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The Science of Contacting Suppliers and Manufacturers as a Business

20 min read

Your first email to a supplier or manufacturer lays the groundwork for strong relationships with your small business distributor. It is all about making a good first impression and showing you are serious about working with them. But how do you do that?

Delve into this article on contacting suppliers that align with your business model. En prime, we’ll share a prompt you can use in your preferred AI text-generation tool to craft a professional email that will get a response.

Quick Answer to Contacting Small Business Distributors

certains offrant encore plus de personnalisation;certains offrant encore plus de personnalisation? Here’s a quick summary of the key points.

Suppliers are business owners too, seeking more sales, moins de risques, et des paiements fiables, just like you. L'appétit du risque pour les fournisseurs dépend de quatre choses:

La taille de l'ordre en dollars
La relation passée avec l'acheteur
Les modalités de paiement de la commande (paiement initial est égal à faible risque)
La taille, réputation, et la gravité de l'acheteur.

Pour new businesses, obtenir les fournisseurs à bord est tout simplement une question de réduire leur exposition au risque. La meilleure façon de le faire est en proposant de payer à l'avance. Suppliers are primarily concerned with timely payments rather than the scale or longevity of your business.

En plus des paiements initiaux, vous pouvez également montrer votre légitimité:

En utilisant une adresse e-mail de l'entreprise (« Yourname@website.com » au lieu de « yourname@yahoo.com »)
Avoir un site web. Envisager Instant Site to have it up and running fast
Registering your business and obtaining the required tax identification numbers
Using a professional tone in your emails
Savoir ce que vous voulez. Être désemparés est un signe clair d'un propriétaire d'entreprise amateur.

Experienced business owners may wish to highlight their industry expertise and track record. If this resonates with you, consider sharing references to showcase your capabilities, par exemple:

Displaying any awards or recognition received within your industry
Providing testimonials from satisfied partners (such as other manufacturers or suppliers)
Sharing statistics or data that demonstrate the effectiveness of your business.

Identifying Key Small Business Distributors

Let’s identify the different players within the realm of small business distributors.

Wholesale suppliers are companies that sell products in bulk to other businesses rather than individual consumers. Such small business distributors often offer discounted prices and require a minimum order quantity.

Les fabricants are the ones responsible for creating the products being sold by wholesale suppliers. They may also have their own online store or physical store selling directly to consumers. They can also act as small business distributors, selling their products to other businesses.

Dropshippers are similar to wholesalers, but they do not hold inventory. Au lieu de cela, they fulfill orders on behalf of retailers and ship directly to customers. They also can act as small business distributors, selling products to other businesses at discounted prices.

Now that you know who the main small business distributors are, let’s dive into how you can effectively work with them as a small business owner.

How to Approach Wholesale Suppliers

Dans le modèle de gros, you buy products from a large supplier at low rates and then sell them to customers at retail rates. Wholesalers might carry a single product type (tels que les chaussettes) ou une gamme de produits de différentes marques.

The wholesaler’s risk is almost non-existent since you are paying upfront for the product.

For some wholesalers, it doesn’t matter whether you have a great website or no website. Tant que le vendeur est payé, they’ll happily work with you.

En fait, un certain nombre de grossistes en ligne même exploiter des magasins. Vous pouvez acheter ces magasins comme vous achèteriez d'Amazon.

The shopping process is the same as any ecommerce store. Vous pouvez ajouter le produit à votre panier, enter your shipping details, and make the payment. Your business details may not even be requested.

Cependant, pas tous les grossistes fonctionne de la même manière. Certains ont un site Web orientée client où vous pouvez commander des quantités limitées (as low as one item) au prix de détail. Pour obtenir des tarifs de gros, vous devez créer un compte « gros ». Cela nécessite souvent de soumettre vos informations fiscales.

Par exemple, Shadow Shifter, a US manufacturer, requires you to have to create a wholesale account to get wholesale prices. Vous pouvez également acheter des quantités plus petites, mais vous devrez payer les prix de détail pour elle.

Shadow Shifter, un grossiste t-shirt, requires sales tax documents to access wholesale pricing

You need a sales tax document to create a wholesale account at Shadow Shifter. Cependant, such requirements will vary from supplier to supplier and country to country. Consulter les lois fiscales locales de votre pays sur la façon d'obtenir un numéro d'impôt.

Some wholesalers don’t offer online ordering, and only a few provide their best rates and sales terms online. Dans de tels cas, vous devez communiquer avec les grossistes directement et trouver un accord. Voici comment le faire.

1. Make a List of Wholesale Suppliers

Step one is to find several target wholesalers. Dans le NOUS, vous pouvez utiliser des sites comme WholesaleCentral et TopTenWholesale to find wholesale suppliers.

You can also use Trade Show News Network’s search to find salons and visit suppliers in person during the events.

2. Filter Reliable Suppliers

Before you start communicating with wholesalers, évaluer s'ils répondent à vos exigences et normes:

Check whether they have the products you want
Check to see if they’ve mentioned their minimum order quantities (MOQ) et les prix. They’re usually negotiable, si
Vérifiez leurs commentaires sur Better Business Bureau or similar platforms by searching for the company name (pour nous, Canada, or Mexico-based businesses)
Google leur nom de l'entreprise pour vérifier les rapports de fraude, commentaires, and comments from existing customers.

Once you are fairly certain you’re dealing with a reputable company, passez à l'étape suivante.

3. Communicate Your Requirements to a Supplier

This is where most new entrepreneurs hesitate, surtout si elles ne disposent pas d'un site Web ou un magasin.

The key is exuding confidence. It shines through the length, ton, et le contenu de votre communication. Ensure your messages are concise and precise, demonstrating your clarity of purpose.

Il y a quelques tactiques que vous pouvez utiliser pour faire vos e-mails plus persuasif:

le volume de la commande: Les grossistes sont une entreprise de volume. The higher the volume you buy, le pouvoir de négociation que vous avez. Ask for prices for a range of order quantities (dire, 100-10,000).
Ne pas vous envoyer un courriel: La plupart des grandes entreprises de détail ont des agents d'achat pour gérer les achats. Dans votre e-mail, vous identifier comme « responsable des achats » ou « agent d'achat » au lieu de « fondateur / PDG ».
Utilisez une adresse e-mail de l'entreprise: Even if you don’t have a website yet, you can still get a custom business email address at your own domain (like “FirstName@company.com”) en utilisant des services comme Google Workspace.

Une fois que vous avez les informations dont vous avez besoin, vous pouvez négocier de meilleurs termes tels que Net-30 paiements (c'est à dire, le paiement des marchandises après 30 jours suivant la réception) ou la baisse des prix pour les volumes d'ordre supérieur.

Les grossistes offrent parfois des services d'expédition de baisse et. Dans la section suivante, we’ll show you how to deal with them.

Prompt for Writing a Compelling Email to a Manufacturer

To make writing an email to a manufacturer easier, here is the prompt you can use in your preferred AI text generation tool:

Act as a small business owner. Compose a professional email to a supplier expressing interest in procuring some products they have to offer. The email should begin with a brief introduction of your business [nom commercial] as well as your position, followed by a request for information on the availability and pricing of a select product [les éléments]. Be sure to ask about minimum order quantities, manufacturing lead times, and delivery schedules for the products mentioned, ensuring that the tone of the email remains professional and concise. Highlight your interest in establishing a lasting business relationship with the supplier and that you will be grateful for any useful information they can extend.

Here’s an example of what you can get with this prompt:

Use it as a template for your emails and customize it as needed.

How to Approach Dropshipping Suppliers

Dropshipping est quand vous agissez en tant que bras de détail d'un fabricant ou d'un grossiste. Au lieu des produits d'achat et de stockage vous-même, you only sell them to customers. Your dropshipping partner takes care of fulfilling the order, habituellement sous votre propre nom de marque.

Sur le papier, the higher involvement of drop shippers means higher requirements from retailers. En réalité, la concurrence intense entre les expéditeurs de baisse signifie que les expéditeurs de baisse ont dû batailler ferme pour gagner les détaillants.

Cette compétition intense a conduit à la fragmentation du marché en deux catégories. Cela nous amène à la première pointe.

1. Understand Who You’re Dealing with

Les options comprennent agrégateurs d'expédition de baisse et les expéditeurs de baisse de gros.

Dropshipping aggregators are websites that give you access to hundreds of dropshipping suppliers from a single platform. Les exemples comprennent Syncee, Spocket, Sup Dropshipping, Le temps, SaleHoo, etc.

Ces agrégateurs facturent généralement des frais initiaux pour accéder aux fournisseurs. Ils offrent également des plugins et des API pour importer facilement des produits dans votre magasin.

Voici quelques choses que vous devez savoir sur le traitement des agrégateurs d'expédition de baisse:

Abonnement facile: Aggregators are easy to sign up with and require only an email. Vous ne devez pas avoir un magasin, site web, or even a business email to get started.
Des prix plus élevés: Puisque vous ne pouvez pas négocier avec les fournisseurs individuels, vous devrez payer le prix fixe offert par l'aggrégateur. This usually means higher prices and, ainsi, marges bénéficiaires.
Redevance mensuelle: La plupart des agrégateurs payer une redevance mensuelle. This can eat into your margins if you’re just starting.

agrégateurs dropshipping sont un moyen facile de commencer à vendre. Cependant, they should only be used as a stop-gap approach. Once you have a proper store and a sales history, il est préférable d'approcher les expéditeurs de baisse individuels et obtenir de meilleures offres.

Wholesale drop shippers are wholesalers offering drop shipping services to a select few retailers. The vast majority of drop shippers fall in this category. They usually cover a single product type, such as knives or sports gear.

Pour travailler avec ces expéditeurs de baisse, vous devrez créer un compte de gros et de fournir vos informations d'affaires. You only access the catalog after the drop shipper approves your account.

La plupart des expéditeurs de baisse petit temps font pour décourager négocier un temps chasseurs. Certains expéditeurs de baisse comme MagnumTuning even mention this on their website:

MagnumTuning exige l'approbation pour chaque application pour décourager les consommateurs d'escompte

Many drop shippers will happily waive off approval requirements if you place a large initial order or send them deposit money. Avoir permis ou les ventes du numéro d'impôt d'un vendeur est également utile.

Alors que le processus d'inscription est plus difficile, vous obtenez bien meilleurs taux de drop des agrégateurs d'expédition.

In some industries, such as print-on-demand, expéditeurs de baisse ont des exigences plus faciles. Par exemple, Printful donne libre accès à tout détaillant indépendamment du volume (et intègre avec Ecwid.)

Les types de produits que vous pouvez laisser tomber le bateau avec Ecwid et Printful

Si vous utilisez Ecwid, vous pouvez utiliser la WholesaleB2B application pour rendre l'intégration avec les expéditeurs de baisse plus facile. Ou, check out other services de livraison directe that can be integrated with your Ecwid store.

2. Ask the Right Questions

Voici quelques questions que vous pouvez ajouter au modèle de courrier électronique ci-dessus si vous contactez un expéditeur de baisse potentielle:

Quels sont vos frais d'expédition et politiques?
Quel genre de méthodes de paiement acceptez-vous?
Offrez-vous une API ou méthode automatisée de nouvelles commandes?
Quel nom marque la commande sera expédiée sous?
Est-ce que votre (de l'expéditeur de baisse) le nom figure sur l'emballage?
How long does processing and shipping an order to {votre marché primaire} take?
Puis-je utiliser vos images et descriptions de produits sur mon site?
Quel genre de renseignements fiscaux et les permis avez-vous besoin de détaillants?
Quelle est votre politique pour les produits endommagés et retournés?

In addition to wholesalers and drop shippers, sourcing products directly from manufacturers is also a viable option.

Comment aborder les fabricants

Les fabricants sont des entreprises qui peuvent:

Vous aider à faire vos propres produits, ou
vous vendre leurs produits manufacturés à des prix de gros.

Manufacturers differ from wholesalers and drop shippers because they have high order requirements and significantly lower prices. Étant donné que chaque commande est faite à partir de zéro, la plupart des fabricants exigent un paiement initial pour couvrir le coût de fabrication.

Le paiement initial signifie que la plupart des fabricants sont très flexibles qui ils travaillent. The nature of manufacturing also attracts many entrepreneurs trying out new ideas who might not have websites or sales.

La suite, most manufacturers are easy to work with if you meet their minimum order requirements.

Il y a quelques choses que vous devez garder à l'esprit quand les approcher.

1. Ask about MOQ and Deposit

Les coûts de fabrication diminuent que le volume augmente. MOQ, minimum order quantity, is one of the most essential metrics when dealing with manufacturers.

Renseignez-vous sur MOQ du fabricant dans le premier courriel que vous les envoyez. Don’t waste time dealing with a manufacturer with a higher MOQ than your requirements.

When browsing Alibaba, one of the most popular B2B ecommerce platforms for global trade, you’ll notice manufacturers typically display their minimum order quantity directly on their profile.

Most manufacturers on Alibaba will show their MOQ on the product page

Some manufacturers might be wary of dealing with new businesses only interested in the minimum possible order volume. Pour éviter ce problème, ask for prices for various order volumes (dire, MOQ à 50,000 unités).

En outre, ask about the initial deposit the manufacturer needs to initiate production, including details on the refund procedure in case of disputes.

2. Ask about Manufacturing Capacity, Expédition, and Packaging

Manufacturing capacity means the maximum amount of products a manufacturer can produce in a given time period. This is an important factor to consider when choosing a supplier, as it will affect lead times and production timelines.

Inquire about the shipping options available from the manufacturer. En fonction de vos besoins, you may want to choose between air or sea freight, or even expedited shipping for urgent orders.

Packaging is another crucial aspect to discuss with potential suppliers. Make sure to ask about their standard packaging options and if they offer custom packaging at an additional cost. It’s also important to clarify who is responsible for packaging and labeling the products before shipment.

Include the following questions in your email:

Le nombre de pièces qu'ils peuvent fabriquer en un jour
Lorsque les produits seront expédiés de / expédiés à
délai de livraison prévu et supports utilisés
What kind of packaging do they use
toute personnalisation (sur l'emballage ou le produit) offert
Extra value-added services (telles que la vente FBA Amazon) offert.

3. Ask for Samples

A reputable business always requests product samples before selecting a manufacturer. Dans votre e-mail, make sure to ask for a product sample. This will not only help you evaluate the manufacturer but also show that you are serious about the business.

4. Ask for Details about the Company and the Factory

When considering a manufacturer, gather as much information about the company and its factory. This will give you a better understanding of their capabilities, quality control processes, and overall reputation.

Some questions to include in your email are:

How long has the company been in business?
What is the size of their factory and production capacity?
Do they have any certifications or audits?
Can they provide references from previous clients?
What steps do they take for quality control during production?

It’s also worth mentioning that conducting a virtual factory tour can give you even more insight into the manufacturing process and its facilities. This may not always be possible, but it can be a valuable step if feasible.

Another crucial factor to consider is communication. Ask how often they will update your product’s production status and how quickly they respond to inquiries or concerns.

Pour résumer

Thorough research and clear communication are vital to selecting a small business distributor. As you continue your search, keep the questions above in mind, and don’t hesitate to ask potential partners for clarification or further information.

Whether you are looking for a wholesale supplier, a dropship supplier, or a manufacturer, trust is paramount in any business relationship. Show that you are a legitimate and professional business owner, and you’ll be able to build trust with your partners and increase the chances of successful collaborations. This opens the door to lasting partnerships and exciting growth opportunities for your business.

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Peut 28, 2024

A propos de l'auteur

Jesse est le directeur du marketing chez Ecwid et a été dans le commerce électronique et le marketing internet depuis 2006. Il a une expérience avec PPC, SEO, optimisation de la conversion et aime travailler avec les entrepreneurs à faire de leurs rêves une réalité.