您是否害怕撰写和发送电子邮件?您是否觉得自己做得不对,或者您的信息传达的方式不对?如果是这样,别担心——您并不孤单!许多人发现电子邮件是一项艰巨的任务。
但只要稍加练习,并运用我们在此博客文章中与您分享的一些技巧和窍门,您很快就能成为电子邮件专家!
什么是 Gmail?
首先,让我们从基础开始。Gmail 是 Google 提供的免费电子邮件服务。您可以使用它从个人和企业帐户发送和接收电子邮件。
此外,Gmail 还提供多种功能让您更直接地管理电子邮件,其中包括:
- 可以创建文件夹来整理电子邮件
- 标记电子邮件的能力
- 搜索特定电子邮件的能力
- 创建签名的能力
- 安排电子邮件的能力
如何设置Gmail账户
要使用 Gmail,您需要创建一个 谷歌账户。创建帐户后,您将能够通过访问 mail.google.com 来访问 Gmail。
创建帐户后,系统会要求您提供一些基本信息,包括:
- 姓名
- 您的电子邮件地址
- 你的密码
- 您居住的国家
如何在 Gmail 上发送电子邮件
现在我们已经介绍了基础知识,让我们来谈谈如何在 Gmail 上发送电子邮件。发送电子邮件的过程相对简单:
- 首先,在“撰写”窗口中撰写邮件
- 在“收件人”字段中输入收件人的电子邮件地址
- 在“主题”字段中输入邮件主题
- 在电子邮件正文中写下你的信息
- 点击“发送”按钮
- 您还可以通过单击“附件”选项卡并选择要附加的文件来将附件添加到您的电子邮件中。
如何在 Gmail 中过滤电子邮件
Gmail 最有价值的功能之一是其过滤电子邮件的能力。这意味着您可以创建规则来确定如何处理电子邮件。
例如,您可以创建一个过滤器,自动存档您的所有旧电子邮件,或者用特定标签标记您的所有邮件。
点击 过滤器和阻止的地址 选项卡中的 个人设置 创建过滤器。
如何在 Gmail 中发送加密电子邮件
Gmail 还允许您发送加密电子邮件。它被称为 保密模式.
这意味着您的电子邮件内容将被隐藏,任何试图拦截它的人都无法看到。收件人对电子邮件的操作也将受到限制。
您只需点击 保密模式 按钮 撰写 窗口。
如何从Gmail检索已删除的电子邮件
如果您不小心删除了电子邮件,请不要担心 - 您仍然可以检索它!Gmail 会将您删除的所有电子邮件存储 30 天,您可以通过点击 垃圾桶 文件夹。如果要永久删除电子邮件,请选择它并点击 永远删除.
如何恢复Gmail密码
如果您忘记了 Gmail 密码,请不要担心 - 您可以恢复它!访问 https://mail.google.com/ 并点击 忘记密码? 链接以恢复您的密码。您将被要求提供一些基本信息,包括:
- 姓名
- 与您的帐户关联的电子邮件地址
- 您居住的国家
一旦您提供此信息,Google 将向您发送一个链接,以便您重置密码。
如何在 Gmail 中制作签名
签名是自动添加到所有电子邮件末尾的简短信息。您可以通过以下方式创建签名: 个人设置 并向下滚动到 签名 选项中的 通用.
然后,您可以在文本字段中输入您的签名。您还可以添加图片或网站链接。请注意,您可以创建多个签名并在 撰写 模式(撰写电子邮件时)。
重要提示!添加签名后,别忘了保存更改!
如何获取 Gmail 中的存档电子邮件
如果你想访问已存档的电子邮件,你必须在 所有邮件 选项卡中的
如何删除 Gmail 中的旧电子邮件
如果您想从帐户中删除旧电子邮件,则必须使用“before:YYYY/DD/MM”命令(不带逗号)进行搜索以过滤掉它们。您将看到查询日期之前收到的所有电子邮件的列表。选择全部,然后按删除 — 垃圾图标。如果您想永久删除它们,请转到垃圾并永久删除它们。
如何更改您的Gmail地址
如果你想更改你的电子邮件地址,抱歉, 你不能。但是,您可以向 Gmail 添加另一个电子邮件地址,然后从另一个地址发送邮件。这很奇怪,但有人发现这很有用。
要添加另一个电子邮件,请转到 个人设置 和 账号 标签。
如何在 Gmail 中选择所有电子邮件
如果要选择收件箱中的所有电子邮件,可以点击 全选 按钮。这将选择页面上的所有电子邮件。但您会在页面顶部看到一条消息,提示“此页面上的所有 50 个对话均已选中”(根据您的页面长度设置,可能会更多)。然后,Google 会建议您选择该列表之外的其他邮件。请这样做。
然后您可以一次性删除、移动或回复它们。
如何在 Gmail 中安排电子邮件
如果您想安排电子邮件在以后发送,您可以选择 安排发送 附近的选项 提交 按钮 撰写 窗口。然后您可以输入要发送电子邮件的日期和时间。Gmail 会在该时间发送电子邮件。
像专业人士一样管理电子邮件的技巧
现在您已经了解了有关使用 Gmail 的所有知识,
以下是一些像专业人士一样管理电子邮件的技巧:
- 创建文件夹来整理你的电子邮件:您可以在 Gmail 中创建文件夹来整理电子邮件。这样可以更轻松地找到您要查找的邮件。
- 使用标签标记重要电子邮件:您可以使用标签来标记重要的电子邮件。这将使您以后可以轻松找到需要参考的邮件。
- 使用搜索栏查找电子邮件:搜索栏可用于查找您要查找的特定电子邮件。如果您的收件箱中有很多电子邮件,这将非常有用。
- 使用过滤器自动对电子邮件进行排序:您可以使用过滤器自动对电子邮件进行排序。这样可以更轻松地找到您要查找的邮件。
- 拦截垃圾邮件:您可以通过将电子邮件地址添加到“阻止发件人”列表来阻止垃圾邮件。这将阻止电子邮件发送到您的收件箱。
- 启用
双因素 认证:您可以启用双因素 身份验证可提高 Gmail 帐户的安全性。这将要求您每次登录帐户时输入验证码。 - 备份你的电子邮件:您可以通过将电子邮件导出到文件或打印出来的方式备份电子邮件。这样可以确保如果您的帐户出现问题,您有电子邮件的副本。
- 删除不需要的电子邮件:您可以删除不需要的电子邮件以释放收件箱中的空间。这将使您更容易找到所需的电子邮件。
- 安排稍后发送的电子邮件:您可以安排电子邮件在稍后发送。如果您想在特定时间发送电子邮件,这会很有帮助。
- 使用“存档”存储旧电子邮件:您可以使用“存档”来存储旧电子邮件。这将释放收件箱中的空间,并使查找电子邮件更加容易。
使用 Gmail 撰写专业电子邮件的技巧
您正处于顺利阶段;现在,我们将分享一些建议,以确保您朝着正确的方向前进。
- 始终以姓名称呼收件人:向同事或客户发送电子邮件时,称呼他们的名字很重要。这将表明您花时间个性化您的信息,并且您尊重他们。
- 清晰简洁:撰写电子邮件时,请务必保持句子简短、切中要点。这将使您的电子邮件更易于阅读和理解。
- 避免使用俚语或非正式语言:俚语和非正式语言会使您的电子邮件显得不专业。相反,在撰写电子邮件时,请坚持使用标准英语,除非您确定收件人熟悉您使用的俚语。
- 避免使用缩写:缩写可能会让收件人感到困惑,并且可能无法按照您的意图进行解释。因此,最好完全避免使用它们。
- 发送前校对电子邮件:向客户或同事发送电子邮件时,这一点尤其重要。拼写错误会让您看起来不专业。
- 检查收件人的电子邮件地址:发送邮件前,请确保您的电子邮件地址正确。如果您不小心将电子邮件发送给了错误的人,这可能会令人尴尬,并损害您与收件人的关系。
- 使用标准字体格式化您的电子邮件:Arial 或 Times New Roman 都是不错的选择。它们易于阅读,而且看起来很专业。
- 包含清晰的主题行:电子邮件的主题行应该让收件人大致了解电子邮件的内容。这将帮助他们决定是否要阅读它。
- 以礼貌的方式结束你的电子邮件:“真诚地”、“谨致问候”或“谢谢”都是不错的选择。
现在您已经知道如何在 Gmail 中撰写专业电子邮件,您可以自信地与客户和同事沟通。只需确保遵循这些提示,您就可以发送成功的电子邮件。
电子邮件对于成功的电子商务业务至关重要
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