Gmail：如何像专业人士一样撰写和管理电子邮件

发布 3年前 by 马克斯·科莫诺夫

您是否害怕撰写和发送电子邮件？您是否觉得自己做得不对，或者您的信息传达的方式不对？如果是这样，别担心——您并不孤单！许多人发现电子邮件是一项艰巨的任务。

但只要稍加练习，并运用我们在此博客文章中与您分享的一些技巧和窍门，您很快就能成为电子邮件专家！

什么是 Gmail？

首先，让我们从基础开始。Gmail 是 Google 提供的免费电子邮件服务。您可以使用它从个人和企业帐户发送和接收电子邮件。

此外，Gmail 还提供多种功能让您更直接地管理电子邮件，其中包括：

可以创建文件夹来整理电子邮件
标记电子邮件的能力
搜索特定电子邮件的能力
创建签名的能力
安排电子邮件的能力

如何设置Gmail账户

要使用 Gmail，您需要创建一个谷歌账户。创建帐户后，您将能够通过访问 mail.google.com 来访问 Gmail。

创建帐户后，系统会要求您提供一些基本信息，包括：

姓名
您的电子邮件地址
你的密码
您居住的国家

创建Google帐户

如何在 Gmail 上发送电子邮件

现在我们已经介绍了基础知识，让我们来谈谈如何在 Gmail 上发送电子邮件。发送电子邮件的过程相对简单：

首先，在“撰写”窗口中撰写邮件
在“收件人”字段中输入收件人的电子邮件地址
在“主题”字段中输入邮件主题
在电子邮件正文中写下你的信息
点击“发送”按钮
您还可以通过单击“附件”选项卡并选择要附加的文件来将附件添加到您的电子邮件中。

如何在 Gmail 中过滤电子邮件

Gmail 最有价值的功能之一是其过滤电子邮件的能力。这意味着您可以创建规则来确定如何处理电子邮件。

例如，您可以创建一个过滤器，自动存档您的所有旧电子邮件，或者用特定标签标记您的所有邮件。

点击 过滤器和阻止的地址 选项卡中的 个人设置 创建过滤器。

如何在 Gmail 中发送加密电子邮件

Gmail 还允许您发送加密电子邮件。它被称为 保密模式.

这意味着您的电子邮件内容将被隐藏，任何试图拦截它的人都无法看到。收件人对电子邮件的操作也将受到限制。

您只需点击 保密模式 按钮撰写窗口。

设置到期日期并启用密码以获得最大程度的保护

如何从Gmail检索已删除的电子邮件

如果您不小心删除了电子邮件，请不要担心 - 您仍然可以检索它！Gmail 会将您删除的所有电子邮件存储 30 天，您可以通过点击 垃圾桶 文件夹。如果要永久删除电子邮件，请选择它并点击 永远删除.

如何恢复Gmail密码

如果您忘记了 Gmail 密码，请不要担心 - 您可以恢复它！访问 https://mail.google.com/ 并点击 忘记密码？ 链接以恢复您的密码。您将被要求提供一些基本信息，包括：

姓名
与您的帐户关联的电子邮件地址
您居住的国家

一旦您提供此信息，Google 将向您发送一个链接，以便您重置密码。

如何在 Gmail 中制作签名

签名是自动添加到所有电子邮件末尾的简短信息。您可以通过以下方式创建签名： 个人设置 并向下滚动到签名选项中的通用.

然后，您可以在文本字段中输入您的签名。您还可以添加图片或网站链接。请注意，您可以创建多个签名并在撰写模式（撰写电子邮件时）。

重要提示！添加签名后，别忘了保存更改！

如何获取 Gmail 中的存档电子邮件

如果你想访问已存档的电子邮件，你必须在 所有邮件 选项卡中的右手菜单。这些电子邮件将有一个选项可将其发送回收件箱。或者您可以将它们拖回。

如何删除 Gmail 中的旧电子邮件

如果您想从帐户中删除旧电子邮件，则必须使用“before:YYYY/DD/MM”命令（不带逗号）进行搜索以过滤掉它们。您将看到查询日期之前收到的所有电子邮件的列表。选择全部，然后按删除 — 垃圾图标。如果您想永久删除它们，请转到垃圾并永久删除它们。

如何更改您的Gmail地址

如果你想更改你的电子邮件地址，抱歉，你不能。但是，您可以向 Gmail 添加另一个电子邮件地址，然后从另一个地址发送邮件。这很奇怪，但有人发现这很有用。

要添加另一个电子邮件，请转到 个人设置 和账号标签。

如何在 Gmail 中选择所有电子邮件

如果要选择收件箱中的所有电子邮件，可以点击全选按钮。这将选择页面上的所有电子邮件。但您会在页面顶部看到一条消息，提示“此页面上的所有 50 个对话均已选中”（根据您的页面长度设置，可能会更多）。然后，Google 会建议您选择该列表之外的其他邮件。请这样做。

然后您可以一次性删除、移动或回复它们。

如何在 Gmail 中安排电子邮件

如果您想安排电子邮件在以后发送，您可以选择 安排发送 附近的选项提交按钮撰写窗口。然后您可以输入要发送电子邮件的日期和时间。Gmail 会在该时间发送电子邮件。

像专业人士一样管理电子邮件的技巧

现在您已经了解了有关使用 Gmail 的所有知识，

以下是一些像专业人士一样管理电子邮件的技巧：

创建文件夹来整理你的电子邮件：您可以在 Gmail 中创建文件夹来整理电子邮件。这样可以更轻松地找到您要查找的邮件。
使用标签标记重要电子邮件：您可以使用标签来标记重要的电子邮件。这将使您以后可以轻松找到需要参考的邮件。
使用搜索栏查找电子邮件：搜索栏可用于查找您要查找的特定电子邮件。如果您的收件箱中有很多电子邮件，这将非常有用。
使用过滤器自动对电子邮件进行排序：您可以使用过滤器自动对电子邮件进行排序。这样可以更轻松地找到您要查找的邮件。
拦截垃圾邮件：您可以通过将电子邮件地址添加到“阻止发件人”列表来阻止垃圾邮件。这将阻止电子邮件发送到您的收件箱。
启用双因素认证：您可以启用双因素身份验证可提高 Gmail 帐户的安全性。这将要求您每次登录帐户时输入验证码。
备份你的电子邮件：您可以通过将电子邮件导出到文件或打印出来的方式备份电子邮件。这样可以确保如果您的帐户出现问题，您有电子邮件的副本。
删除不需要的电子邮件：您可以删除不需要的电子邮件以释放收件箱中的空间。这将使您更容易找到所需的电子邮件。
安排稍后发送的电子邮件：您可以安排电子邮件在稍后发送。如果您想在特定时间发送电子邮件，这会很有帮助。
使用“存档”存储旧电子邮件：您可以使用“存档”来存储旧电子邮件。这将释放收件箱中的空间，并使查找电子邮件更加容易。

使用 Gmail 撰写专业电子邮件的技巧

您正处于顺利阶段；现在，我们将分享一些建议，以确保您朝着正确的方向前进。

始终以姓名称呼收件人：向同事或客户发送电子邮件时，称呼他们的名字很重要。这将表明您花时间个性化您的信息，并且您尊重他们。
清晰简洁：撰写电子邮件时，请务必保持句子简短、切中要点。这将使您的电子邮件更易于阅读和理解。
避免使用俚语或非正式语言：俚语和非正式语言会使您的电子邮件显得不专业。相反，在撰写电子邮件时，请坚持使用标准英语，除非您确定收件人熟悉您使用的俚语。
避免使用缩写：缩写可能会让收件人感到困惑，并且可能无法按照您的意图进行解释。因此，最好完全避免使用它们。
发送前校对电子邮件：向客户或同事发送电子邮件时，这一点尤其重要。拼写错误会让您看起来不专业。
检查收件人的电子邮件地址：发送邮件前，请确保您的电子邮件地址正确。如果您不小心将电子邮件发送给了错误的人，这可能会令人尴尬，并损害您与收件人的关系。
使用标准字体格式化您的电子邮件：Arial 或 Times New Roman 都是不错的选择。它们易于阅读，而且看起来很专业。
包含清晰的主题行：电子邮件的主题行应该让收件人大致了解电子邮件的内容。这将帮助他们决定是否要阅读它。
以礼貌的方式结束你的电子邮件：“真诚地”、“谨致问候”或“谢谢”都是不错的选择。

现在您已经知道如何在 Gmail 中撰写专业电子邮件，您可以自信地与客户和同事沟通。只需确保遵循这些提示，您就可以发送成功的电子邮件。

电子邮件对于成功的电子商务业务至关重要

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关于作者

Max 过去六年来一直在电子商务行业工作，帮助品牌建立和提升内容营销和 SEO。尽管如此，他也有创业经验。业余时间，他是一名小说作家。