Időgazdálkodási tippek elfoglalt vállalkozóknak: Hogyan érhet el többet kevesebb idő alatt

13 min olvasva

A vállalkozói pálya az egyik legteljesebb, de legigényesebb karrier, amelyet egy ember végezhet. Vállalkozástulajdonosként cége vagy vállalkozása szinte minden aspektusáért Ön felel.

A stratégia tervezésétől és végrehajtásától az alkalmazottak felvételéig, új ügyfelek megnyeréséig és minden másig Back-end adminisztrációs feladatok – nem csoda, hogy a vállalkozók túlterheltek a leterheltségük miatt.

Vállalkozóként vagy kisvállalkozás tulajdonosaként az időgazdálkodás kritikus fontosságú a termelékenység, a hatékonyság és az általános siker érdekében. Kíváncsi arra, hogyan fejlesztheti időgazdálkodási készségeit, hogy javítsa vállalata eredményét? Olvass tovább!

Egyedülálló időgazdálkodási kihívások vállalkozók számára

Először beszéljük meg az alapokat – mi az időgazdálkodás? Az időgazdálkodás készségként segít az egyéneknek abban, hogy időben befejezzék a munkát, elkerüljék a zavaró tényezőket, és hatékonyan rangsorolják a kritikus feladatokat anélkül, hogy feláldoznák a nyújtott munka minőségét.

De miért fontos az időgazdálkodás a vállalkozók számára? Az időgazdálkodási készségek létfontosságúak ahhoz, hogy bármilyen pozícióban sikeres legyél, legyen az csapatvezető vagy egyéni közreműködő. Ez a készségkészlet azonban vitathatatlanul a legfontosabb része egy vállalkozónak napról napra a leterheltségük és az egyszerre hordott sapkák száma miatt.

Óriási A vállalkozók 89%-a túl nehéznek látja a munkáját. Tehát mi teszi a vállalkozói szerepkört olyan kihívássá, hogy az időgazdálkodás kérdéssé válik? Íme, mivel zsonglőrködnek a vállalkozók, ami megkülönbözteti őket a többi munkaerőtől.

Magas szint Felelősség

Egy cég vezetése sokkal bonyolultabb, mint gondolnánk. A vállalkozók és a cégtulajdonosok az üzlet minden aspektusában a kezükben vannak. Bármely adott napon az állásjelöltekkel folytatott interjúktól az értékesítési megbeszélésekig, a befektetőkkel folytatott hívásokig, az új ügyfelek felvételéig és az ügyfélszolgálati problémák kezeléséig terjedhetnek.

Egy kisvállalkozásban a tulajdonos jelentős mértékben részt vesz a legtöbb részlegben napról napra funkcionalitást, miközben egyidejűleg tartja is döntéshozatal olyan hatalom, amely különböző módon hathat az alkalmazottakra, a termékekre és az ügyfelekre. Ez hozzájárul ahhoz a stresszhez, amelyet sok kisvállalkozás tulajdonos tapasztal.

Hogyan hat a stressz a kisvállalkozások tulajdonosaira? (Forrás: Felmérés: Truista)

Kiszámíthatatlan menetrendek

A vállalkozókat gyakran „készítőknek és menedzsereknek” nevezik, ahol tartanak magas szinten szerepeket, máskor pedig a lövészárkokban vannak alkalmazottaikkal. Ez mind része a vállalkozás működtetésének, és kiszámíthatatlan ütemtervet eredményezhet.

Az üzleti műveletek apályt okozhatnak, és bizonyos évszakokban nagyobb részvételt igényelnek, míg másokban kevesebbet. Ez teszi a vállalkozók és a szakemberek időgazdálkodási stratégiáit kritikus fontosságúvá a vállalat sikere szempontjából.

Időgazdálkodási tippek vállalkozóknak

Kíváncsi vagy, hogyan lehetne javítani a vállalkozók időgazdálkodását? Jó helyen jársz!

Íme néhány gyakorlati stratégia, amelyet azonnal végrehajthat, és megtudhatja, hogyan javítják vállalkozástulajdonosként a termelékenységet. Rövidebb idő alatt többet fog tudni elvégezni, mert nem próbál egyszerre több dologra összpontosítani.

Prioritási módszerek

A prioritások meghatározása hatékony időgazdálkodási stratégia. Segít a vállalkozóknak meghatározni, hogy milyen fontos feladatokat kell először elvégezni, a többit pedig félretenni. A különböző időgazdálkodási munkalapok leegyszerűsítik a folyamatot.

Ezek a módszerek közé tartozik a Priority Matrix (Eisenhower Matrix) módszer, ahol négyzetet rajzol, és a felső két negyedet Sürgős/Nem sürgős és az alsó két Fontos/Nem fontos negyedet címkézi.

A Sürgős és Fontos kvadránsban lévő feladatok prioritássá válnak, míg a Nem sürgős és a Nem fontos negyedekben lévő feladatok delegálhatók, illetve késleltethetők/törölhetők.

Ezt a módszert az időgazdálkodás négy kvadránsának is nevezik. Ezt az időgazdálkodási mátrixot elkészítheti jegyzetfüzet és toll segítségével, vagy letöltheti a készáru lenti sablon.

Egyéb prioritási módszerek közé tartozik az ABCDE metódus, ahol a feladatokat a sajátján rangsorolja teendők listája fontosságuk alapján. Az „A” feladatok a legmagasabb prioritásúak, a „B” feladatok azok, amelyeket el kell végezni, a „C” feladatok minimális következményekkel járnak, ha nem fejezik be, és így tovább.

Ez a módszer segíti a vállalkozókat az alapvető feladatok elvégzésében, felszabadítva idejüket más sürgető feladatokkal való munkára. Ráadásul olyan keveset költ, mint 10-12 percek tervezésével a napod akár két órát is megtakaríthat, ezért ne becsülje alá a hatását teendők listák.

Idő blokkolása

Az időblokkolás rendkívül hatékony stratégia a nap strukturálására. Biztosítja, hogy mindent elérhet, amire szüksége van, miközben határokat és korlátokat állít fel bizonyos tételekre.

Ez a módszer abból áll, hogy minden egyes feladathoz külön időblokkot teszünk félre, ahelyett, hogy egyszerre több elemmel zsonglőrködnénk, és soha semmi sem jutna el teljesen a célvonalon.

Könnyedén blokkolhatja az időzítést bármely kívánt naptáralkalmazással

Például a nap első óráját az e-mailek megválaszolására, a következő három órát a kritikus feladatok elvégzésére, az utolsó órát pedig a megbeszélésekre fordíthatja.

Hozzárendelésével meg kell tenni A vállalkozók és cégtulajdonosok garantálhatják, hogy a kritikus dolgok soha ne csússzanak ki a réseken.

Delegáció

A delegáció vitathatatlanul a vállalkozók egyik leghatékonyabb készsége. Vállalkozástulajdonosként óriási erősség az, hogy a fontos feladatokat megbízható alkalmazottaknak adják át.

A delegálás csökkenti a munkaterhelést, növeli a munkatársaiba vetett bizalmat, és több ideje marad az üzlet azon területeinek szentelésére, amelyekre figyelmet kell fordítani.

A feladatok hatékony átruházása érdekében nézze meg azokat a tételeket, amelyek naponta sok időt és energiát igényelnek. Átadható-e ennek a feladatnak bármely része egy képzett alkalmazottnak? Ezzel erősítheti csapata önbizalmát és készségeit, miközben optimalizálja termelékenységét. Ez egy win-win!

Mellesleg, ha az Ecwid by Lightspeed-et használja az online áruházhoz, könnyedén delegálhat néhány online áruházi feladatot csapattagjaira. Hozzáadhat személyzeti fiókokat és engedélyeket adhat annak biztosítására, hogy csak az arra jogosult alkalmazottak férhessenek hozzá az érzékeny információkhoz és a kritikus funkciókhoz.

A technológia kihasználása a jobb időgazdálkodás érdekében

Hogyan kompenzálhatja egy vállalkozó az időgazdálkodás gyengeségét? Próbálja ki a fent említett stratégiák egyikét. Elkötelezettségének alátámasztására álljon itt egy további javaslat.

Mivel digitális korban élünk, a technológia jelentős szerepet játszik az időgazdálkodásban és minden vállalkozás átfogó sikerében. Szerencsére a különféle eszközök és technológiai erőforrások támogatást nyújthatnak a vállalkozók és a kisvállalkozások tulajdonosai számára az időgazdálkodásban. Beszéljük meg ezeket itt.

Hatékonysági alkalmazások

Vállalkozástulajdonosként telefonja valószínűleg minden ébrenléti órájában a kezében lesz, készen áll a hívások fogadására, az e-mailek fogadására, a bemutatók ütemezésére stb. A jó hír az, hogy számos termelékenységnövelő alkalmazás segíthet eredményesebbé tenni a napot. Néhány népszerű termelékenységi alkalmazás és erőforrás:

Evernote a hatékony jegyzetelés amit megoszthat az alkalmazottakkal
Laza az menet közben kommunikáció a személyzettel és az ügyfelekkel
Zoom a kényelmes videokonferenciákhoz a világ bármely pontjáról
Canva a gyors és egyszerű professzionális grafikai tervezéshez
Lightspeed fizetések egyszerű fizetési beállításhoz egy online áruházban
MileIQ az utazáskövetéshez az adók egyszerűsítése érdekében
Kattintson a projektmenedzsmentre és a feladatszervezésre.

Az Evernote használata ehhez jegyzetelés és a projekttervezés

Automatizálás

Az automatizálási eszközök időt takaríthatnak meg, és növelhetik a termelékenységet a munkaterhelés során ismétlődő feladatokhoz. A találkozók vagy értekezletek ütemezésétől a számlák feldolgozásáig vagy az adatbevitelig az automatizálás megkönnyítheti a munkafolyamatokat, és lehetővé teszi, hogy az igazán fontos feladatokra összpontosítson.

Itt az e-kereskedelmi platform is szerepet játszik. Például a Lightspeed Ecwid automatizál készletgazdálkodás és a Rendelés feldolgozása, ami megkönnyíti a vállalkozások számára online áruházaik kezelését. A népszerűvel való integrációkkal szállítmányozók és a fizetési átjárók, akkor vállalkozása egyéb szempontjaira összpontosíthat, miközben zökkenőmentes vásárlási élményt kínál ügyfeleinek.

Ecwid küld alacsony készletű automatikusan kap értesítést, így időben feltöltheti a termékeket

A gyakori időgazdálkodási kihívások leküzdése

Az időgazdálkodás a vállalkozók és a cégtulajdonosok számára kihívást jelenthet, mivel rengeteg kalapot kell viselniük. Erősségei és gyengeségei elismerése azonban segíthet megérteni, hová kell összpontosítania erőfeszítéseit, és hol van szüksége támogatásra a delegáción keresztül.

Íme, hogyan oldhat meg hatékonyan számos, az időgazdálkodással kapcsolatos kihívást.

A zavaró tényezők elleni küzdelem

Akár otthonról, akár irodai környezetben dolgozik, a figyelemelterelés minden sarkon megtalálható. Ha előre látja őket, csökkentheti erejüket, és eltávolíthatja a figyelmet. Javasoljuk, hogy munka közben kapcsolja ki az értesítéseket telefonján és e-mailjein.

A jelentése szerint Közgazdász hatás, a zavaró tényezőkből való felépülés a fókuszvesztés öt leggyakoribb oka közé tartozik. Egy átlagos amerikai tudásmunkás esetében a zavaró tényezőkből való kilábalással töltött idő évente 127 órát tesz ki. Képzelje el, mit érhet el további 127 óra megszakítás nélküli munkával!

Évente elvesztett fókusz és ezzel egyenértékű gazdasági költség személyenként (Forrás: az Economist Impact jelentése)

Tervezze meg napját a fent említett időblokkok segítségével, hogy pontosan tudja, milyen időbeosztással kell végrehajtania az adott feladatokat. Tartson szüneteket, hogy újra összpontosítsa az elméjét, sétáljon ki újra központosítani, és határokat szabjon a személyzettel, amikor le kell kötnie magát és el kell intéznie a dolgokat.

A prioritások felállítása Munka-Élet Egyenleg

Tudtad, hogy a vállalkozók 70%-a tapasztal kiégést? hiánya miatt a munka és magánélet egyensúly?

Munka-élet Az egyensúly gyakran félreesik a kisvállalkozások tulajdonosai számára, mivel a vállalkozás növekedésére és mindenre összpontosítanak. A mentális egészsége azonban soha nem kerülhet háttérbe karrierje érdekében.

Továbbra is előnyben részesítse az egészségeset a munka és magánélet egyensúlyt teremt a rendszeres munkaidő beállításával, hogy ne legyen folyamatosan elérhető az alkalmazottak és az ügyfelek számára. Hozzon létre következetes napi rutint, amely magában foglalja a szeretteivel való időt, a testmozgást, valamint a hobbi vagy szenvedélyek űzését.

Ön is használja a időkorlátozás módszer személyes feladatokhoz, például reggeli a családdal, az iskola leszállás, an egy órás edzésórát, vagy bármi mást a magánéletében.

Wrap Up

A vállalkozás működtetése nem könnyű feladat, de a vállalkozók időgazdálkodási képességei lehetővé teszik, hogy produktívabbak és hatékonyabbak legyenek csapata és vállalkozása számára, miközben egészséges a munka és magánélet egyensúly.

Tervezést, stratégiát és erőfeszítést igényel, de az eredmény egy teljesebb karrierhez vezet, amely kevesebb energiát és időt igényel. Mi lehet ennél jobb?

Eladás online

Az Ecwid e-kereskedelemmel könnyedén eladhat bárhol, bárkinek – az interneten és a világ minden táján.

Első lépések

Online értékesítés

25. július 2024.

A szerzőről

Anastasia Prokofjeva az Ecwid tartalomírója. Online marketingről és promócióról ír, hogy megkönnyítse és kifizetődőbb legyen a vállalkozók napi rutinja. Van egy puha helye a macskáknak, csokoládénak és otthoni kombucha készítésének.