Ajajuhtimise näpunäited hõivatud ettevõtjatele: kuidas lühema ajaga rohkem ära teha

13 min lugeda

Ettevõtlus on üks kõige rahuldustpakkuvamaid, kuid nõudlikumaid karjääre, mis inimesel olla võib. Ettevõtte omanikuna vastutate peaaegu kõigi oma ettevõtte või ettevõtmise tahkude eest.

Alates strateegia kavandamisest ja elluviimisest kuni töötajate palkamiseni, uute klientide võitmiseni ja kõige muuni Back-end haldusülesanded — pole ime, et ettevõtjad tunnevad end oma töökoormusest üle koormatuna.

Ettevõtja või väikeettevõtte omanikuna on ajajuhtimine ülioluline tootlikkuse, tõhususe ja üldise edu tagamiseks. Kas soovite teada, kuidas saate oma ajajuhtimise oskusi parandada, et parandada oma ettevõtte tulu? Jätka lugemist!

Unikaalsed ajajuhtimise väljakutsed ettevõtjatele

Arutame esmalt põhitõdesid – mis on ajajuhtimine? Oskusena aitab ajaplaneerimine inimestel tööd õigeaegselt lõpetada, vältida segajaid ja seada kriitilised ülesanded tõhusalt prioriteediks, ohverdamata töö kvaliteeti.

Miks on aga ajaplaneerimine ettevõtjate jaoks oluline? Ajajuhtimise oskused on üliolulised, et olla edukas mis tahes rollis, olgu see siis meeskonnajuht või individuaalne panustaja. See oskuste kogum on aga vaieldamatult ettevõtja kõige olulisem osa päevast päeva nende töökoormuse ja korraga kantavate mütside arvu tõttu.

Vapustav 89% ettevõtjatest peab oma töökoormust liiga suureks. Niisiis, mis teeb ettevõtja rolli nii keeruliseks, et ajajuhtimine muutub probleemiks? Siin on see, millega ettevõtjad žongleerivad, mis eristab neid ülejäänud tööjõust.

Kõrge tase Kohustused

Ettevõtte juhtimine on palju keerulisem, kui võiks arvata. Ettevõtjatel ja ettevõtete omanikel on käed igas ärivaldkonnas. Igal päeval võivad nad minna töökandidaatide intervjueerimisest müügikohtumiseni, investoritega helistamise, uute klientide kaasamise ja klienditoe probleemide lahendamiseni.

Väikeettevõttes on omanik märkimisväärselt seotud enamiku osakondade päevast päeva funktsionaalsust samal ajal hoides otsuste tegemisel jõud, mis võib mõjutada töötajaid, tooteid ja kliente erineval viisil. See suurendab stressi, mida paljud väikeettevõtete omanikud kogevad.

Kuidas stress mõjutab väikeettevõtete omanike elu (Allikas: küsitlus Tõsi)

Ettearvamatud graafikud

Ettevõtjaid nimetatakse sageli "tegijateks ja juhtideks", kus nad tegutsevad kõrgetasemeline rollid ja muul ajal on kaevikus koos oma töötajatega. See kõik on osa ettevõtte juhtimisest ja võib tekitada ettearvamatu ajakava.

Äritegevus võib mõõna ja voolata, nõudes mõnel hooajal rohkem ja mõnel vähem kaasamist. See muudab ettevõtjate ja spetsialistide ajajuhtimise strateegiad ettevõtte edu jaoks kriitiliseks.

Ajajuhtimise näpunäited ettevõtjatele

Kas soovite teada, kuidas parandada ettevõtjate ajajuhtimist? Sa oled õiges kohas!

Siin on mõned praktilised strateegiad, mida saate kohe rakendada ja näha, kuidas need parandavad teie tootlikkust ettevõtte omanikuna. Saate lühema ajaga rohkem ära teha, sest te ei püüa keskenduda mitmele asjale korraga.

Prioriteetide seadmise meetodid

Prioriteetide seadmine on tõhus ajajuhtimise strateegia. See aitab ettevõtjatel määratleda, millised olulised ülesanded tuleb kõigepealt lõpetada ja ülejäänud kõrvale jätta. Erinevad ajahalduse töölehed lihtsustavad protsessi.

Need meetodid hõlmavad prioriteetmaatriksi (Eisenhoweri maatriksi) meetodit, kus joonistatakse ruut ja märgitakse kaks ülemist kvadranti Kiireloomuline/Pole kiireloomuline ja kaks alumist Tähtis/Pole oluline.

Kiireloomuliste ja oluliste kvadrantide ülesanded muutuvad prioriteetseteks, samas kui kvadrantide Mitte kiireloomulised ja Mitteolulised ülesanded saab delegeerida või edasi lükata/tühistada.

Seda meetodit tuntakse ka ajahalduse nelja kvadrandina. Selle ajahaldusmaatriksi saate luua märkmiku ja pliiatsi abil või alla laadida a valmis mall allpool.

Teised prioritiseerimismeetodid hõlmavad ABCDE-meetodit, kus järjestate ülesanded oma järgi to-do nende tähtsuse alusel. A-ülesanded on kõrgeima prioriteediga, B-ülesanded on need, mis tuleks täita, C-ülesannetel on minimaalsed tagajärjed, kui need pole lõpetatud jne.

See meetod aitab ettevõtjatel täita olulisi ülesandeid, vabastades nende aega muude pakiliste esemetega tegelemiseks. Lisaks kulutades nii vähe kui 10-12 minutit planeerides oma päeva võib säästa kuni kaks tundi, seega ärge alahinnake selle jõudu to-do nimekirju.

Aja blokeerimine

Aja blokeerimine on väga tõhus strateegia teie päeva struktuuri loomiseks. See tagab, et saate saavutada kõik, mida vajate, seades teatud üksustele piirid ja piirangud.

See meetod hõlmab konkreetsete ajaplokkide eraldamist iga ülesande jaoks, selle asemel, et püüda žongleerida mitme elemendiga korraga ja mitte kunagi midagi lõpuni ületada.

Saate hõlpsasti aja blokeerida, kasutades mis tahes eelistatud kalendrirakendust

Näiteks võite pühendada oma päeva esimese tunni meilidele vastamisele, järgmised kolm tundi kriitiliste ülesannete täitmisele ja viimase tunni koosolekutele.

Määrates peab tegema ettevõtjad ja ettevõtete omanikud võivad garanteerida, et kriitilised asjad ei libise kunagi läbi.

Delegatsioon

Delegeerimine on vaieldamatult ettevõtja üks tõhusamaid oskusi. Võimalus anda olulisi ülesandeid usaldusväärsetele töötajatele on ettevõtte omanikuna tohutu tugevus.

Delegeerimine vähendab teie töökoormust, suurendab usaldust teie töötajate vastu ja võimaldab teil rohkem aega pühenduda teie tähelepanu vajavatele ärivaldkondadele.

Ülesannete tõhusaks delegeerimiseks vaadake asju, mis võtavad igapäevaselt palju teie aega ja energiat. Kas selle ülesande mis tahes osa saab üle anda kvalifitseeritud töötajale? Seda tehes saate tugevdada oma meeskonna enesekindlust ja oskusi, optimeerides samal ajal oma tootlikkust. See on a win-win!

Muide, kui kasutate oma veebipoes Ecwid by Lightspeed, saate hõlpsalt delegeerida mõned veebipoe ülesanded oma meeskonnaliikmetele. Saate lisada töötajate kontosid ja anda õigusi tagamaks, et ainult volitatud töötajad pääsevad juurde tundlikule teabele ja olulistele funktsioonidele.

Tehnoloogia kasutamine paremaks ajajuhtimiseks

Kuidas saab ettevõtja ajajuhtimise nõrkust kompenseerida? Proovige ühte ülalmainitud strateegiatest. Teie pühendumuse toetamiseks on siin veel üks soovitus.

Kuna elame digiajastul, mängib tehnoloogia ajahalduses ja iga ettevõtte üldises edus olulist rolli. Õnneks pakuvad erinevad tööriistad ja tehnoloogiaressursid ettevõtjatele ja väikeettevõtete omanikele ajaplaneerimisel tuge. Arutame neid siin.

Tootlikkuse rakendused

Ettevõtte omanikuna on teie telefon tõenäoliselt teie käes kogu teie ärkveloleku ajal, valmis kõnesid vastu võtma, e-kirjadele vastama, demosid planeerima ja palju muud. Hea uudis on see, et paljud tootlikkuse suurendamise rakendused võivad teie päeva produktiivsemaks muuta. Mõned populaarsed produktiivsuse rakendused ja ressursid on järgmised:

Evernote tõhusaks märkmete tegemine mida saate töötajatega jagada
Lõõgastav liikvel suhtlemine töötajate ja klientidega
Suum mugavaks videokonverentsi pidamiseks kõikjal maailmas
Canva kiireks ja lihtsaks professionaalseks graafiliseks disainiks
Lightspeedi maksed lihtsaks maksmise seadistamiseks veebipoes
MileIQ reiside jälgimiseks maksude sujuvamaks muutmiseks
Klõpsake projektijuhtimiseks ja ülesannete korraldamiseks nuppuUp.

Evernote'i kasutamine märkmete tegemine ja projekti planeerimine

Automaatika

Automatiseerimistööriistad aitavad säästa aega ja suurendada tootlikkust teie töökoormusega korduvate toimingute jaoks. Alates kohtumiste või koosolekute ajakava koostamisest kuni arvete töötlemise või andmesisestuseni – automatiseerimine võib aidata teie töövooge lihtsustada ja võimaldada teil keskenduda tõeliselt olulistele ülesannetele.

Siin mängib rolli ka e-kaubanduse platvorm. Näiteks Ecwid by Lightspeed automatiseerib varude haldamine ja tellimuste töötlemine, mis muudab ettevõtete jaoks oma veebipoodide haldamise lihtsamaks. Koos populaarsetega laevavedajad ja makseväravad, saate keskenduda oma ettevõtte teistele aspektidele, pakkudes samal ajal klientidele sujuvat ostukogemust.

Ecwid saadab teid madala laoseisuga teavitused automaatselt, et saaksite tooteid õigeaegselt varustada

Tavaliste ajajuhtimise väljakutsete ületamine

Aja juhtimine ettevõtjatele ja ettevõtete omanikele võib olla väljakutse, kuna neil tuleb kanda nii palju mütse. Kuid oma tugevate ja nõrkade külgede tunnistamine võib aidata mõista, kuhu peate oma jõupingutused suunama ja kuhu delegeerimise kaudu toetust.

Siit saate teada, kuidas saate tõhusalt lahendada paljusid ajajuhtimisega seotud väljakutseid.

Võitlus segavate teguritega

Olenemata sellest, kas töötate kodus või kontoris, on segajaid iga nurga taga. Nende ettenägemine võib aidata vähendada nende jõudu ja eemaldada teie tähelepanu. Soovitame töötamise ajal telefonis ja meilis teavitused välja lülitada.

Vastavalt aruandele Majandusteadlase mõju, on tähelepanu hajumisest taastumine üks viiest peamisest fookuse kaotamise põhjusest. Keskmise USA teadmustöötaja jaoks kulub tähelepanu hajutavatest teguritest tagasipöördumiseks aastas kokku 127 tundi. Kujutage ette, mida saate 127 lisatunnise katkematu tööga saavutada!

Aastane tähelepanu kaotatud tundide arv ja samaväärne majanduskulu inimese kohta (Allikas: Economist Impacti aruanne)

Planeerige oma päev ülalnimetatud ajaplokkide abil, et teaksite täpselt, kui palju aega peate konkreetsete ülesannete täitmiseks. Tehke pause, et meelt uuesti keskenduda, kõndige välja uuesti tsentreerida, ja seadke töötajatega piirid, kui teil on vaja end kokku panna ja asjad ära teha.

prioritiseerimine Tööelu Saldo

Kas teadsite, et 70% ettevõtjatest kogeb läbipõlemist puudumise tõttu tööelu tasakaal?

Tööelu tasakaal jääb väikeettevõtete omanike jaoks sageli kõrvale, kuna nad keskenduvad ettevõtte kasvatamisele ja kõigele sellega kaasnevale. Kuid teie vaimne tervis ei tohiks kunagi teie karjääri huvides tagaplaanile jääda.

Jätkake tervisliku toitumise esikohale seadmist tööelu tasakaalustage, määrates regulaarse tööaja, et te ei oleks töötajatele ja klientidele pidevalt kättesaadav. Looge järjepidev igapäevane rutiin, mis hõlmab lähedastega aja veetmist, treenimist ning hobide või kirgedega tegelemist.

Võite kasutada ka aja blokeerimine meetod isiklike ülesannete jaoks, nagu hommikusöök perega, kool mahajätmine, an tunni pikkune treeningtund või midagi muud teie isiklikus elus.

Pakkima

Ettevõtte juhtimine pole lihtne, kuid ettevõtjate ajaplaneerimise oskused võimaldavad olla teie meeskonna ja ettevõtte jaoks tootlikumad ja tõhusamad, säilitades samal ajal terve tööelu tasakaalus.

See nõuab planeerimist, strateegiat ja jõupingutusi, kuid tulemus toob kaasa rahuldustpakkuvama karjääri, mis nõuab vähem energiat ja aega. Mis võiks olla parem kui see?

Internetis müüa

Ecwid e-kaubanduse abil saate hõlpsalt müüa kõikjal ja kõigile – nii Internetis kui ka kogu maailmas.

Alustamine

Internetis müümine

Juuli 25, 2024

Andmeid autor

Anastasia Prokofjeva on Ecwidi sisukirjutaja. Ta kirjutab veebiturundusest ja reklaamimisest, et muuta ettevõtjate igapäevane rutiin lihtsamaks ja rahuldust pakkuvamaks. Tal on ka pehme koht kassidele, šokolaadile ja kodus kombucha valmistamiseks.