une illustration d'un robinet avec des pièces d'or qui en sortent

Petite caisse : définition, exemples, types et guide

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Dans le monde trépidant des affaires, l’efficacité est essentielle, et parfois, ce sont les petites choses qui peuvent faire une grande différence. Introduisons la petite caisse, un aspect modeste de la gestion financière qui, appliqué judicieusement, peut révolutionner la façon dont à petite échelle les dépenses sont prises en charge.

Qu'est-ce que la petite caisse et comment aide-t-elle à gérer les petites dépenses quotidiennes au sein d'une entreprise ?

La petite caisse est la petite somme de fonds de l'entreprise qui est détenue en réserve pour payer des dépenses imprévues ou mineures qui ne justifient pas l'utilisation d'une carte de crédit ou la rédaction d'un chèque.

La petite caisse est généralement conservée dans un tiroir ou une boîte verrouillée, mais elle est facilement accessible et garantit un paiement facile et rapide des factures régulières.

Considérez-le comme le super-héros du bureau ou des affaires. Imaginez que votre bureau ou votre entreprise est une petite ville animée et que chaque jour, des transactions minuscules mais importantes ont lieu. se passe - comme les acheter bien nécessaire des fournitures de café ou le remplacement d'une agrafeuse cassée. Au lieu d’utiliser un énorme budget formel pour ces petites dépenses, nous disposons d’une sorte de « portefeuille magique » appelé petite caisse.

La petite caisse est comme le fonds d'urgence de la ville pour les mineurs dépenses - c'est rapide, facile et permet que tout se passe bien sans avoir besoin de beaucoup de paperasse.

Lorsqu’une dépense mineure survient, vous pouvez simplement puiser dans la petite caisse pour la gérer rapidement. Il y a pas besoin de longs processus d'approbation ou de tas de paperasse-petit Cash fournit des solutions rapides et faciles pour assurer le bon fonctionnement et l'efficacité d'un bureau ou d'une entreprise !

Informations importantes sur la petite caisse

Comme mentionné dans la section précédente, la petite caisse fonctionne comme un montant d'argent désigné conservé dans un endroit sûr, souvent géré par une personne ou un service responsable. Lorsqu'une dépense survient, elle est payée à partir de ce fonds et des registres sont conservés pour suivre l'utilisation.

Accessibilité: La petite caisse est gestion stratégique de la trésorerie ou une petite quantité d'argent facilement disponible pour des coûts imprévus.
Utilisation: Il peut être appliqué à un certain nombre de dépenses mineures, notamment les fleurs, les fournitures de bureau, les cartes de visite, les déjeuners des employés avec traiteur et le remboursement des dépenses des employés.
Allocation départementale: Pour simplifier la gestion des dépenses, les grandes entreprises peuvent disposer de fonds de petite caisse distincts pour chaque département.
Réconciliation: Toutes les transactions impliquant de la petite caisse sont documentées dans les comptes financiers de l'entreprise et font l'objet de rapprochements périodiques.
Règles et contrôles: Pour éviter toute utilisation abusive, il existe généralement des lignes directrices sur la manière dont la petite caisse doit être gérée. Cela comprend la conservation des reçus, la documentation de chaque transaction et le rapprochement régulier des fonds pour garantir l'exactitude.

Avantages de la petite caisse

La petite caisse offre plusieurs avantages particulièrement bénéfiques pour la gestion à petite échelle transactions de manière efficace. Voici quelques avantages et avantages clés de la petite caisse :

Rapide et pratique

C'est le moyen le plus simple de payer de petites factures imprévues, car c'est rapide et pratique. Il est idéal pour payer le pourboire d'un livreur ou d'un employé. tard dans la nuit coût du taxi.

Réduit les problèmes de remboursement :

La petite caisse élimine les tracas des employés qui doivent payer liés au travail dépenses de leur poche et demander ensuite le remboursement.

Dépenses mineures régulières :

Il est utile pour les nécessités courantes comme les produits de nettoyage, le lait de bureau et les timbres.

Situations d'urgence:

En cas d'urgence, s'il n'y a pas suffisamment de monnaie dans la caisse, la petite caisse peut également être utilisée pour rendre la monnaie aux consommateurs.

Exemple pratique de petite caisse

Prenons l'exemple d'un petit bureau où l'adjoint administratif paie le café et les collations de la réunion d'équipe hebdomadaire avec la petite caisse. Elle utilise également son argent pour acheter un petit bouquet de fleurs et une carte d'anniversaire pour un collègue.

Elle rembourse à un travailleur un prix de taxi payé sur un liés au travail faire une course plus tard dans le mois. Les bons de petite caisse, qui indiquent le montant dépensé, la raison de l'achat et la personne qui l'a effectué, sont utilisés pour suivre tous ces coûts.

Voici quelques cas courants de petits achats en espèces :

Articles de bureau: Stylos, gommes, agrafeuses et autres articles de bureau peu mais nécessaires.
Nourriture et boissons: Café, bonbons, collations ou repas préparés pour les membres du personnel.
Cadeaux et cartes: Les fleurs, les cartes d'anniversaire ou autres petits cadeaux pour les membres du personnel ou les clients sont des exemples de cadeaux et de cartes.
Frais de transport: Pour des excursions d'affaires ou des courses rapides, un tarif taxi ou voiture est facturé.

Comment la petite caisse peut s'adapter à différents types d'entreprises

La petite caisse est en effet un outil polyvalent qui peut être bénéfique pour diverses entreprises, mais son adéquation dépend de la taille et de la nature de l’entreprise.

Petites entreprises

Idéal pour les petites entreprises ayant un trafic régulier petit-dollar transactions. C'est utile pour payer de petites dépenses comme la papeterie, le café pour les réunions ou l'entretien imprévu.

De taille moyenne Entreprises

Idéal pour de taille moyenne les entreprises qui souhaitent une solution efficace pour gérer de petites dépenses sans recourir aux procédures d'achat traditionnelles. Donne un accès rapide à l'argent pour de petites demandes, ce qui contribue à maintenir l’efficacité opérationnelle et le bonheur des employés.

Grandes entreprises

Même si cela est moins répandu, certaines divisions ou zones au sein de grandes entreprises peuvent encore utiliser la petite caisse. La petite caisse, par exemple, peut être utilisée pour de petites fournitures de bureau, pour le divertissement des clients ou pour les frais de déplacement.

Organisations à but non lucratif et établissements d'enseignement

Les organisations à but non lucratif et les écoles utilisent également souvent la petite caisse pour gérer de petites dépenses liées à des événements, des fournitures ou des événements. jour après jour opérations.

Types de petite caisse

Petite caisse globale

Ce compte est destiné à couvrir des dépenses sporadiques et minuscules telles que les fournitures de bureau, les frais postaux et les petits remboursements des employés. Il comprend des produits réguliers qui peuvent être achetés sans carte de crédit ni chèque.

Petite caisse d'avances

Petite caisse d'avances est rechargé régulièrement et conserve une somme d’argent fixe. Il est fréquemment utilisé pour certains objectifs, comme le paiement des frais de déplacement professionnel des employés. Chaque fois que le fonds s’épuise, il est reconstitué jusqu’au montant prédéterminé.

Petite caisse d'urgence

Mis de côté pour les dépenses imprévues, ce fonds est destiné aux besoins immédiats comme le remplacement d'une vitre cassée ou la réparation d'une imprimante endommagée. Cela garantit que les besoins de trésorerie urgents peuvent être satisfaits immédiatement.

Petite caisse discrétionnaire

Cet argent, géré à la discrétion du gestionnaire ou du superviseur, est utilisé pour récompenser les employés ou pour des dépenses imprévues. Dépenser sa liberté non prébudgétisé des achats mineurs sont rendus possibles.

En résumé, les fonds de petite caisse se présentent sous diverses formes qui aident les entreprises à gérer efficacement à petite échelle dépenses, garantissant qu’ils peuvent payer à temps les dépenses régulières, les dépenses d’urgence, les remboursements de voyages et les achats discrétionnaires.

Comment pouvons-nous suivre la petite caisse ?

Le suivi de la petite caisse implique un certain nombre de procédures et de bonnes pratiques pour garantir une comptabilité correcte et réduire les risques d'abus. Voici comment les entreprises peuvent suivre et gérer efficacement les petites liquidités :

Gardien de petite caisse

La personne désignée comme « gardien » de la petite caisse est chargée de gérer le fonds de petite caisse. Cette personne assure le suivi de chaque paiement et complète le compte selon les besoins.

Documents et Tenue de dossiers

De nombreuses entreprises veulent des reçus pour chaque paiement effectué. Certaines personnes suivent qui a dépensé l'argent et détaillent leurs dépenses à l'aide de bons de petite caisse, disponibles dans les magasins de fournitures de bureau.

Journal de paiement

Les transactions peuvent occasionnellement être enregistrées à l’aide d’un simple journal de paiement. Le suivi de la petite caisse doit être aussi sophistiqué que le reste des processus de l'entreprise.

Rôle de la petite caisse dans le commerce électronique et gestion d'une boutique en ligne alimentée par Ecwid

Même si vous exploitez une boutique en ligne, vous pourriez avoir de petites dépenses qui nécessitent une petite caisse. Par exemple, acheter du matériel d'emballage ou des fournitures de bureau qui ne sont pas directement liés aux transactions en ligne.

Avoir une petite caisse en main vous permet de répondre rapidement à des besoins mineurs sans perturber votre flux de travail de commerce électronique.

Alors qu'Ecwid, ou votre plateforme de commerce électronique de préférence, gère les transactions et les ventes numériques, la petite caisse couvre les dépenses quotidiennes qui soutiennent ces opérations.

Par exemple, acheter matériaux d'emballage ou gérer de petites dépenses inattendues pour l'expédition et la livraison.

En gardant votre système de petite caisse organisé parallèlement à vos opérations Ecwid, vous vous assurez que vos transactions physiques et numériques sont bien géré. Cette coordination contribue à maintenir des opérations fluides, une comptabilité précise et une clarté financière globale.

Vendre en ligne

Avec Ecwid Ecommerce, vous pouvez facilement vendre n'importe où, à n'importe qui, sur Internet et dans le monde entier.

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15 avril 2024

A propos de l'auteure

Max travaille dans l'industrie du commerce électronique depuis six ans, aidant les marques à établir et à améliorer le marketing de contenu et le référencement. Malgré cela, il a de l’expérience en entrepreneuriat. Il est écrivain de fiction pendant son temps libre.