu bạn sử dụng Ecwid by Lightspeed cho cửa hàng trực tuyến của mình, bạn có thể dễ dàng ủy thác một số nhiệm vụ của cửa hàng trực tuyến cho các thành viên trong nhóm của mình. Bạn có thể thêm tài khoản nhân viên và cấp quyền để đảm bảo rằng chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có thể truy cập thông tin nhạy cảm và các chức năng quan trọng.

Tận dụng công nghệ để quản lý thời gian tốt hơn

Làm thế nào một doanh nhân có thể bù đắp cho điểm yếu trong quản lý thời gian? Hãy thử một trong những chiến lược được đề cập ở trên. Để hỗ trợ cho cam kết của bạn, đây là một gợi ý bổ sung.

Bởi vì chúng ta đang sống trong thời đại kỹ thuật số, công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý thời gian và sự thành công chung của bất kỳ doanh nghiệp nào. May mắn thay, nhiều công cụ và tài nguyên công nghệ khác nhau có thể hỗ trợ quản lý thời gian cho các doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ. Hãy thảo luận về những điều đó ở đây.

Ứng dụng năng suất

Với tư cách là chủ doanh nghiệp, điện thoại của bạn có thể luôn ở trong tay bạn trong suốt thời gian bạn thức, sẵn sàng nhận cuộc gọi, trả lời email, lên lịch trình diễn, v.v. Tin vui là nhiều ứng dụng năng suất có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Một số ứng dụng và tài nguyên năng suất phổ biến bao gồm:

Evernote cho hiệu quả ghi chép mà bạn có thể chia sẻ với nhân viên
Slack cho đang di chuyển giao tiếp với nhân viên và khách hàng
Thu phóng để tổ chức hội nghị truyền hình thuận tiện từ mọi nơi trên thế giới
Canva cho khả năng thiết kế đồ họa chuyên nghiệp nhanh chóng và dễ dàng
Thanh toán nhanh để thiết lập thanh toán đơn giản trong cửa hàng trực tuyến
MileIQ để theo dõi du lịch nhằm hợp lý hóa thuế
ClickUp để quản lý dự án và tổ chức nhiệm vụ.

Sử dụng Evernote cho ghi chép và lập kế hoạch dự án

Tự động hóa

Các công cụ tự động hóa có thể giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại trong khối lượng công việc của bạn. Từ việc lên lịch cuộc hẹn hoặc cuộc họp đến xử lý hóa đơn hoặc nhập dữ liệu, tính năng tự động hóa có thể giúp đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn và cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ thực sự quan trọng.

Đây cũng là nơi nền tảng thương mại điện tử đóng một vai trò. Ví dụ: Ecwid của Lightspeed tự động hóa quản lý hàng tồn kho và xử lý đơn hàng, giúp doanh nghiệp quản lý cửa hàng trực tuyến của mình dễ dàng hơn. Với sự tích hợp với phổ biến hãng vận chuyển và Cổng thanh toán, bạn có thể tập trung vào các khía cạnh khác của doanh nghiệp mình đồng thời mang đến cho khách hàng trải nghiệm mua sắm liền mạch.

Ecwid gửi cho bạn cổ phiếu thấp thông báo tự động, do đó bạn có thể bổ sung sản phẩm đúng hạn

Vượt qua những thách thức chung về quản lý thời gian

Quản lý thời gian đối với các doanh nhân và chủ doanh nghiệp có thể là một thách thức vì họ phải đảm nhiệm rất nhiều công việc. Tuy nhiên, thừa nhận điểm mạnh và điểm yếu của bạn có thể giúp hiểu được bạn cần tập trung nỗ lực vào đâu và bạn cần hỗ trợ thông qua việc ủy quyền ở đâu.

Đây là cách bạn có thể giải quyết hiệu quả nhiều thách thức liên quan đến quản lý thời gian.

Chống lại phiền nhiễu

Cho dù bạn làm việc ở nhà hay ở văn phòng, những phiền nhiễu vẫn ở khắp mọi nơi. Dự đoán trước chúng có thể giúp giảm sức mạnh của chúng và làm mất đi sự tập trung của bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên tắt thông báo trên điện thoại và email khi làm việc.

Theo báo cáo của Tác động của nhà kinh tế, phục hồi sau những phiền nhiễu là một trong năm nguyên nhân hàng đầu khiến bạn mất tập trung. Đối với một người lao động tri thức trung bình ở Mỹ, thời gian phục hồi sau những phiền nhiễu cộng lại lên tới 127 giờ mỗi năm. Hãy tưởng tượng bạn có thể đạt được điều gì khi có thêm 127 giờ làm việc không bị gián đoạn!

Số giờ mất tập trung hàng năm và chi phí kinh tế tương đương cho mỗi người (Nguồn: báo cáo của Economist Impact)

Lập kế hoạch cho ngày của bạn bằng cách sử dụng các khoảng thời gian mà chúng tôi đã đề cập ở trên để bạn biết chính xác bạn có bao nhiêu thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể. Hãy nghỉ ngơi để tập trung lại tâm trí, đi bộ ra ngoài để căn giữa lại, và đặt ra ranh giới với nhân viên khi bạn cần thắt dây an toàn và hoàn thành công việc.

Ưu tiên Công việc-Cuộc sống Cân đối

Bạn có nhận ra rằng 70% doanh nhân trải qua tình trạng kiệt sức do thiếu cuộc sống công việc cân bằng?

Cuộc sống công sở sự cân bằng thường bị bỏ qua đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ khi họ tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp và mọi thứ liên quan. Tuy nhiên, sức khỏe tinh thần của bạn không bao giờ nên lùi bước vì sự nghiệp của bạn.

Tiếp tục ưu tiên sức khỏe cuộc sống công việc cân bằng bằng cách thiết lập giờ làm việc cố định để bạn không phải lúc nào cũng có mặt cho nhân viên và khách hàng. Tạo thói quen hàng ngày nhất quán bao gồm dành thời gian cho những người thân yêu, tập thể dục và theo đuổi sở thích hoặc đam mê.

Bạn cũng có thể sử dụng chặn thời gian phương pháp cho các công việc cá nhân, chẳng hạn như ăn sáng với gia đình, ở trường thả xuống, an dài một giờ lớp tập luyện hoặc bất cứ điều gì khác trong cuộc sống cá nhân của bạn.

Tổng kết

Điều hành một doanh nghiệp không phải là một việc dễ dàng, nhưng kỹ năng quản lý thời gian dành cho các doanh nhân sẽ giúp nhóm và doanh nghiệp của bạn làm việc năng suất và hiệu quả hơn trong khi vẫn duy trì được một nền kinh tế lành mạnh. cuộc sống công việc cân bằng.

Việc này đòi hỏi phải lập kế hoạch, chiến lược và nỗ lực, nhưng kết quả sẽ dẫn đến một sự nghiệp viên mãn hơn, đòi hỏi ít năng lượng và thời gian hơn. Điều gì có thể tốt hơn thế?

Bán trực tuyến

Với Ecwid Ecommerce, bạn có thể dễ dàng bán hàng ở mọi nơi, cho bất kỳ ai — qua internet và trên toàn thế giới.

Bắt đầu

Bán hàng trên mạng

Tháng Bảy 25, 2024

Giới thiệu về tác giả

Anastasia Prokofieva là người viết nội dung tại Ecwid. Cô viết về tiếp thị và quảng bá trực tuyến để giúp công việc hàng ngày của các doanh nhân trở nên dễ dàng và bổ ích hơn. Cô ấy cũng thích mèo, sô cô la và làm kombucha tại nhà.