Små virksomheder bogholderi og regnskab 101 til e-handel

10 min læses

Uanset om du beslutter dig for at outsource dette aspekt af din virksomhed eller tage en mere gør-det-selv tilgang, er der et par ting, du skal være opmærksom på, når det kommer til små virksomheders bogføring og regnskab.

Fra oprettelse af en virksomhedsbankkonto til forberedelse til skattesæsonen, at kende det grundlæggende omkring den økonomiske side af din virksomhed kan gøre dit liv meget mindre stressende – og kan også hjælpe dig med at optimere din virksomhed.

Opret en virksomhedsbankkonto

Oprettelse af en separat forretningsbankkonto er det allerførste skridt hen imod problemfri regnskab for din lille virksomhed.

Det gør det ikke kun meget nemmere at holde styr på din forretningsrelateret udgifter, men hvis du er en anden forretningsenhed end en eneejer (det vil sige LLC, selskab, partnerskab osv.), er du juridisk forpligtet til at have en dedikeret forretningsbankkonto.

Det er en god idé at have to typer konti:

Kontrol: Til forretningsomkostninger som lager, rejser, forsendelsesomkostninger, emballage forsyningerOsv
Opsparing: For at gemme overskud og en procentdel af din indtjening for skat tid.

Når du vælger en bank til din virksomhed, skal du sørge for at undersøge deres forskellige gebyrstrukturer, balancekrav og, for nemheds skyld, nærhed til hvor du bor. Nogle statsbanker tilbyder gratis forretningsbankkonti, men sørg for at læse det med småt.

Husk også integration. Hvis du vil binde dine virksomhedskonti til et regnskabssoftware, skal du vide, at nogle mindre, lokale banker ikke har mulighed for at integrere med disse værktøjer.

Inden du går i banken, skal du sørge for at have den nødvendige dokumentation med dig, såsom din:

etableret firmanavn
skatte ID
personlig identifikation.

Sporing af dine udgifter

Dernæst skal du bestemme, hvordan du vil dokumentere dine forretningsudgifter. Dette vil hjælpe dig med at holde et vågent øje med dine marginer og omkostninger – og det gør også skattetiden meget nemmere.

En del af dette betyder at holde dine kvitteringer og fakturaer organiseret. Sørg for at opbevare kvitteringer fra:

Kontorudgifter: hvilken procentdel af dit hjem du bruger til forretning, eller hvis du har et eksternt kontor, kvitteringer relateret til den udgift
Udgifter til kilometer eller køretøj: Du kan trække det årlige kilometertal, du har på din bil til forretningsrejser (du får en statsmandat sats), eller du kan trække en procentdel af dine samlede årlige køretøjsudgifter (som olieskift, gas osv.)
Rejse: Hoteller, mad og transportomkostninger fra din forretningsrejse
Måltider/underholdning: Forretningsmøder til frokost, for eksempel – bare husk at notere, hvem du mødtes med på bagsiden.

Dokumentation er afgørende for pålidelighed udgiftssporing. Uanset om du bruger simple mapper til at opbevare dine kvitteringer eller en online løsning som f.eks Expensify, sørg for altid at holde orden på dine kvitteringer. Hvis du nogensinde bliver revideret af IRS, vil de gerne se dit detaljerede papirspor.

Billedkilde: Expensify

For at gøre denne proces en smule enklere, kan du tage nogle proaktive trin til dokumentation og opbevaring. Overvej følgende tips:

Hold en kilometerlog i din bil, så du kan dokumentere tilbagelagte kilometer (og din destination) med det samme. En simpel månedsplanlægger fungerer godt til dette.
Hav en lille harmonikamappe i din bil eller rejsetaske med sektioner mærket til forskellige typer kvitteringer. Dette mindsker risikoen for, at de bliver beskadiget eller tabt under rejsen.
En gang om måneden skal du kontrollere dine kvitteringstotaler mod dit kontoudtog for at sikre dig, at der ikke er nogen uoverensstemmelser.

Hvis du kan tage disse trin mod nøjagtig registrering, du vil gøre det lettere for dig selv (eller din revisor), når du samler uberørte, fejlfri bøger.

Bogholderi

Lad os derefter tale om bogholderiet.

Bogføring er den daglige proces med at registrere forretningsudgifter og transaktioner og afstemme dem med kontoudtog. I modsætning til regnskabsføring, der ser på tallene fra et mere udzoomet perspektiv til analyse, handler denne del af processen om at sikre korrekt dokumentation.

Der er et par forskellige måder, du kan gribe det an på:

Arbejd med en lokal bogholder/revisorhvem håndterer det for dig.
DIY tilgang, hvilket betyder at bruge et regneark eller skybaserede løsning som Wave.

Den rigtige mulighed for dig afhænger af din båndbredde og evne. Hvis du er skræmt af dette aspekt af din virksomhed eller simpelthen ikke har tid til at afsætte til bogføringsrelateret opgaver, outsourcing af dette arbejde til en professionel hjælper med at sikre, at du ikke forvrider, når skattetiden kommer. Hvis du føler dig tryg ved at tage føringen med tallene, er her nogle grundlæggende ting, du bør huske på, mens du forbereder dine bøger:

Tilgodehavender og gæld: Hvad kunderne skylder dig, såvel som hvad du skylder andre
Indtægter og udgifter: Alle transaktioner, inklusive salg og omkostninger forbundet med at drive forretning
Lager: Detaljeret opdeling af lagermængder, købsdatoer, solgte datoer osv.

Det er vigtigt at holde dine bøger så nøjagtige og up-to-date som muligt, da disse tal vil hjælpe dig med at træffe mere informerede forretningsbeslutninger.

Forstå dine skattekrav

For mange små virksomhedsejere er skattesiden af virksomheden kan være ret skræmmende. Men med den rette mængde opsparing og omhyggelig bogføring kan det faktisk være ganske enkelt.

For selvstændig crowd (enkeleejere, LLC'er og partnerskaber), vil du kræve erhvervsindkomst på din personlige selvangivelse. Selskaber er forskellige ved, at de fungerer som separate enheder, så arkiveringskravene er lidt forskellige.

Hvis du tjener mere end 1,000 USD om året, skal du foretage estimerede kvartalsvise skattebetalinger. For at beregne dine kvartalsvise betalinger er det en god idé at henvise til sidste års indberetninger som en vejledning, hvis din virksomhed er forblevet uændret. Hvis ikke, vil du gerne anslå din forventede indkomst minus fradrag for året. Hvis du er i USA, skal du gennemføre en 1040-ES regneark.

Samlet set vil du gerne planlægge at afsætte en del af din indtjening til skattetid.

Hvor meget? En sikker rækkevidde er 30-40 %, ifølge Wall Street Journal. Det er bedre at spare mere, end du har brug for, i stedet for at skulle knokle for at finde frem til, hvad du skylder på skattetidspunktet.

Overvåg nøglenumre

Mens du afslutter dit bogholderiarbejde, vil du gerne lave nogle analyser for at overvåge nøgletal og for at lede efter tendenser og mønstre, der kan hjælpe dig med at forbedre forretningen. Nogle vigtige præstationsindikatorer at holde øje med inkluderer:

Bruttoavancer: Denne procentdel hjælper dig med at overvåge dine avancer og få et fast overblik over, hvor meget du rent faktisk tjener på dine produkter. For at beregne bruttomargin skal du bruge formlen: Bruttoavance (%) = (omsætning — vareomkostninger) / omsætning

Månedligt salg: Se efter mønstre, der hjælper dig med at se langsomme måneder og travle måneder. Brug disse data til at informere din marketing- og annonceringsstrategi.

Marketing ROI: Hold styr på investeringsafkastet fra dine forskellige marketingindsatser for at finde ud af, hvilke kanaler og platforme der giver de bedste resultater. Fremover skal du bruge mere på de kanaler, der leverer det højeste afkast, og skære fra lavtydende.

Den gode nyhed er, at Ecwid har detaljeret salgsrapporter indbygget i platformen, som du kan se nedenfor:

Bare husk: Tallene lyver ikke. Referer tilbage til disse nøgletal, når du vurderer, hvilke produkter du skal bruge genopfyld, prisstigninger, forsendelses-/pakkeomkostninger og meget mere.

Bogføring og regnskab for små virksomheder: Nemmere end du tror

Med de rigtige økonomiske oplysninger og et fremragende produkt kan du udvikle en blomstrende lille virksomhed på ingen tid overhovedet. Hvis du laver journalføring selv eller outsourcer det til en ekspert, skal du holde styr på nøgletallene og rapporterne, som vil hjælpe dig med at forstå, hvordan din operation fungerer.

Vil du have mere indhold om den økonomiske side af din lille virksomhed? Tjek ud:

Sælg online

Med Ecwid Ecommerce kan du nemt sælge hvor som helst, til hvem som helst - på tværs af internettet og rundt om i verden.

Kom i gang

Sælger online business Finance

April 2, 2020

Om forfatteren

Aniqa, CFO hos Ecwid, har hjulpet virksomheder med at opnå ønskede økonomiske og forretningsmæssige mål med fokus på compliance og operationel excellence. Uden for arbejdet elsker hun indretning og at rejse rundt i verden.